kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
試してみる
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneと請求管理ロボ間で請求先情報を手作業で登録し、非効率を感じている方
- 請求情報の入力ミスや登録漏れを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者
- kintoneのデータをもとに、請求管理ロボでの登録作業を自動化し、時間を有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加後、請求管理ロボへの請求先情報の手入力が不要になるため、作業時間を削減し、他の重要業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、請求情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと請求管理ロボをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。この設定により、指定したkintoneアプリに新しいレコードが登録されるとフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した登録レコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションで請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションを設定し、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を利用して、請求管理ロボに新しい請求先を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、監視対象とするアプリ（請求先情報が登録されるアプリ）を任意で設定します。
- 請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションでは、kintoneから取得したどのフィールド情報を請求管理ロボのどの項目に紐付けるか、詳細なマッピング設定が可能です。また、特定の項目に固定値を設定することもできます。
■注意事項
- kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
「kintoneと請求管理ロボを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「kintoneに登録された情報を請求管理ロボに手動で登録しており、実際に手間がかかっている...」
このように、kintoneと請求管理ロボ間でのデータ連携作業に、時間や手間を感じていませんか？特に、顧客情報や案件情報など、双方のシステムで最新の状態を保つ必要があるデータは、転記ミスや更新漏れが他の業務に支障を与えかねません…。
そこで便利なのが、kintoneのデータを自動的に請求管理ロボに登録したり、更新する仕組みです。
この仕組みにより、入力作業の負担が減り、ヒューマンエラーも防げます。これでより重要な業務に集中できる時間が生まれます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に自動化を導入してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneと請求管理ロボを連携し、日々の様々な業務を自動化するためのテンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
試してみる
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneと請求管理ロボ間で請求先情報を手作業で登録し、非効率を感じている方
- 請求情報の入力ミスや登録漏れを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者
- kintoneのデータをもとに、請求管理ロボでの登録作業を自動化し、時間を有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加後、請求管理ロボへの請求先情報の手入力が不要になるため、作業時間を削減し、他の重要業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、請求情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと請求管理ロボをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。この設定により、指定したkintoneアプリに新しいレコードが登録されるとフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した登録レコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションで請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションを設定し、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を利用して、請求管理ロボに新しい請求先を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、監視対象とするアプリ（請求先情報が登録されるアプリ）を任意で設定します。
- 請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションでは、kintoneから取得したどのフィールド情報を請求管理ロボのどの項目に紐付けるか、詳細なマッピング設定が可能です。また、特定の項目に固定値を設定することもできます。
■注意事項
- kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneと請求管理ロボを連携してできること
kintoneと請求管理ロボのAPIを連携すれば、kintoneのデータを請求管理ロボに自動的に連携することができます。
たとえば、kintoneに新しい顧客情報が登録された場合、その情報をもとに請求管理ロボで請求先を自動作成できるので、手作業の手間やミスが減り、業務効率が大幅に向上します。
ここでは具体的な自動化例をいくつか紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
kintoneに新しい顧客情報や取引先情報といったレコードが追加されるたびに、その情報を手作業で請求管理ロボに請求先として登録する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなり得ますよね。
この連携を使用することで、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、請求管理ロボへ請求先情報を自動で登録することが可能です。
これにより、登録作業の時間を大幅に短縮し、入力ミスも防げます。
kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
試してみる
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneと請求管理ロボ間で請求先情報を手作業で登録し、非効率を感じている方
- 請求情報の入力ミスや登録漏れを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者
- kintoneのデータをもとに、請求管理ロボでの登録作業を自動化し、時間を有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加後、請求管理ロボへの請求先情報の手入力が不要になるため、作業時間を削減し、他の重要業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、請求情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと請求管理ロボをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。この設定により、指定したkintoneアプリに新しいレコードが登録されるとフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した登録レコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションで請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションを設定し、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を利用して、請求管理ロボに新しい請求先を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、監視対象とするアプリ（請求先情報が登録されるアプリ）を任意で設定します。
