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「OutlookとPipedriveを使っていて、メールで受け取った問い合わせ情報をPipedriveに手動で転記している…」
「毎日の単純作業に時間がかかり、入力ミスや対応漏れが発生しないか不安…」
このように、OutlookとPipedrive間での手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの内容を自動でPipedriveにリードとして登録する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な商談の準備や顧客フォローといったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の定型業務にかかる手間や時間を削減可能です。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとPipedriveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとPipedriveのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたデータ入力を自動化し、業務効率を向上させることが可能です。
例えば、Outlookで受信した問い合わせメールの内容を自動でPipedriveにリードとして登録したり、特定のメールをトリガーに取引を追加することもできます。
ここではこのような自動化を実現できるテンプレートを紹介するので、気になるものがあればぜひクリックしてみてください！
Outlookで特定の件名を持つメール（例：「HPからのお問い合わせ」など）を受信した際に、そのメール本文から顧客名や連絡先などの情報を自動で抽出し、Pipedriveに新しいリードとして登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業によるリード登録の手間と時間を削減し、入力ミスや対応漏れを防ぐ</span>ことで、スムーズなファーストコンタクトを実現できます。
Outlookで特定の件名を含むメールを受信したタイミングで、メールの内容に基づいた情報をPipedriveに新しい取引として自動で追加します。
この自動化は、<span class="mark-yellow">リード登録だけでなく、具体的な商談の初期段階までを自動でセットアップできる</span>ため、営業担当者が手動で取引を作成する手間を省き、すぐに商談活動に集中できる環境を整えます。
それではさっそく、実際にOutlookとPipedriveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとPipedriveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Pipedrive
[Yoomとは]
今回は「Outlookで特定件名のメールを受信したら、Pipedriveでリードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それぞれナビを用意しているので、同じ手順で操作してみてくださいね！
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ここで事前準備として、Yoomでの連携テストを行う際に必要になるため、Outlookで特定件名のメールを受信しておきましょう。
今回はテスト用に、件名に特定のキーワード「問い合わせ」を含む以下のメールを受信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でOutlookをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定の件名のメールを受信したこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、テスト用のメールを受信したフォルダを選択しましょう。
テスト用に受信したメールの件名に含まれるキーワードを入力しましょう。
今回は「問い合わせ」を設定しました。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookで受信した特定の件名のメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、後続ステップでAIによるデータ抽出を行います。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
対象のテキスト
Outlookのトリガーイベントとして取得したメール内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでOutlookから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はデフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで使用することができます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
Pipedriveでは「人物」「組織」「リード」が独立したデータ構造になっており、リードは必ず人物や組織と紐づけて作成する必要があります。
そのため今回の自動化フローでも、人物追加 → 組織追加 → リード作成とステップを分けて処理していきます。
まずは「人物を追加」をクリックしましょう。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Pipedriveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
name
追加する人物の設定をしましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップにて抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがPipedriveに登録されてしまうので注意が必要です。
email
こちらもnameと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でPipedriveに人物が追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらPipedriveの画面を開き、人物が実際に追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り追加されていました。
Yoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
続いて、「組織を追加」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Pipedriveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
name
作成する組織の名前を設定しましょう。
入力欄をクリックすると前のステップにて抽出した値が表示されるので、選択して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で組織が追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらPipedriveの画面を開き、組織が追加されているのか確認してみましょう。
下記の通り、組織が追加されていました。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
ステップ5（人物の追加）とステップ6（組織の追加）で取得した値person_idとorganization_idを利用し、それぞれを紐づけた新規リードを作成します。
「リードを作成」をクリックしましょう。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Pipedriveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
title
作成するリードのタイトルを設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでテキストから抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
以下のように、任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることも可能です。（テキスト部分は固定値、取得した値を活用した部分は変動する値となります）
person_id、organization_id
こちらもtitleと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
それぞれ対応する値を設定しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でPipedriveにリードが作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらPipedriveの画面を開き、リードが実際に作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookで特定件名のメールを受信したタイミングで、そのメール本文から抽出した顧客情報が自動でPipedriveにリードとして作成されるようになります。
実際に特定件名のメールをOutlookで受信し、Pipedriveにリードが作成されるかを確認してみましょう。
今回はOutlookからPipedriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にPipedriveからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Pipedriveでのアクションをきっかけに、Outlookから自動でメールを送信することで、顧客への迅速なフォローや社内での情報共有を効率化できます。
Pipedriveに新しいリードが追加されたことをトリガーとして、Outlookから自動でサンクスメールや資料送付メールを担当顧客に送信します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">リード獲得後のファーストコンタクトを素早く自動で行える</span>ため、顧客体験の向上と営業機会の損失防止に繋がります。
Pipedriveで新しい取引（ディール）が作成された際に、関連する社内メンバーや上長宛に、その取引情報を記載した通知メールをOutlookから自動で送信します。
この連携は、<span class="mark-yellow">手動での報告や情報共有の手間を省き、チーム全体で案件の発生をスムーズに把握できる</span>ため、スムーズな連携体制の構築に貢献します。
OutlookやPipedriveのAPIを活用することで、メール対応や顧客管理、営業活動の効率化が実現できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、日常の業務にぜひご活用ください！
Outlookを活用した自動化では、メールから顧客情報を抽出してCRMに登録したり、特定の条件で通知やリマインドを行う仕組みを構築できます。これにより、営業担当者やカスタマーサポートが手作業で行っていた入力や確認業務を削減でき、スムーズな顧客対応につながります。
Pipedriveによる自動化は、リードや取引情報を他システムと連携させることで営業活動を効率化します。例えば、問い合わせや新規リードの発生を社内で共有したり、外部ツールと同期させることで、情報の一元管理が可能です。営業チームの作業負荷を軽減し、顧客対応スピードの向上にも貢献します！
OutlookとPipedriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからのリード情報転記作業の手間をなくし、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者はリード獲得後すぐに正確な情報に基づいてアプローチを開始でき、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや商談準備に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：件名以外の条件で自動化できますか？
A：はい、可能です。設定方法は以下のとおりです。
分岐の設定方法はこちらもご確認ください。
1.フローボットで、トリガーアクション下の＋ボタンをクリックし分岐設定を追加
2.取得した値の項目から、分岐条件に利用する項目を設定します。
例えば「特定の差出人」から届いたメールを条件にしたい場合はfrom（メールアドレス）を利用します。
また、メール本文に「資料送付」などの特定キーワードを含む場合のみ分岐させたい場合は本文を条件項目として設定しましょう。
3.先ほど選択した項目から分岐条件を設定しましょう。
今回は例として、分岐条件を「メール本文に資料送付というキーワード含む場合」として、以下のとおり設定しました。
この設定により、本文に「資料送付」という値を含むメールを受け取った場合にのみ、フローボットが起動するように設定できます。
Q：連携が途中で失敗した場合の通知は？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：共有メールボックスでも利用できますか？
A：可能です。
マイアプリ連携時に、社内などで共有しているアカウント（例：info@など）を選択してください。
フローボットごとに用途にあわせたアカウントを使用することで、個人用と代表用などの運用を柔軟に分けることが可能です。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
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