・
「Outlookで受信した問い合わせメールの回答を、OpenAIに依頼して作成している」
「会議の議事録作成のために、Outlookの予定と録音データを手作業でOpenAIに連携させている」
このようにOutlookとOpenAIを連携させる業務で、手作業によるコピー＆ペーストや入力作業に多くの時間を費やしていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信したりカレンダーにイベントが作成されたりした際、OpenAIが自動で処理を実行する仕組み</span>があればこうした定型業務から解放されますね。その結果、より戦略的な分析や企画立案といったコア業務に集中する貴重な時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる方法を使います。ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとOpenAIを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとOpenAIのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメールの内容確認やカレンダー情報にもとづくタスク処理などを自動化できます。これにより、<span class="mark-yellow">情報共有の迅速化や業務準備の効率化が実現し、生産性の向上に繋がる</span>でしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Outlookで特定の件名（「重要」「問い合わせ」など）を含むメールを受信した際、その内容を自動でOpenAIに連携して要点を解析・要約させた上で、指定したチャットツールなどへ通知するフローです。
<span class="mark-yellow">重要なメールの見落としを防ぎ、内容を迅速に把握してスムーズな対応が可能になる</span>ため、チーム全体のコミュニケーションと意思決定のスピードを高めます。
Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されたことをトリガーに、イベント名や参加者・概要といった情報をOpenAIが解析し、アジェンダ案の作成や関連情報の要約などを自動で行うフローです。
会議の準備にかかる時間を削減できるだけでなく、<span class="mark-yellow">事前にアジェンダが共有されることで、より生産的で質の高い議論を実現</span>します。
それでは早速、実際にOutlookとOpenAIを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／OpenAI
[Yoomとは]
今回はOutlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、連携したOutlookアドレス宛にテストメールを送信してください。
今回は例として、取引先からのメールを要約して通知する想定で進めていきます。
送信したらYoomの設定画面に戻り「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定の件名のメールを受信したら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にメールフォルダIDを候補から選択しましょう。
最後に検索キーワードを入力してテストボタンをクリックしてください。今回は「依頼」というキーワードを設定しました。
テストが成功すると取得した値が表示され、Outlookのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、Google スプレッドシートに自動登録可能です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
※ChatGPT/OpenAIと連携して出来ることも併せてご参照ください。
先ほど取得したOutlookのメール本文をOpenAIで要約します。
「テキストの生成（Chat completion）」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「テキストの生成（Chat completion）」のまま「次へ」をクリック。
メッセージコンテンツは予め設定されていますが、「下記文章を解析し、要約してください」などのプロンプトは変更も可能です。
なお、以下のようにOutlookの「本文」の取得した値を設定することで、Outlookのメール内容に関してはトリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
以降の項目については、必須項目以外は任意なので選択しなくても問題ありません。
など、必要に応じて設定してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。OpenAIがOutlookのメール本文を要約してくれました！
OpenAIによる要約結果をOutlookで通知します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
Outlook・OpenAIから取得したアウトプットなどの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したOutlookアドレスから、OpenAIによる要約結果が送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する方法でした！
OutlookやOpenAIのAPIを活用することで、メールやスケジュール管理、さらにはAIを使ったテキスト処理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Outlookでの自動化を導入することで、メール処理やスケジュール管理、ファイル連携を効率化できます。
例えば、受信メールを他ツールに転送したり、予定を自動で共有したりすることで、業務のスピードを高められます。営業担当者や事務スタッフの負担軽減に特に効果的です！
OpenAIによる自動化は、文章の要約・翻訳・解析などの高度なテキスト処理を業務に組み込めます。
例えば、フォームの回答を要約して通知したり、投稿内容を翻訳して共有したりすることで、情報整理やコミュニケーションをスムーズに進められます。
リサーチ業務や多言語対応が必要な現場で役立ちます！
OutlookとOpenAIの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記や要約作成といった定型業務の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は、日々大量に届くメールの情報処理から解放されますね。最新の正確な情報にもとづいて、本来注力すべき創造的な業務に集中する環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OpenAIへの指示（プロンプト）は自由に変更できますか？
A：変更できます。自社のルールや想定した意図に沿った回答になるよう、必要に応じて編集してください。
Q：メールに添付されたファイルの内容も解析できますか？
A：YoomのAIオペレーションであるテキスト抽出またはOCR機能を用いることで可能です。ファイルの内容をテキスト化してからOpenAIの解析にかけましょう。詳しくは「テキストからデータを抽出する」の設定方法および「OCRで文字を抽出」の設定方法をご確認ください。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRはチームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：メールの内容に応じて、その後の処理を分岐させることは可能ですか？
A：Outlookのトリガー下に分岐設定を追加することで可能です。例えば特定の差出人や添付ファイルの有無などでフローボットの起動条件を絞り込むことができます。
.png)
.avif){kind=small}
.avif)
.webp)
.webp)