- 請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションでは、kintoneから取得したどのフィールド情報を請求管理ロボのどの項目に紐付けるか、詳細なマッピング設定が可能です。また、特定の項目に固定値を設定することもできます。
■注意事項
- kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneに特定条件に合うレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
すべてのレコードではなく、「契約確度が高い」「特定のサービスに関心がある」など、条件を満たすものだけを連携したい場合もあるでしょう。
このフローでは、kintone内で設定した条件に合致するレコードが追加された際にのみ、請求管理ロボに請求先として登録することができます。
効率的にターゲットを絞った請求管理業務を実現したい場合におすすめです。
kintoneに特定条件に合うレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
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■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたび、請求管理ロボへ手作業で請求先情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneに特定条件を満たすレコードが追加された際、請求管理ロボへ自動で請求先情報を登録できるため、手作業による登録の手間やヒューマンエラーの発生といった課題を解消し、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneと請求管理ロボ間で、請求先情報を手作業で登録・更新している営業担当者や経理担当者
- データ入力の二度手間や入力ミスを削減し、請求業務の正確性を高めたいと考えているチームの方
- 定型的な繰り返し作業を自動化し、より付加価値の高い業務へ注力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると、請求管理ロボへ請求先情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの整合性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよび請求管理ロボをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。これにより、指定したkintoneのアプリに新しいレコードが登録されたことを検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。kintoneから取得した情報（例えば、特定のステータスや顧客区分など）を条件に、請求管理ロボへ請求先を登録するかどうかを判断します。
- 最後に、オペレーションで請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションを設定します。前のステップで取得・分岐した情報をもとに、請求管理ロボへ新しい請求先として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、連携対象となる任意のアプリIDを指定してください。
- 分岐機能の設定では、kintoneから取得したレコードのどの情報を基に、請求管理ロボへの登録処理を行うか否かの条件を細かく設定できます。例えば、「取引区分が”新規”の場合のみ登録する」といった条件分岐が可能です。
- 請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションでは、kintoneから取得した請求先名、宛先、住所、連絡先などの情報を、請求管理ロボの対応する項目にそれぞれマッピング（紐付け）して設定します。固定の値を設定することもできます。
■注意事項
- kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneと請求管理ロボの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneと請求管理ロボを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneと請求管理ロボの連携を進めていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintoneと請求管理ロボをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- kintoneのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
試してみる
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneと請求管理ロボ間で請求先情報を手作業で登録し、非効率を感じている方
- 請求情報の入力ミスや登録漏れを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者
- kintoneのデータをもとに、請求管理ロボでの登録作業を自動化し、時間を有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加後、請求管理ロボへの請求先情報の手入力が不要になるため、作業時間を削減し、他の重要業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、請求情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと請求管理ロボをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。この設定により、指定したkintoneアプリに新しいレコードが登録されるとフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した登録レコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションで請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションを設定し、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を利用して、請求管理ロボに新しい請求先を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、監視対象とするアプリ（請求先情報が登録されるアプリ）を任意で設定します。
- 請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションでは、kintoneから取得したどのフィールド情報を請求管理ロボのどの項目に紐付けるか、詳細なマッピング設定が可能です。また、特定の項目に固定値を設定することもできます。
■注意事項
- kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：kintoneと請求管理ロボをマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。最後に「追加」を押したら連携完了です！
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
【請求管理ロボのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓で請求管理ロボと入力し、表示された候補から請求管理ロボを選択します。
下図赤枠に記載されている内容に従って、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。最後に「追加」を押したら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
試してみる
■概要
kintoneに新しい取引先のレコードが追加されるたび、請求管理ロボへも手作業で請求先情報を入力・更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、kintoneへのレコード追加をトリガーに請求管理ロボへ請求先を自動登録することで、入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らします。これにより、請求業務の正確性と迅速性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneと請求管理ロボ間で請求先情報を手作業で登録し、非効率を感じている方
- 請求情報の入力ミスや登録漏れを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者
