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家で仕事ができるリモートワークは、気兼ねなく黙々と作業ができるうえ、通勤の必要もないというメリットがあると言えます。
しかし一方で、メンバーと顔を合わせて仕事をすることができないため誰が出勤しているのか確認しにくく、コミュニケーションが取りにくいというデメリットも存在します。
今回はこのようなリモートワークにおけるコミュニケーションのとりにくさを改善するため、仮想オフィスのoviceと、スマホで気軽に使用できるTalknoteを連携させてみました！
oviceとTalknoteを連携することで、oviceの入退室をTalknoteに即時通知できるようになります。
まずは、これによりどのようなメリットがあるのか、2つ紹介しましょう。
入退室をしたメンバーがいると、その都度Talknoteにリアルタイムで通知が届くようになります。
メンバーの出勤状況がわかりにくいリモートワークであっても、誰がどのタイミングで入退室したのか確認しやすくなるでしょう。
これにより、出勤中のメンバーが関わるタスクを優先したり、休憩から戻ってきたタイミングで業務上の会話を投げかけたりといった、コミュニケーションとタスク処理の効率化が期待できます。
仕事の話をしたいメンバーがoviceにいるのかわかりやすくなるため、時間の無駄を省くことができるでしょう。
リモートワークであっても、取引先との商談や打ち合わせは通常通り顔を合わせて行う場合がありますよね。
また、出張や現地視察といった業務は、外出が必須となります。
このような外出中にメンバーに確認をとらなければならない場合、通常であれば、実際のオフィスに電話をかけるとチームに繋いでもらうことが可能です。
しかし、リモートワークの場合はそうはいきません。
メンバーへ直接連絡をすることとなるため、まずはじめに連絡をしたい相手が出勤中か否かといった確認をとる必要があります。
確認を取らずに連絡をしてしまうと、休憩中であったり、オンラインミーティング中といったタイミングにバッティングする可能性があります。これでは、相手に負担をかけてしまいかねません。
特に急ぎの場合、oviceに入室しているのか確認する手間も惜しいでしょう。
oviceへの入退室がスマホでも手軽に使用できるTalknoteに通知されれば、このような問題を払拭しやすくなります。
[Yoomとは]
ここからは、oviceの入退室をTalknoteに即時通知するフローについて紹介していきます。
まずは下記の手順に従い、Yoomの登録を完了させましょう。
試用期間も用意しているため、お試しでご利用いただけます！
1.下のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回使用するフローボットテンプレート
oviceで入退室したらTalknoteに通知する
■概要
バーチャルオフィスoviceでのメンバーの入退室状況を、都度確認してTalknoteで報告するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での報告ではタイムラグが発生し、リアルタイムでの状況把握が難しい場面もあります。
このワークフローを活用すれば、oviceでの入退室をトリガーに、指定したTalknoteのスレッドへ自動で通知できます。oviceとTalknoteを連携させることで、こうしたコミュニケーションの手間を解消し、チームの状況をスムーズに共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
画像のような表示がされたら、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
これからoviceとTalknoteをYoomと連携させます。これを「マイアプリ連携」と呼びます。
はじめに、oviceをYoomと連携しましょう。
右上の「新規作成」を選択し、検索窓に「ovice」と入力しましょう。
画像の赤枠の内容に従い設定をしていきます。
oviceのサイトからアクセストークンとクライアントIDを取得して、入力しましょう。
詳しくはこちらをご覧ください。
必須項目をすべて埋めたら、右下の追加を押します。
続けてTalknoteの設定を行います。
右上の新規接続ボタンより「Talknote」を検索しましょう。
クライアントIDとクライアントシークレットを入力していきます。
くわしくはTalknoteのAPIページをご覧ください。
必須項目を入力後、右下の追加ボタンをクリックすると連携完了です。
oviceとTalknoteの連携は以上となります。
次からは先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行います。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
バーチャルオフィスoviceでのメンバーの入退室状況を、都度確認してTalknoteで報告するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での報告ではタイムラグが発生し、リアルタイムでの状況把握が難しい場面もあります。
このワークフローを活用すれば、oviceでの入退室をトリガーに、指定したTalknoteのスレッドへ自動で通知できます。oviceとTalknoteを連携させることで、こうしたコミュニケーションの手間を解消し、チームの状況をスムーズに共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
Yoomの画面に戻り、左側のメニューから「【コピー】oviceで入退室したらTalknoteに通知する」を選択します。
2.oviceのアイコンの「入退室したら」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。
4.Webhookイベント受信設定
画像の内容に従いWebhookの設定を行いましょう。
この設定を行うことで、oviceへの入退室がリアルタイムでTalknoteへ通知されるようになります。
設定の際、赤枠の内容をご確認ください。
また、oviceで行われたどのような内容をTalknoteに通知したいのかについては、こちらからご確認いただけます。希望の設定を行ってください。
