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働き方が多様化する近年、リモートワークも珍しくなくなりましたよね。
そのため、仮想オフィスへログインして出勤しているという人もいるのではないでしょうか。
ここで1つ頭を悩ませるのは、従来通りの現実世界での出勤と異なり、誰が出勤しているのか、いつ頃誰が退勤したのか、パッと見でわかりにくいというもの。
また、通常であればオフィスへの出勤時は「おはようございます」などの挨拶を行いますが、仮想オフィスでは難しいですよね。
このようなお悩みを抱えているのであれば、仮想オフィスのoviceと、リモートワークでも使いやすいDiscordを連携してみましょう。
oviceとDiscordを連携することで、oviceの入退室のログをDiscordに残せるようになり、メンバーの出退勤を把握しやすくなります！
画像付きで詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
oviceで入退室したらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.仮想オフィスを導入している企業の管理者
・仮想オフィスでの入退室を管理している人事担当者
・リモートワークを推進している中小企業の経営者
2.連絡用のツールとしてDiscordを使用している方
・日常的なやり取りをDiscordで行っているチーム
・仮想オフィスへの入退室の状況をDiscordで確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
oviceは仮想オフィスでの入退室情報の管理に適したツールです。
しかし、チームメンバーとコミュニケーションを取りたい場合、都度ステータスを確認する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートを使うことで、チームメンバーの入退室情報をDiscordからリアルタイムで確認できるため、効率的にコミュニケーションを取ることができます。
また、入退室情報がDiscordのチャット履歴として残るため、業務時間の管理や業務のフォローもしやすくなり、プロジェクトの進行がスムーズになります。
■注意事項
・ovice、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
ここからは、oviceの入退室をDiscordにリアルタイム通知するフローについて紹介していきます。
まずは下記の手順に従い、Yoomの登録を完了させましょう。
試用期間も用意しているため、お試しでご利用いただけます！
画像のような表示がされたら画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
これからoviceとDiscordをYoomと連携させます。これを「マイアプリ連携」と呼びます。
はじめに、oviceをYoomと連携しましょう。
右上の「新規作成」を選択し、検索窓に「ovice」と入力しましょう。
画像の赤枠の内容に従い設定をしていきます。
oviceのサイトからアクセストークンとクライアントIDを取得し、入力しましょう。
詳しくはこちらをご覧ください。
必須項目をすべて埋めたら、右下の追加を押します。
続けて、Discordの設定を行います。
右上の新規接続ボタンより「Discord」を検索しましょう。
必須項目を埋めていきます。
アクセストークンはこちらから取得してください。
その他の設定に関しましては、こちらをご覧ください。
入力後、右下の追加ボタンをクリックすると連携完了です。
oviceとDiscordの連携は以上となります。
次は、テンプレートを活用し、フローボットの設定を行います。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
oviceで入退室したらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.仮想オフィスを導入している企業の管理者
・仮想オフィスでの入退室を管理している人事担当者
・リモートワークを推進している中小企業の経営者
2.連絡用のツールとしてDiscordを使用している方
・日常的なやり取りをDiscordで行っているチーム
・仮想オフィスへの入退室の状況をDiscordで確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
oviceは仮想オフィスでの入退室情報の管理に適したツールです。
しかし、チームメンバーとコミュニケーションを取りたい場合、都度ステータスを確認する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートを使うことで、チームメンバーの入退室情報をDiscordからリアルタイムで確認できるため、効率的にコミュニケーションを取ることができます。
また、入退室情報がDiscordのチャット履歴として残るため、業務時間の管理や業務のフォローもしやすくなり、プロジェクトの進行がスムーズになります。
■注意事項
・ovice、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
Yoomの画面に戻り、左側のメニューから「【コピー】oviceで入退室したらDiscordに通知する」を選択します。
2.oviceのアイコンの「入退室したら」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。
3.Webhookイベント受信設定
画像の内容に従いWebhookの設定を行いましょう。
この設定を行うことで、oviceへの入退室がリアルタイムでDiscordへ通知されるようになります。
設定の際、赤枠の内容をご確認ください。
また、oviceで行われたどのような内容をDiscordに通知したいのかといった設定については、こちらからご確認いただけます。希望の設定を行ってください。
oviceでのWebhookの設定が完了したら、実際に入室や退室などを行いましょう。
その後Yoomの画面に戻り、テストのボタンをクリックします。テストが成功したらoviceの設定は完了です。
1.Discordのアイコンの「トークルームにメッセージを送信」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。
2チャンネルIDを入力する
赤枠の内容に従って、oviceの入退室を通知したいDiscordのチャンネルを入力しましょう。
3.メッセージを決める
oviceの入退室について知らせるメッセージの詳細を入力していきます。
ボックスの中にカーソルを合わせ、クリックします。
oviceのアイコンの項目を選択してください。
先ほどoviceの設定の際にテストを行ったため、oviceのデータを選択できるようになっています。
