Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230
Outlookのメールで日々のお問い合わせを確認している方は多いのではないでしょうか。
Outlookとkintoneを連携することで、日々の業務効率を一気に効率化できるでしょう！
本記事では、Outlookで受信したお問い合わせメールをkintoneに自動登録する方法を解説します。
ノーコードで簡単に設定できるため、ITスキルに自信がない方でも安心して導入可能です。
業務の自動化を進めたい方はぜひ最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
- お問い合わせ対応において、情報の転記作業や対応漏れを防ぎたいカスタマーサポート部門の責任者。
- メールベースの顧客対応フローを自動化し、業務効率化を検討している営業サポートチーム。
- 顧客対応履歴を一元管理し、過去データの検索性を高めたい企業のサポート担当者。
- 業務プロセスを標準化し、担当者間の情報共有を強化したいカスタマーサクセスチームのリーダー。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230
[Yoomとは]
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法
Outlookで受信したお問い合わせをOutlookのAPIを利用して受け取り、
kintoneの指定したデータベースに内容を登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミングの知識がなくても実現できます。
今回は大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
- Outlookとkintoneをマイアプリに登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、後に続くkintoneのオペレーション設定
- トリガーのボタンをONにし、自動化の確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1.Outlookとkintoneをマイアプリに登録
まずはじめにOutlookのマイアプリ登録を行います。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
続いてkintoneのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
この時、「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが今回使用するのは「kintone」です。
以下の画像のような画面が表示されるので、kintoneで取得できる内容を入力していきましょう。
サービス連携方法は下記のヘルプ記事を参照ください。
連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。
入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。
マイアプリの画面にkintoneが表示されます。
以上でマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3.フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、後に続くkintoneのオペレーション設定
以下のような画面が表示されるので、「メールを受信したら」をクリックしましょう。
今回連携するOutlookのアカウントに間違いないことを確認し、「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
メールフォルダの箇所をクリックすると連携したOutlook内のメールフォルダが表示されるので、候補から選択しましょう。
Outlook側で事前にお問い合わせ専用のメールフォルダを作成しておくことをおすすめします。
入力が完了したら「保存する」をクリックします。
続いて以下の画面が表示されるので「レコードを追加する」をクリックしましょう。
※2つ目のステップはすでに設定されているアクションなので、スキップします。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
連携アカウントとアクションを選択の画面では、今回連携するkintoneのアカウントで間違いないか確認します。
アプリIDに運用に沿った情報を入力して、「次へ」をクリックしましょう。
続いて追加するレコード情報を入力します。
今回のフローでは、2つ目のステップで取得した抽出結果のアウトプットを入力します。
入力が完了したらテストを実施し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：トリガーをONにする
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230
Outlookやkintoneを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Outlookとkintoneのその他の自動化例
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成してOutlookで送信したり、新規レコードが登録されたら見積書PDFを生成して送信することもできます。
さらに、ステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録することも可能です。
kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録する
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kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録するフローです。
kintoneで新規レコードが登録されたら見積書PDFを生成し、Outlookで送信する
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■概要
「kintoneで新規レコードが登録されたら見積書PDFを生成し、Outlookで送信する」フローは、営業業務の効率化を図る業務ワークフローです。
新しい見積依頼がKintoneに登録されるたびに自動的に見積書のPDFを作成し、Outlookを使用して指定のメールアドレスへ送信します。
これにより、手動でのPDF作成やメール送信の手間を省き、素早い対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して見積管理を行っており、手作業でのPDF作成やメール送信に時間を取られている営業担当者の方
・見積書の作成プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたい企業の経営者や管理者
・kintoneと連携して他のSaaSアプリとデータを統合し、業務ワークフローを最適化したいIT担当者の方
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する
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■概要
「kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Outlookで送信する」フローは、契約管理の効率化を図る業務ワークフローです。
