BacklogとGoogleスプレッドシートの連携で手入力の手間を削減して作業効率を最大化

ステップは以下の2点のみなので、15分程度で作成できます。

1. 新しい課題が追加されたら起動するトリガーの設定
2. レコードを追加するアクションの設定

BacklogとGoogleスプレッドシートをYoomと接続する方法

YoomにBacklogとGoogleスプレッドシートを連携するには、マイアプリ登録が便利です。

最初にBacklogのマイアプリ登録からします。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からBacklogを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。

こちらの画面に移行したら、緑ボタンの「許可する」をクリックしてください。

続いてGoogleスプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にGoogleスプレッドシートをクリックすると、以下の画面が表示されるので、サインインしてください。

マイアプリ登録が完了したら、マイアプリの欄にBacklogとGoogleスプレッドシートが表示されます。
こちらでマイアプリ登録は完了です。

Backlogで課題が追加されたらGoogleスプレッドシートに連携する

それでは「Backlogで課題が追加されたらGoogleスプレッドシートに連携する」のフローボットの作成に移ります。

以下のテンプレートをクリックし、「試してみる」を選択しましょう。

こちらの画面に移行したら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更したい場合は該当箇所を選択して変更してください。
Backlogの設定から行うので、「新しい課題が追加されたら」をクリックしましょう。

この画面に移行したら、設定を確認してください。

• 「アプリトリガーのタイトル」→ご自由に変更可能
• 「Backlogと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→新しい課題が追加されたら
  

こちらの画面に移行したら、設定をしてください。

• 「トリガーの起動間隔」→任意で設定
• 「ドメイン」→URL内の「https://●●●●●/」部分
• 「プロジェクトID」→課題一覧ページのURL内から取得が可能。URL内の「projectId=●●●●」部分

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

次にGoogleスプレッドシートにレコードを追加する設定をするので、そちらをクリックしましょう。
以下の設定を確認してください。

• 「タイトル」→ご自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを追加する
  

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Googleスプレッドシートに移動し、Backlogから引用したいデータの設定をします。
以下に例として入力しています。

Yoom画面に戻ってスクロールし、データベースの連携をしていきます。

• 「スプレッドシートID」→スプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」部分
• 「スプレッドシートのタブ名」→該当するものを記載
• 「テーブル範囲」→「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定

「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は候補から選択することもできます。

データベース設定でエラーが起きる場合はこちらを確認してみてください。

この画面に移行したら、Googleスプレッドシートに入力した項目が表示されます。
該当する項目にBacklogのアウトプットを入力しましょう。
{{担当者}}←アウトプットはこのように表示されます。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」で完了です。

アプリトリガーを「ON」にすることで、自動化設定ができます。

応用編 関連テンプレートを簡単に紹介

今回は「Backlogで課題が追加」→「Googleスプレッドシートに連携」とうフローボットの解説をしました。
Yoomではもっと多くのテンプレートをご用意しているので、Backlogを利用したテンプレートをご紹介します。

まずは「フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しGoogle Chatに通知する」テンプレートです。
フォーム回答を元にBacklogへの追加とGoogle Chatへの通知を同時に行える効率的なフローです。

このテンプレートは、以下のフローになっています。

1. フォームに回答があったら
2. 課題の追加
3. Google Chatに通知

こちらではYoomのフォームトリガーを利用しているので、誰でも簡単にフォームを作成することができます。
このテンプレートを利用すればフォームの内容を確認する必要がないので、情報の管理が楽です。
Googleフォームをトリガーに設定することもできます。

次に、「Slackにメッセージが投稿されたら内容を抽出して、連携したGoogleスプレッドシートに記載する」テンプレートです。

以下のようなフローで作成できます。

1. 新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら
2. 正規表現によるデータの抽出×3
3. レコードを追加する

このテンプレートを利用すると、受信したチャットの必要な部分だけをピックアップできます。
Googleスプレッドシートにも情報が記載されるため、データの共有もしやすいです。

また、「Backlogに課題が追加されたら、Boxのフォルダを作成する」テンプレートも用意されています。

以下のようなフローで作成できます。

1. 新しい課題が作成されたら
2. フォルダを作成

Backlogの課題を元に、Boxにフォルダを自動的に作成できるフローです。
課題作成の度にフォルダを作成する手間を省くことができます。

これに関連して、「Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する」というように、別のアプリでも作成することができます。

以下のようなフローで作成できます。

1. 新しい課題が作成されたら
2. フォルダを作成

課題に関連するファイルを所定のフォルダに格納したいという時に、お使いのアプリに合わせてフローボットを作成できます。

最後に、「フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogにファイルを送信する」テンプレートです。

以下のようなフローで作成できます。

1. 応募フォームが送信されたら
2. OneDriveにファイルをアップロード
3. Backlogに添付ファイルの送信

応募フォームに添付された書類をOneDriveとBacklogの両方にアップロードすることができます。
バックアップとしてのファイル取得や、バージョン管理としても活用することが可能です。

まとめ

本記事では「Backlogで課題が追加されたらGoogleスプレッドシートに連携する」フローボットの解説をしました。
BacklogとGoogleスプレッドシートを連携することで、手入力の手間が省け、リアルタイムでの情報更新が実現できます。
これにより、チーム全体の生産性も高まるので、スムーズな業務が可能です。
Yoomでは、ノーコードでご利用いただけるテンプレートを多数ご用意しています。
設定は10~20分ほどで完了しますので、お忙しい方でも問題ありません。
フリープランを試してみて、業務効率化を実感してみてください。