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「OpenAIと普段使うアプリを連携して自動化できたらな…」
「OpenAIのChatGPTをもっと上手く業務に組み込みたい！」
このように感じたことはありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">OpenAIと普段使うアプリを連携すること返信文案を自動で作成したり、フォームに届いた問い合わせ自動で要約してくれたりする仕組み</span>があれば、定型業務などが自動化され、時間の節約となるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OpenAIを活用して様々な定型業務を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとOpenAIを連携させ、業務を自動化する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
メール対応の自動化から、CRMのデータ拡充、フォーム回答の処理まで、幅広い活用例を集めました。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールと連携し、受信したメールの内容に応じてOpenAIが文章生成などのアクションを自動で行う</span>ことができるので、メール対応にかかる時間と手間を削減できます！
<span class="mark-yellow">Salesforceなどのデータベース・CRMサービスにデータが追加された際に、その情報を基にOpenAIが新たな情報を生成して追記する</span>といった連携が可能です。拡充や分析を自動化できます。
<span class="mark-yellow">フォームに回答が送信された際、その内容をOpenAIが処理し、画像生成や要約などを行う</span>ことで、アンケート結果の可視化や問い合わせ内容の整理といった作業を自動化しましょう！
それではここから、OpenAIを活用して様々な定型業務を自動化する方法を解説します。
今回は具体的な業務例として、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、OpenAIが返信文の草案を自動で作成し、Microsoft Teamsに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OpenAI／Gmail／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
上記全て終わったらマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
トリガーの起動は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は特定のキーワードを受信した場合のみフローが起動します。
そのため、任意のキーワードを設定しましょう。今回は例として「お問い合わせ」にしました。
ここで、連携したGmail宛てにメールを送信しておきます。その際、設定したキーワードを含んだ内容にしましょう。
今回は以下のような内容にしました。
メールを受信したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功して取得した値が表示され、Gmailのデータが確認できるようになります。
ここまで終わったら画面一番下の「保存する」ボタンを押してください。
※OpenAIは利用方法により、OpenAI社側への支払いが発生する可能性があります。
詳しくは以下をご確認ください。
ChatGPT／OpenAIと連携してできること
次にテキスト生成を行っていきます。「テキストの生成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
AIに指示を出します。「メッセージコンテンツ」に指示の内容を記載ください。今回は以下のように取得した値を挿入しています。
取得した値からの入力は、以下のように行えます。
取得した値は変数のため固定値にならず、受信したメールに応じて変化します。なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
そのほか細かい設定も行えますので、任意で行ってください。
ここまで入力できたらテストボタンを押します。指示した内容に沿った内容が生成され、取得した値に入ればOKです。
画面一番下の「保存する」ボタンを押してください。
次にMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージを送っていきます。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
チームID、チャネルIDをそれぞれを候補から入れます。
通知メッセージの内容も入れていきます。今回は例を参考に以下のように入れました。
メッセージ内にも取得した値を以下のように入れられます。
ここでも取得した値＝変数、テキスト直接入力＝固定値
他にも設定できる項目がありますので、任意で設定してください。
ここまで終わったらテストボタンを押しましょう。テストが成功すればOKです。
該当のMicrosoft Teamsのチャネルも見に行っておきましょう。通知が行われていれば完了です。
ここまで終わったらYoom設定画面一番下の「保存する」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
OpenAIを活用した自動化により、販売管理から情報整理までの業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OpenAIと様々なツールを連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの返信文作成や問い合わせ内容の要約、データ分析といった定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より戦略的で創造的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしAIを活用した自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIが生成した文章の品質を担保するには？
A：今回はAIが作った文章をMicrosoft Teamsに通知しましたが、Microsoft Teamsに通知し、人間がチェックした後で送信するフローを想定しています。このため、通知が行われた後で人によるチェックを挟んでいただくと、より良いお客様対応が行えるかと思います。
Q：Yoomの他にOpenAIのAPI利用料はかかる？
A：ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
OpenAI／API
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：処理が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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