楽楽販売とfreee請求書を連携して、楽楽販売でステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する方法

・楽楽販売とfreee請求書をマイアプリ連携

(1)まずは楽楽販売をマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」から楽楽販売を検索してください。

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(2)「・ご利用には楽々販売にてAPI連携オプションのご契約およびYoomのIPアドレスの登録が必要となります。」という注釈が記載されています。
YoomのIPアドレスはこちらをご確認ください。

※楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳しくはこちらのページをご確認ください。

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上記画像の内容に沿ってAPIトークンを生成しましょう。
生成完了後は下にスクロールし、必須情報を入力していきます。

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(3)入力後、［追加］をクリックします。
まずは、1つ目の楽楽販売の接続が完了しました。

(4)次にfreee請求書のアプリ連携を行います。
楽楽販売のマイアプリ登録、と同様に、freee請求書を選択します。

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(5)freee請求書のログイン画面に移行するので、連携したいfreee請求書の「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログインしてください。

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(6)アプリとの連携を許可する画面に移行するので、内容を確認して、画面最下部の［許可する］をクリックします。

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クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは分岐アクションを含めて4つです。

・楽楽販売の起動設定

(1)まず、楽楽販売のアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】楽楽販売でステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「自動処理設定でhttp送信を実行したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
手順と注意事項について、こちらの記事を参考に操作を進めてください。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。

(6)次に、2つ目のステップ「レコードを取得」をクリックしてください。

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(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「ドメイン」や「アカウント名」の項目に注釈に沿って情報を入力します。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・分岐オペレーションの確認

(1)次に、3つ目のステップ「コマンドオペレーション」をクリックして内容を確認します。

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(2)オペレーションやアウトプットの項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。

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(3)今回のフローでは、『取得したレコードのうち、「設定したアウトプット」が【完了】となったら分岐する』ように設定を行っていきます。
この際設定するアウトプットは「ステータス」などの項目に設定してください。これによりステータスが「完了」となった場合にフローが起動します。

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(4)設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。

・請求書を作成するfreee請求書の設定

(1)最後に、4つ目のステップ「請求書の作成」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「事業所ID」や「帳票テンプレートID」の項目に注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントをもとに『候補』に内容が展開されるので、運用に合わせた情報を選択できます。

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(4)「請求日」などの日付を入力する項目では、『日付』から該当する書式で情報を入力できます。
以下は入力バーをクリック→『日付』→今月末日の右側矢印とクリックしていき、「YYYY-MM-DD」の形式で情報を選択・設定したものです。
今月末日だけではなく、『今日』に設定することで起動日を請求日にすることも可能です。

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(5)「消費税の内税・外税区分」などの項目は、プルダウンから運用に合わせた内容を選択できます。

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(6)その他必要項目にも情報を入力していきましょう。
取得したアウトプットもどんどん活用してください。

(7)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

楽楽販売を使ったその他の自動化例

他にも楽楽販売を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

kintoneのステータスが更新されたらfreee請求書で自動的に見積書を作成する

kintoneのステータスが更新されたら、kintoneのサブテーブルに登録されている明細情報を使用して、freee請求書で見積書を自動作成するフローボットです。
データをそのまま反映するため、データの正確性維持に寄与します。

毎月1日にSalesforceで特定のステータスになっている会社情報を取得して、freee請求書で請求書を作成する

このフローボットの活用で、請求書作成のプロセスが自動化されます。
ヒューマンエラーの防止にもつながり、担当者は安心して他の業務に集中できるようになるかもしれません。

入力フォームに見積もり情報が入力されたら、freee請求書で見積書を発行し、Slackに通知する

Yoomの入力フォームに決められた見積もり情報を入力するだけで、freee請求書にアクセスすることなく見積書を発行できます。
Slackで通知することで、特定のメンバーへの確認依頼や完了連絡を迅速に行えるようになるはずです。

楽楽販売とfreee請求書の連携メリットと具体例

1. 手作業で発生しがちなミスを防止できる

請求書の発行は取引先や契約内容によって異なるため、手作業では発行漏れや見落としを0にすることは難しいですよね。
楽楽販売とfreee請求書を連携することで、ステータス更新に応じて請求書が自動作成されるので、このようなミスを防止できる可能性があります。
例えば、請求書にデータを手動で転記する場合見落としが発生することもありますが、自動化により見落としの心配はなくなるため、手作業時よりも正確に請求書を作成できるはずです。
ヒューマンエラーが低減することで、スタッフは安心して業務を進められるかもしれません。

2. 作業負担を軽減できる

手動での請求書作成は時間と労力がかかり、担当スタッフの負担となっているかもしれません。
しかし作業を自動化することで、情報転記や請求書の作成などの作業工程の削減につながります。
例えば、請求書の発行件数が多いとかなりの手間となりますが、自動化することで作業の手間の削減が期待できます。
これまで作業に必要とされてきた手順が減ることで、その他の業務にリソースを充てることもできるようになるかもしれません。

3. 業務の属人化を防ぐ

自動化により、業務プロセスが統一化され、誰でも同じように業務を進められるようになるはずです。
例えば、業務が特定のスタッフに依存していると、その人が不在だった時に請求手続きが滞る可能性があります。
楽楽販売とfreee請求書の連携により、請求書作成業務が自動的に進められるので、属人化を防ぎ、簡単な引き継ぎだけで他メンバーは作業に着手できるはずです。
新任の担当者であってもすぐに操作をマスターできるかもしれません。

まとめ

今回紹介した楽楽販売とfreee請求書の連携により、請求書発行業務の自動化が実現します。
手作業を最小限に抑えることで、転記ミスや書類の発行漏れなどのミスを抑制できたり、担当者の負担軽減が期待できます。
さらに、自動化の導入で業務プロセスを統一することで、属人化や対応のばらつきを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させられるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。