楽楽明細からAirtableを連携して、データ管理を自動化してみた

ビジネスの現場では、正確なデータ管理が大切ですが特に帳票の発行とそのデータ管理は非常に重要です。
でも、帳票関連の作業は手間がかかり、手作業でのデータ入力が必要な場合は、ミスが発生しやすく、業務が停滞してしまうこともあります。
そこで今回は、楽楽明細で発行された帳票情報をAirtableに自動で追加するフローを紹介します。
これにより、帳票発行からデータベースへの自動登録を実現することで、手動作業の手間を省き、業務の効率化が期待できます。
また、ヒューマンエラーの防止が見込め、データの正確性が向上し、チーム全体の生産性を高めることも期待できます。
本記事では、この自動化による具体的なメリットと導入方法について詳しく解説します。
どうぞ参考にしてください。

楽楽明細とAirtableを連携するメリット

メリット1: データ管理の効率化

楽楽明細で発行された帳票が自動的にAirtableに登録されることで、データの二重入力や転記作業が不要になります。
これにより、時間と労力を削減でき、手作業による入力ミス防止が見込めます。
例えば、経理部が楽楽明細で請求書を発行すると、Airtableに自動で顧客ごとの請求データが追加されます。
これにより、経理担当者は手動で請求情報をシステムに入力する手間が省け、他の重要な業務に充てる時間の確保も見込めます。
また、営業部も素早く請求情報を確認でき、スピーディーな対応が期待できます。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

帳票の情報を手動でAirtableに登録する際、ミスや入力漏れが発生しがちです。
自動化により、こうした手動によるエラーが防止され、データの正確性が期待できます。
例えば、財務部が楽楽明細で発行した帳票が自動でAirtableに登録されることで、手作業による入力ミスの防止が見込めます。
これにより、重要な財務データの誤入力や帳票の未登録といったエラーがなくなり、正確なデータ管理が期待できます。
ミスによる再処理も削減され、業務全体の効率向上にもつながります。

[Yoomとは]

楽楽明細とAirtableの連携フローの作り方

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成を行ってください。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

ステップ1：楽楽明細とAirtableをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択とコピー

今回は、【楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をAirtableに追加する】というフローを作成します。
このフローを使用することで、帳票が発行されたら自動でAirtableに帳票情報を追加するため、手入力にかかっていた時間を省くことができ、業務の効率化が期待できます。
また削減した時間を他の業務にあてることで、チーム全体が重要なタスクに注力でき生産性の向上にもつながります。
さらに情報は引用して反映されるため、手入力で起こりがちな重複や漏れなどのヒューマンエラー防止も期待でき、情報の正確性も見込めます。

1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションの設定を行います。
タイトルや詳細は、クリックすると編集可能です。
適宜変更してください。

ステップ3：トリガーを設定

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「アプリトリガー　帳票が発行されたら」をクリックします。

ステップ4：アクションを設定

1) アクションは「帳票が発行されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択し、「次へ」をクリックします。
なお、起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容については、Yoomのヘルプセンターを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

ステップ5：アクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを作成」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを作成」を選択し、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目を入力します。
アプリが連携していれば、楽楽明細のアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Brushupで新たにアイテムが登録されたらTrelloに追加する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

楽楽明細・Airtableを使ったその他の自動化例

他にも、BrushupやTrelloを使った自動化のテンプレートがYoomにあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や、現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1. 楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をSPIRALに追加する
このフローを活用すると楽楽明細の情報を自動でSPIRALに登録することができるため、入力作業を省くことができます。
作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力し、生産性向上につながります。

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2. 楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をサスケに追加する
このフローを活用することで、楽楽明細で作成された帳票の情報を自動でサスケに登録します。
手作業による入力を省くことができるため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ共有する情報の透明性を保つことができます。
このフローに続けてチャットツールを追加し、帳票の発行と情報の追加をチームに素早く通知することも可能です。

3.Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知する
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている場合、誰が何を登録したかをChatworkの通知で容易に把握することができます。
Chatworkによる通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。

まとめ

楽楽明細で発行された帳票情報をAirtableに自動で追加するフローを導入することで、手動作業が減少し、データ管理の効率化だけでなく、経理部や財務部が他の重要な業務に集中でき、全体の生産性向上が期待できます。
また、入力漏れやミスなどのヒューマンエラー削減も見込め、信頼性の高い情報管理も見込めます。
これらの組み合わせで、スピーディーで正確な情報共有が可能となり、チーム間の連携が強化され、スムーズな意思決定にもつながりそうです。

Yoomを使えば、ノーコードでの連携も簡単にできるため、ぜひ楽楽明細とAirtableの連携にチャレンジしてみてください。