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「Google スプレッドシートで在庫を管理しているけど、毎日在庫数を確認して発注点に達していないかチェックするのが大変…」
「在庫が少なくなったら関係部署に連絡しているけど、手作業だから漏れや遅れが発生しないか心配…」
このように、Google スプレッドシートを用いた手作業での在庫管理に手間や不安を感じていませんか？
もしGoogle スプレッドシート上の在庫数が設定した値を下回った際、関係者に自動で通知が飛ぶような仕組みがあれば、こうした日々の確認作業や連絡の手間から解放されますね。在庫切れや過剰在庫のリスクを低減し、より戦略的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの在庫管理を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Google スプレッドシートを活用した在庫管理で、在庫数の確認や関係者への通知を手作業で行っていませんか？
目視でのチェックは手間がかかるだけでなく、見落としによる欠品のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにデータが追加された際に在庫数を自動で判定し、設定した閾値を下回った場合にのみDiscordへ通知を送ることができ、在庫管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートの在庫アラートを自動化するフローを作ってみよう
それではここからGoogle スプレッドシートを活用した在庫管理の自動化方法を解説します。
今回はより具体的な例として、Google スプレッドシートに追加されたデータの在庫数が閾値以下の場合、Discordでメッセージを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Google スプレッドシートを活用した在庫管理で、在庫数の確認や関係者への通知を手作業で行っていませんか？
目視でのチェックは手間がかかるだけでなく、見落としによる欠品のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにデータが追加された際に在庫数を自動で判定し、設定した閾値を下回った場合にのみDiscordへ通知を送ることができ、在庫管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
DiscordとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Discord Botのマイアプリ連携方法も併せて確認しておきましょう。
※アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定してください。ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Google スプレッドシートを活用した在庫管理で、在庫数の確認や関係者への通知を手作業で行っていませんか？
目視でのチェックは手間がかかるだけでなく、見落としによる欠品のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにデータが追加された際に在庫数を自動で判定し、設定した閾値を下回った場合にのみDiscordへ通知を送ることができ、在庫管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
はじめに在庫管理用のシートをご用意ください。
今回は例として、在庫が4個になっているという想定で進めていきます。
また、この際に必ず他の列とデータが重複しない一意の値が入った列を作成しましょう。
※Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項をご参照ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻ります。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「行が追加されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「行が追加されたら」のまま「次へ」をクリックしましょう。
まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、連携するスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
シートIDも同様に選択します。
最後にテーブル範囲と一意の値が入った列を入力します。
今回の「一意の値が入った列」は、商品名が入ったA列としました。
ここまで設定が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
成功すると取得した値にGoogle スプレッドシートのデータが表示されます。確認後、保存しましょう。
なお、ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐設定
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。
「コマンドオペレーション」をクリック。
まず、分岐条件を指定します。
オペレーションは「行が追加されたら」、取得した値は「現在の在庫数」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に、分岐条件をご自身の業務に合わせて設定しましょう。
今回は、取得した値(現在の在庫数)が特定の数字(例として「10」)より小さい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、在庫数が10を下回る場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。設定が完了したら保存してください。
ステップ5：Discordのアクション設定
該当商品の在庫数が先ほど設定した数より少ない旨を、Discordで通知します。
「メッセージを送信」をクリックしましょう。
アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明を参考にチャンネルIDを入力してください。
次にメッセージ内容を入力しましょう。
Google スプレッドシートから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※ユーザーIDを取得することでメンションも可能です。DiscordのユーザーIDを取得する方法
設定が完了したらテストしてください。
なお、「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
Google スプレッドシートの在庫情報がDiscordに届きました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Google スプレッドシートに追加されたデータの在庫数が閾値以下の場合、Discordでメッセージを送信する方法でした！Google スプレッドシートのAPIを使ったその他の自動化例
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、データの集計や情報共有、他ツールとの連携などをスムーズに自動化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
■概要
BASEで新規の注文が発生したら、Google スプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Baseを利用するECサイト運営者
・Baseで受けた注文情報をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方
