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日常的に大量の契約書を処理する企業にとって、契約書データを確認するだけでも大変ですよね。
その上、書類データをデータベース上に格納してメンバーに書類が届いたことを共有する作業まで行うと、非常に負担がかかるので、「対応工数が多すぎて大変！もっと簡単にできないものか...」と担当者の誰もが思ってしまうかもしれません。
そのお悩みを解消に導くため、Yoomのアプリ連携をご提案します！
YoomのAIオペレーションを活用して、Outlookとkintone、Slackを連携することで、Outlookで受信した契約書をAI OCRで読み取れるようになるため、書類の必要な文字を目で追って確認する手間を省けるはずです。
さらに、読み取った契約書の抜粋部分をkintoneのデータベースに自動で登録し、Slackで関係者に書類が届いたことを通知するため、書類の到着とデータの格納を素早く共有・察知できるようになるかもしれません。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務のスピードアップを目指す方は、ぜひご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとkintone、Slackを連携するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
こんな方におすすめ
[Yoomとは]
OutlookとAI OCR、kintone、Slackの連携メリットと具体例
1.契約処理のスピード向上
契約書の処理は複数の手順が必要となり、作業の完了まで時間がかかりますが、Outlookとkintone、Slackを連携することで作業時間の短縮が期待できます。
例えば、従来の作業で契約書処理に数十分かかってしまいますが、手作業が減ることで人の手で行うよりも早く作業を完結できる可能性があります。
さらに、Slackへの通知により関係者が情報を素早く確認でき、対応の遅れを防ぐことにもつながります。
作業工数が減ることで、担当者の負担軽減も期待できるでしょう。
2.ヒューマンエラーの削減
契約書のデータ入力を手作業で行うと、どんなに気をつけていても誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーが発生することもあります。
Outlookとkintone、Slackを連携すれば、契約書類の内容がAI機能により自動で読み取られるので、手入力を最小限に抑えられるかもしれません。
それにより、入力時のミスが低減することが予想されます。
例えば、顧客名や契約金額を間違えて入力するリスクを低減でき、後の修正作業やトラブル対応の手間をなくせる可能性があります。
メンバーへの共有が漏れてしまうこともなくなるかもしれません。
3.スムーズなチーム間連携の実現
契約書に関わる情報は企業内の複数の部門で共有されることが多いですが、手作業で複数のツールを連携していると操作に時間がかかり、情報共有の遅れが発生してしまう可能性もあります。
Outlookとkintone、Slackを連携すると、シームレスに行われる作業でタイムラグを抑えられることが予想されるため、チーム間の連携や後続作業をスムーズに行えるようになるかもしれません。
例えば、法務や経理などの異なる部署が各ツールでそれぞれ作業を行っているシーンをイメージしてみてください。
従来の作業では、法務メンバーが契約書を受領してデータを登録し、作業完了後に経理メンバーに契約書を受領したことを手動で通知する運用を行っていました。
この自動化を活用すれば、契約書の受信から関連メンバーへの通知までのプロセスが自動で進むので、作業完了までの待機時間を抑えられるはずです。
後続作業の停滞や遅れを気にすることなく、余裕を持って業務を行えるようになるかもしれません。
OutlookとAI OCR、kintone、Slackを連携してできること
Yoomには、OutlookとAI OCR、kintone、Slackの連携をすぐに実現できるテンプレートが用意されており、アカウント登録後、最短30秒でフローボットを体験できます！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
Outlookでの契約書受信をきっかけに、OCRで自動で顧客の情報や契約内容を読み取り、kintoneへ追加してからSlackへ通知できます。
メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとSlackでスムーズに情報が共有されます。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する
Outkookでの領収書受信をきっかけに、領収書からOCRで自動で登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を照合して、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化し、経理業務を効率化します。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。
Outlookで契約書を受信後OCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する方法
まず、Outlookで契約書を受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取ります。
その後、AI OCRで契約書を読み取り、kintoneの提供するAPIを用いて、読み取った契約書をkintoneに追加します。
さらに、Slackの提供するAPIを活用して、読み取った契約書をkintoneに追加したことをSlackへ通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：OutlookとkintoneとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
※Slackは以下の動画を参考に設定してみてくださいね！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
下記をご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneの連携
下記をご参照ください。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは6つです。
ステップ3：Outlookの起動設定
(1)まず、Outlookのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する」をクリックしてください.。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「メールフォルダID」は入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に表示されるので、運用に沿った情報を選択できます。
(6)「キーワード」にも情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
ステップ4： メールの添付ファイルの情報を取得する
(1)次に、2つ目のステップ「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
(2)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックします。
次の画面で、「メールID」に情報を入力してください。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(3)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
ステップ5： メールの添付ファイルをダウンロード
(1)続いて、3つ目のステップ「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
