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「Outlookで会議の予定を入れた後、手作業でGoogle Meetの会議URLを発行して招待メールに貼り付けている…」
「急いでいる時にURLを共有し忘れたり、間違ったURLを送ってしまったりした経験がある…」
このようにOutlookとGoogle Meetを併用する中で、手作業による連携に手間やストレスを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Outlookで予定を作成するだけで自動的にGoogle Meetの会議スペースが作成され、予定にURLが追加される仕組み</span>があればこうした日々の煩わしさから解放されますね。会議設定のミスをなくし、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングなどの専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる方法を使います。ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽に、そして正確に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGoogle Meetを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGoogle MeetのAPIを連携させれば、手動で行っていた会議設定のプロセスを自動化し、業務効率を向上させることができるでしょう。
例えば、Outlookで予定を作成するだけでGoogle Meetの会議URLが自動で発行されるなど、面倒な作業をなくすことが可能です。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Outlookで予定を作成するたびに手動でGoogle Meetの会議URLを発行して予定に貼り付ける作業は、地味に時間がかかるだけでなく共有漏れなどのミスも起こりがちです。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Outlookで予定を作成するだけでGoogle Meetの会議スペースが自動で作成されて予定情報に追加</span>されます。会議設定にかかる時間を短縮し、URLの共有ミスを防ぐことができるでしょう。
全ての予定にオンライン会議が必要なわけではなく「Web会議」や「オンラインMTG」といった特定の予定にのみGoogle MeetのURLを発行したい場合、手動での判断と作業が必要になります。
このテンプレートでは、<span class="mark-yellow">件名に特定のキーワードが含まれるOutlookの予定が作成された場合のみ、Google Meetの会議スペースが自動で作成・追加</span>されます。不要な会議URLの発行を防ぎながら、より柔軟でスマートな自動化を実現します。
それでは早速、実際にOutlookとGoogle Meetを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookで予定が作成されたら、Google Meetで会議スペースを作成し追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するアプリの登録方法を解説していきます。
右上の検索窓からOutlookを検索してください。
Outlookのアイコンをクリックし、Microsoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Meetを検索しましょう。アイコンをクリックすると以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
両方のチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックするとGoogle Meetのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず事前準備として、Outlookのカレンダーで会議の予定を作成しておきましょう。
作成したらYoomの設定画面に戻り「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「カレンダーにイベントが登録されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にユーザーIDを候補から選択しましょう。
最後に任意でタイムゾーンを選択してテストしてください。
※未設定の場合、UTC時間での取得となります。
テストが成功すると、取得した値が表示され、先ほど作成したOutlookのイベントデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。
先ほどのイベント登録をトリガーに、今度はGoogle Meetで会議を作成します。
「会議スペースを作成」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「会議スペースを作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。会議が自動で作成されました！
この後の設定で、先ほど作成したOutlookのイベントと以下の取得した値＝作成した会議URLを合わせ、Outlookのイベントを更新します。
先ほど作成された会議の情報をもとに、Outlookのカレンダーを更新します。
「自分のカレンダーのイベントを更新する」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションは「自分のカレンダーのイベントを更新する」のまま「次へ」をクリック。
イベントID～説明まで、予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにOutlookやGoogle Meetの取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
説明欄は固定の文章やOutlookから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
任意で参加者のメールアドレスを追加することもできます。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Google Meetの会議URLや参加者のメールアドレスが、Outlookのカレンダーに自動で追加されました！
また、参加者として入力したメールアドレス宛に招待メールも届きました。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Outlookで予定が作成されたら、Google Meetで会議スペースを作成し追加する方法でした！
今回はOutlookからGoogle Meetへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle MeetでのアクションをきっかけにOutlookを操作したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
会議の開始を関係者に手動で通知していると、リマインドを忘れたり連絡が遅れたりすることがあります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Google Meetで会議が開始されると同時に、指定した宛先にOutlookからリマインドメールを自動送信</span>できます。連絡漏れを防ぎ、関係者がスムーズに会議へ参加できるよう促すことが可能です。
特に重要な会議の開始時のみ特定のメンバーにリマインド通知を送りたい場合、手動での対応は手間がかかるうえつい忘れがちです。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">特定の参加者が含まれるGoogle Meetの会議が開始された場合のみ、Outlookから自動でメールを送信</span>できます。重要な会議の見逃しを防ぎ、必要なメンバーへのスムーズな情報伝達を実現します。
OutlookやGoogle MeetのAPIを活用することで、メール対応や会議情報の整理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Outlookによる自動化は、メールやタスク管理を効率化し、他ツールとの連携で業務をスムーズに進められます。
例えば、メールを受信した際に記録を自動で残したり、他アプリのタスク作成と連動させることで、作業漏れを防ぎ効率的に進められるはずです。
営業担当者やサポート業務に携わる人に特に有効ですね！
Google Meetでの自動化を導入することで、会議終了後の録画データ整理や共有作業を効率化できます。
例えば、録画や文字起こしを自動で保存・通知することで、議事録作成や情報共有がスムーズになり、会議後の事務作業を削減可能です！
リモートワークが多いチームやプロジェクト管理を行う担当者に役立ちます。
OutlookとGoogle Meetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議URLの発行や共有といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより会議設定に費やしていた時間を削減し、空いた時間で議題の準備や他のコア業務に集中できる生産的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築可能です。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlook純正アドインとの違いは？
A：Outlook純正のGoogle Meetアドインでは、基本的な会議作成はできますがOutlookとの連携に限られており、会議後のタスクや他アプリとの連携には限界があります。一方Yoomでは、会議作成後の自動化や多様なアプリとの連携など、柔軟なカスタマイズが可能です。
Q：毎週の定例会議などにも対応可能？
A：可能です。スケジュールトリガーを用いることもできます。
Q：ZoomやMicrosoft Teamsでも連携できますか？
A：可能です。Google Meetのアクションを削除し、代わりにお使いのツールを追加して設定してください。
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