BacklogとGoogleカレンダーを連携して、Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーに登録する方法

Backlogは、プロジェクト管理とチームコラボレーションを支援するためのツールです。エンジニアやデザイナー、営業やバックオフィスの方まで幅広く使われています。
そんな支援ツールをGoogleカレンダーと連携するとどのようなメリットがあるのでしょうか？

BacklogとGoogleカレンダーを連携するメリットと自動化例

メリット1: タスクの作業計画が立てやすくなる！

BacklogとGoogleカレンダーを連携することでタスクとスケジュールを見える化できます！
例えば、Backlogにタスクを登録すると自動でGoogleカレンダーに期限が登録されます。
これによって、タスクの見落としを防止し、仕事のペース配分や優先順位がつけやすくなります。
学生さんの課題の管理にも活躍できそうですね！

メリット2:チームの状況を把握しやすくなる！

BacklogとGoogleカレンダーを連携することでチームメンバーのタスクも把握できます！
例えば、メンバーがGoogleカレンダーに登録したタスクや予定をBacklogで確認し、会議の日程を調整したり、コメントを付けて報告が可能です。
これで会議の日程もスピーディーに決められそうです！

メリット3:外部とも円滑なコミュニケーションが図れる！

顧客や外部との連絡の取り方って電話やメールだと回答をもらうまでに中々時間かかりますよね？
BacklogとGoogleカレンダーを連携することで社内だけじゃなく、外部ともスケジュールを共有することができます！
例えば、委託先とタスクやスケジュールを共有すれば納期や進捗状況を把握しやすくなります。
これで電話やメールをする手間が省けます！

BacklogとGoogleカレンダーの連携フローを作ってみよう！

では実際に、実際にBacklogとGoogleカレンダーの連携方法をご紹介したいと思います。
今回は以下の「Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーに登録する」のテンプレートを使用します。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:BacklogとGoogleカレンダーのマイアプリを連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Backlogをクリックします。
(3)ドメインを入力するページが表示されるので入力し、追加をクリックします。
(4)以下のような画面に移行されるので、「許可する」をクリックします。
Backlogのアプリ連携がうまくいかない場合はこちらを参考にしてください。
Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

(5)次はGoogleカレンダーを登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogleカレンダーをクリックします。
(6)「Sign in with Google」をクリックします。
(7)連携したいアカウントを選択し、「次へ」をクリックしてください。
(8)Googleカレンダーのアクセス範囲を選択し、右下の「続行」をクリックしてください。これでマイアプリの連携が完了です！

ステップ2:トリガーを設定しよう！

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「新しい課題が追加されたら」をクリックします。

(2)Backlogと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てくるので、アプリトリガーのAPI接続設定の画面がでてくるので、トリガーの起動時間、データーベースIDを入力し、「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ下部にある「保存」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ステップ3:アクションを設定しよう！

(1)次は「課題の期限を「YYYY-MM-DD」形式に変換」をクリックします。
(2)操作条件の設定を入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ「保存」をクリックします。
(3)最後に「予定を作成」をクリックします。
(4)Googleカレンダーと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(5)API接続設定にて必須項目を入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ「保存」をクリックします。
(6)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

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【応用編】BacklogとGoogleカレンダーの連携フロー

今回ご紹介したフロー以外にもBacklogとGoogleカレンダーをそれぞれ他のアプリと連携してさらに業務効率を上げることが可能です。
HubSpotをよく使用する方はGoogleカレンダーと連携して「指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成する」なんて使い方も！
スケジュールの漏れ防止になるため、社内のスケジュール管理をされている方にはとってもおすすめです！

また、ChatworkとGoogleカレンダーを連携して「Chatworkの通知内容を読み取り、Googleカレンダーに予定を登録する」こともできます！
Googleカレンダーに予定を自動的に追加できるため。スケジュール管理が楽になります。

他にも、Google Chatをよく使用される方はBacklogと連携して「フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しGoogle Chatに通知する」フローはいかがでしょうか？
取得した回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogとGoogle Chatそれぞれに情報が追加されるので、情報管理が楽になりますよ！

これに関連して、BacklogとBoxを連携して「Backlogに課題が追加されたら、Boxのフォルダを作成する」こともできます！
課題ごとにBoxでフォルダ管理をしている場合、都度フォルダを作成する手間を省くことができます。

最後に、BacklogとZoomを連携して「Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約をしてBacklogに追加する」という使い方も！
会議の文字起こしと要約を自動化できるので、Backlogからミーティング内容をスピーディーに把握することができます！

まとめ

今回はBacklogとGoogleカレンダーの連携をご紹介いたしました。最近はテレワークも一般的になってきましたよね。
それぞれのチームがどういう状態か把握するのはとても大変です…。

しかし、Yoomを使ってBacklogとGoogleカレンダーの連携をすれば、相手の状況を把握して仕事ができるので、チームワークが良くなりそうです！
Yoomでは様々なアプリと連携ができます！しかもノーコードで簡単に連携が可能です。また、わかりやすいデザインなので、初心者の方も安心してご利用いただけます。

2週間お試しプランもあるので色んなアプリと連携させて業務効率をどんどんアップしていきましょう！