Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーに登録する方法

[Yoomとは]

BacklogとGoogleカレンダーの連携フローを作ってみよう！

では実際に、BacklogとGoogleカレンダーの連携方法をご紹介したいと思います。

ステップ1:BacklogとGoogleカレンダーのマイアプリを連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Backlogをクリックします。
(3)ドメインを入力するページが表示されるので入力し、追加をクリックしてください。
(4)以下のような画面に移行されるので、「許可する」をクリックします。
Backlogのアプリ連携がうまくいかない場合はこちらを参考にしてください。
Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

(5)次はGoogleカレンダーを登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogleカレンダーをクリックしてください。
(6)「Sign in with Google」をクリックします。
(7)連携したいアカウントを選択し「次へ」をクリックしてください。
(8)Googleカレンダーのアクセス範囲を選択し、右下の「続行」をクリックしてください。これでマイアプリの連携が完了です！

ステップ2:Backlogの設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「新しい課題が追加されたら」をクリックしてください。

(2)Backlogと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てくるので、トリガーの起動時間・データーベースIDを入力し「テスト」をクリックしてください。エラーとならなければ下部にある「保存」をクリックします。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

ステップ3:日時の形式変換設定

(1)次に「課題の期限を「YYYY-MM-DD」形式に変換」をクリックします。

(2)「置換対象」を入力してください。ステップ2で取得したアウトプットを利用して入力することもできます。

(3)テキストボックス下部のリンクを参考に「置換箇所を正規表現で指定」を入力し「テスト」をクリックします。エラーとならなければ「保存」をクリックしてください。

‍ステップ4:日時・日付の加算減算設定

(1)次に「日時・日付の加算減算設定」をクリックします。

(2)変換対象の日時・日付を入力してください。ステップ3で取得したアウトプットを利用して入力することもできます。

(3)「加算/減算設定」「変換後の形式」を入力し、テストをクリックします。エラーとならなければ「保存」をクリックしてください。

ステップ5:Googleカレンダーの設定

(1)最後に「予定を作成」をクリックします。

(2)Googleカレンダーと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定にて必須項目を入力し「テスト」をクリックしてください。ここでも以下のようにアウトプットを利用して入力することもできます。エラーとならなければ「保存」をクリックしてください。

(4)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

BacklogとGoogleカレンダーのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBacklogやGoogleカレンダーのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Backlogを活用した自動化例

Backlogで課題が登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する

Backlogの課題をGoogle スプレッドシートでも保管しておきたい場合に便利ですね。

Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知

こちらは課題が追加されるたびに通知されるフローです。新しい課題をいち早く把握したい方におすすめです！

Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する

プロジェクト管理に複数のアプリを併用している場合、連携することで転記する手間を省けます。

Googleカレンダーを活用した自動化例

Googleカレンダーに予定が作成されたらSlackに通知する

予定が作成されると自動的に通知されるので、予定の見逃しを防ぐのに役立つでしょう。

‍Notionの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成する

他ツールの情報をもとに、Googleカレンダーで予定を作成することもできます。予定の共有がしやすくなりますね。

フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する

‍予定の作成からメールでの共有まで自動で完了します。会議の準備を格段に効率化できそうです。

BacklogとGoogleカレンダーを連携するメリットと自動化例

メリット1: タスクの作業計画が立てやすくなる！

BacklogとGoogleカレンダーを連携することで、タスクとスケジュールを可視化できます。
これによって、タスクの見落としを防止し、仕事のペース配分や優先順位がつけやすくなります。
学生さんの課題の管理にも活躍しそうですね！

メリット2:チームの状況を把握しやすくなる！

BacklogとGoogleカレンダーを連携することで、チームメンバーのタスクも把握しやすくなります。
例えば、メンバーがGoogleカレンダーに登録したタスクや予定をBacklogで確認し、会議の日程を調整したり、コメントを付けて報告したりできます。
これで会議の日程もスピーディーに決められそうです！

メリット3:外部とも円滑なコミュニケーションが図れる！

顧客や外部との連絡の取り方って、電話やメールだと回答をもらうまでに時間がかかりますよね？
BacklogとGoogleカレンダーを連携することで社内だけでなく、外部ともスケジュールを共有することができます！
例えば、委託先とタスクやスケジュールを共有すれば納期や進捗状況を把握しやすくなります。
これで電話やメールをする手間が省けますね！

まとめ

今回はBacklogとGoogleカレンダーの連携をご紹介しました。
Yoomでは様々なアプリと連携ができます！しかもノーコードで簡単に連携可能です。また、分かりやすいデザインなので初心者の方も安心して利用できます。
2週間お試しプランもあるので、色んなアプリと連携させて業務効率をどんどんアップしていきましょう！