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■概要
楽楽販売で案件が受注フェーズに進んだ後、契約書を作成してクラウドサインで送付する作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報入力は、多忙な中でミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、楽楽販売での特定の処理完了をきっかけに、Googleドキュメントで契約書を自動生成します。
さらに、クラウドサインでの送付までの作業をシームレスに行えるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「楽楽販売に登録した顧客情報をもとに、クラウドサインで契約書を送付したい」
「楽楽販売の情報を見ながらクラウドサインで書類を作成する作業が、二度手間で面倒…」
このように、楽楽販売とクラウドサインを利用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、楽楽販売でのアクションをきっかけに、自動でクラウドサインの書類作成や送付が行われる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや送付漏れのリスクをなくし、より重要な業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の業務を大きく効率化できるため、ぜひこの記事を参考に自動化を導入して、契約関連業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには楽楽販売とクラウドサインを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
楽楽販売で案件が受注フェーズに進んだ後、契約書を作成してクラウドサインで送付する作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報入力は、多忙な中でミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、楽楽販売での特定の処理完了をきっかけに、Googleドキュメントで契約書を自動生成します。
さらに、クラウドサインでの送付までの作業をシームレスに行えるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
楽楽販売とクラウドサインのAPIを連携すれば、一方のアプリでの操作をトリガーとして、もう一方のアプリで特定のアクションを自動的に実行させることが可能です。
これまで手作業で行っていた情報転記や書類作成・送付といった一連の業務をすべて自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
楽楽販売で特定の処理が完了したタイミングで、その情報をもとに契約書を自動で作成し、クラウドサインで送付まで完了させる連携です。
この仕組みにより、手作業による書類作成や送付の手間を排除し、送付漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
この自動化は、アプリ間の直接的なデータ連携のパターンです。
■概要
楽楽販売で案件が受注フェーズに進んだ後、契約書を作成してクラウドサインで送付する作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報入力は、多忙な中でミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、楽楽販売での特定の処理完了をきっかけに、Googleドキュメントで契約書を自動生成します。
さらに、クラウドサインでの送付までの作業をシームレスに行えるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
楽楽販売に特定の条件を満たすレコードが新たに追加された際に、その情報をトリガーとして自動でクラウドサインでの書類送付を実行します。
この連携は、条件分岐の処理を含むため、例えば「確度が高い」と分類された顧客情報が登録された場合のみ契約書を送付するといった、より柔軟な自動化を実現し、スピーディーな契約手続きを可能にします。
■概要
楽楽販売で特定の条件に合致するレコードが追加されるたびに、手作業でクラウドサインの書類作成や送付を行っていませんか。この繰り返し作業は時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいため、業務効率の低下を招くことがあります。このワークフローを活用すれば、楽楽販売へのレコード追加をトリガーに、クラウドサインでの書類送付までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際に楽楽販売とクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで楽楽販売とクラウドサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しクラウドサインで送付する」フローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要
楽楽販売で案件が受注フェーズに進んだ後、契約書を作成してクラウドサインで送付する作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報入力は、多忙な中でミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、楽楽販売での特定の処理完了をきっかけに、Googleドキュメントで契約書を自動生成します。
さらに、クラウドサインでの送付までの作業をシームレスに行えるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、楽楽販売・クラウドサイン・GoogleドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
※楽楽販売は、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されている楽楽販売も問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2.右上の検索窓に「楽楽販売」と入力し、検索結果から楽楽販売のアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※注釈に沿って、必要な値を取得してください。※YoomのIPアドレスは、こちらをご参照ください。
3.続いてクラウドサインをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からクラウドサインを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
※今回は、Googleドキュメントも使用するため、Googleドキュメントもマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogleドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリに楽楽販売とクラウドサイン、Googleドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
楽楽販売で案件が受注フェーズに進んだ後、契約書を作成してクラウドサインで送付する作業に手間を感じていませんか。
手作業での情報入力は、多忙な中でミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、楽楽販売での特定の処理完了をきっかけに、Googleドキュメントで契約書を自動生成します。
さらに、クラウドサインでの送付までの作業をシームレスに行えるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しクラウドサインで送付する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogleドキュメントに、雛形書類を作成しておきましょう！
※後続の書類発行の設定時、テストで必要になります。