・注文情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方
・BASEの注文情報とGoogle スプレッドシートのデータを自動で同期させたい方
2.BASEの注文情報を分析する担当者
・BASEの注文情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・注文データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはオンラインショップの運営を効率化するための便利なツールですが、注文情報を他のシステムで活用したいというニーズは多くあります。
注文情報をGoogle スプレッドシートに自動的に追加する仕組みなどがあれば、手作業によるデータ入力の手間を省いてより効率的な販売管理が可能になります。
このフローはBASEから取得した注文情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送するため手作業によるデータ入力などの作業が不要になり、業務効率が大幅に向上して人的ミスの軽減にも繋がります。
また、Google スプレッドシート上で注文情報が一元管理されることで、データ分析や顧客管理などの販売戦略をスムーズに実行することもできます。
■注意事項
・BASE、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
フォームに回答された内容を用いて、Google スプレッドシート内の特定行を取得して、Chatworkに通知します。
フォーム回答のみで、Google スプレッドシートから必要な情報を取得し、チャット通知を行う作業を一貫できます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/9K_zpWywNzA
■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール内容の抽出・要約からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Microsoft Teamsを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内の情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチームでやりとりを行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはチーム内の情報共有を円滑に行うために活用できるツールです。
さらにMicrosoft Teamsを使用することで、チーム内のコミュニケーションもスムーズに行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートの更新の手動通知は、リアルタイムでの情報共有を妨げます。
Google スプレッドシートの更新を即座に知りたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートの情報更新後すぐにMicrosoft Teamsへ通知を送付するため、情報共有のタイムラグを省きます。
また更新内容を引用して通知を行えるため、共有情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートでメンバー管理を行っている方
2.Google Workspaceで作業している方
・複数のGoogleツールを活用しているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、プロジェクト作業を進める上で効率的なツールです。
しかし、新たにメンバーが追加される際、Google Workspaceのグループに都度メンバーを手動で追加する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
Google Workspaceへのメンバー追加を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートにメンバー情報を追加することで、自動的にGoogle Workspaceにメンバーを追加することができ、業務の効率化を図ることができます。
このフローの後にコミュニケーションツールと連携することで、対象のメンバーにGoogle Workspaceを情報を共有し、スムーズに業務を進めることも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、都度見積書を作成する作業は手間がかかるものではないでしょうか。
手作業での転記は入力ミスや作成漏れの原因にもなりかねず、正確性が求められる業務だからこそ、負担に感じている方も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで見積書を自動で作成しGoogle Driveに格納できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーに、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加できるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースにあらゆる情報を一元登録を行うことで情報が可視化され、視覚的に把握することのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付するたびにNotionに登録された情報を手入力するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用することで、見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成したデータをメールで送付することができるため、手作業を大幅に削減できます。
Notionの登録情報を引用して見積書の作成を行うため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぎます。
また今まで手作業にかかっていた時間を他の業務に活用できるため、チーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
■概要
Zoho Mailで受信する重要なお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
Google スプレッドシートでの在庫管理を自動化することで、これまで手作業で行っていた在庫数の確認や関係者への連絡といった定型業務の手間を削減し、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより担当者は常に最新の在庫状況を把握しながら、需要予測の精度向上や仕入れ先の選定といった付加価値の高いコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！よくあるご質問
Q：既存行の在庫数更新を検知できますか？
A：可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で、アクションを「行が更新されたら」に変更してください。
Q：商品ごとに異なる発注点を設定できますか？
A：進行先の切り替え設定を追加することで可能です。例えば「商品名が〇〇(特定の商品名)と等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の分岐条件を指定し、Discordの投稿内容を設定してください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Q：通知先としてSlackやメールも使えますか？
A：使えます。例えばSlackで通知したい場合、Discordのアクションを削除し、代わりにSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションなどを追加してください。