- kintoneのデータをもとに、請求管理ロボでの登録作業を自動化し、時間を有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加後、請求管理ロボへの請求先情報の手入力が不要になるため、作業時間を削減し、他の重要業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、請求情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと請求管理ロボをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。この設定により、指定したkintoneアプリに新しいレコードが登録されるとフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した登録レコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションで請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションを設定し、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を利用して、請求管理ロボに新しい請求先を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、監視対象とするアプリ（請求先情報が登録されるアプリ）を任意で設定します。
- 請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションでは、kintoneから取得したどのフィールド情報を請求管理ロボのどの項目に紐付けるか、詳細なマッピング設定が可能です。また、特定の項目に固定値を設定することもできます。
■注意事項
- kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：kintoneのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、kintoneのレコードが登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて編集してくださいね！
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されています。トリガーアクションは「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次に、Webhookのイベント受信設定です。
Webhookの設定は、kintoneの管理画面で行います。下図赤枠内のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう！
kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
使用するアプリを開いたら、画面右側にある歯車マークをクリックしてください。
アプリの設定画面に切り替わるので、「設定」を選択します。
設定項目の中にある、「Webhook」をクリックしましょう！
Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。
Webhookの設定は下記のように行い、「保存する」を押してくださいね！
-
説明：必要に応じて、ご自身が分かりやすい内容で入力してください。
-
Webhook URL：Yoom画面でコピーしておいたURLを貼り付けます。
-
通知を送信する条件：「レコードの追加」にチェックを入れましょう。
※有効化にチェックを入れ、最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意ください！
※kintoneでの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほどWebhookを設定したアプリ内に、テスト用のレコードを追加してください。テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです！
今回は下図のようなレコードを追加しました。
レコードを追加したら、Yoomの画面に戻ります。
「テスト」をクリックし、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されることを確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」をクリックして次の設定に進みます。
ステップ4：kintoneのレコード取得設定
続いて、追加されたレコードの詳細を取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
先ほどと同様に、タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。
実行アクションは変更せず、「レコードを取得する」のままにしてくださいね！
データベースの連携設定では、先ほどWebhookの設定を行ったアプリと連携していきます。
入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、アプリのURL内の「/k/●●●/」部分を手入力しましょう。
入力後は「次へ」をクリックして次に進みます！
次に、データベース操作の詳細設定です。
追加されたレコードから取得したい情報を、条件で指定していきます。
今回は追加されたレコードから全ての情報を取得したいので、下図のように設定しました。
下図のように「請求先」や「請求額」など、必ず値が入る条件が「空でない」と設定すると、レコードの全ての情報を取得できるようになりますよ！
設定後は「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
ステップ5：請求管理ロボの請求先登録設定
最後に、kintoneのレコード情報を使って、請求管理ロボの請求先に情報を登録する設定です。
「請求先を登録・更新」をクリックしてください。
これまで同様に、タイトルや連携するアカウント情報を確認・修正しましょう。そして、アクションは変更せずに次に進みます。
次に、API接続設定を下記のようにします。
-
ユーザーID：入力欄下に記載している注釈を参照にし、請求管理ロボの管理画面にログインする際のIDを入力してください。
-
アクセスキー：入力欄下の注釈を参照にし、請求管理ロボの「API接続設定」から値を取得して手入力しましょう。
- 請求先コード：kintoneから取得した情報を使って設定します。下図のようにアウトプットを使って設定してくださいね！
その他の項目も、アウトプットを使ってそれぞれ適切な値を設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら、請求管理ロボに請求先が登録されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「kintoneにレコードが追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する」フローの作成手順でした！
kintoneや請求管理ロボを活用したその他の自動化テンプレート
日々のデータ連携や業務管理も、kintoneや請求管理ロボを使えばグッと効率化できます。自動化テンプレートを活用して、面倒な手作業から解放されてみませんか。
kintoneを使った便利な自動化例
kintoneを活用すると、複数のシステム間での情報共有や業務の自動化がスムーズになります。
手入力のミスを防ぎ、情報の一元管理やリアルタイムなデータ更新も実現できるのが魅力です。
kintoneのデータを用いてfreeeで請求書を作成
試してみる
■概要
kintoneで案件や顧客情報を管理し、freee請求書で請求書を発行しているものの、双方のデータを手作業で転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、freee請求書での請求書作成を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee請求書間のデータ転記作業をなくしたいと考えている経理担当者の方
- 請求書発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい営業担当者の方
- 手作業による請求情報の入力ミスや発行漏れなどのリスクをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると請求書が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータ処理を行うため、手作業による金額や宛先などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスになった場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」や「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションを設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでfreee請求書の「取引先の検索」アクションを設定し、請求先を特定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得した情報を元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kintoneから取得したステータスの情報をもとに、「請求書発行」など特定のステータスになった場合にのみフローが実行されるよう条件を自由に設定してください。