今回は下図のような書類を作成してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※詳しい雛形書類の作成方法や後続の「書類を発行する」設定については、こちらをご参照ください。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「自動処理設定でhttp送信を実行したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
※楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法はこちらをご参照ください。
URLをコピーしたら、楽楽販売の画面で設定を行います。
楽楽販売で、任意の処理を完了させましょう！
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
完了したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「レコードを取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
表示されている各項目は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、レコード取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値・日付から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類の作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類タイトル」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
その他の各項目は、任意で設定しましょう。
入力欄下の説明に従って、プルダウンから選択するか、取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類作成に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類にファイルを添付」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択できます。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下画像のように、取得した値を設定しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイル添付に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「宛先の追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」「メールアドレス」「宛先の名前」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、追加に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にクラウドサインで契約書が送付されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回は楽楽販売からクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にクラウドサインでのアクションをきっかけに楽楽販売へデータを連携する自動化も可能です。
該当する場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クラウドサインで契約が締結されたことをトリガーとして、その契約情報を楽楽販売に自動でレコードとして登録する連携です。
この自動化により、契約後のステータス更新や情報入力を手作業で行う必要がなくなり、データのスピーディーな反映と一元管理を実現します。
■概要
契約締結後の顧客情報を、手作業でSFAやCRMに入力する業務に手間を感じていませんか。クラウドサインで契約が完了するたびに、楽楽販売へ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインと楽楽販売の連携が自動化でき、契約締結と同時に楽楽販売へ顧客情報が登録されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クラウドサインで締結された契約の中から、特定の条件に合致するものだけを抽出し、楽楽販売にレコードとして登録する連携です。
例えば、特定のプランに関する契約が締結された場合のみ、その情報を楽楽販売の顧客データベースに自動で追加できるため、必要な情報だけを効率的に管理し、データ整理の手間を省けます。
■概要
クラウドサインで契約が締結されるたびに、その内容を楽楽販売へ手入力していませんか？この作業は定型的でありながら、入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つであり、クラウドサインと楽楽販売の連携を効率化したいと考えている方も少なくありません。このワークフローを活用すれば、契約締結と同時に楽楽販売へレコードを自動登録し、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回ご紹介した自動化テンプレート以外にも、楽楽販売やクラウドサインはさまざまなサービスと組み合わせてデータ連携・書類送付・登録業務の自動化が可能です。
入力・作成・確認といった手作業を減らすことで、バックオフィス業務の効率化を実現できます。
楽楽販売では、Googleフォームや入力フォーム・Salesforceなど他サービスで入力された情報をもとに、自動でレコード登録が可能です。
さらに、kintoneやGoogle スプレッドシートとも連携させることで、データの一元管理と共有がスムーズに行えます。
■概要
Googleフォームで受け取った問い合わせやアンケートの回答を、都度楽楽販売に手作業で入力する作業に時間を取られていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなります。このワークフローを活用することで、Googleフォームへの回答送信をきっかけに楽楽販売へレコードを自動登録し、こうした手入力の手間とミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceの任意の商談ページからフローボットを起動して、楽楽販売に商談情報を自動的に連携するフローボットです。
YoomのChrome拡張機能を利用するため、Chrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
Salesforceの商談が受注になった際などに楽楽販売へ1クリックで商談情報を連携するといったことが可能です。
■注意事項
・Salesforce、楽楽販売それぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。Chrome拡張機能をこちらからインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Webフォームからのお問い合わせや資料請求の対応時、顧客情報を手作業でSFA/CRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業による転記は、入力ミスや対応の遅れといったリスクにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた情報を自動で楽楽販売に登録できるため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
楽楽販売の情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.楽楽販売で商品管理や顧客管理しGoogle スプレッドシートでデータ分析や資料作成をしている方
・楽楽販売のデータを手動でGoogle スプレッドシートに転記する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
2.Google スプレッドシートで在庫管理や売上分析などを行っている方
・在庫管理や売上分析などを効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
