【簡単設定】OutlookのデータをNotionに自動的に連携する方法

Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する

特定の件名のメールを受信後に、AIでデータを抽出し、メール内容をNotionに追加するフローです。
データの記録や管理を簡素化したい方におすすめのフローです。

Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する

メール内容を要約してNotionに追加できるため、重要な情報のみを記録できるでしょう。
データを整理する手間を省きたい方におすすめのフローです。

OutlookとNotionの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくOutlookとNotionを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとNotionの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はOutlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• OutlookとNotionをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くNotionのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:OutlookとNotionをマイアプリ登録

OutlookとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Outlookの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからOutlookを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Outlookにログインしてください。

Notionの連携方法

Notionのマイアプリ登録の前に、Outlookの予定情報を追加するデータベースを作成します。
以下は例ですので、任意で設定してください。

先ほどと同様に、一覧からNotionを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

自身のマイアプリ欄に、OutlookとNotionが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Outlookで予定が登録されたらフローボットを起動する設定を行うため、「予定が登録されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるOutlookのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。

次に、「ユーザーID」を設定してください。
候補から該当するIDを選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストが成功すると、以下のように「テスト成功」と表示されます。

その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:Notionに予定情報を追加する設定

続いて、予定情報を追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

スクロールし、「データベースID」を候補から選択しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定してください。
こちらにはNotionで設定した項目名が表示されます。
項目名に合うアウトプットを設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
他の項目も同様に設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストが成功したら、「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。

Notionの画面に移動すると、予定情報が入力されているはずです！

ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがOutlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローでした。

NotionのデータをOutlookに連携したい場合

先ほどはOutlookからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にNotionからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

Notionに追加された情報をもとにOutlookでメールを送信する

NotionのデータをOutlookのメールで送信できるため、顧客やタスク情報の共有が容易になるでしょう。
異なるシステム間の連携を強化させたい方におすすめのフローです。

Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する

Notionのステータスが更新された場合のみ、Outlookでメールを送信できるため、更新された情報をスピーディーに確認できます。
Outlookを活用して情報共有を行っている方におすすめのフローです。

Outlook‍やNotionのAPIを使ったその他の自動化例

OutlookやNotionのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

Outlookを使った自動化例

チャットツールに通知された内容をOutlookに送信することができます。Outlookのメール内容に基づいて、会議リンクを送信したり、フォルダを作成したりできます。

Notionを使った自動化例

Notionのページ作成や更新内容を通知したり、データベースに追加したりできます。タスクや予定情報をNotionに追加可能です。

終わりに

いかがでしたか？OutlookとNotionを連携すれば、「予定情報をチームにスムーズに共有したい」「メールの内容を自動で整理したい」「情報の記録ミスをなくしたい」といった悩みを解消できるのではないでしょうか。Outlookの予定やメール内容をNotionに自動反映することで、業務の効率化と情報共有の質の向上に期待ができます。

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