生成AIでの個人情報管理：リスクを避けるための安全対策と設定ガイド

生成AIは、日々の業務を効率化する上で欠かせない存在となっていますが、個人情報や機密情報の取り扱いについては、多くのユーザーや企業が慎重な判断を迫られています。

本記事では、生成AIにおける個人情報のリスクを整理し、安全に活用するための設定や対策について解説します。

💡生成AI利用における個人情報の取り扱いが注目される理由

  生成AIの普及により、誰もが簡単に高度なテキスト生成や分析を行えるようになりました。

その一方で、AIに入力したデータがどのように処理され、どこへ保管されるのかという点への関心が高まっています。

特に、入力した内容がAIモデルの学習に利用され、将来的に他者への回答として意図せず出力されてしまうリスクは、企業にとって無視できない課題です。社会的信用の維持とガバナンスの観点から、適切な知識に基づいた運用が求められています。

✨Yoomは生成AIへの機密情報入力を自動でマスキングできます

👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

生成AIを業務に組み込む際、セキュリティの不安を解消する一つの手段が「自動化による制御」です。Yoomを活用すれば、AIにデータを渡す前に、特定の個人情報や機密情報を自動で検知し、伏せ字（マスキング）にしてから処理を行うワークフローを構築できます。

これにより、人間が誤って機密情報を入力してしまうミスを防ぎながら、AIの利便性を最大限に引き出すことが可能です。以下のテンプレートを活用して、安全な自動化を体験してみましょう。

Discordの投稿内容をAIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する

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■概要

Discordでの活発な議論や情報共有は有益ですが、後から内容を追いかけたり、重要な情報をGoogle ドキュメントに手作業でまとめたりする業務に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへの投稿をトリガーに、AIが自動で内容を要約し、指定のGoogle ドキュメントへテキストを追加します。これにより、議事録作成やナレッジ共有にかかる工数を削減し、情報資産の蓄積を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordの議論をGoogle ドキュメントで議事録として管理しているコミュニティマネージャーの方
• Discordでの情報共有が多く、内容の要約と整理に時間をかけているプロジェクトリーダーの方
• DiscordとGoogle ドキュメントを連携させて、情報ストックの自動化を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordへの投稿が自動で要約されGoogle ドキュメントに記録されるため、手作業での転記やまとめ作業にかかる時間を短縮することができます
• 手作業による情報の転記漏れや、要約時の重要なポイントの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、Discordの投稿メッセージを取得します
4. 続けて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します
5. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントに追加するテキストは、AIの要約結果だけでなく、Discordの投稿者名や投稿日時など、トリガーで取得した情報を自由に組み合わせて設定してください
• AI機能で要約するアクションでは、要約後の文字数を任意で指定することが可能です。用途に応じて適切な文字数に調整してください

■注意事項‍

• DiscordとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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メールが届いたら、AIでメール内容を取得・要約してGoogle Chatに通知する

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■概要‍

新しいメールを受信したら、メールの文面からAIで内容を取得・要約して、Google Chatに通知するフローです。

AIによるデータ抽出を活用することで、メール内の名前・住所・メールアドレスなどの取得において、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。

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■注意事項‍

・Google ChatとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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🤔生成AIに個人情報を入力する際に注意すべきリスク

  生成AIに個人情報を入力することには、主に以下の3つのリスクが伴います。

• 学習モデルへの転用:
  多くの生成AIサービスでは、デフォルトの設定において、ユーザーの入力内容を「サービスの向上（学習）」のために利用します。これにより、入力した機密情報がAIの知識の一部となり、第三者のプロンプトに対して回答として提示される可能性がゼロではありません。
• プロンプト経由の意図しない情報流出:
  従業員がリテラシー不足から、顧客名や会議の議事録、未発表の社内プロジェクト名などをそのままAIに入力してしまうことで、外部のクラウド環境に情報が送信されてしまいます。
• 法的・社会的リスク:
  日本の個人情報保護法では、個人情報の「利用目的の特定」や「本人の同意」が必要です。ガイドラインに違反すると、法的な是正勧告や企業の社会的信用の低下を招く可能性があります。2023年6月、個人情報保護委員会（PPC）は生成AIの利用に関する注意喚起を公表しており、このガイダンスを遵守することが企業の信頼性向上につながります。

📒主要な生成AIのプライバシー設定と学習制限の手順

  多くの主要AIサービスでは、ユーザーが自身のデータを学習に使わせないための設定を用意しています。

• ChatGPT: Web版およびアプリ版の設定内にある「データコントロール」項目において、「すべての人のためにモデルを改善する」という項目をオフにする必要があります。また、より確実に情報を残さない方法として、ChatGPTには「一時チャット（Temporary Chat）」機能も搭載されています。
  この機能を使用すると、会話履歴が保存されず、学習にも使用されないため、機密性の高い作業を行う際には有効です。 ただし、一時チャット機能を使用した場合でも、ユーザーの画面上の履歴には残りませんが、OpenAI側のバックエンドサーバーには安全性監視（不正利用の検知など）の目的で最大30日間データが保持されます。

• Claude: 無料版や個人向け有料版では、デフォルトで学習に利用される設定となっているため、設定のプライバシーから「Claudeの改善にご協力ください」をオフにする必要があります。
  Enterpriseプランではデフォルトで学習に使用されない仕様となっていますが、組織アカウントでは管理者が全メンバーの学習設定を一括で制御することも可能です。

