Outlookとkintoneを連携して、Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法

Outlookのメールで日々のお問い合わせを確認している方は多いのではないでしょうか。
Outlookとkintoneを連携することで、日々の業務効率を大幅に向上させることができます。本記事では、Outlookで受信したお問い合わせメールをkintoneに自動登録する方法を解説します。ノーコードで簡単に設定できるため、ITスキルに自信がない方でも安心して導入可能です。業務の自動化を進めたい方はぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

お問い合わせ対応において、情報の転記作業や対応漏れを防ぎたいカスタマーサポート部門の責任者。
メールベースの顧客対応フローを自動化し、業務効率化を検討している営業サポートチーム。
顧客対応履歴を一元管理し、過去データの検索性を高めたい企業のサポート担当者。
業務プロセスを標準化し、担当者間の情報共有を強化したいカスタマーサクセスチームのリーダー。

Outlookとkintoneの連携メリットと具体例

メリット1: お問い合わせ対応のスピードアップ

Outlookで受信したお問い合わせメールをkintoneに自動登録することで、顧客対応のスピードが飛躍的に向上します。手動での内容転記や担当者への連絡が不要になるため、即座にチーム内で情報共有が可能です。例えば、新規のお問い合わせが届いた瞬間に、kintoneの案件管理アプリに登録され、担当者に通知されるよう設定すれば、対応の初動が早くなり、迅速な顧客対応が実現できます。これにより、業務遅延や対応漏れを防ぐことにつながります。

メリット2: 業務フローの標準化と効率化

手動登録では担当者ごとの処理方法が異なり、対応品質にばらつきが生じることがありますが、自動登録することで業務フローの標準化が可能です。kintoneに登録されたお問い合わせ内容に基づき、次のアクション（担当者割り当て、返信テンプレート送信など）が自動化されれば、一貫性のあるサービス提供が実現します。結果として、作業時間の短縮と対応ミスの削減が期待できます。

メリット3: 情報の一元管理と検索性の向上

Outlookの受信ボックスに情報が散在すると、必要な情報を探すのに時間がかかります。kintoneにお問い合わせ内容を自動登録すれば、すべての情報が一元管理され、強力な検索機能で瞬時に必要なデータにアクセス可能です。たとえば、過去の問い合わせ履歴を検索することで、対応履歴や解決策をすぐに確認でき、トラブル対応のスピードアップにつながります。
それではここからノーコードツールを使って、「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法

Outlookで受信したお問い合わせをOutlookのAPIを利用して受け取り、
kintoneの指定したデータベースに内容を登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミングの知識がなくても実現できます。

今回は大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。‍

Outlookとkintoneをマイアプリに登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、後に続くkintoneのオペレーション設定
トリガーのボタンをONにし、自動化の確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1.Outlookとkintoneをマイアプリに登録

まずはじめにOutlookのマイアプリ登録を行います。

「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

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パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。

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続いてkintoneのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
この時、「kintone（ゲストスペース）」も表示されますが今回使用するのは「kintone」です。

以下の画像のような画面が表示されるので、kintoneで取得できる内容を入力していきましょう。
サービス連携方法は下記のヘルプ記事を参照ください。

kintoneのマイアプリ登録方法

連携時にエラーが表示された場合は、下記の記事をご確認ください。

kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法

入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。

マイアプリの画面にkintoneが表示されます。
以上でマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー‍

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

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ステップ3.フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、後に続くkintoneのオペレーション設定

以下のような画面が表示されるので、「メールを受信したら」をクリックしましょう。

今回連携するOutlookのアカウントに間違いないことを確認し、「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
メールフォルダの箇所をクリックすると連携したOutlook内のメールフォルダが表示されるので、候補から選択しましょう。
Outlook側で事前にお問い合わせ専用のメールフォルダを作成しておくことをおすすめします。

入力が完了したら「保存する」をクリックします。

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続いて以下の画面が表示されるので「レコードの登録」をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択の画面では、今回連携するkintoneのアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。

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API接続設定の画面が表示されます。
まず、赤枠内を入力していきましょう。

・サブドメイン：URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。※サブドメインについてはこちらをご確認ください・アプリID：URL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。（例：3）

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続いてレコード情報を入力しましょう。
kintoneのアプリで確認できる内容のため、kintoneで確認し入力します。
入力が完了したらテストを実施し、「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ4：トリガーをONにする

‍最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Outlookとkintoneを使ったその他の自動化例

①Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成する

Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成するフローです。このフローを使うことで、Outlookの予定表にZoomで開催する会議の予定が登録された際、Zoomミーティングの作成を自動化できます。確認や作成にかかる手間を省き、入力ミスや登録漏れのリスクを防ぐことが可能です。

②kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する

kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。このフローを使うことで、kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。また、メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。

③ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。このフローを導入することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際にOutlookで自動的にメールが送信されます。これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。

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まとめ‍

今回はOutlookとkintoneを連携させ、お問い合わせ内容をkintoneへの登録を自動化する方法をご紹介しました。Outlookとkintoneの連携により、業務の自動化と効率化が実現できます。手動での転記作業が不要になり、情報の一元管理が可能になるため、顧客対応のスピードと品質が向上します。ノーコードで簡単に設定できるため、ITスキルに自信がない方でも安心して導入可能です。

Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。
説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
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