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取引先情報の管理や共有に手間がかかり、ミスが発生してしまう…
このような課題を抱えている方に、業務の自動化は非常に有効的です！
本記事では、楽楽販売とDropboxを連携して、楽楽販売に取引先の情報が登録されたらDropboxで取引先ごとのフォルダを自動で作成する方法をご紹介します。
この自動化を活用することにより、手動でのフォルダ作成にかかる時間を削減でき、フォルダ名の入力ミスや作成漏れを防げる可能性があります。
また、誰でも必要な情報に迅速にアクセス可能になるため、業務スピードの向上が期待できます。
ノーコードで誰でも簡単にアプリ連携する方法と、アプリ連携によるメリットを分かりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「楽楽販売で取引先が登録されたらDropboxで取引先毎のフォルダを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
楽楽販売に自動処理設定でhttp送信を実行したことを楽楽販売のAPIを利用して受け取り、Dropboxの提供するAPIを用いてDropboxにフォルダを作成することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、以下4つのプロセスでおこないます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでに登録済みの方は、ログインしておきましょう！
1.楽楽販売の登録方法
「マイアプリ」をクリック後、「新規接続」から楽楽販売を検索します。
上記画像の内容に沿ってAPIトークンを生成してください。
APIトークンの生成が完了したら、下にスクロールして必須項目を入力します。
入力後、「追加」をクリックしてください。
※注意事項：楽楽販売は、一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
2. Dropboxの登録方法
次に「新規接続」から、Dropboxを検索してください。
メールアドレスを入力しましょう。
続いてパスワードも入力後、ログインしてください。
これで、楽楽販売とDropboxのマイアプリ連携完了です！
使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
Yoomのテンプレートサイトに画面が切り替わるので「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
まずは、「自動処理設定でhttp送信を実行したら」を設定していきましょう。
こちらは、デフォルトで設定済みなので特に操作は不要です。
記載内容を確認後、次のページに進みましょう。
上記画面のWebhookURLをコピーし、楽楽販売の管理画面で設定を行なってください。
設定できたら、楽楽販売にテスト用の取引先情報を登録して、画面下部のテストボタンを押してください。
参照：設定方法の詳細はこちらの記事を参照ください。
テストが成功したら、先ほど登録した楽楽販売の取引先情報がアウトプットに表示されます。
正しく取得できているのを確認したら、設定を保存しましょう。
次に、「レコードを取得」という項目を設定していきます。
こちらは、デフォルトで設定済みなので特に操作は不要です。
記載内容を確認後、次のページに進みましょう。
ドメイン・アカウント名・DBスキーマID・レコードのキー項目IDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
設定が完了したら、テストを実行し「保存する」をクリックしてください。
続いて、「フォルダを作成する」をクリックし、アクションを設定しましょう。
こちらは、デフォルトで設定済みなので特に操作は不要です。
記載内容を確認後、次のページに進みましょう。
フォルダのパスは自由に設定できます。
実際に設定する際は、アウトプットをクリック後、「自動処理設定でhttp送信を実行したら」のタブの中にある情報をクリックすることで、楽楽販売のレコード情報を自動で取得しDropboxのフォルダパスに引用できます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功と表示がされたら、設定を保存します。
最後に「トリガーをON」をクリックして、正常にフローボットが起動するか確認してみましょう。
これで「楽楽販売で取引先が登録されたらDropboxで取引先毎のフォルダを作成する」フローの完成です！
他にも楽楽販売を使用した自動化の例がたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. 楽楽販売の情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
このフローを活用することで、手入力作業を自動化できるため、業務効率の向上が期待できます。
またこの自動化により、タイプミスや変換ミスによる情報の誤りや反映漏れといった問題も軽減されます。
2. kintoneでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを自動で登録できるフローです。
このフローを活用することで、楽楽販売への反映作業をする際に、その都度kintoneのレコードを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることが可能です。
3.BASEで注文が発生したら楽楽販売に自動で追加できるフローです。
このフローを活用することで、BASEの情報を自動で楽楽販売に追加できるため、手作業の手間を省くことができます。
また、手入力を待たずに情報をチーム内に共有できるため、円滑な業務進行を行うことが期待できます。
取引先ごとのフォルダ作成を手作業で行う場合、フォルダ名の入力ミスやフォルダの作成漏れが発生する可能性があります。
楽楽販売とDropboxを連携することで、手作業に費やす時間を削減しつつ、ヒューマンエラーを防げます。
楽楽販売の登録情報に基づいてDropboxのフォルダを自動生成できるため、取引先情報とフォルダ名の不一致を防ぎ、正確な情報管理が可能になるでしょう。
この自動化により、営業活動にかかる準備時間を短縮できるため、業務のスピードアップに繋がる可能性があります。
楽楽販売とDropboxを連携すると、自動で取引先ごとに専用のフォルダをDropboxに作成することができるため、取引先に関連する情報が統一されたフォルダに格納できます。
これにより、社内の異なるチーム間での情報共有が円滑になり、誰でも必要な情報に素早くアクセスすることが可能です。
例えば、営業チームが楽楽販売に取引先を登録したら、サポートチームがDropboxの取引先フォルダをすぐに活用できるため、契約締結後のサポート開始が迅速化される可能性があります。
チーム間の連携が強化されることで、顧客満足度の向上が期待できます。
楽楽販売に取引先が登録されるたびにDropboxで取引先ごとのフォルダを自動生成できるため、営業担当者は手作業でフォルダを準備する必要がありません。
これにより営業活動を進めるうえで、必要なデータや資料を漏れなく準備できる環境を整えられるかもしれません。
例えば、新しい取引先が登録されたら即座に漏れなく専用フォルダが自動生成されることで、営業担当者が提案資料や契約書をすぐに共有できます。
この自動化により、商談までのリードタイムを短縮でき、迅速かつ正確な顧客対応が実現する可能性があります。
本記事では、楽楽販売とDropboxを連携することで、楽楽販売に取引先を登録したらDropboxで取引先毎のフォルダを自動で作成する方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
この自動化を活用することで、取引先情報の管理や共有がより効率的かつ正確に行えるようになります。
営業活動の効率化や取引先対応のスピード向上など、あらゆる場面で効果を発揮できるでしょう。
Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単に連携設定が可能です。
取引先情報の管理を効率化し、現場の生産性を高めたいとお考えの方は、ぜひ一度お試しください。
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