• Gemini: ブラウザ版のGeminiでは、Googleアカウントでログインし、画面左側のメニューの「設定とヘルプ」から「アクティビティ」を選択。
  「Geminiアプリアクティビティ」の項目で「オフにする」または「オフにしてアクティビティを削除」を選択することで制御可能です。
  ただし、履歴を遡って確認できなくなる点に注意が必要です。（なお、個人向けプランでは安全性維持のため Google内部で最大72時間データが保持されます）

📊【検証】個人情報を伏せた状態でAIの売上分析の精度はどう変わるか

「顧客情報や店舗名を隠すと、AIの精度が不正確になるのではないか」と懸念される方もいるかもしれません。

そこで、実際に顧客名や店舗名を抽象化した状態で、AIにそれぞれの店舗の売上の分析を実施してもらう検証を行いました。

検証内容:

特定の顧客や店舗に関する売上データを元に、AIに各店舗の売り上げの分析を行わせます。
この際、顧客名の代わりに「顧客A」、店舗名の代わりに「地方都市の店舗1」といった抽象化を行い、AIにデータを連携しました。

売り上げデータをChatGPTに読み込ませて「それぞれの店舗の売り上げを分析して強みと改善点を分析してください」と依頼してみました。

すると、下記のように売り上げ明細を基に強みや弱みを洗い出してくれました。

検証結果:

顧客名や店舗名を伏せた状態であっても、AIが生成した売上の分析に質的な変化は見られませんでした。

AIは固有名詞（顧客名や店舗名）よりも、売上金額や商品名といった売上データそのものを重視して回答を生成しているため、適切なマスキングを行っても十分に高精度な分析結果が得られることを確認できました。

ただし、今回はダミーデータを使用したため、特徴を的確にまとめることは難しかったです。しかし、実際に明細が増えていくと、より専門的なデータになると予想されます。
例えば、店舗名や商品名についても「店舗A」のような一律な名称ではなく、地方都市や特定の業態を反映した情報を加えた方が、より正確な分析ができるはずです。
マスキングを行いながらも、あまりにも情報を絞り過ぎず、大まかな傾向を残しておくことで、より有益なデータが得られると感じています。

✅企業が安全に生成AIを活用するための具体的な対策

  組織全体で安全にAIを活用するためには、以下の3つのステップが推奨されます。

• 社内ガイドラインの策定: 入力してよい情報の範囲を明確にし、利用禁止事項やオプトアウト設定の徹底をルール化しましょう。
• 技術的アプローチの導入: APIを利用したセキュアな環境の構築や、実データの代わりに 「合成データ（実データの特徴を持つ架空データ）」を利用してテストを行う手法 が有効です。
• 継続的なリテラシー教育: AIの仕組みやリスクは日々変化しています。 従業員に対して定期的な研修を行い、最新の動向を共有し続けること が、最大の防御となります。

📈まとめ

  生成AIを活用する際の個人情報管理には慎重なアプローチが求められます。 個人情報や機密データが不適切に取り扱われないよう、AI利用時には個人情報を適切にマスキングし、リスクを最小限に抑えるように心がけましょう。

特に、生成AIがどのように学習し、データを扱うかを理解した上で、安全対策を徹底することが、企業の信頼性を保つ鍵となります。
これからも生成AIを安心して活用できる環境を整えるために、ユーザー、企業全体で意識していきましょう。

⭐Yoomでできること

Yoomは、100名以上の従業員が利用する企業でも安心して導入できるセキュリティを備えています。

  データの暗号化はもちろん、API連携を通じたセキュアなAI活用により、個人情報を守りながら業務の自動化を実現 します。

日々の煩雑な業務を安全に、かつスピーディに改善するために、まずは以下のテンプレートから試してみませんか。

Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加する

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■概要

Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Backlogに抽出した内容を課題として追加するフローです。

OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。

Backlogの追加項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。

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■注意事項

・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する

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■概要

申し込みメールを受信したら、AIを用いてメール内容を抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.営業チーム

・顧客からの見積もり依頼をメールで受信しており、見積書作成の効率化を図りたいチーム

・見積書作成にかかる時間を短縮して顧客への迅速な対応を可能にしたいチーム

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2.Microsoft ExcelやOutlookを使用している事務担当者

・見積もり依頼メールの処理を担当しており、手作業によるテータの抽出や転記ミスを削減したい方

・Microsoft Excelの雛形を使用して見積書作成の時間を短縮し他の業務に時間を割きたい方

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3.Microsoftを使用しておりAIを活用して業務の効率化を図りたい経営層

・見積書作成プロセスを自動化して業務効率の向上とコスト削減を目指したい方

・見積書の品質を均一化して顧客満足度向上に繋げたい方

・AIを活用した業務の効率化を推進して競争力を強化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

新規顧客からの問い合わせ対応はビジネス拡大の機会ですが、見積書作成は時間と手間がかかる作業です。複数のシステムを利用している企業では、手作業での対応となり、担当者の負担も大きいです。

このフローを使用することによって、AIが申し込みメールを解析して見積書を自動で生成・送信することで問題を解決してくれます。担当者は手入力などの作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり顧客満足度の向上につながります。

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■注意事項

・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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✨こちらから簡単に登録が可能です

【出典】

https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert

https://exawizards.com/column/article/chatgpt/ng-chatgpt

https://www.authense.jp/komon/blog/dx-legaltech/2850

https://www.pwc.com/jp/ja/knowledge/column/awareness-cyber-security/generative-ai-regulation07.html