Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する
試してみる
■概要
Outlookに届く大量のメール、特に問い合わせや報告などの重要な内容を一件ずつ確認し、要点をまとめて関係者に共有する作業は、時間も手間もかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメールをトリガーに、OpenAIが内容を自動で解析・要約し、その結果を関係者にメールで通知するプロセスを自動化できます。OpenAIとOutlookを連携させることで、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する問い合わせメールの一次対応に時間を費やしているカスタマーサポート担当の方 OpenAIを活用し、Outlookで受信した報告メールの要約と共有を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのメール確認と転送による、情報の伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている業務改善担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するたびに行っていた内容の確認や要約、転送といった手作業が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることができます OpenAIによる自動解析と通知により、手作業での情報伝達時に発生しがちな要約のブレや、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名などを指定します 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文を解析・要約するようプロンプトを組みます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを本文に含めて、指定した宛先へ自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます OpenAIのアクションでは、メールの内容をどのように解析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズすることができ、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として活用できます 通知に利用するOutlookのアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、メール本文を任意の内容に設定可能であり、OpenAIが生成したテキストを変数として本文に組み込めます ■注意事項
Outlook、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Outlookで受信した問い合わせメールの回答を、OpenAIに依頼して作成している」
このようにOutlookとOpenAIを連携させる業務で、手作業によるコピー＆ペーストや入力作業に多くの時間を費やしていませんか？
もしOutlookで特定のメールを受信したりカレンダーにイベントが作成されたりした際、OpenAIが自動で処理を実行する仕組み があればこうした定型業務から解放されますね。その結果、より戦略的な分析や企画立案といったコア業務に集中する貴重な時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる方法を使います。 ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはOutlookとOpenAIを連携するためのテンプレート が用意されています。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する
試してみる
■概要
Outlookに届く大量のメール、特に問い合わせや報告などの重要な内容を一件ずつ確認し、要点をまとめて関係者に共有する作業は、時間も手間もかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメールをトリガーに、OpenAIが内容を自動で解析・要約し、その結果を関係者にメールで通知するプロセスを自動化できます。OpenAIとOutlookを連携させることで、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する問い合わせメールの一次対応に時間を費やしているカスタマーサポート担当の方 OpenAIを活用し、Outlookで受信した報告メールの要約と共有を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのメール確認と転送による、情報の伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている業務改善担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するたびに行っていた内容の確認や要約、転送といった手作業が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることができます OpenAIによる自動解析と通知により、手作業での情報伝達時に発生しがちな要約のブレや、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名などを指定します 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文を解析・要約するようプロンプトを組みます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを本文に含めて、指定した宛先へ自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます OpenAIのアクションでは、メールの内容をどのように解析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズすることができ、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として活用できます 通知に利用するOutlookのアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、メール本文を任意の内容に設定可能であり、OpenAIが生成したテキストを変数として本文に組み込めます ■注意事項
Outlook、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとOpenAIを連携してできること OutlookとOpenAIのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメールの内容確認やカレンダー情報にもとづくタスク処理などを自動化できます。これにより、情報共有の迅速化や業務準備の効率化が実現し、生産性の向上に繋がる でしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する Outlookで特定の件名（「重要」「問い合わせ」など）を含むメールを受信した際、その内容を自動でOpenAIに連携して要点を解析・要約させた上で、指定したチャットツールなどへ通知するフローです。
重要なメールの見落としを防ぎ、内容を迅速に把握してスムーズな対応が可能になる ため、チーム全体のコミュニケーションと意思決定のスピードを高めます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する
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■概要
Outlookに届く大量のメール、特に問い合わせや報告などの重要な内容を一件ずつ確認し、要点をまとめて関係者に共有する作業は、時間も手間もかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメールをトリガーに、OpenAIが内容を自動で解析・要約し、その結果を関係者にメールで通知するプロセスを自動化できます。OpenAIとOutlookを連携させることで、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する問い合わせメールの一次対応に時間を費やしているカスタマーサポート担当の方 OpenAIを活用し、Outlookで受信した報告メールの要約と共有を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのメール確認と転送による、情報の伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている業務改善担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するたびに行っていた内容の確認や要約、転送といった手作業が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることができます OpenAIによる自動解析と通知により、手作業での情報伝達時に発生しがちな要約のブレや、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名などを指定します 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文を解析・要約するようプロンプトを組みます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを本文に含めて、指定した宛先へ自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます OpenAIのアクションでは、メールの内容をどのように解析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズすることができ、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として活用できます 通知に利用するOutlookのアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、メール本文を任意の内容に設定可能であり、OpenAIが生成したテキストを変数として本文に組み込めます ■注意事項
