Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法

[Yoomとは]

Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法

Outlookで受信したお問い合わせをOutlookのAPIを利用して受け取り、
kintoneの指定したデータベースに内容を登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミングの知識がなくても実現できます。

今回は大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。‍

• Outlookとkintoneをマイアプリに登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、後に続くkintoneのオペレーション設定
• トリガーのボタンをONにし、自動化の確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1.Outlookとkintoneをマイアプリに登録

まずはじめにOutlookのマイアプリ登録を行います。

「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

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パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。

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続いてkintoneのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
この時、「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが今回使用するのは「kintone」です。

以下の画像のような画面が表示されるので、kintoneで取得できる内容を入力していきましょう。
サービス連携方法は下記のヘルプ記事を参照ください。

• kintoneのマイアプリ登録方法

連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。

• kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法

入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。

マイアプリの画面にkintoneが表示されます。
以上でマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー‍

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

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ステップ3.フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、後に続くkintoneのオペレーション設定

以下のような画面が表示されるので、「メールを受信したら」をクリックしましょう。

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今回連携するOutlookのアカウントに間違いないことを確認し、「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
メールフォルダの箇所をクリックすると連携したOutlook内のメールフォルダが表示されるので、候補から選択しましょう。
Outlook側で事前にお問い合わせ専用のメールフォルダを作成しておくことをおすすめします。

入力が完了したら「保存する」をクリックします。

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続いて以下の画面が表示されるので「レコードを追加する」をクリックしましょう。
※2つ目のステップはすでに設定されているアクションなので、スキップします。

AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

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連携アカウントとアクションを選択の画面では、今回連携するkintoneのアカウントで間違いないか確認します。
アプリIDに運用に沿った情報を入力して、「次へ」をクリックしましょう。

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続いて追加するレコード情報を入力します。
今回のフローでは、2つ目のステップで取得した抽出結果のアウトプットを入力します。
入力が完了したらテストを実施し、「保存する」をクリックしてください。

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ステップ4：トリガーをONにする

‍最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Outlookやkintoneを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Outlookとkintoneのその他の自動化例

kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成してOutlookで送信したり、新規レコードが登録されたら見積書PDFを生成して送信することもできます。
さらに、ステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録することも可能です。

Outlookを活用した自動化例

作成されたらOutlookにメールを送信する

アプリを連携することで、手動で情報をOutlookに送信する必要がなくなるでしょう。

申請が承認されたらOutlookで通知する

申請が承認された際にOutlookで自動的にメールが送信されるので、承認された申請をリアルタイムで把握できるようになるはずです。

Outlookで受信した情報をAIで抽出して追加する

メール確認、情報抽出、転記などにかかる手作業が削減され、担当者の負担軽減や作業時間の短縮が実現できます。

kintoneを活用した自動化例

kintoneから1クリックで契約書を作成して送付する

kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して契約書を作成して送付するため、契約書に関わる一連の業務をシームレスに行えるかもしれません。

kintoneでコメントが投稿されたら通知する

kintone上でコメントがあった際にその内容をリアルタイムに共有することで、必要な対応にすぐに取り掛かれるようになるはずです。

Outlookとkintoneを連携するメリット

メリット1: お問い合わせ対応のスピードアップ

Outlookで受信したお問い合わせメールをkintoneに自動登録することで、顧客対応のスピードが飛躍的に向上する可能性があります。
手動での内容転記や担当者への連絡が不要になるため、即座にチーム内で情報共有が可能です。
例えば、新規のお問い合わせが届いた場合。
自動化によってkintoneの案件管理アプリにすばやく登録され、担当者に通知されれば、迅速な顧客対応が実現できそうです。

メリット2: 業務フローの標準化と効率化

手動登録では担当者ごとの処理方法が異なり、対応品質にばらつきが生じることがありますが、自動登録することで業務フローの標準化が可能です。
kintoneに登録されたお問い合わせ内容に基づき、次のアクション（担当者割り当て、返信テンプレート送信など）が自動化されれば、一貫性のあるサービス提供が実現するでしょう。
結果として、作業時間の短縮と対応ミスの削減が期待できます。

メリット3: 情報の一元管理と検索性の向上

Outlookの受信ボックスに情報が散在すると、必要な情報を探すのに時間がかかります。
kintoneにお問い合わせ内容を自動登録すれば、すべての情報が一元管理され、強力な検索機能で瞬時に必要なデータにアクセスできるようになるでしょう。
例えば、過去の問い合わせ履歴を検索することで、対応履歴や解決策をすぐに確認でき、トラブル対応のスピードアップが見込めるはずです。

まとめ‍

今回はOutlookとkintoneを連携させ、お問い合わせ内容をkintoneへの登録を自動化する方法をご紹介しました。
Outlookとkintoneの連携により、業務の自動化と効率化が実現できます。
手動での転記作業が不要になり、情報の一元管理が可能になるため、顧客対応のスピードと品質が向上します。

Yoomはノーコードで簡単に設定できるため、ITスキルに自信がない方でも安心して導入可能です。
説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。