申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する
申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
申し込みメールを受信するたびに、内容を確認して手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか。人の手による作業では、情報の転記ミスや対応の遅れが発生してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、受信したメールの内容をAIが自動で解析し、その情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を作成、Outlookで送信するまでの一連の流れを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 申し込みメールをもとにしたMicrosoft Excelでの見積書作成に時間がかかっている方
- 手作業による情報転記ミスを減らし、見積書の送付業務を正確に行いたいと考えている方
- Outlookでの定型的なメール送信を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点に見積書作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件に合致した申し込みメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から見積書作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「見積書を発行」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見積書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、件名や差出人など、フローを起動させたい申し込みメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出したいのか、指示内容（プロンプト）を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで見積書を作成する際に使用する、テンプレートとなるファイルを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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