Outlook、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、OpenAIで解析し情報を更新する Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されたことをトリガーに、イベント名や参加者・概要といった情報をOpenAIが解析し、アジェンダ案の作成や関連情報の要約などを自動で行うフローです。
会議の準備にかかる時間を削減できるだけでなく、事前にアジェンダが共有されることで、より生産的で質の高い議論を実現 します。
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、OpenAIで解析し情報を更新する
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■概要
Outlookで管理している イベントの情報を手動で確認し、会議の準備やタスク整理に時間を要していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとOpenAIを活用し、日々のスケジュール管理や会議準備を効率化したいと考えている方 手作業による情報整理での抜け漏れを防ぎ、業務の精度を高めたいチームリーダーの方 カレンダーに登録されたイベント情報をもとに、自動でタスクの洗い出しを行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookにイベントが登録されると自動でOpenAIが内容を解析し更新するため、手作業での確認や情報整理にかかる時間を短縮できます 手動での作業で起こりがちな情報の見落としや解釈の違いといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の準備などを円滑に進めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携する 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」を設定し、トリガーで取得したイベント情報を基にテキストを生成するよう指示する 最後に、再度オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションで、OpenAIが生成したテキストをイベント情報に反映するよう設定する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、対象としたいユーザーのIDやタイムゾーンを任意で設定してください OpenAIのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。「会議の要点を3つにまとめて」のように具体的な指示を設定でき、前段のトリガーで取得したイベントの件名や本文を変数として利用することも可能です 最後のOutlookイベントを更新するアクションでは、固定のテキストや、OpenAIが生成したテキストを変数として、イベントの説明欄など任意の項目に設定できます ■注意事項
Outlook、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとOpenAIの連携フローを作ってみよう それでは早速、実際にOutlookとOpenAIを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。こちらの 登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook OpenAI
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回はOutlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する フローを作成していきます！
OutlookとOpenAIのマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Outlookのトリガー設定およびOpenAIのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する
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■概要
Outlookに届く大量のメール、特に問い合わせや報告などの重要な内容を一件ずつ確認し、要点をまとめて関係者に共有する作業は、時間も手間もかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメールをトリガーに、OpenAIが内容を自動で解析・要約し、その結果を関係者にメールで通知するプロセスを自動化できます。OpenAIとOutlookを連携させることで、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する問い合わせメールの一次対応に時間を費やしているカスタマーサポート担当の方 OpenAIを活用し、Outlookで受信した報告メールの要約と共有を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのメール確認と転送による、情報の伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている業務改善担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するたびに行っていた内容の確認や要約、転送といった手作業が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることができます OpenAIによる自動解析と通知により、手作業での情報伝達時に発生しがちな要約のブレや、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名などを指定します 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文を解析・要約するようプロンプトを組みます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを本文に含めて、指定した宛先へ自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます OpenAIのアクションでは、メールの内容をどのように解析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズすることができ、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として活用できます 通知に利用するOutlookのアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、メール本文を任意の内容に設定可能であり、OpenAIが生成したテキストを変数として本文に組み込めます ■注意事項
Outlook、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとOpenAIのマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
OutlookとYoomのマイアプリ登録 以下の手順をご参照ください。
OpenAIとYoomのマイアプリ登録 以下の手順をご参照ください。OpenAIのマイアプリ登録方法 も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する
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■概要
