メールが届いたら、AIでメール内容を取得・要約してGoogle Chatに通知する
メールが届いたら、AIでメール内容を取得・要約してGoogle Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
日々受信する大量のメールの確認や、その内容をチームに共有する作業に時間を取られていませんか。重要な情報が埋もれてしまったり、対応が遅れてしまったりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を取得・要約し、Google Chatに通知することが可能です。メール対応業務を効率化し、重要な情報の見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメール対応に追われ、情報整理の時間を短縮したいと考えている方
- チーム内での情報共有を円滑にし、対応速度を向上させたいマネージャーの方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている全てのビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメール内容を自動で要約するため、全文を読む手間が省け、情報確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要なメールの内容がGoogle Chatに即時通知されるため、確認漏れや対応遅延といったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を追加し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 続いて、オペレーションで要約機能を追加し、抽出したテキストを任意の文字数で要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、自動化の対象とする受信用メールアドレスや、件名・本文のキーワードといった起動条件を任意で設定してください。
- AI機能では、受信したメール本文からどのテキストを抽出するか、例えば「会社名」や「要件」などの項目を任意で指定することが可能です。
- 要約機能では、要約の対象とするテキストや、出力する文字数を任意で設定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースやメンション先、メッセージ本文の内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google ChatとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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