OutlookとAI OCR、kintone、Slackを連携し、Outlookで契約書を受信後OCRで読み取り、kintoneへ追加しSlackに通知する方法

■概要

Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. 契約書管理に携わる担当者

・契約書情報の手動登録に時間を取られている方

・メール受信した契約書の管理を効率化したい方

2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者

・契約書類の一元管理や処理状況の把握の迅速化を目指す方

・契約書の処理漏れや遅延が課題となっており、業務プロセスの改善を検討している方

‍

■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとSlackでスムーズに情報が共有されます。

その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。

‍

■注意事項

・Outlook、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. 契約書管理に携わる担当者

・契約書情報の手動登録に時間を取られている方

・メール受信した契約書の管理を効率化したい方

2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者

・契約書類の一元管理や処理状況の把握の迅速化を目指す方

・契約書の処理漏れや遅延が課題となっており、業務プロセスの改善を検討している方

‍

■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとSlackでスムーズに情報が共有されます。

その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。

‍

■注意事項

・Outlook、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

日々Outlookで受信する領収書の処理に追われていませんか？添付ファイルを開き登録番号を確認して適格請求書発行事業者公表システムで検索する一連の作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された領収書PDFから登録番号を自動で読み取り、事業者の登録有無を照合してMicrosoft Teamsへ通知するため、インボイス制度への対応業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る領収書のインボイス対応に手間を感じている経理担当者の方
• 手作業での事業者登録番号の確認作業で、ミスや確認漏れを防ぎたいと考えている方
• 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から事業者登録有無の確認、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。
• 手作業による登録番号の転記ミスや、公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。件名や差出人などで特定のメールのみを対象にすることも可能です。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
5. 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、抽出した番号を照合します。
6. 分岐機能を使い、例えば事業者の登録が確認できた場合のみ後続の処理に進む、といった条件を設定します。
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、照合結果を指定のチャネルに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、領収書画像の中から登録番号だけでなく、請求金額や発行日など、抽出したいテキストデータの領域を任意で設定できます。
• 分岐機能では、公表システムで取得した情報をもとに「登録が確認できた場合」や「確認できなかった場合」など、条件を自由に設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャネルやメンション先を自由に設定できるほか、メッセージ本文に「登録番号：〇〇」のように、前段のフローで取得した情報を動的に含めることができます。

■注意事項

• Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. 契約書管理に携わる担当者

・契約書情報の手動登録に時間を取られている方

・メール受信した契約書の管理を効率化したい方

2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者

・契約書類の一元管理や処理状況の把握の迅速化を目指す方

・契約書の処理漏れや遅延が課題となっており、業務プロセスの改善を検討している方

‍

■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとSlackでスムーズに情報が共有されます。

その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。

‍

■注意事項

・Outlook、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. 契約書管理に携わる担当者

・契約書情報の手動登録に時間を取られている方

・メール受信した契約書の管理を効率化したい方

2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者

・契約書類の一元管理や処理状況の把握の迅速化を目指す方

・契約書の処理漏れや遅延が課題となっており、業務プロセスの改善を検討している方

‍

■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとSlackでスムーズに情報が共有されます。

その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。

‍

■注意事項

・Outlook、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要‍

Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。

Microsoft Teamsの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。‍

‍

■注意事項‍

・Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

・YoomAI機能の要約オペレーションについてはこちらをご確認ください。

■概要

Bubbleで開発したアプリケーションに新しいデータが登録されるたびに、関係者に手動で通知していませんか？
こうした作業には手間がかかる上に連絡漏れのリスクも伴います。
このワークフローでは、Bubbleに特定のデータが作成されたら自動でOutlookでの通知を行います。
手作業による情報共有の手間を省き、迅速で確実な連携を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bubbleで管理しているデータの変更を、素早く関係者に共有したい方
• BubbleとOutlookを日常的に利用しており、手動での通知作業をなくしたい方
• ノーコードツールを活用して、迅速かつミスなく情報連携を行いたい事業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Bubbleにデータが追加されると自動でOutlookから通知されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちな通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BubbleとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBubbleの「Thingが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や内容を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Bubbleのトリガー設定では、通知を行うデータのデータタイプを指定してください。
• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Bubbleから取得した情報を埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Bubble、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Google Meetでの会議後、録画URLの共有に手間を感じていませんか？録画の生成を待ってから手動でメールを作成・送信する作業は、時間もかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、会議が終了すると自動で録画URLを取得し、Outlookから関係者へメールを送信するため、こうした共有作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、録画共有を手作業で行っている方
• 会議の議事録共有を効率化し、参加者への情報伝達を円滑にしたい方
• Outlookを使い、定型的なメール送信の手間を省きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の録画生成待ちやメール作成といった一連の作業が自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手動での共有作業がなくなることで、URLの貼り間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで待機機能を追加し、録画ファイルが生成されるまで一定時間待機するよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定し、会議の録画URLなどを取得します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した録画URLを含むメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のアドレスや件名を任意で設定できます。また、本文には固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得した会議の録画URLなどの情報を組み込むことが可能です。

