楽楽販売とfreeeサインを連携して、楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しfreeeサインで送付する方法

・楽楽販売とfreeeサインをマイアプリ連携

(1)まずは楽楽販売をマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」から楽楽販売を検索してください。

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(2)「・ご利用には楽々販売にてAPI連携オプションのご契約およびYoomのIPアドレスの登録が必要となります。」という注釈が記載されています。
YoomのIPアドレスはこちらをご確認ください。

※楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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上記画像の内容に沿ってAPIトークンを生成しましょう。
生成完了後は、下にスクロールし、必須情報を入力していきます。

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(3)入力後、［追加］をクリックします。
まずは、1つ目の楽楽販売の接続が完了しました。

(4)次にfreeeサインのアプリ連携を行います。
楽楽販売のマイアプリ登録と同様に、freeeサインを選択します。

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(5)freeeサインのログイン画面に移行するので、連携したいfreeeサインの「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログイン、または『freeeアカウントでログイン』してください。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

・楽楽販売の起動設定

(1)まず、楽楽販売のアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しfreeeサインで送付する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のアクション「自動処理設定でhttp送信を実行したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
手順と注意事項について、こちらの記事を参考に操作を進めてください。

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(5))Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。

(6)次に、2つめのアクション「レコードを取得」をクリックしてください。

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(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「ドメイン」や「アカウント名」の項目に注釈に沿って情報を入力します。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・freeeサインで契約書を作成、送付する設定

(1)続いて、3つ目のアクション「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「契約書タイトル」や「使用する契約書テンプレートのID」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、アカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、該当する情報を選択することもできます。
（表示されている情報はダミーのものです。）

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(4)「入力項目」は、注釈に沿いfreeeサイン側から該当する内容を確認し、情報を入力してください。

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(5)情報を入力した後［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(6)最後に、4つ目のアクション「契約書を送信」をクリックします。

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(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
次の画面で「契約書ID」や「契約書の送信者となるユーザーのID」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットや連携したアカウントの情報を引用できます。

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(8)「送り先メールアドレス」には、楽楽販売から取得した【メールアドレス】を設定してください。
（以下はアウトプット引用操作の一例です。取得するレコードの値により表示が異なります。）

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(9)「相手方の複数承認を利用するかどうか」や「署名方法」は、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。

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(10)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

楽楽販売を使ったその他の自動化例

他にも楽楽販売を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

楽楽販売で任意の処理が完了したら契約書を作成しクラウドサインで送付する

楽楽販売で任意の処理が完了後、書類を作成し、クラウドサインからの契約書送付を自動的に行うフローです。
契約書の作成や送付を楽楽販売の操作のみで行えるので、複数のツールを使用する手間を省けます。

楽楽販売で発注先が登録されたらboardに追加する

楽楽販売に登録された発注先をboardに手動登録している方におすすめです。
楽楽販売で発注先が登録されるとboardへ自動追加でき、情報の入力作業におけるヒューマンエラーの発生を防止できます。

楽楽販売で登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

楽楽販売に登録された情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動作成するフローボットです。
予定の登録作業を自動化することで、情報の誤入力を抑制し、共有情報の正確性を保てます。

まとめ

今回紹介した楽楽販売とfreeeサインの連携により、楽楽販売で処理を完了するとfreeeサインで契約書を自動作成しそのまま送付できるので、作業時の転記ミスや誤送信などの人的エラーを未然に防止でき、正確性の高いデータ管理が可能になるかもしれません。
また、契約プロセスのスピード向上も期待できるので、取引先等の顧客満足度向上も期待できるでしょう。
さらに、自動化により作業コストの改善が図れるので、企業の業務環境の見直しにも役立つ可能性があります。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。