Outlookに届く大量のメール、特に問い合わせや報告などの重要な内容を一件ずつ確認し、要点をまとめて関係者に共有する作業は、時間も手間もかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメールをトリガーに、OpenAIが内容を自動で解析・要約し、その結果を関係者にメールで通知するプロセスを自動化できます。OpenAIとOutlookを連携させることで、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する問い合わせメールの一次対応に時間を費やしているカスタマーサポート担当の方 OpenAIを活用し、Outlookで受信した報告メールの要約と共有を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのメール確認と転送による、情報の伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている業務改善担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信するたびに行っていた内容の確認や要約、転送といった手作業が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることができます OpenAIによる自動解析と通知により、手作業での情報伝達時に発生しがちな要約のブレや、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名などを指定します 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文を解析・要約するようプロンプトを組みます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを本文に含めて、指定した宛先へ自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます OpenAIのアクションでは、メールの内容をどのように解析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズすることができ、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として活用できます 通知に利用するOutlookのアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、メール本文を任意の内容に設定可能であり、OpenAIが生成したテキストを変数として本文に組み込めます ■注意事項
Outlook、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Outlookのトリガー設定 はじめに、連携したOutlookアドレス宛にテストメールを送信してください。
送信したらYoomの設定画面に戻り「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定の件名のメールを受信したら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にメールフォルダIDを候補から選択しましょう。
最後に検索キーワードを入力してテストボタンをクリックしてください。今回は「依頼」というキーワードを設定しました。
テストが成功すると取得した値が表示 され、Outlookのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、Google スプレッドシートに自動登録可能です！
※取得した値 とは？
ステップ4：OpenAIのアクション設定 ※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プラン
※ChatGPT/OpenAIと連携して出来ること
先ほど取得したOutlookのメール本文をOpenAIで要約します。
ステップ3と同様、アクションは「テキストの生成（Chat completion）」のまま「次へ」をクリック。
メッセージコンテンツは予め設定されていますが、「下記文章を解析し、要約してください」などのプロンプトは変更も可能です。
以降の項目については、必須項目以外は任意なので選択しなくても問題ありません。
ロール…「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割
推論努力…推論モデルに対する努力度合い
など、必要に応じて設定してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。OpenAIがOutlookのメール本文を要約してくれました！
ステップ5：Outlookのアクション設定 OpenAIによる要約結果をOutlookで通知します。「メールを送る」でできること
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
Outlook・OpenAIから取得したアウトプットなどの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
成功したら保存しましょう。
連携したOutlookアドレスから、OpenAIによる要約結果が送信されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
以上が、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する方法 でした！
OutlookやOpenAIのAPIを使ったその他の自動化例
OutlookやOpenAIのAPIを活用することで、メールやスケジュール管理、さらにはAIを使ったテキスト処理を効率化できます。
Outlookを使った自動化例 Outlookでの自動化を導入することで、メール処理やスケジュール管理、ファイル連携を効率化できます。営業担当者や事務スタッフの負担軽減に特に効果的です！
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
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■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Outlookで受信するお問い合わせや注文メールを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートへ追記するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookに届く定型メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している方 問い合わせや注文データを手作業で管理しており、入力ミスや漏れを防ぎたい方 AIを活用して、日々の面倒な転記作業を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メールの内容を確認し、転記する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの条件を指定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような項目（例：会社名、氏名、電話番号など）を抽出するかを任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、AIが抽出したデータをどの列に追加するかを指定したり、対応状況などの特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎日、Outlookのカレンダーから当日の予定を取得してMicrosoft Teamsでリマインドする
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■概要
毎朝、その日の予定を確認しチームにリマインドするのは大切な業務ですが、手作業では手間がかかり、忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にOutlookカレンダーから当日の予定を自動で取得し、Microsoft Teamsへリマインド通知を送信できるため、こうした繰り返し業務を自動化し、チーム全体のタスク管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsを活用し、チームの予定リマインドを手作業で行っている方 Outlookカレンダーの予定をチーム全体で効率的に共有したいと考えている方 毎日の定型的なリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日自動でOutlookの予定を取得しMicrosoft Teamsへリマインドするため、手作業での確認や通知作成に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるリマインドの抜け漏れや、予定の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎日決まった時刻にフローが起動するように設定します 次に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する」アクションを設定し、当日の予定を取得します 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した予定情報を基に通知メッセージを生成します 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や時刻を任意で設定してください Outlookのアクションでは、検索対象となるカレンダーのユーザーIDとイベントのタイトルを自由に設定できます AI機能のアクションでは、取得したカレンダー情報をもとに、リマインドメッセージを整形するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数で消費タスクが異なるためご注意ください Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送るチャネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaの特定プロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Outlookのカレンダーに期限を登録する