楽楽販売に登録された情報を手作業でGoogleスプレッドシートに転記する作業は、担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このテンプレートを使用することで、楽楽販売に登録された情報がGoogle スプレッドシートのデータベースに自動で追加されます。
これまで新しい情報が追加されるたびに、手動でGoogle スプレッドシートのデータベースにも反映していた方は、作業の負担が軽減されるでしょう。
浮いた時間を他の業務に活用できるため、業務効率が向上します。
また、手作業が減ることで人為的なミスも抑えられ、タイプミスや変換ミスによる情報の誤りや反映漏れといった問題も軽減されます。
結果として、データの正確な管理が実現し、より信頼性の高い情報が維持されるようになります。
■注意事項
・楽楽販売とGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
楽楽販売の任意のレコード情報をkintoneに自動的に連携するフローボットです。
楽楽販売で自動処理設定を行い、楽楽販売上で選択したレコード情報をkintoneに連携することが可能です。
楽楽販売で自動処理設定を行う方法はこちらの記事をご確認ください。
■注意事項
・kintone、楽楽販売それぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クラウドサインでは、データベースやフォーム・メール・Notionなどを起点に契約書を自動作成し、送付することができます。
書類作成から送信までを一気に自動化できるため、契約業務のスピード向上と手間削減に役立ちますよ！
◼️概要
Yoomデータベースの情報で契約書を作成し、クラウドサインで自動的に送付します。
契約書の雛形はGoogleドキュメントで事前にご準備ください。
◼️設定方法
1.クラウドサイン、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.「書類を作成」でGoogleドキュメントの任意の雛形を設定し、置換する文字列などを設定してください。
4.クラウドサインの各種オペレーションで、作成した書類をアップロードし、送付先メールアドレスや件名、メッセージなどを設定してください。
5.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
6.書類が作成され、クラウドサインを通じて送付されます。
◼️注意事項
・各アプリとのアカウント連携が必要です。
・Googleドキュメントとクラウドサインの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Gmailで特定の条件を満たすメールを受信した後、クラウドサインで関連書類を作成する際、手作業による情報転記や確認に手間を感じていませんか？また、急ぎの案件で対応が遅れたり、入力ミスが発生したりする懸念もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、クラウドサインでの書類作成プロセスを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SPIRAL上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している方
・契約等の帳票類作成を担当している方
・帳票類の一元管理に使用している方
2.SPIRALで情報の一元管理をしている企業
・企業情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票類作成業務を効率よく行うためのツールです。
SPIRALに登録されている情報を基に契約書を作成し、関連情報の管理を円滑に行います。
しかしSPIRALに登録されている情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用するとSPIRALの詳細ページからフローを起動し、契約書の作成から送付まで自動で行うことができます。
SPIRALの登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を未然に回避することができます。
また作成にかかっていた時間を他の業務にあて、チーム全体の業務進行を円滑にします。
■注意事項
・クラウドサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
フォームに回答された情報をもとに、契約書の雛形を使って書類発行後、クラウドサインにてその書類を送付します。
承認依頼を設け、Wチェックを入れることで未然にエラーを防ぐことも可能です。
■事前準備
スプレッドシートやドキュメントにて、契約書等書類の雛形を事前にご用意いただきます。
※今回はドキュメントを使った例を紹介します。
■設定方法
①トリガーからフォームトリガーを選択します。
②契約書の作成に必要な質問項目を設定します。
※例：相手先企業名、お名前、住所、連絡先、契約内容 etc
※フォームトリガーの設定方法はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/7973076
③次の画面で、サンプルとしてデモのデータを入力して保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからドキュメントを選択します。
⑤事前に用意した契約書雛形のドキュメントIDを候補から選択し、書類発行後にPDFを格納するGoogleドライブのフォルダIDおよびファイル名を設定して次に進みます。
⑥置換対象の文字列を取得を押し、置換対象の文字列一覧を表示したあと、それぞれに③のフォームサンプルで回答された値を対応した欄にアウトプット入力し、テストを行ったあと正しくPDFが発行されていれば保存します。
※書類発行の設定詳細はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑦＋マークを押し、承認を依頼するオペレーションを選択します。
⑧任意の承認者を選択後、メッセージ欄に発行した書類のアウトプット等を埋め込み、確認できるように設定して保存します。
⑨＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類を作成アクションを押します。
⑩次のページで必須項目含め、必要項目を入力し、テスト・保存します。
⑪＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類にファイルを添付アクションを押します。
⑫次のページで書類IDには⑩で取得した書類IDを埋め込み、ファイルは⑥で発行したファイルを設定しテスト・保存します。
⑬＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、宛先を追加アクションを押します。
⑭次のページで③のフォームサンプルで取得した宛先情報を埋め込み、テスト・保存します。
⑮＋マークを押し、アプリと連携するからクラウドサインを選択し、書類を送信・リマインドアクションを押します。
⑯次のページで書類IDには⑩で取得した書類IDを埋めこみ、保存します。
※テストを行うと実際に送付が行われるためご注意ください。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Googleドキュメントやクラウドサインの設定情報は任意の値に置き換えてご利用ください。
・トリガーを除くオペレーション数が5つ以上の場合、フリープランでは実際に起動させることができません。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
楽楽販売とクラウドサインの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた両アプリ間の情報転記や書類作成、送付といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーのリスクを解消できます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面をクリックしていくだけの直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を実際に体験してみてください！
