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Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する方法
Outlookとkintoneでスケジュール管理をしている方にとって、Outlookに予定を登録したときに、kintoneにも自動でレコードが追加されたら、便利だと思いませんか？
本記事では、Outlookのカレンダーに予定が登録された際に、自動的にkintoneにレコードを追加する方法をご紹介します！
この連携により、手動でのデータ転記の手間を省くことができて便利ですよ。
また、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要Outlookのカレンダーに登録された予定情報を、手作業でkintoneに転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れや登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、手作業による情報連携の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookとkintoneを併用し、予定情報の手入力に手間を感じている方
- スケジュール管理と顧客情報管理の連携を自動化したいと考えている営業担当者の方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへの予定登録をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にレコードを追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したい対象のアプリを任意で指定してください。
- Outlookの予定情報（件名、日時、参加者など）を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかも自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookとkintoneを併用し、予定情報の手入力に手間を感じている方
- スケジュール管理と顧客情報管理の連携を自動化したいと考えている営業担当者の方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を効率化したいチームリーダーの方
- Outlookへの予定登録をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にレコードを追加するように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したい対象のアプリを任意で指定してください。
- Outlookの予定情報（件名、日時、参加者など）を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかも自由に設定できます。
- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookとkintoneの連携フローを作ってみよう
Outlookのカレンダーに予定を登録すると、API連携により、kintoneに自動でレコードが追加されます。
スケジュール管理が効率化され、チーム全体でスピーディーな情報を共有でき、業務の精度向上や情報の一元管理を実現できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとKintoneをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くKintoneのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとKintoneの連携動作を確認
■概要Outlookのカレンダーに登録された予定情報を、手作業でkintoneに転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れや登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、手作業による情報連携の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookとkintoneを併用し、予定情報の手入力に手間を感じている方
- スケジュール管理と顧客情報管理の連携を自動化したいと考えている営業担当者の方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへの予定登録をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にレコードを追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したい対象のアプリを任意で指定してください。
- Outlookの予定情報（件名、日時、参加者など）を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかも自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookとkintoneを併用し、予定情報の手入力に手間を感じている方
- スケジュール管理と顧客情報管理の連携を自動化したいと考えている営業担当者の方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を効率化したいチームリーダーの方
- Outlookへの予定登録をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にレコードを追加するように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したい対象のアプリを任意で指定してください。
- Outlookの予定情報（件名、日時、参加者など）を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかも自由に設定できます。
- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Outlookとkintoneをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録をしておくことで、フローの設定がスムーズになります。
まず、Outlookの登録を行いましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。
登録方法は以下の動画をご覧ください。
続いて、kintoneのマイアプリ登録を行います。
※連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法
登録方法は以下の動画をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要Outlookのカレンダーに登録された予定情報を、手作業でkintoneに転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れや登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、手作業による情報連携の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookとkintoneを併用し、予定情報の手入力に手間を感じている方
- スケジュール管理と顧客情報管理の連携を自動化したいと考えている営業担当者の方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookへの予定登録をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にレコードを追加するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したい対象のアプリを任意で指定してください。
- Outlookの予定情報（件名、日時、参加者など）を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかも自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookとkintoneを併用し、予定情報の手入力に手間を感じている方
- スケジュール管理と顧客情報管理の連携を自動化したいと考えている営業担当者の方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を効率化したいチームリーダーの方
- Outlookへの予定登録をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にレコードを追加するように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのオペレーション設定で、レコードを追加したい対象のアプリを任意で指定してください。
- Outlookの予定情報（件名、日時、参加者など）を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかも自由に設定できます。
- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると以下のような画面がでてきますので、「OK」を押してください。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
では最初にOutlookの設定をしますので、「カレンダーにイベントが登録されたら」を選択します。
今回連携するOutlookのアカウントに間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。
