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■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「kintoneと請求管理ロボを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「kintoneに登録された情報を請求管理ロボに手動で登録しており、実際に手間がかかっている...」
このように、kintoneと請求管理ロボ間でのデータ連携作業に、時間や手間を感じていませんか？特に、顧客情報や案件情報など、双方のシステムで最新の状態を保つ必要があるデータは、転記ミスや更新漏れが他の業務に支障を与えかねません…。
そこで便利なのが、kintoneのデータを自動的に請求管理ロボに登録したり、更新する仕組みです。
この仕組みにより、入力作業の負担が減り、ヒューマンエラーも防げます。これでより重要な業務に集中できる時間が生まれます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に自動化を導入してみてください！
Yoomにはkintoneと請求管理ロボを連携し、日々の様々な業務を自動化するためのテンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneと請求管理ロボのAPIを連携すれば、kintoneのデータを請求管理ロボに自動的に連携することができます。
たとえば、kintoneに新しい顧客情報が登録された場合、その情報をもとに請求管理ロボで請求先を自動作成できるので、手作業の手間やミスが減り、業務効率が大幅に向上します。
ここでは具体的な自動化例をいくつか紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
kintoneに新しい顧客情報や取引先情報といったレコードが追加されるたびに、その情報を手作業で請求管理ロボに請求先として登録する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなり得ますよね。
この連携を使用することで、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、請求管理ロボへ請求先情報を自動で登録することが可能です。
これにより、登録作業の時間を大幅に短縮し、入力ミスも防げます。
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
すべてのレコードではなく、「契約確度が高い」「特定のサービスに関心がある」など、条件を満たすものだけを連携したい場合もあるでしょう。
このフローでは、kintone内で設定した条件に合致するレコードが追加された際にのみ、請求管理ロボに請求先として登録することができます。
効率的にターゲットを絞った請求管理業務を実現したい場合におすすめです。
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたび、請求管理ロボへ手作業で請求先情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneに特定条件を満たすレコードが追加された際、請求管理ロボへ自動で請求先情報を登録できるため、手作業による登録の手間やヒューマンエラーの発生といった課題を解消し、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にkintoneと請求管理ロボを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneと請求管理ロボの連携を進めていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。最後に「追加」を押したら連携完了です！
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
先ほど同様に検索窓で請求管理ロボと入力し、表示された候補から請求管理ロボを選択します。
下図赤枠に記載されている内容に従って、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。最後に「追加」を押したら連携完了です！
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、kintoneのレコードが登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて編集してくださいね！
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されています。トリガーアクションは「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次に、Webhookのイベント受信設定です。
Webhookの設定は、kintoneの管理画面で行います。下図赤枠内のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう！
kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
使用するアプリを開いたら、画面右側にある歯車マークをクリックしてください。
アプリの設定画面に切り替わるので、「設定」を選択します。
設定項目の中にある、「Webhook」をクリックしましょう！
Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。
Webhookの設定は下記のように行い、「保存する」を押してくださいね！
※有効化にチェックを入れ、最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意ください！
※kintoneでの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほどWebhookを設定したアプリ内に、テスト用のレコードを追加してください。テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです！
今回は下図のようなレコードを追加しました。
レコードを追加したら、Yoomの画面に戻ります。
「テスト」をクリックし、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されることを確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」をクリックして次の設定に進みます。
続いて、追加されたレコードの詳細を取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
先ほどと同様に、タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。
実行アクションは変更せず、「レコードを取得する」のままにしてくださいね！
データベースの連携設定では、先ほどWebhookの設定を行ったアプリと連携していきます。