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■概要
タスク管理ツールのAsanaで新しいタスクが追加された際、その期限を個人のカレンダーに手動で登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、AsanaとOutlookのカレンダーを連携させることが可能であり、特定のプロジェクトにタスクが追加されると、自動でOutlookのカレンダーにタスクの期限が登録されるため、こうしたタスク管理に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとOutlookを併用しており、手作業での情報登録に手間を感じている方 Asanaのタスクの予定をOutlookのカレンダーに自動で反映し、抜け漏れなく管理したい方 チーム全体のタスク管理と個人のスケジュール管理をよりスムーズに連携させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクが追加されると自動でOutlookに予定が登録されるため、カレンダーへの転記作業にかかる時間を短縮できます 手作業によるカレンダーへの登録漏れや、日時・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの期限遵守をサポートします ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」アクションを設定します 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で選択できます Outlookのオペレーション設定では、カレンダーに登録するイベントのタイトルや日時、説明欄に、Asanaから取得したタスク名や期限などの情報を自由に組み込んで設定できます ■注意事項
Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveにPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取り内容をOutlookに通知する
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■概要
請求書や申込書など、日々受け取るPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記したり関係者に共有したりする業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OneDriveにPDFファイルが格納されると、YoomのOCR機能がファイル内容を自動的に読み取り、その結果をOutlookで通知します。PDFからOCRでテキストを抽出する一連の作業を自動化し、手作業による確認や通知の手間をなくし、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveで受け取ったPDFの内容を手作業で確認・転記している方 手作業による転記ミスや、関係者への共有漏れなどの課題を解消したい方 PDFからOCR機能でテキストを抽出するプロセスを自動化し、業務効率を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルが格納されるだけで、OCR処理からOutlookでの通知までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル（例：拡張子がPDFのファイル）の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータ化します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。 分岐機能では、トリガーで取得したファイル名や拡張子などの情報をもとに、後続のオペレーションを動かす条件を自由にカスタマイズできます。 OCR機能では、読み取りたいPDFの項目（例：取引先名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です。 Outlookのメール送信設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を本文に差し込むといったカスタマイズも行えます。 ■注意事項
OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OpenAIを使った自動化例 OpenAIによる自動化は、文章の要約・翻訳・解析などの高度なテキスト処理を業務に組み込めます。リサーチ業務や多言語対応が必要な現場で役立ちます！
入力フォームに回答されたら、OpenAIのアシスタントを使ってテキスト解析し、結果をLINEに通知する
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■概要
入力フォームから寄せられるお問い合わせやアンケートの回答は、一つひとつ内容を確認して要約し、関係者に共有する作業に手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でOpenAIが内容を解析し、要約した結果をLINE公式アカウントに通知することが可能になり、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
入力フォームの回答内容の確認や分類に多くの時間を費やしているご担当者の方 OpenAIを活用して、顧客からの問い合わせに対する一次対応を効率化したい方 手作業による情報共有の漏れや遅延を防ぎ、業務の質を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答の受信から内容の解析、関係者への通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 担当者による内容の解釈のばらつきや共有漏れを防ぎ、業務プロセスを標準化することで、対応品質の均一化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OpenAIとLINE公式アカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションでフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「スレッドを作成」「スレッドにメッセージを追加」「アシスタントを実行」のアクションを順に設定し、フォームの回答内容を解析させます。 次に、待機機能を設定し、OpenAIの処理が完了するまでフローの実行を一時停止させます。 次に、オペレーションでOpenAIの「スレッドの最新の会話を取得」を設定し、解析結果を取得します。 最後に、LINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定し、取得した解析結果を指定の相手に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
LINE公式アカウントでテキストメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたい先のユーザーIDを任意で設定してください。 ■注意事項
OpenAI、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Googleフォームの内容に対する回答をOpenAIで生成してメールを送信する
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■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対して、一件ずつ内容を確認し返信メールを作成する作業は、手間がかかり対応の遅れに繋がることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容を基にOpenAIが最適な回答文を自動で生成し、メールで送信までを完結させることができ、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでの問い合わせ対応において、返信作成業務を効率化したいと考えている方 OpenAIを活用して、顧客への回答文生成を自動化し、対応品質の向上を目指す担当者の方 手作業でのメール返信による対応漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答をトリガーにOpenAIが回答文を生成しメール送信までを自動化するため、返信作成に費やしていた時間を短縮できます。 OpenAIが設定されたプロンプトに基づき回答を生成するため、担当者による回答の質のばらつきを防ぎ、対応品質を均一化できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとOpenAIをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に回答文を生成するようプロンプトを記述します。 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレスを宛先に、OpenAIが生成したテキストを本文に設定して送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OpenAIの「テキストの生成」アクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）を自由にカスタムできます。Googleフォームの回答内容を変数として組み込むことで、より個別最適化された文章を生成できます。 Yoomの「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文などを設定します。前段のGoogleフォームで取得した情報やOpenAIで生成したテキストなどを変数として利用でき、固定の文章と組み合わせることも可能です。 ■注意事項