次にアプリトリガーのAPI接続設定をします。
「トリガー起動時間」と「ユーザーID」を入力しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。ただし、プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。
「ユーザーID」は、下図のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「完了」を押してください。
ステップ4：Kintoneのオペレーション設定
続いて「レコードを追加する」をクリックし、設定していきましょう。
連携するアカウント情報があっているか確認し、データベースの連携の「アプリID」を入力し「次へ」で進みます。
アプリIDは、候補から選択可能です。
タイトルの欄を押すと下記画面が出てきますので、「タイトル」を選択します。
説明も同様に登録したい内容を選択し、入力します。
今回は、【開始日時】【終了日時】【説明】を入力しました。
また、改行をしたい場合は、「\n」を入力してください。
入力が完了したら「テスト」をし、問題なければ「完了」を押してください。
これで、完了です。
ステップ5：トリガーをONにする
下記画面が出ましたら、「トリガーをON」をクリックします。
これで自動化の設定は完了となります。
設定お疲れ様でした。OutlookやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOutlookやkintoneのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookを活用した自動化例
Outlookを使った自動化テンプレートをご紹介します。
■概要
Microsoft Teamsで共有された会議の日程などを、一つひとつ手作業でOutlookのカレンダーに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、Outlookのカレンダーへ自動でイベントを登録できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOutlookを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
- 会議やイベントの日程調整が多く、カレンダーへの登録作業を自動化したいと考えている方
- 手作業によるスケジュール登録ミスをなくし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの投稿からOutlookへの手動登録が不要になり、これまで費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会議の時間や内容の入力ミス、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、投稿されたメッセージからイベント登録に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、抽出した情報を元にイベントを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動する間隔のほか、対象のチームIDやチャネルIDを任意で指定できます。
- OCR機能の設定では、Teamsの投稿内容を対象のテキストとして、そこから抽出したい「会議名」「日時」などの項目を自由に定義できます。
- Outlookへのイベント登録では、OCR機能で抽出した情報を活用し、カレンダーに登録するイベントのタイトルや開始・終了日時などを設定します。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
LINE WORKSで調整した会議や打ち合わせの予定を、手作業でOutlookのカレンダーに登録する作業に手間を感じていませんか？
重要な予定の登録漏れや、情報の転記ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定の投稿をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業による手間やミスを解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINE WORKSでのやり取りが多く、Outlookへの予定登録を手作業で行っている方
- LINE WORKSとOutlook間での情報転記ミスや、予定の登録忘れを防ぎたい方
- 社内コミュニケーションとスケジュール管理の連携を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- LINE WORKSへの投稿から自動でOutlookに予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE WORKSとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を利用し、LINE WORKSの投稿内容から予定の日時や件名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」を設定し、抽出した情報を元に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ抽出機能の設定で、LINE WORKSの投稿からどのテキストを対象とし、どの項目（例：日時、件名など）を抽出するかを任意で設定してください。
- Outlookで予定を登録するアクションでは、抽出したデータを元に、カレンダーイベントのタイトル、開始日時、終了日時などを任意で設定してください。
■注意事項
- LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
LINEで受け付けた予約やお問い合わせを、一つひとつ手作業でカレンダーに登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。
このワークフローでは、LINEに特定のメッセージが届いた際に、自動でAIが内容を解析し、Outlookのカレンダーに予定を登録します。
予定管理の課題をスムーズに解消し、顧客対応の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINEでの予約受付や日程調整を手作業で管理している店舗や企業の担当者の方
- Outlookをスケジュール管理に利用しており、カレンダーへの入力作業を自動化したい方
- AIを活用し、顧客からのフリーテキストメッセージを自動で構造化して業務に反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- LINEのメッセージ内容をAIが自動で読み取りOutlookに予定を登録するため、手作業による予定登録に費やしていた時間を削減できます。
- 日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含むメッセージの場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、メッセージ本文から日時や用件といった予定登録に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目にマッピングして予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐処理では、メッセージに特定の語句が含まれるかどうかだけでなく、送信者のユーザー情報など、取得した値を基に処理を分けるよう自由にカスタマイズが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、予定の日時や内容、場所など、メッセージから抽出したい項目を自由に指定できます。
抽出精度を高めるための指示（プロンプト）も任意で設定できます。 - Outlookのカレンダーへのイベント登録では、予定のタイトルや開始・終了日時などの各項目に、AIが抽出した値や固定のテキストを自由に組み込んで設定することができます。
■注意事項
- LINE公式アカウント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をOutlookで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてOutlookの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をOutlookで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請が承認された後に担当者へ手動でOutlookメールを送信するのは、時間と手間が度々かかってしまうことがあり通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを導入することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際にOutlookで自動的にメールが送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をOutlookのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとOutlook間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をOutlookで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に役立つツールですが、ワークフローの承認状況を常に確認するのは手間がかかり非効率的です。
このフローを導入すれば、Garoonでワークフローが承認された瞬間に自動でOutlookに通知メールが送信されます。これにより、承認状況をリアルタイムで把握することができ、次のアクションを迅速に進めることができます。また、承認漏れや対応遅延を防ぎ業務全体の効率化にも繋がります。
