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「楽楽販売に登録した顧客情報をもとに、クラウドサインで契約書を送付したい」
「楽楽販売の情報を見ながらクラウドサインで書類を作成する作業が、二度手間で面倒…」
このように、楽楽販売とクラウドサインを利用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">楽楽販売でのアクションをきっかけに、自動でクラウドサインの書類作成や送付が行われる仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや送付漏れのリスクをなくし、より重要な業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の業務を大きく効率化できるため、ぜひこの記事を参考に自動化を導入して、契約関連業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">楽楽販売とクラウドサインを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
楽楽販売とクラウドサインのAPIを連携すれば、一方のアプリでの操作をトリガーとして、もう一方のアプリで特定のアクションを自動的に実行させることが可能です。
これまで手作業で行っていた情報転記や書類作成・送付といった一連の業務をすべて自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
楽楽販売で特定の処理が完了したタイミングで、その情報をもとに契約書を自動で作成し、クラウドサインで送付まで完了させる連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手作業による書類作成や送付の手間を完全に排除し、送付漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぐ</span>ことができます。
この自動化は、アプリ間の直接的なデータ連携のパターンです。
楽楽販売に特定の条件を満たすレコードが新たに追加された際に、その情報をトリガーとして自動でクラウドサインでの書類送付を実行します。
この連携は、条件分岐の処理を含むため、<span class="mark-yellow">例えば「確度が高い」と分類された顧客情報が登録された場合のみ契約書を送付するといった、より柔軟な自動化を実現し、スピーディーな契約手続きを可能に</span>します。
それでは、さっそく実際に楽楽販売とクラウドサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで楽楽販売とクラウドサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しクラウドサインで送付する」フローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、楽楽販売・クラウドサイン・GoogleドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
※楽楽販売は、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されている楽楽販売も問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2.右上の検索窓に「楽楽販売」と入力し、検索結果から楽楽販売のアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※注釈に沿って、必要な値を取得してください。※YoomのIPアドレスは、こちらをご参照ください。
3.続いてクラウドサインをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からクラウドサインを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
※今回は、Googleドキュメントも使用するため、Googleドキュメントもマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogleドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリに楽楽販売とクラウドサイン、Googleドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しクラウドサインで送付する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogleドキュメントに、雛形書類を作成しておきましょう！
※後続の書類発行の設定時、テストで必要になります。
今回は下図のような書類を作成してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※詳しい雛形書類の作成方法や後続の「書類を発行する」設定については、こちらをご参照ください。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「自動処理設定でhttp送信を実行したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
※楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法はこちらをご参照ください。
URLをコピーしたら、楽楽販売の画面で設定を行います。
楽楽販売で、任意の処理を完了させましょう！
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
完了したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「レコードを取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
表示されている各項目は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、レコード取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値・日付から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類の作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類タイトル」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
その他の各項目は、任意で設定しましょう。
入力欄下の説明に従って、プルダウンから選択するか、取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類作成に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類にファイルを添付」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択できます。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下画像のように、取得した値を設定しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイル添付に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「宛先の追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」「メールアドレス」「宛先の名前」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、追加に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にクラウドサインで契約書が送付されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回は楽楽販売からクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にクラウドサインでのアクションをきっかけに楽楽販売へデータを連携する自動化も可能です。
該当する場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
クラウドサインで契約が締結されたことをトリガーとして、その契約情報を楽楽販売に自動でレコードとして登録する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">契約後のステータス更新や情報入力を手作業で行う必要がなくなり、データのスピーディーな反映と一元管理を実現</span>します。
クラウドサインで締結された契約の中から、特定の条件に合致するものだけを抽出し、楽楽販売にレコードとして登録する連携です。
例えば、<span class="mark-yellow">特定のプランに関する契約が締結された場合のみ、その情報を楽楽販売の顧客データベースに自動で追加できる</span>ため、必要な情報だけを効率的に管理し、データ整理の手間を省けます。
今回ご紹介した自動化テンプレート以外にも、楽楽販売やクラウドサインはさまざまなサービスと組み合わせてデータ連携・書類送付・登録業務の自動化が可能です。
入力・作成・確認といった手作業を減らすことで、バックオフィス業務の効率化を実現できます。
楽楽販売では、Googleフォームや入力フォーム・Salesforceなど他サービスで入力された情報をもとに、自動でレコード登録が可能です。
さらに、kintoneやGoogle スプレッドシートとも連携させることで、データの一元管理と共有がスムーズに行えます。
クラウドサインでは、データベースやフォーム・メール・Notionなどを起点に契約書を自動作成し、送付することができます。
書類作成から送信までを一気に自動化できるため、契約業務のスピード向上と手間削減に役立ちますよ！
楽楽販売とクラウドサインの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両アプリ間の情報転記や書類作成、送付といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーのリスクを解消できます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面をクリックしていくだけの直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を実際に体験してみてください！
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