- kintoneの各オペレーションでは、実際に請求情報を管理しているアプリのIDをそれぞれ設定してください。
- freee請求書のオペレーションでは、請求書を発行する事業所のIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneの情報をもとにWordPress.orgに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客事例や製品情報をWordPress.orgに投稿する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにWordPress.orgへ新規投稿を自動で作成できます。定型的な情報発信を効率化し、より創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとWordPress.orgを使い、手作業でコンテンツを作成しているWeb担当者の方
- kintoneのデータを活用した定期的な情報発信の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- データ転記のミスをなくし、コンテンツ制作のフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報から直接WordPress.orgに投稿が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとWordPress.orgをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneのクローム拡張機能を利用し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- その後、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPress.orgの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得した情報を本文などに埋め込んで投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPress.orgで新規投稿を作成する際に、タイトルや本文の各項目に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として設定できます。これにより、kintoneのフィールド情報をWordPress.orgの投稿に自動で反映させることが可能です。
■注意事項
- kintoneとWordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePointで情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- kintoneの情報を起点としたファイル管理業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの画面から直接フォルダが作成されるため、都度Microsoft SharePointを開いて手作業をする時間を短縮することができます。
- kintoneのレコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーとして「Chrome拡張機能」を選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションで再度「Chrome拡張機能」を選択し、起動したkintoneのレコードページの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「kintone」の「レコードを取得する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに詳細なレコード内容を取得します。
- 最後に、オペレーションで「Microsoft SharePoint」の「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報を利用してフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローはYoomのChrome拡張機能を利用するため、事前にご利用のブラウザへインストールしてください。
- フローボットは、kintoneのレコード詳細ページを開いた状態でブラウザの拡張機能メニューから実行します。
- 本テンプレートはGoogle Chromeでのみご利用いただけますので、ご注意ください。
- Microsoft SharePointとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のご契約が必要です。ご契約プランによっては認証に失敗する可能性があります。
kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータから手作業で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成とOutlookでのメール送付業務の効率化を目指す営業事務の方
- 営業プロセスの自動化によって、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報をもとに見積書が自動で作成・送付されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneの特定のレコード上でフローを起動するように設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用します。これにより、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成することも可能です。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
請求管理ロボを使った便利な自動化例
請求管理ロボを取り入れることで、請求書の作成や取引先管理といった業務が自動化されます。
ルーティン作業の手間が減るだけでなく、入力ミスの防止や作業の抜け漏れもなくせます。
kintoneのステータスが更新されたら請求管理ロボで請求書を発行する
試してみる
■概要
kintoneのステータスが更新されたら請求管理ロボで請求書を発行するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kintoneをCRMとして利用している方
・顧客情報や請求情報を管理している方
・レコードのステータスの状況に応じて業務を進めている方
2. 業務で請求管理ロボを使用している方
・請求業務を行う経理担当者
・kintoneと請求管理ロボを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスに応じて業務を進めている場合、毎回のステータス確認は手間です。
また、ステータス確認における漏れや遅れがあった場合、請求管理ロボからの請求書発行に支障が出る恐れがあるため、未然に防ぐ必要があります。
このフローでは、kintoneのステータスが特定のものに更新されると請求管理ロボから請求書を自動で発行することができるため、請求書の発行漏れを防止します。
kintoneにおける毎回のステータス確認をする必要が無くなるため、請求書の発行をシームレスに行うことが可能です。
チャットツールと連携することで、請求書の発行を任意のメンバーに通知できるため、請求書の確認や送信の業務をスムーズにすることができます。
■注意事項
・kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方
・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方
2.業務で請求管理ロボを活用している方
・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方
・請求先の情報入力を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
kintoneと請求管理ロボの連携を自動化することで、これまで手作業だったデータ転記作業が自動化され、ヒューマンエラーも起きにくくなります。
これにより、担当者はデータ入力などの定型業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて請求業務を進められるようになり、顧客対応や戦略立案といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
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フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてください。
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