■注意事項

• Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Outlookで管理しているチームの予定や重要な会議に更新があった際、都度Slackで共有するのは手間ではありませんか。手作業での共有は、漏れや遅延が発生しやすく、重要な情報の伝達ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーでイベントが更新されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、情報共有を効率化し、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookカレンダーの予定更新を手作業でSlackに共有しており、手間を感じている方
• チームのスケジュール共有を効率化し、伝達漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 定型的な連絡業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookカレンダーのイベント更新が自動でSlackに通知されるため、手動での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による連絡漏れや内容の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、チームへの正確な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーのイベントが追加・更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理をコントロールします。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルにカレンダーのイベント情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのオペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定することが可能です。
• 通知するメッセージ内容には、トリガーで取得したOutlookのイベント名や日時などの情報を変数として埋め込み、カスタマイズできます。

■注意事項

• OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Outlookで受信した重要なメールの内容を、手作業でTickTickに転記してタスク管理をしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスク登録の漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際にAIが内容を読み取り自動でTickTickにタスクを作成するため、こうした課題が解消されタスク管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する依頼などをTickTickでタスク管理している方
• メールの見落としやタスク登録漏れによる対応遅延を防ぎたいチームリーダーの方
• 手作業によるタスク登録の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信からTickTickへのタスク作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの登録漏れや内容の転記ミスを防ぎ、抜け漏れのない確実なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTickTickをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでTickTickを選択し、「タスクを作成」アクションで抽出した情報を元にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダやフローボットを起動する件名のキーワードを任意で設定してください。
• AI機能のアクションでは、メール本文からタスクの件名や詳細として抽出したい項目を自由に設定できます。
• TickTickのタスク作成アクションでは、前のステップで取得したメールの件名や本文から抽出した値を変数として埋め込み、タスクを生成できます。

■注意事項‍

• Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要‍

Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。

OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、

素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。‍

‍

■注意事項‍

・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

‍Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。

Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。

Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。

件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。‍

‍

■注意事項

‍・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。

・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

‍kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。

kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。

‍

‍■注意事項

‍・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
• メールで受けた依頼や問い合わせを、手作業でTrelloのタスクとして管理している方
• メール起点のタスク対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookの受信トレイからTrelloへカードを手動で作成する一連の作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記がなくなるため、件名や内容の入力ミス、重要なタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを作成する」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したOutlookのメール情報をTrelloのカード内容に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、受信日時など、カードを作成したいメールの条件を細かくカスタマイズすることが可能です。
• Trelloのカードタイトルには、Outlookの件名や送信者名を変数として設定できます。また、メール本文をそのままカードの詳細に埋め込むこともできます。

■注意事項

• Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
• Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
• フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます
• 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます
• Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます
• 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です

■注意事項

• Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Boxにアップロードされた申込書や請求書の内容を、都度確認してZendeskへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AI-OCRがファイル内容を自動で読み取り、その情報をもとにZendeskのチケットを自動で作成するため、手作業によるチケット起票業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで受け取った書類をもとに、手作業でZendeskのチケットを作成している方
• 書類の情報を転記する際の入力ミスや、対応漏れなどの課題を解消したいと考えている方
• 顧客からの問い合わせ対応の初動を迅速化し、サポート品質を向上させたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからZendeskのチケット作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• AI-OCRが自動で文字情報を転記するため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、AIで読み取った情報を件名や本文に含めて起票します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCR設定では、読み取る書類の種類に応じて、読み取りたい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を任意で設定できます。
• Zendeskでチケットを作成する際に、件名や本文、カスタムフィールドなどに、AI-OCRで読み取った情報を変数として自由に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

Boxにアップロードされる請求書や申込書などのPDFファイル、その内容を確認してGoogle スプレッドシートに一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手入力による転記作業は、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRがテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートを用いて、帳票管理を手作業で行っている経理や営業事務の方
• PDF内の情報を手入力で転記する作業に時間がかかり、人的ミスを減らしたいと考えている方
• 紙やPDFで受け取った書類のデータ化を効率化し、DXを推進したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにPDFファイルが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. さらに、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください。
• Boxのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDを正しく指定する必要があります。
• OCR機能では、読み取りたいPDFのファイル添付方法や、請求書番号や金額といった抽出したい項目、利用するAIモデルや言語を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートへの追加設定では、書き込み先のシートやタブ、データのテーブル範囲を任意に指定し、OCRで抽出したどの値をどの列に追加するかを設定します。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Gmailに添付されてくる契約書PDFの内容を確認し、Google スプレッドシートへ手作業で転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の契約書メールを受信した際に、添付されたPDFの内容をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。これにより、定型的な入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く契約書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 契約書管理における入力ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
• OCRを活用した書類のデータ化に関心があり、具体的な自動化の方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの契約書受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
• 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件を満たすメールを受信したらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、受信メールにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、添付されたPDFファイルから契約社名や金額など、指定した情報を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「契約書」など特定のラベルが付いたメールのみを対象にするなど、自動化を開始する条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、契約書の中から読み取りたい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由に指定することが可能です。
• Google スプレッドシートへのアウトプット設定では、情報を追加したいスプレッドシートのIDや、書き込みを行うシート、セルの範囲を任意で指定できます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