Discordに通知したい内容をクリックし、選択していきましょう。
4.レイアウトを整える
今回は入室の通知を想定してメッセージを作成しました。画像のように文章を付け加えることにより、見やすくなります。
メッセージの内容を決めたらテストを実行し、保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でoviceとDiscordを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
oviceで入退室したらDiscordに通知する
■概要
oviceで入退室したらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.仮想オフィスを導入している企業の管理者
・仮想オフィスでの入退室を管理している人事担当者
・リモートワークを推進している中小企業の経営者
2.連絡用のツールとしてDiscordを使用している方
・日常的なやり取りをDiscordで行っているチーム
・仮想オフィスへの入退室の状況をDiscordで確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
oviceは仮想オフィスでの入退室情報の管理に適したツールです。
しかし、チームメンバーとコミュニケーションを取りたい場合、都度ステータスを確認する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートを使うことで、チームメンバーの入退室情報をDiscordからリアルタイムで確認できるため、効率的にコミュニケーションを取ることができます。
また、入退室情報がDiscordのチャット履歴として残るため、業務時間の管理や業務のフォローもしやすくなり、プロジェクトの進行がスムーズになります。
■注意事項
・ovice、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
本日ご紹介した連携以外にもoviceやDiscordのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
oviceで入退室が行われたら勤怠管理アプリに打刻情報を登録する
oviceで入退室が行われたらSmartHRやfreee人事労務などに自動で打刻情報を登録します。
■概要
バーチャルオフィスでの勤務後、勤怠システムでの退勤打刻を手間に感じたり、忘れてしまったりすることはないでしょうか。特にoviceとKING OF TIMEを併用している場合、この二重操作は日々の小さなストレスになりがちです。このワークフローを活用すれば、oviceのスペースから退室するだけでKING OF TIMEの退勤打刻が自動で完了し、こうした打刻漏れや手間の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
oviceで入退室が行われたらfreee人事労務に打刻情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の勤怠管理を効率化したい方
2.oviceを利用してリモートワークやハイブリッドワークを行っている方
3.freee人事労務を活用して勤怠データを管理している方
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務を使用することで、入退室情報を一元管理でき、人事労務管理が効率化されます。
・勤怠情報がリアルタイムで記録され、手動入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・ovice、freee人事労務それぞれとYoomを連携してください。
■概要
oviceで入退室が行われたらHRMOS勤怠に打刻情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の勤怠管理を効率化したい方
2.oviceを利用してリモートワークやハイブリッドワークを行っている方
3.HRMOS勤怠を活用して勤怠データを管理している方
■このテンプレートを使うメリット
・勤怠情報がリアルタイムで記録され、手動入力の手間を省くことができます。
・入退室情報が自動的に記録されるため、リモートワーク中の稼働状況を透明に管理できます。
■注意事項
・ovice、HRMOS勤怠それぞれとYoomを連携してください。
データベースにレコードが追加されたらoviceに通知する
Google スプレッドシートなどにレコードが追加されたら、oviceに自動で通知します。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の情報共有を行うチームの方
・コメント機能を活用し、シートに直接指示を追加するリーダー
2.oviceを活用して業務を行う企業
・バーチャルスペースをリモートワークで活用しているチーム
・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、リモートワークを行うチームの情報共有に有効的なツールです。
さらにoviceを使用しリモートワークの環境を整え、円滑に業務を進行します。
しかし、Google スプレッドシートでの情報の追加を手作業で通知しなければならないのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
手作業による手間を省き、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートで情報が追加されたら自動でoviceに通知するため、手入力による手間を省きます。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
Web会議終了後に、議事録化した内容やレコーディングURLをDiscordに通知する
Google MeetやZoomでWeb会議終了後に、議事録化した内容やレコーディングURLをDiscordに自動で通知します。
■概要
このフローでは、Google Meetの音声を自動でテキスト化し、議事録としてまとめた後、Discordに自動通知します。これにより、手作業での議事録作成や情報共有の手間を省き、効率的に会議内容をチームと共有することが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、にレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体へのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
カレンダーの今日の予定やタスクの期限をDiscordにリマインドする
Googleカレンダーの今日の予定やNotionのタスクで今日が期限のものなどをDiscordに自動でリマインドします。
■概要
