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経理業務の中で請求書の発行は、ミスが許されない業務と言えるでしょう。
しかし、担当者が不在であったり、業務量が多かったりすると作業が滞る可能性があります。
そこで今回は、楽楽販売と請求管理ロボを連携し、楽楽販売のステータス更新をトリガーに、請求管理ロボで請求書を自動発行・送付する方法を解説します。
これにより、担当者が不在でも、ステータスが更新されれば請求書を発行・送付できるため、業務が滞る心配がなくなるでしょう。
また、手作業による請求書発行が不要となり、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「楽楽販売でステータスが更新されたら請求管理ロボから請求書を送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
楽楽販売のステータス更新をAPIを介して受け取り、請求管理ロボのAPIを通じて請求書を送付することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
楽楽販売と請求管理ロボのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、楽楽販売のマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」で楽楽販売を検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
スクロールして枠内の設定を行いましょう。
続いて、請求管理ロボのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、一覧から請求管理ロボを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、枠内の設定を行いましょう。
楽楽販売と請求管理ロボがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認しましょう。
変更する場合は、以下のページから変更してください。
最初に、楽楽販売の設定を行うため、「自動処理設定でhttp送信を実行したら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
※楽楽販売の連携は一部有料プランのみご利用いただけます。
楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法はこちらをご参照ください。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の矢印をクリックしてWebhook URLをコピーします。
注意事項を確認して設定を行いましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、楽楽販売でレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、全項目設定を行いましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、請求書発行に該当するステータスか判別するために分岐の設定を行うため、「請求書発行に該当するステータスか判別」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは一部有料プランで利用できる機能です。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面はイメージですので、「分岐対象のアウトプット」部分は任意で設定してください。
以下の場合は「請求書発行」というステータスに更新された場合に、請求書管理ロボで請求書を発行・送付する想定で設定を行っています。
右下の「請求書発行」部分は、上長や経理担当者のチェックが終わった「確認済」や、商品納入後の「納品済」など、使用用途に合わせて設定を行ってください。
設定後、「保存」をクリックします。
続いて、請求管理ロボの設定を行うため、「請求書を発行」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、説明に従って必須項目の設定を行いましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、請求管理ロボで請求書を送付する設定を行うため、「請求書をメールで送付」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、説明の通りに設定してください。
スクロールし、「請求書番号」の設定を行いましょう。
「請求書を発行」のアウトプットを使用して設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にも楽楽販売や請求管理ロボを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を自動登録するフローです。
Google スプレッドシートで請求先情報を登録していて、請求管理ロボに追加するのが手間だと感じている方におすすめです。
手動で請求先を追加する手間がなくなるため、登録ミスや漏れを防ぐことができます。
2.kintoneで情報が更新されたら、自動的に請求管理ロボに請求先として登録するフローです。
kintoneのステータスを更新した際に、請求管理ロボに請求先を登録できるため、取引情報を一元管理できるでしょう。
kintoneのステータス更新有無を確認する手間も省けます。
3.Notionでステータスが更新されたら、楽楽販売にレコードを自動登録するフローです。
Notionのステータス更新をトリガーに楽楽販売にデータを自動登録できるため、管理が容易になるでしょう。
Notionに登録されている販売関連のデータをスムーズに転記できます。
請求書の発行件数が増加するに伴い、経理担当者の負担も大幅に増加します。
特に、請求内容を一件ずつ確認し、請求書を発行して送付する作業は時間と負担がかかるでしょう。
そこで、楽楽販売と請求管理ロボを連携し、楽楽販売のステータス更新後に請求管理ロボで自動的に請求書を発行・送付することで手作業を削減できます。
たとえば、数十件の請求書を発行する企業では、楽楽販売のステータス更新有無を確認してから作業に移るため、システム間の移動が多いです。
しかし、請求書発行と送付が自動化されるため、負担を軽減できるだけでなく、作業時間短縮にもつながるでしょう。
企業の経理担当者が突発的な事情で休みになった場合、請求業務が滞るリスクがあります。
特に、特定の担当者が請求業務を担っていると、請求書の送付や支払いが遅れる可能性があるでしょう。
この問題を解決するためには、手作業だけに頼らずに、自動化を取り入れることが有効です。
たとえば、担当者が不在の際でも、楽楽販売のステータスが更新されるだけで請求書の発行や送付を自動化することで、問題なく業務を進められるはずです。
この自動化により、担当者に頼らずに業務を遂行できるため、業務の安定化につながるかもしれません。
手作業で請求書を作成していると、入力ミスや誤送付のリスクは避けられないでしょう。
たとえば、請求先の誤りといった小さなミスが後々大きな事態をもたらす可能性も秘めています。
そういった問題の解決には、ステータス更新後の請求書の自動発行・送付が役立つでしょう。
たとえば、正確に請求書が発行できれば、請求書の再発行や取引先からの修正依頼が一切不要になります。
これにより、入力ミスがゼロに近くなり、確認作業の手間削減にも寄与するでしょう。
特定の担当者が経理業務を行っていたり、少人数の企業では請求業務が滞る可能性があります。
この課題を解消するためには、楽楽販売と請求管理ロボを連携し、請求書発行と送付を自動化するのが有効です。
この自動化により、楽楽販売のステータス更新をトリガーに請求書を発行・送付できるため、担当者不在でも問題ありません。
また、業務負担が軽減されるため、作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができるでしょう。
ぜひ、今回ご紹介したテンプレートを活用して、スムーズに請求書の発行と送付を行いましょう。
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