kintone上で契約ステータスが更新されると、自動的に契約書が生成され、Outlookを通じて関係者へ送信されます。
手動での契約書作成や送信作業の手間を大幅に削減し、業務のスピードと正確性を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して契約管理を行っており、手動での契約書作成に時間を取られている企業の担当者
・契約プロセスの自動化を検討している経営者や業務改善担当者
・Outlookを活用したメール送信を効率化したいビジネスパーソン
・契約書の作成ミスや送信漏れを防ぎたい法務・総務担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を最適化したいIT担当者
■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・事前に契約書の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
Outlookを活用した自動化例
作成されたらOutlookにメールを送信する
アプリを連携することで、手動で情報をOutlookに送信する必要がなくなるでしょう。
Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する
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Notionに新しくページが作成されたらOutlookにメールを送信するフローです。
freee会計に経費申請が作成されたら、Outlookでメールを送信する
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freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Outlookで申請内容を送信するフローです。
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
申請が承認されたらOutlookで通知する
申請が承認された際にOutlookで自動的にメールが送信されるので、承認された申請をリアルタイムで把握できるようになるはずです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信する
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。
kickflowで申請が承認されたらOutlookで通知する
試してみる
kickflowで申請が承認されたらOutlookで通知するフローです。
Outlookで受信した情報をAIで抽出して追加する
メール確認、情報抽出、転記などにかかる手作業が削減され、担当者の負担軽減や作業時間の短縮が実現できます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する
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Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneを活用した自動化例
kintoneから1クリックで契約書を作成して送付する
kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して契約書を作成して送付するため、契約書に関わる一連の業務をシームレスに行えるかもしれません。
kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付する
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kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付する
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kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する
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kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
kintoneでコメントが投稿されたら通知する
kintone上でコメントがあった際にその内容をリアルタイムに共有することで、必要な対応にすぐに取り掛かれるようになるはずです。
kintoneでコメントが投稿されたらChatworkに通知する
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kintoneでコメントが投稿されたらChatworkに通知するフローです。
kintoneでコメントが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知する
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kintoneでコメントが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
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kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
Outlookとkintoneを連携するメリット
メリット1: お問い合わせ対応のスピードアップ
Outlookで受信したお問い合わせメールをkintoneに自動登録することで、顧客対応のスピードが飛躍的に向上する可能性があります。
手動での内容転記や担当者への連絡が不要になるため、即座にチーム内で情報共有が可能です。
例えば、新規のお問い合わせが届いた場合。
自動化によってkintoneの案件管理アプリにすばやく登録され、担当者に通知されれば、迅速な顧客対応が実現できそうです。
メリット2: 業務フローの標準化と効率化
手動登録では担当者ごとの処理方法が異なり、対応品質にばらつきが生じることがありますが、自動登録することで業務フローの標準化が可能です。
kintoneに登録されたお問い合わせ内容に基づき、次のアクション（担当者割り当て、返信テンプレート送信など）が自動化されれば、一貫性のあるサービス提供が実現するでしょう。
結果として、作業時間の短縮と対応ミスの削減が期待できます。
メリット3: 情報の一元管理と検索性の向上
Outlookの受信ボックスに情報が散在すると、必要な情報を探すのに時間がかかります。
kintoneにお問い合わせ内容を自動登録すれば、すべての情報が一元管理され、強力な検索機能で瞬時に必要なデータにアクセスできるようになるでしょう。
例えば、過去の問い合わせ履歴を検索することで、対応履歴や解決策をすぐに確認でき、トラブル対応のスピードアップが見込めるはずです。
まとめ
今回はOutlookとkintoneを連携させ、お問い合わせ内容をkintoneへの登録を自動化する方法をご紹介しました。
Outlookとkintoneの連携により、業務の自動化と効率化が実現できます。
手動での転記作業が不要になり、情報の一元管理が可能になるため、顧客対応のスピードと品質が向上します。
Yoomはノーコードで簡単に設定できるため、ITスキルに自信がない方でも安心して導入可能です。
説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
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