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「Google スプレッドシートで在庫を管理しているけど、毎日在庫数を確認して発注点に達していないかチェックするのが大変…」
「在庫が少なくなったら関係部署に連絡しているけど、手作業だから漏れや遅れが発生しないか心配…」
このように、Google スプレッドシートを用いた手作業での在庫管理に手間や不安を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Google スプレッドシート上の在庫数が設定した値を下回った際、関係者に自動で通知が飛ぶような仕組み</span>があれば、こうした日々の確認作業や連絡の手間から解放されますね。在庫切れや過剰在庫のリスクを低減し、より戦略的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの在庫管理を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからGoogle スプレッドシートを活用した在庫管理の自動化方法を解説します。
今回はより具体的な例として、Google スプレッドシートに追加されたデータの在庫数が閾値以下の場合、Discordでメッセージを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。Discord Botのマイアプリ連携方法も併せて確認しておきましょう。
※アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに在庫管理用のシートをご用意ください。
今回は例として、在庫が4個になっているという想定で進めていきます。
また、この際に必ず他の列とデータが重複しない一意の値が入った列を作成してください。
用意できたらYoomの設定画面に戻ります。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「行が追加されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「行が追加されたら」のまま「次へ」をクリックしましょう。
まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、連携するスプレッドシートIDを候補から選択しましょう。
シートIDも同様に選択します。
最後にテーブル範囲と一意の値が入った列を入力します。
今回の「一意の値が入った列」は、商品名が入ったA列としました。
ここまで設定が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
成功すると取得した値にGoogle スプレッドシートのデータが表示されます。確認後、保存しましょう。
なお、ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。
「コマンドオペレーション」をクリック。
まず、分岐条件を指定します。
オペレーションは「行が追加されたら」、取得した値は「現在の在庫数」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に、分岐条件をご自身の業務に合わせて設定しましょう。
今回は、取得した値(現在の在庫数)が特定の数字(例として「10」)より小さい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、在庫数が10を下回る場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。設定が完了したら保存してください。
該当商品の在庫数が先ほど設定した数より少ない旨を、Discordで通知します。
「メッセージを送信」をクリックしましょう。
アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明を参考にチャンネルIDを入力してください。
次にメッセージ内容を入力しましょう。
Google スプレッドシートから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※ユーザーIDを取得することでメンションも可能です。DiscordのユーザーIDを取得する方法
設定が完了したらテストしてください。
なお、「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
Google スプレッドシートの在庫情報がDiscordに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Google スプレッドシートに追加されたデータの在庫数が閾値以下の場合、Discordでメッセージを送信する方法でした！
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、データの集計や情報共有、他ツールとの連携などをスムーズに自動化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google スプレッドシートでの在庫管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた在庫数の確認や関係者への連絡といった定型業務の手間を削減し、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は常に最新の在庫状況を把握しながら、需要予測の精度向上や仕入れ先の選定といった付加価値の高いコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：既存行の在庫数更新を検知できますか？
A：可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で、アクションを「行が更新されたら」に変更してください。
Q：商品ごとに異なる発注点を設定できますか？
A：進行先の切り替え設定を追加することで可能です。例えば「商品名が〇〇(特定の商品名)と等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の分岐条件を指定し、Discordの投稿内容を設定してください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Q：通知先としてSlackやメールも使えますか？
A：使えます。例えばSlackで通知したい場合、Discordのアクションを削除し、代わりにSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションなどを追加してください。
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