入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、アプリのURL内の「/k/●●●/」部分を手入力しましょう。
入力後は「次へ」をクリックして次に進みます！
次に、データベース操作の詳細設定です。
追加されたレコードから取得したい情報を、条件で指定していきます。
今回は追加されたレコードから全ての情報を取得したいので、下図のように設定しました。
下図のように「請求先」や「請求額」など、必ず値が入る条件が「空でない」と設定すると、レコードの全ての情報を取得できるようになりますよ！
設定後は「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
最後に、kintoneのレコード情報を使って、請求管理ロボの請求先に情報を登録する設定です。
「請求先を登録・更新」をクリックしてください。
これまで同様に、タイトルや連携するアカウント情報を確認・修正しましょう。そして、アクションは変更せずに次に進みます。
次に、API接続設定を下記のようにします。
その他の項目も、アウトプットを使ってそれぞれ適切な値を設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら、請求管理ロボに請求先が登録されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する」フローの作成手順でした！
日々のデータ連携や業務管理も、kintoneや請求管理ロボを使えばグッと効率化できます。自動化テンプレートを活用して、面倒な手作業から解放されてみませんか。
kintoneを活用すると、複数のシステム間での情報共有や業務の自動化がスムーズになります。
手入力のミスを防ぎ、情報の一元管理やリアルタイムなデータ更新も実現できるのが魅力です。
■概要
kintoneで管理している請求情報を元に、freeeで請求書を作成します。
kintone内のサブテーブルで明細情報を管理し、その情報をもとに請求書の明細まで作成できます。
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②トリガー下の＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択して、以下の設定後保存します。
・オペレーション：①で設定したトリガーを選択します。
・アウトプット：ステータスを選択します。
・条件：値と等しくない、を選択します。
・値：請求書送付など今回フローを動かしたいステータス名を入力します。
※このようにすることで、設定したステータスに等しい場合のみ次のフローに進み、そうでない場合はフローがその時点で終了します。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee会計、取引先の検索アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・検索キーワード：③のレコード取得で取得した企業名を埋め込みます。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee請求書、請求書の作成(明細行をリストで指定)アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存し設定完了です。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・取引先ID：⑤の取引先検索で取得した取引先IDを埋め込みます。
・明細情報(品目など)：④のテーブル情報取得で取得した品目や単価情報をそれぞれ埋め込みます。
※その他任意の項目も必要に応じて直接入力やkintoneから取得した内容を埋め込んでください。
■注意事項
・事前にfreeeに取引先を登録しておく必要があります。
・今回社名を使ってkintoneとfreeeの情報を照合するため、kintone上の取引先名とfreee上の取引先名が一致させてください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している顧客事例や製品情報をWordPressに投稿する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにWordPressへ新規投稿を自動で作成できます。定型的な情報発信を効率化し、より創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
請求管理ロボを取り入れることで、請求書の作成や取引先管理といった業務が自動化されます。
ルーティン作業の手間が減るだけでなく、入力ミスの防止や作業の抜け漏れもなくせます。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方
・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方
2.業務で請求管理ロボを活用している方
・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方
・請求先の情報入力を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
kintoneのステータスが更新されたら請求管理ロボで請求書を発行するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kintoneをCRMとして利用している方
・顧客情報や請求情報を管理している方
・レコードのステータスの状況に応じて業務を進めている方
2. 業務で請求管理ロボを使用している方
・請求業務を行う経理担当者
・kintoneと請求管理ロボを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスに応じて業務を進めている場合、毎回のステータス確認は手間です。
また、ステータス確認における漏れや遅れがあった場合、請求管理ロボからの請求書発行に支障が出る恐れがあるため、未然に防ぐ必要があります。
このフローでは、kintoneのステータスが特定のものに更新されると請求管理ロボから請求書を自動で発行することができるため、請求書の発行漏れを防止します。
kintoneにおける毎回のステータス確認をする必要が無くなるため、請求書の発行をシームレスに行うことが可能です。
チャットツールと連携することで、請求書の発行を任意のメンバーに通知できるため、請求書の確認や送信の業務をスムーズにすることができます。
■注意事項
・kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneと請求管理ロボの連携を自動化することで、これまで手作業だったデータ転記作業が自動化され、ヒューマンエラーも起きにくくなります。
これにより、担当者はデータ入力などの定型業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて請求業務を進められるようになり、顧客対応や戦略立案といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
