楽楽明細とJUST.DBを連携して、楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をJUST.DBに追加する方法

[Yoomとは]

楽楽明細とJUST.DBを連携して、楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をJUST.DBに追加する方法

楽楽明細で帳票が発行されると、楽楽明細 APIを通じて情報を取得し、JUST.DBのAPIを経由してJUST.DBに帳票情報を追加することができます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくても楽楽明細とJUST.DBの連携を簡単に自動化できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• 楽楽明細とJUST.DBをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントをすでに取得済みの場合は、ログインしてください。

2)楽楽明細のマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずは楽楽明細にログインし、APIキーを取得する必要があります。
楽楽明細内で「基本設定 > API設定」と進み、発行したAPIトークンを設定してください。

3)JUST.DBのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはJUST.DBにログインし、APIキーを取得する必要があります。
JUST.DB内の右上のアカウント名 > 運用管理画面 > API連携設定 > API keyの追加 の順にクリックしてください。
次に任意のタイトル、有効、 対象テーブル、実行権限を入力し、「保存」をクリックします。
表示されたAPIキーをコピーし、保存します。
※対象テーブルは最大5つまでしか指定できませんので、5つ以上テーブルを操作したい場合、JUST.DB側で必要な分のAPIキーの追加を行ない、Yoom側でそれぞれアカウント連携を実施してください。
※操作するテーブルに応じて連携するアカウントをお選びいただくようお願いいたします。

ステップ1：楽楽明細とJUST.DBをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「楽楽明細」と「JUST.DB」を１つずつ検索します。

楽楽明細を選択できたら、事前準備で取得した情報を入力します。
アカウント名には管理用の任意のアカウント名を設定してください。
入力できたら、「追加」をクリックします。

同様にJUST.DBを選択できたら、事前準備で取得した情報を入力します。
アカウント名はJUST.DBでつけたタイトル等を入力してください。
入力できたら、「追加」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　帳票が発行されたら」をクリックしてみましょう！

ステップ4：楽楽明細のアクションを設定

1) アクションは「帳票が発行されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：JUST.DBのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードの挿入」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードの挿入」を選択し、必須項目を入力します。

3)  必須項目を入力してください。

メッセージ内容は候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

これで【楽楽明細とJUST.DBを連携して、楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をJUST.DBに追加する方法】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

楽楽明細を使ったその他の自動化例

上記の連携以外にも、楽楽明細とほかのツールを組み合わせることで様々な自動化が可能です。
Yoomには楽楽明細を使った自動化の例がたくさんあるので、その中からいくつかご紹介します。

1.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をSalesforceに追加する
このテンプレートは、楽楽明細で帳票が発行されると、その情報をSalesforceに自動追加する仕組みです。
例えば、経理部が請求書を発行すると、顧客情報や金額がSalesforceの取引先情報に紐づき、営業部は素早く請求状況を確認できます。
手入力の手間やミスを削減し、経理と営業間のスムーズな情報共有が見込めます。
未入金の顧客対応も迅速化し、業務効率と顧客対応力の向上に期待できます。

2.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をkintoneに追加する
このテンプレートは、楽楽明細で発行された帳票情報を自動的にkintoneに追加する仕組みです。
帳票に記載された部署名やその他の詳細情報もkintoneに反映され、業務効率向上が見込めます。
手動での転記作業が不要になり、エラーを減らし、データの一元管理が可能になるため、迅速で正確な情報共有が期待できます。

3.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をMicrosoft Excelに追加しSlackに通知する
このテンプレートは、楽楽明細で発行された帳票情報をMicrosoft Excelに自動追加し、完了後にSlackで通知する仕組みです。
帳票情報がExcelに自動的に反映されるため、手動での入力作業が省略され、データ管理の効率化が見込めます。
また、Slackで通知されることで、関係者が素早く進捗を把握でき、業務のスピードと正確性の向上が期待できます。

楽楽明細とJUST.DBを連携するメリットと具体例

メリット1：業務フローの標準化で作業ミスを防止

楽楽明細からJUST.DBへ自動登録することで、経理や総務の業務が統一され、業務の効率化が期待できます。
例えば、手作業で請求データを入力すると時間がかかりますが、自動化によって作業時間が短縮され、担当者が変わっても同じ品質で作業できるため、確認作業の負担軽減も見込めます。
また、経理と営業間の情報共有もスムーズになり、請求状況の確認やスピーディーな顧客対応が見込めます。

メリット2：データの正確性向上と分析のしやすさ

JUST.DBに統一フォーマットでデータを蓄積することで、担当者ごとの差や入力ミスを防げ、情報の正確性向上が期待できます。
します。例えば、経理部で請求書を処理する際、手入力では日付や金額のズレが発生する可能性がありますが、自動化によりヒューマンエラー防止が見込まれます。
さらに、データ管理しやすくなるので、経営企画部が売上や取引状況のスムーズな分析が期待できます。正確なデータを基にした、迅速な意思決定も期待できます。

メリット3：部門間でのスムーズな情報共有

JUST.DBにデータを集約することで、経理、営業、企画など複数の部門が必要な情報に簡単にアクセスできます。
例えば、営業担当者は素早く請求状況を確認し、未入金の顧客への迅速な対応が期待できます。
経理部も入金状況を素早く把握できるため、その後の業務もスムーズに進められます。
また、企画部門は取引履歴を分析し、販売戦略の立案に活用したり、データの一元管理により、部門間の連携が強化され、組織全体の業務効率向上が見込まれます。

まとめ

今回は、楽楽明細とJUST.DBを連携して、楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をJUST.DBに追加する方法をご紹介しました。
楽楽明細とJUST.DBを連携することで、データ入力の手間を省き、業務プロセスの効率化が期待できます。
自動化によりデータの精度も向上し、分析や他部門での活用が見込めます。
さらに、Yoomを活用すれば、プログラミング知識がなくても、簡単に連携設定ができます。
ぜひこの機会に、楽楽明細とJUST.DBの連携を活用して、業務の自動化を進めてみてください。