楽楽販売とGMOサインを連携して、楽楽販売の情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する方法

営業アシスタントの方など、手動での契約書の作成や送付がルーティン化していませんか?

特に多くの取引が発生する企業だと、効率的で正確な契約書の作成が求められますよね。

ミスをしてはいけないのに、次から次へと作成依頼が来るから焦ってしまう。

そこで楽楽販売とGMOサインを連携すれば、契約書の作成から送付までのプロセスを自動化できるので、業務効率の向上が期待できますよ。

本記事では、楽楽販売とGMOサインの連携メリットや具体的な設定方法について詳しく解説していきます。

楽楽販売はスマートフォンに対応している？

「楽楽販売はスマホやモバイル端末でも使えるの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。結論から言うと、楽楽販売はスマートフォンでのブラウザ閲覧や情報入力に対応しています。
ただし、デバイスごとに適した作業を理解して使い分けることが重要です。

スマートフォンで行う作業

スマートフォンでは、主に以下のような「外出先や隙間時間で完結できる作業」を行うのがおすすめです。

• データの閲覧・検索
• 簡易的な情報入力・更新
• 承認・確認作業

データの閲覧や承認などの業務は外出先から手軽に操作できるため、顧客情報や商談内容の確認・入力、案件の承認までがその場で完了し、スピーディーな情報共有が可能です。

※スマートフォン利用時の注意点
ファイル保存の制限： スマホ画面ではPDF等の帳票ファイルを直接ダウンロードできません。発行・保存作業はPCで行うか、ブラウザをPC版表示に切り替える必要があります。
セキュリティ設定： スマホ機能利用時は、IPアドレス制限の対象外となります。外出先からアクセスする際はアカウント管理に十分ご注意ください。
事前設定： スマホでの快適な操作には、管理者による「スマートフォン用画面」の個別設定が必要です。 

PCで行う作業

一方で、PCで行うべき作業には次のようなものが挙げられます。

• 複雑な画面設定・システム管理
• 大量のデータ入力・一括更新
• 帳票類の発行・出力

システム構築や自動処理の設定、大量のデータ登録、各種帳票の発行などは、PCで行うのが適しています。
スマホとPCの役割を特性に合わせて明確に分けることが、業務効率化と入力ミスの防止につながります。
【免責事項】 ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。

Yoomをおすすめする理由

PCで行う作業の中でも、特に「見積書や契約書などの帳票類の発行・送付作業」は手作業だと手間がかかり、転記ミスが発生しやすい業務です。
そこで活用したいのがYoomです。
Yoomを利用することで、楽楽販売に入力された情報をもとに帳票作成から外部サービスへの送付まで、PCで行っていた一連の作業を簡単に自動化できます。

楽楽販売とGMOサインを連携するメリット

ここでは連携するメリットを紹介していきます。

メリット1: 契約書作成から送付まで自動化して時間とコストを削減

契約書の作成から署名依頼までの一連の作業を自動化することで、手作業による書類作成や送付にかかる時間を削減しやすくなります。

手動での書類作成や郵送の手間が省かれるだけでなく、電子署名まで行えるので手作業と比べてスピーディーな契約締結が実現します。郵便事情に左右されないのもポイントです。

メリット2: 契約管理が安全に

電子契約の導入により、紙書類の管理が減ることで、契約書の紛失や作業漏れといったリスクを減らせます。

また、法的に有効な電子署名をGMOサインは提供していることから、コンプライアンスを遵守しつつ、安全かつ信頼性の高い契約管理が可能となります。

Yoomで楽楽販売とGMOサインを連携

API連携は非エンジニアユーザーにとっては難しい作業ですよね。

Yoomを使うと、ノーコードで簡単にアプリのAPI連携ができます。

従来のAPI連携方法では、プログラミング知識が必要で、設定やトラブルシューティングに多くのコストがかかっていませんでしたか?

しかし、Yoomならノーコードでアプリを連携し、画面上でフローボットを設定できます。

ご用意しているテンプレートを利用すれば、さらに高度な自動化にチャレンジできます。

楽楽販売とGMOサインの連携フローの作り方

では早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう！

Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウント発行をお願いします。30秒で始められます！

Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。

連携フローは大きく分けて以下の手順で作成していきます。

フローの作成方法

• 楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• 楽楽販売のトリガーを設定する
• 書類を作成する設定
• GMOサインのアクション設定
• トリガーをONにして運用を開始する

楽楽販売の情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する

試してみる

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■概要

楽楽販売の情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.契約書の作成・送付を頻繁に行う担当者

• 法務部門のスタッフや法務担当者
• 営業担当者や営業アシスタント
• 人事担当者（雇用契約書の作成・送付）

2.業務効率化を図りたい方

• 業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー
• デジタルツールを活用している事務職員
• 書類の作成・管理に多くの時間を費やしているスタッフ

3.楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインを使用している方

• 楽楽販売を活用している企業の社員
• Google Workspaceを導入している企業やチームメンバー
• GMOサインを利用して契約書を電子署名で管理している企業

‍

■このテンプレートを使うメリット

・手動での契約書作成・送付の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行え、契約プロセス全体の透明性と信頼性も向上します。

‍

■注意事項

‍・楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。

・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6704601‍

・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734

・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847

・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

ステップ1:マイアプリ連携

使用するアプリの連携設定を行います。
【楽楽販売とYoomの連携】
まずは楽楽販売とYoomを連携しましょう。

※楽楽販売は、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。 ・有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されている楽楽販売も問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→楽楽販売の順に選択します。

アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。

楽楽販売をクリックすると以下の画面が出ますので、脚注を参照して設定してください。

※楽楽販売にてAPI連携オプションのご契約およびYoomのIPアドレスの登録が必要となります。YoomのIPアドレスは IP制限があるアプリにYoomのIPアドレスを許可するをご確認ください。

【GoogleドキュメントとYoomの連携】
次はGoogleドキュメントとYoomを連携しましょう。
GoogleドキュメントはGoogle スプレッドシートと同様の連携方法です。
以下のナビ動画を参考に設定してください。

なお、Googleドキュメントでは事前にフローで使用する契約書の雛形を準備する必要があります。
すでに運用中の雛形がある場合は、そのまま利用できますが、今回は以下のような契約書の雛形を準備しました。

• 「書類を発行する」の設定方法
• Googleドキュメントと連携すると出来ること

【GMOサインとYoomの連携】

最後にGMOサインを連携します。

なお、連携については、GMOサインのAPI連携オプションが必要です。

• GMOサインとの連携について

3つのアプリがマイアプリに表示されたら完了です。

ステップ2:テンプレートのコピー

今回は用意されているテンプレートを使用します。

テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。

楽楽販売の情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する

試してみる

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■概要

楽楽販売の情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.契約書の作成・送付を頻繁に行う担当者

• 法務部門のスタッフや法務担当者
• 営業担当者や営業アシスタント
• 人事担当者（雇用契約書の作成・送付）

2.業務効率化を図りたい方

• 業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー
• デジタルツールを活用している事務職員
• 書類の作成・管理に多くの時間を費やしているスタッフ

3.楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインを使用している方

• 楽楽販売を活用している企業の社員
• Google Workspaceを導入している企業やチームメンバー
• GMOサインを利用して契約書を電子署名で管理している企業

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■このテンプレートを使うメリット

・手動での契約書作成・送付の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行え、契約プロセス全体の透明性と信頼性も向上します。

‍

■注意事項

‍・楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。

・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6704601‍

・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734

・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847

・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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「OK」をクリックしてください。

ステップ3:トリガーアクションを設定

今回は以下の5つのステップとなります。

一緒に設定していきましょう!
まず、「自動処理設定でhttp送信を実行したら」を選択します。

連携するアカウント情報を確認します。

アクションはそのままで次に進みます。

以下の画面が出たら、脚注を参考に楽楽販売側の設定をしてください。

※本フローを利用するには、楽楽販売の「入力画面自動処理設定」でhttp送信を事前に設定してください。設定後は、入力画面からレコードの登録・編集を確定すると、http送信が実行されます。

• 楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法

なお、今回は事前に自動処理設定を以下のように設定しています。

上記の自動処理パーツを以下のレコードで実行しました。

Yoomに戻り「テスト」をクリックします。
テストに成功しましたが、取得した値が表示されなかったので、「+取得した値」から追加していきます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

追加したい項目の「+」をクリックして追加します。
詳しくは取得した値についてをご確認ください。

もう一度「テスト」をクリックすると取得した値に反映されました。

ステップ4:書類を発行する設定

次に「契約書を発行する」をクリック。

• 書類を発行するの設定方法

連携するアカウント情報を確認します。

雛形書類の連携・格納先のGoogle DriveフォルダIDは事前に準備したドキュメントを候補から選択してください。

出力ファイル名は任意で設定してください。日付を挿入することも可能です。

置換条件の指定を行います。

雛形書類内の{}で囲った文字列を「置換対象の文字列」として自動で取得します。

置換対象ごとに、取得した値を活用して「置換後の文字列」を入力しましょう。

設定できたら、テストをクリックします。

テストが成功したら、「完了」をクリックします。

Google Driveを確認して、正しく反映されているか確認してください。保存できていました。

ステップ5:GMOサインのアクセストークンの生成設定

ここからGMOサインの設定に入ります。

「アクセストークンの生成」を選択します。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

シークレットキー・顧客IDはGMOサインにお問い合わせください。

入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。

ステップ6:GMOサインの封筒用文書の登録設定

「封筒用文書の登録」を選択します。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

シークレットキー・顧客IDはステップ5と同様に入力してください。

アクセストークンは取得した値から選択します。

ファイルの添付方法はすでに設定されていますが、以下のように設定ができたらテストして完了します。

ステップ7:GMOサインの封筒への署名依頼設定

最後に「封筒への署名依頼（相手先署名のみ）」を選択します。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

ここから必須項目の設定に入ります。

シークレットキー・顧客ID・アクセストークンはステップ6と同様に設定します。

封筒名は任意のものを入力してください。

送信担当所属や完了通知メールなどは、業務に合わせて設定してください。

続いて、文書リストを設定します。

文書コードは取得した値「封筒用文書の登録」にある｛文書コード｝を入力します。

文書名:任意で設定しましょう。

その他、テキスト記入位置リストや日付記入位置リストは必要に応じて設定してください。
送信先署名者の名前やメールアドレスは取得した値から選択し、設定します。

署名方法や会社名、コメントなど今回は以下のように設定しました。

入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。

GMOサインを確認すると作成した書類が添付され、署名依頼ができていました。

ステップ8:トリガーをON

アプリトリガーをONにして完了です。ここまでお疲れ様でした!

まとめ

今回は「楽楽販売の情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する」フローボットをご紹介しました。

楽楽販売とGMOサインを連携することで、契約書の作成から署名依頼までのプロセスを自動化し、業務効率化につなげられます。

特に、Yoomを活用することでノーコードで連携が可能となり、テンプレートを使用すれば簡単な設定で業務自動化にチャレンジできます。

手作業によるミスの削減や、契約締結までのスムーズな進行につなげられます。

ぜひ、この記事を参考にして、業務の効率化に挑戦してみてください。

よくあるご質問