毎朝、その日のスケジュールを確認するためにGoogleカレンダーを開き、チームメンバーに共有するためにDiscordへ手動で投稿していませんか？この定型的な作業は、日々の業務の中で意外と時間を要するものです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーから今日の予定を自動で取得し、指定したDiscordチャンネルへ通知できます。毎日の予定共有を自動化し、スムーズな一日をスタートさせましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方
・社員の募集、面接、入社手続きを担当している人事部の方
・帳票業務のスケジュールをGoogleスプレッドシートで管理している経理部の方
2.主要なコミュニケーションツールとしてDiscordを使用している方
・承認や手続きの業務でDiscordを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは、チーム内で1つのシートを共同編集できるため、タスク管理に適したツールです。
しかし、Googleスプレッドシートの情報の手動通知は、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
Googleスプレッドシートの情報共有に関する通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
当日期限のタスクを特定の時間に通知することができるため、タスクの対応漏れやメンバー間の認識のズレを防止し、業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionでスケジュール管理している方
・プロジェクトの作業スケジュールを管理しているプロジェクトリーダー
・当日締切のタスクを日々共有している広報チームの担当者
2.Discordでのやり取りを日常的に行っている方
・Discordで情報共有を行っているチームメンバー
・業務のやり取りでDiscordを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionデータベースでタスク管理をしている場合、本日期限のタスクを都度検索するのは手間です。
また、各メンバーにタスクの共有をする際に共有漏れがあるとチーム全体の進捗に影響を及ぼしてしまうリスクがあります。
このテンプレートは、Notionデータベースから本日期限のタスクを一括でDiscordに通知することができます。
一括で通知することで各メンバーに手動で通知する必要もなくなり、その日やるべきタスクがチーム間で明確になります。
通知内容に対して、各メンバーからタスク完了連絡を受け取ることで進捗管理も楽になり、管理業務の負担を減らすことも可能です。
■注意事項
・Notion、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの回答内容をDiscordに通知する
GoogleフォームやHubSpotのフォームなどに回答が送信されたら、Discordに自動で通知します。
■概要
Wixフォームで受け付けた問い合わせや申し込みについて、担当者への共有が遅れたり、対応が漏れてしまったりすることはないでしょうか。手動で内容を確認し、都度チームに通知するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されると同時に、Discordの指定チャンネルへ自動で通知が届くため、スムーズな情報共有と対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotでフォームが送信されたらDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを使ってリード情報管理や顧客対応を行っている方
・リード情報の収集や問い合わせ受付のフォームをHubSpotで作成している方
・フォーム送信後のフォローアップを迅速化したい方
・手動でのデータ転記や連絡の手間を省きたい方
2. 業務でDiscordを利用している方
・Discordを使ってチームのコミュニケーションをとっている方
・他のアプリからの情報をDiscordで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用することで、フォームの回答情報をスムーズに共有できます。マーケティング担当者によるデータ分析、営業担当者によるリードへのアプローチ、カスタマーサポート担当者による問い合わせ対応など、それぞれのフォローアップの迅速化が可能になります。また、自動通知によって転記が不要となるため、入力ミスや連絡漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・HubSpot、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記や共有は、対応の遅れや情報伝達の漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容が自動でDiscordに通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
リモートワークでは、今現在誰が出勤中なのか把握しにくいというデメリットが存在します。
そのため、質問したい場合などは、相手の在籍確認を行わなければなりませんよね。
oviceとDiscordの連携は、このようなマイナス点を払拭することができるはずです。
入退室の通知がDiscordに自動で届くことにより、誰がいつ頃稼働しているのか把握できれば、必要なタイミングで無駄なくコミュニケーションがとれるのではないでしょうか。
仕事の進捗状況を確認したり、タスクについて質問をしたりなど、業務上必須ともいえる会話が行いやすくなるため、リモートワークであっても効率的に仕事を進めやすくなるはずです。
リモートワークは相手の顔が見えず、本当にメンバーが出勤しているのか、また、仕事をしているのかわからなくなることはありませんか？
そういった場合にもoviceとDiscordの連携は有効と言えます。
リアルタイムで入退室の通知が届くため、休憩や外回りでの外出のタイミングも察知でき、チームが稼働していることを実感しやすくなります。
これにより、リアルのオフィスに出勤している時と同じように、メンバーの動向を感じ取れるため、家で黙々と作業をしていても、オフィスの臨場感を味わえるでしょう。
入退室の通知が届くことにより、チームの稼働率が把握しやすくなり、リモートワークでもコミュニケーションが活発に行えるようになるはずです。
さらに、入退室のログが残せることで、リーダーや人事部が出勤状況を確認しやすくなるというメリットもあります。
Yoomはノーコードでアプリ連携が可能で、非エンジニアの方でも簡単に業務フローの自動化が実現できます。この機会にぜひお試しください。
