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特許調査や侵害の可能性を確認する業務において、
「膨大な情報の中から関連特許を探し出すのに時間がかかりすぎる…」「手作業での確認では見落としが心配…」「専門的な内容の確認に多くのリソースを割かれて、他の重要な業務が進まない…」
といった悩みを抱えていませんか？
このような特許関連業務は、専門性と正確性が求められる一方で、非常に時間と手間がかかる作業ですよね。
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">AIを活用して関連書類を解析し、特許侵害の可能性を自動でスクリーニング、その結果を関係者に迅速に共有できる仕組み</span>です。
これを活用することで、これらの課題から解放され、より戦略的な知財活動や研究開発に注力する貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にでき、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して特許侵害の可能性を確認する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールをトリガーとして、AIによる特許侵害の確認プロセスを自動化し、その結果をチャットツールへ通知する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この自動化により、煩雑な確認作業から解放され、迅速かつ効率的な対応が可能になるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailで特許関連の書類を受信した際に、OCRでテキスト情報を抽出し、AIが特許侵害の可能性を分析、その結果をDiscordなどのチャットツールへ自動で通知する</span>ことができます。
メールを起点としたスムーズな情報共有と迅速な意思決定を実現し、確認漏れのリスク低減が期待できます。
<span class="mark-yellow">Boxに特許関連の書類がアップロードされた際に、同様にOCRとAIを用いて特許侵害の可能性を分析し、結果をSlackなどのチャットツールへ自動通知する</span>こともできます。
チーム内での情報共有を円滑にし、ドキュメント管理と連携した効率的な確認フローを構築できるでしょう。
<span class="mark-yellow">Googleフォームで特許に関する情報や書類の提出を受け付けた際に、その内容を基にAIが特許侵害の可能性を判断し、Microsoft Teamsなどのチャットツールへ自動で通知する</span>ことも可能です。
外部からの問い合わせや情報提供に対しても、迅速かつ体系的な対応フローの確立をサポートします。
それではここから例として、「Gmailで書類を受信したら、OCRで読み取りAIで特許侵害を確認し、Discordに通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Gmailのマイアプリ登録】
検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。
「Sign in with Google」をクリックして、Yoomと連携するGmailアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Gmailへの権限を全て許可してください。
【Discordのマイアプリ登録】
先ほどと同様に、検索窓にDiscordと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「アカウント名」は管理用の値を任意で入力し、「アクセストークン」はYoomと連携するDiscordアカウントから取得して入力しましょう。入力後「追加」をクリックしたら、連携完了です！
※Discordのマイアプリ登録について、詳しくはこちらをご参照ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次にアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「キーワード」に、フローを起動するきっかけとなるキーワードを設定します。
「特許確認」など、活用シーンに合わせて自由に設定してくださいね！
ここで設定したキーワードに一致するメールを受信した際に、フローボットが起動するようになります。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
特許確認用のテスト書類を添付した状態で、「キーワード」に設定した値を含むメールを送信してください。
メールを送信したらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、先ほどテスト送信したメールの内容が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認してくださいね！
確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
続いて、OCRを使って、Gmailで受信したファイルから文字を読み取る設定をしていきます。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください。
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用する業務内容に合わせて選択します。
デフォルトでは、「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、フローを活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
・ファイルの添付方法：Gmailで受信したファイルを使うので、下図のように設定してください。
・抽出したい項目：ファイルから抽出したいテキストデータの項目を設定します。「会社名」や「日付」など、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回は「全文」を抽出して後続のフローで特許侵害をチェックしていくので、下図のように設定しています。
・使用するAI：文字の読み取りに使用するAIを選択します。
・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。
日本語のファイルデータから文字を読み取る場合は「日本語」を、英語の場合は「英語」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目が、正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
続いて、ステップ4で抽出したテキストデータを使って、特許侵害をチェックする設定を行います。
「特許侵害をチェックする」をクリックしてください。
こちらも同様にタイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が設定されていますが、下図から自由に選択できますよ！(500文字以内のプロンプトを設定できます。)
設定が完了したら「次へ」をクリックし、詳細設定に進みましょう。
生成AIを利用して特許侵害をチェックするので、AIへの指示内容を「プロンプト」に設定していきます。
ステップ4で抽出したテキストデータと、毎回同じテキストを使用する定型文を使って自由に設定してみてくださいね！
今回は下図のように設定しました。
「言語」には、生成するテキストの言語を指定します。
特に指定がなければ、プロンプトの言語に合わせて生成されますよ！
活用シーンに合わせて他言語でもテキストを生成できるので、お好みで設定してみてください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ4で抽出したテキストデータを基に、特許侵害のチェックが正常に行われたことを確認しましょう。
※回答がイマイチだな…と感じた場合は、プロンプトを編集して再度試してみてくださいね！
最後に、ステップ5で行った特許侵害のチェック結果を、Discordに送信する設定を行います。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、API接続設定です。
「チャンネルID」に、特許侵害のチェック結果を送信するチャンネルを設定してください。
入力欄下に記載されている注釈を参考に、手入力してくださいね！
「メッセージ内容」には、送信するメッセージの内容を自由に設定します。
「特許侵害の結果が生成されました。」など定型的な文章は直接入力し、特許侵害チェックの生成結果を引用する部分はアウトプットを使って設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際に「チャンネルID」に指定したチャンネル宛に、特許侵害のチェック結果が届いていることを確認してくださいね！
確認後は「保存する」を押して設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Gmailで書類を受信したら、OCRで読み取りAIで特許侵害を確認し、Discordに通知する」フローの作成手順でした！
今回紹介したフローボット以外にも、Yoomには様々なテンプレートがあります。
業務に合わせて利用してみてください!
いかがでしたか？AIを活用して特許侵害の確認プロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた膨大な書類の確認や専門的な判断にかかる時間と労力を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる見落としリスクを軽減できるでしょう。</span>これにより、知財担当者や研究開発者は、より創造的で戦略的な業務に集中できる環境が整い、企業の競争力強化に貢献します。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
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