■注意事項
・Garoon、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Outlookを日常的に利用している方
・Outlookで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
[コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する]テンプレートを活用することにより、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をOutlookでスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能になります。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・コラボフローとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
- 書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- ダウンロードしたファイルを、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、テキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにファイル名を変更して格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードやメールフォルダ、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、メールに添付ファイルがある場合や特定の差出人の場合など、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取るファイルや抽出したい項目（例：請求日、金額、会社名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定可能です。OCRで抽出した情報をファイル名に含めることもできます。
■注意事項
- Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Outlookで受信するお問い合わせや資料請求などのメール内容を、都度Notionに手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Notionのデータベースへ追加する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する情報を、手作業でNotionのデータベースに転記している方
- メールからの情報抽出とデータ入力を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- AIを活用して、メール本文のような非構造化データの処理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信からNotionへの情報追加までが自動化されるため、これまで手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- AIがテキストを正確に抽出して転記するため、手作業による入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」のアクションを設定して、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名など）を任意で設定できます。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、情報を追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsで共有された会議の日程などを、一つひとつ手作業でOutlookのカレンダーに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、Outlookのカレンダーへ自動でイベントを登録できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOutlookを日常的に利用し、情報連携に手間を感じている方
- 会議やイベントの日程調整が多く、カレンダーへの登録作業を自動化したいと考えている方
- 手作業によるスケジュール登録ミスをなくし、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの投稿からOutlookへの手動登録が不要になり、これまで費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会議の時間や内容の入力ミス、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、投稿されたメッセージからイベント登録に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、抽出した情報を元にイベントを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動する間隔のほか、対象のチームIDやチャネルIDを任意で指定できます。
- OCR機能の設定では、Teamsの投稿内容を対象のテキストとして、そこから抽出したい「会議名」「日時」などの項目を自由に定義できます。
- Outlookへのイベント登録では、OCR機能で抽出した情報を活用し、カレンダーに登録するイベントのタイトルや開始・終了日時などを設定します。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
LINE WORKSで調整した会議や打ち合わせの予定を、手作業でOutlookのカレンダーに登録する作業に手間を感じていませんか？
重要な予定の登録漏れや、情報の転記ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定の投稿をきっかけにOutlookへ自動で予定が登録されるため、手作業による手間やミスを解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINE WORKSでのやり取りが多く、Outlookへの予定登録を手作業で行っている方
- LINE WORKSとOutlook間での情報転記ミスや、予定の登録忘れを防ぎたい方
- 社内コミュニケーションとスケジュール管理の連携を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- LINE WORKSへの投稿から自動でOutlookに予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE WORKSとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を利用し、LINE WORKSの投稿内容から予定の日時や件名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」を設定し、抽出した情報を元に予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ抽出機能の設定で、LINE WORKSの投稿からどのテキストを対象とし、どの項目（例：日時、件名など）を抽出するかを任意で設定してください。
- Outlookで予定を登録するアクションでは、抽出したデータを元に、カレンダーイベントのタイトル、開始日時、終了日時などを任意で設定してください。
■注意事項
- LINE WORKSとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
LINEで受け付けた予約やお問い合わせを、一つひとつ手作業でカレンダーに登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。
このワークフローでは、LINEに特定のメッセージが届いた際に、自動でAIが内容を解析し、Outlookのカレンダーに予定を登録します。
予定管理の課題をスムーズに解消し、顧客対応の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINEでの予約受付や日程調整を手作業で管理している店舗や企業の担当者の方
- Outlookをスケジュール管理に利用しており、カレンダーへの入力作業を自動化したい方
- AIを活用し、顧客からのフリーテキストメッセージを自動で構造化して業務に反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- LINEのメッセージ内容をAIが自動で読み取りOutlookに予定を登録するため、手作業による予定登録に費やしていた時間を削減できます。
- 日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含むメッセージの場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、メッセージ本文から日時や用件といった予定登録に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目にマッピングして予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐処理では、メッセージに特定の語句が含まれるかどうかだけでなく、送信者のユーザー情報など、取得した値を基に処理を分けるよう自由にカスタマイズが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、予定の日時や内容、場所など、メッセージから抽出したい項目を自由に指定できます。