oviceでのWebhookの設定が完了したら、実際に入室や退室などを行いましょう。
その後Yoomの画面に戻り、テストのボタンをクリックします。テストが成功したらoviceの設定は完了です。
1.Talknoteのアイコンの「トークルームにメッセージを送信」を開く
タイトルやトリガーアクションの設定は完了しているため、次へをクリックします。
2スレッドIDを入力する
ボックスの中をクリックすると、画像のようにスレッドが一覧表示されます。
oviceで入退室があったことを通知したいTalknoteのスレッドを選びましょう。
3.メッセージを決める
oviceの入退室について知らせるメッセージの詳細を入力していきます。
ボックスの中にカーソルを合わせ、クリックします。
oviceのアイコンの項目を選択してください。
先ほどoviceの設定の際にテストを行ったため、oviceのデータを選択できるようになっています。
Talknoteに通知したい内容をクリックし、選択していきましょう。
4.レイアウトを整える
今回は入室の通知を想定しメッセージを作成しました。画像のように文章を付け加えることにより、見やすくなります。
メッセージの内容を決めたらテストを実行し、保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でoviceとTalknoteを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
oviceで入退室したらTalknoteに通知する
■概要
バーチャルオフィスoviceでのメンバーの入退室状況を、都度確認してTalknoteで報告するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での報告ではタイムラグが発生し、リアルタイムでの状況把握が難しい場面もあります。
このワークフローを活用すれば、oviceでの入退室をトリガーに、指定したTalknoteのスレッドへ自動で通知できます。oviceとTalknoteを連携させることで、こうしたコミュニケーションの手間を解消し、チームの状況をスムーズに共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもoviceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.oviceで入退室したらLINEに通知する
今回のフローボットのLINEバージョンもご用意しています。プライベートでもなじみのある使い慣れたアプリを使用したい場合におすすめです。
■概要
バーチャルオフィスoviceを導入しているものの、メンバーの在席状況をリアルタイムで把握しきれず、確認に手間がかかることはないでしょうか。また、都度手作業でチームに状況を共有するのは、手間がかかり報告漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、oviceでの入退室をトリガーにして、LINE公式アカウントに自動で通知を送信するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.oviceで入退室が行われたらHRMOS勤怠に打刻情報を登録する
入退室に合わせてHRMOS勤怠に打刻情報を登録できます。タイムカードの押し忘れ防止となるでしょう
■概要
oviceで入退室が行われたらHRMOS勤怠に打刻情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の勤怠管理を効率化したい方
2.oviceを利用してリモートワークやハイブリッドワークを行っている方
3.HRMOS勤怠を活用して勤怠データを管理している方
■このテンプレートを使うメリット
・勤怠情報がリアルタイムで記録され、手動入力の手間を省くことができます。
・入退室情報が自動的に記録されるため、リモートワーク中の稼働状況を透明に管理できます。
■注意事項
・ovice、HRMOS勤怠それぞれとYoomを連携してください。
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたらoviceに通知する
チームで管理しているGoogle スプレッドシートが更新されるとoviceに通知されるため、見落としを防げるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらoviceに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートでアプリのアカウント情報を管理するチームの方
・同じシートを同時に編集し業務効率化を目指すリーダー
2.oviceを活用して業務を行う企業
・リモートワークでバーチャルスペースを活用しているチーム
・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、最新の情報をいち早くチーム内に共有するために有効的なツールです。
さらにoviceを使用することで、リモートワークを円滑に行う環境を整えます。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報を毎回手動で通知するのは、非効率的で時間がかかります。
情報の更新をいち早くチーム内に共有し、業務進行をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで情報の更新が行われたら、oviceに自動で通知するため、リモートワークを行うチームでも情報の通知の手間をなくします。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
リモートワークは、チームメンバーの稼働状況が把握しにくいとコミュニケーションをとりづらいというデメリットが存在します。
しかしそのようなデメリットも、今回のようなアプリ連携を導入すると解消される可能性があるでしょう。
マイナス点が解消されればメリットの価値がより大きくなり、作業がしやすい環境を整えられるようになるはずです。
Yoomでは他にもさまざまなアプリ同士の連携を行えるので、この機会にぜひお試しください。