Gmailで受信する請求書などのPDFの内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しやすく非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するため、手作業による転記作業の負担を軽減し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書や注文書のPDFを手作業で管理している経理や営業事務担当の方
• PDFからのデータ転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• Google スプレッドシートでのデータ管理を、より効率的に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールで受信したPDFの内容をAIが自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、数値の打ち間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールのラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたPDFファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、ラベルを任意で設定し、自動化の対象となるメールを正確に指定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、スプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍GmailとGoogle スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

交換した名刺の管理は、ビジネスにおいて重要ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字を読み取り、Google スプレッドシートへ情報を転記します。面倒な手入力を自動化し、正確な顧客リストを効率的に作成することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveへの名刺アップロード後の手入力作業に手間を感じている方
• 名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力ミスを防ぎたい方
• 営業活動で得たリード情報を、チームで効率的に共有・管理したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへの名刺アップロードから転記までを自動化するため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• OCR機能が自動でテキストを読み取るため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダIDやフローの起動間隔を任意で設定できます。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップで取得したアウトプット（出力情報）を活用し、ダウンロード対象のファイルIDを指定します。
• OCR機能の設定では、読み取るファイルの添付方法、抽出したい項目（会社名、氏名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、書き込み対象のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定します。

■注意事項

• Google DriveとGoogle スプレッドシートをそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方
• 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。
• Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。

■注意事項

• GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

イベントや商談で受け取った名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスやお礼メールの送信漏れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されるだけで、OCRによるテキスト化からMicrosoft Excelへのデータ追加、Outlookでのお礼メール送信までを自動で完結させ、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームやMicrosoft Excel、Outlookを使い名刺情報を管理している方
• 手作業でのデータ入力や転記に多くの時間を費やしている営業・マーケティング担当者の方
• 名刺交換後のお礼メールを迅速かつ確実に送信したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• 名刺情報の読み取りからデータ登録、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れ、お礼メールの送信忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで受け取った名刺画像ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報を指定のファイルに追加します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛に自動でお礼メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
• OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、部署、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズできます。
• Microsoft Excelへの追加アクションでは、OCRで読み取ったどの情報をどの列に割り当てるか、柔軟に設定できます。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCRで取得した氏名などの情報を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

• 新規顧客開拓を担当しており、日々受け取る名刺のデータ入力やお礼メールの送信に手間を取られている営業担当者
• 顧客対応の品質向上のため、名刺交換後の迅速なフォローアップを可能にしたい営業やカスタマーサポートの責任者
• 名刺情報の管理効率を改善したい営業担当者やチームリーダー
• 紙の名刺の電子化とデータベース化を進め、社内のDX化を推進したい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、Googleフォームで送信された名刺画像をもとに、Salesforceでの取引先責任者の登録およびGmailでの名刺に記載されたメールアドレスへのお礼メール送信が自動化されます。

画像の撮影やスキャンとフォーム送信だけで名刺情報がデジタル化され、担当者の負担軽減や情報共有の迅速化が可能になることで、顧客へのアプローチやフォローアップをスムーズに進められます。

また、データ登録時、名刺画像が自動的にアップロードされるため、データとの照合が容易です。

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度ファイルを開いて手作業で転記していませんか。
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ追加するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存したファイルの内容を手作業で別アプリに転記している方
• OCRで読み取ったデータをGoogle スプレッドシートで管理し、業務を効率化したい方
• 手入力による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードだけで、OCRによる読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分けられるようにします。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. その後、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションのファイルのアイテムIDの項目はトリガーから取得した値を選択してください。
• 分岐機能では、業務に合わせた条件を任意で設定可能です。
• OCR機能では、請求書番号や金額、日付など、ファイルから抽出したい項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、データを追加したいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。

■注意事項

• OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一つひとつ手作業で開封し内容を確認する業務に手間を感じていませんか。
目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、見落としや転記ミスが発生する原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け取ったファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をGmailで関係者に通知することが可能になり、書類確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで受け取った添付ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方
• 請求書や申込書などの書類処理を効率化したい経理・総務・営業事務担当の方
• OCR技術を活用して、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル添付を起点に、内容の読み取りから通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRによるテキスト抽出を行うため、手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付項目を含む受付フォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを読み取り対象として指定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を含めたメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで作成するフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
• OCR機能で画像やPDFから抽出する項目（例：会社名、金額、日付など）は、読み取る書類のフォーマットに合わせて任意で指定できます。
• Gmailで通知するメールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文は、OCRで取得した情報を差し込むなど自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。