抽出精度を高めるための指示（プロンプト）も任意で設定できます。 - Outlookのカレンダーへのイベント登録では、予定のタイトルや開始・終了日時などの各項目に、AIが抽出した値や固定のテキストを自由に組み込んで設定することができます。
■注意事項
- LINE公式アカウント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやオペレーションを使用することができます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をOutlookで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてOutlookの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をOutlookで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請が承認された後に担当者へ手動でOutlookメールを送信するのは、時間と手間が度々かかってしまうことがあり通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを導入することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際にOutlookで自動的にメールが送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をOutlookのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとOutlook間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をOutlookで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に役立つツールですが、ワークフローの承認状況を常に確認するのは手間がかかり非効率的です。
このフローを導入すれば、Garoonでワークフローが承認された瞬間に自動でOutlookに通知メールが送信されます。これにより、承認状況をリアルタイムで把握することができ、次のアクションを迅速に進めることができます。また、承認漏れや対応遅延を防ぎ業務全体の効率化にも繋がります。
■注意事項
・Garoon、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Outlookを日常的に利用している方
・Outlookで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
[コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する]テンプレートを活用することにより、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をOutlookでスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能になります。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・コラボフローとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
- 書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- ダウンロードしたファイルを、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、テキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにファイル名を変更して格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードやメールフォルダ、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、メールに添付ファイルがある場合や特定の差出人の場合など、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取るファイルや抽出したい項目（例：請求日、金額、会社名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定可能です。OCRで抽出した情報をファイル名に含めることもできます。
■注意事項
- Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する情報を、手作業でNotionのデータベースに転記している方
- メールからの情報抽出とデータ入力を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- AIを活用して、メール本文のような非構造化データの処理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からNotionへの情報追加までが自動化されるため、これまで手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- AIがテキストを正確に抽出して転記するため、手作業による入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」のアクションを設定して、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を指定のデータベースに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名など）を任意で設定できます。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、情報を追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneを活用した自動化例
kintoneを使った自動化テンプレートをご紹介します。
[[72958,76594,81026,107125,110757,157985,146985,79092,110776,72266]
まとめ
本記事では、Outlookとkintoneを連携し、Outlookのカレンダーに予定が登録された際に自動的にkintoneにレコードを追加する方法を解説しました。
この連携により、手動でのデータ転記の手間を省き、業務効率と情報の正確性を向上させることにつながります。
また、チーム全体で迅速に情報を共有できるので、プロジェクトの進捗管理や営業活動の最適化にもつながるはずです。
ぜひ、本記事の手順を参考に、Outlookとkintoneの連携を試してみてくださいね。
業務の自動化と効率化を進めることで、ビジネスのさらなる発展に貢献できると思います！
よくあるご質問
Q：Outlookの予定更新はkintoneに反映されますか？
A：
今回は「カレンダーにイベントが作成されたとき」をトリガーとして設定しましたが、ステップ3で別のトリガーアクションを選択することも可能です。
【変更】をクリックすると以下のように選択肢が表示されるので、任意のものを設定してください。
Q：逆にkintoneからOutlookカレンダーへ予定を登録できますか？
A：
はい、YoomではkintoneからOutlookカレンダーへ通知するテンプレートも用意しています。
以下のバナーからすぐに開始できるので、興味があればぜひお試しください。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクについて、ステータスが更新されるたびに手動でOutlookカレンダーに予定を登録するのは手間ではありませんか。この手作業は、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーに、Outlookカレンダーへの予定登録を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータス管理とOutlookへの予定登録を手作業で行っている方
- 営業やプロジェクト管理で、手作業による日程調整の非効率さに課題を感じている方
- チーム内の情報共有を迅速化し、予定の登録漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新に連動し、自動でOutlookへ予定が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になることで、予定の登録漏れや日時・内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分岐させます。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」を設定し、カレンダー登録に必要な情報を取得します。
- 最後に、Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」を設定し、取得した情報をもとに予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガーでは、どのアプリの、どのステータスに更新された際にフローを起動させるか、Webhookで細かく設定してください。
- 分岐機能では、kintoneから取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を任意で設定できます。
- kintoneのレコード取得オペレーションでは、カレンダー登録に必要な情報を取得するためのレコード条件を任意で設定します。
- Outlookでイベントを登録する際に、kintoneのレコード情報をもとに、予定のタイトルや開始・終了日時などを自由に設定してください。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
A：
連携が失敗してフローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