OpenAI、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Slackに投稿されたメッセージをOpenAIで翻訳し、結果をスレッドに返信する
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■概要
海外のメンバーや顧客とのやり取りで、Slackのメッセージを都度翻訳ツールにコピー＆ペーストする作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、コミュニケーションの速度を低下させる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに投稿されたメッセージをOpenAIが自動で翻訳し、結果をスレッドに返信するため、言語の壁を意識することなくスムーズなコミュニケーションが実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
海外拠点や多国籍のメンバーとSlackで頻繁にやり取りする方 Slackのメッセージを手作業で翻訳しており、手間や時間を削減したい方 OpenAIを活用して、日々のコミュニケーションを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿をきっかけに自動で翻訳と返信が実行されるため、手作業での翻訳やコピペに費やしていた時間を短縮できます。 手動での翻訳作業がなくなることで、原文のコピーミスや翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、円滑なコミュニケーションを支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとOpenAIをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージを翻訳するようプロンプトで指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーとなったメッセージのスレッドに翻訳結果を投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」では、どのようなテキストを作成するかをプロンプトで細かく設定できます。例えば、翻訳する言語の指定や、文章のトーンなどを自由に調整することが可能です。 Slackの「スレッドにメッセージを送る」では、送信先の他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した翻訳結果などの動的な値を埋め込むといったカスタムが可能です。 ■注意事項
SlackとのOpenAIそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで受信した内容をOpenAIで要約して、Gmailで通知する
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■概要
フォームから届くお問い合わせやアンケートの回答は、一つ一つ目を通して内容を把握するのに時間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、フォームで受信したテキスト情報をOpenAIが自動で要約し、その結果をGmailで担当者に通知する仕組みを構築します。GmailとOpenAIを連携させることで、手作業による確認や要約の手間を省き、重要な情報へ素早くアクセスできるようになるため、対応速度の向上にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの問い合わせ対応に追われ、内容把握の効率化を考えているご担当者の方 GmailとOpenAIを連携させ、情報収集やテキストの確認作業を自動化したい方 手作業でのテキスト要約に時間を費やしており、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームで受信後、OpenAIが内容を自動で要約しGmailに送るため、長文を読む時間を短縮し、迅速な状況把握と対応が可能になります。 OpenAIが一定のルールで要約を行うため、担当者による内容理解のばらつきを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとOpenAIをYoomと連携します 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、OpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、フォームの回答内容を要約するように指定します 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約テキストを本文に含めて指定のアドレスに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームに設置する質問項目（氏名、問い合わせ内容など）は、業務内容に合わせて自由に作成・変更が可能です。 Gmailで通知を送るアクションでは、送信先のアドレスを任意で設定できます。担当者個人だけでなく、特定のチームのメーリングリストなどを設定することも可能です。
■注意事項
OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、OpenAIで要約後、Notionに追加する
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■概要
Google Driveにアップロードした請求書や議事録を、都度開いて内容を確認し、Notionに手作業で転記する業務は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけで、AIが自動でファイル内容をOCRで読み取り、ChatGPTで要約した上でNotionへ登録します。定型的な情報収集と記録作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとNotionを連携させ、書類からの情報転記作業を自動化したい方 OCRやAIを活用し、請求書や議事録の内容確認や要約作成を効率化したい方 手作業による情報入力の漏れやミスを減らし、正確なデータ管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加を起点に、OCR、要約、Notionへの記録までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Notion、ChatGPTをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定し、監視したいフォルダを指定します。 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルを対象にOCR処理を実行します。 その後、ChatGPTの「テキストの生成（Chat completion）」を設定し、OCRで読み取ったテキストを要約します。 最後に、Notionの「レコードを追加する」を設定し、生成された要約テキストなどをデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、特定の情報を抽出するよう指示するなど、読み取りの条件をプロンプトで任意に設定できます。 ChatGPTの「テキストの生成（Chat completion）」では、要約の粒度やフォーマット、文字数などをプロンプトで細かく指定し、出力内容を調整できます。 ■注意事項
Google Drive、OpenAI、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
まとめ OutlookとOpenAIの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記や要約作成といった定型業務の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより担当者は、日々大量に届くメールの情報処理から解放されますね。最新の正確な情報にもとづいて、本来注力すべき創造的な業務に集中する環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。ぜひ こちら から無料登録 してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問 Q：OpenAIへの指示（プロンプト）は自由に変更できますか？
A：変更できます。自社のルールや想定した意図に沿った回答になるよう、必要に応じて編集してください。
Q：メールに添付されたファイルの内容も解析できますか？
A：YoomのAIオペレーションであるOCR 機能を用いることで可能です。ファイルの内容をテキスト化してからOpenAIの解析にかけましょう。詳しくは「OCRで文字を抽出」の設定方法
※ご利用プラン
Q：メールの内容に応じて、その後の処理を分岐させることは可能ですか？
A：Outlookのトリガー下に分岐設定を追加することで可能です。例えば特定の差出人や添付ファイルの有無などでフローボットの起動条件を絞り込むことができます。
