Re:lationは、顧客対応や問い合わせ管理で有用なツールで、チケット情報の管理にMicrosoft Excelを併用することも多いです。
ただ、チケット情報を手動でMicrosoft Excelに登録する場合、手間がかかる上、ミスやタイムラグが発生するリスクがあります。
こうした課題は、Re:lationとMicrosoft Excelを連携してチケット情報の登録を自動化することで、解決できるでしょう。
本記事では、Re:lationとMicrosoft Excelをノーコードで連携する方法を紹介します。
専門的知識がなくても簡単に導入できるので、自動化を導入する際は参考にしてみてください。
Re:lationで作成されたチケット情報をMicrosoft Excelに手動で登録する作業は、時間と手間がかかります。
登録作業に追われることで、顧客サポートに集中できない担当者も多いのではないでしょうか。
ツール同士を連携すれば、Re:lationのチケット情報を手動でMicrosoft Excelに登録する作業を削減でき、業務の効率化を図れるでしょう。
例えば、1日に何十件も作成されるチケット情報をサポート担当者が登録する場合、作業に多くの工数がかかります。
自動化を導入すれば、登録作業が削減され、同じ時間でより多くの顧客をサポートできるでしょう。
Microsoft Excelにデータを手動登録する作業には、入力ミスが発生するリスクがあります。
ミスが生じれば、正確なデータ管理ができず、管理者は余計な確認作業が発生してしまいます。
2つのツールを連携すれば、Microsoft Excelに登録する際のヒューマンエラーを防止でき、データ管理の負担軽減が期待できます。
例えば、サポートスタッフが多数在籍しているほど、登録時のミスが発生しやすくなり、正確なデータ管理は難しいでしょう。
自動化により登録時の人為的エラーを防止すれば、正確なチケット情報が反映され、余計な確認作業が軽減するはずです。
Microsoft Excelに登録されたチケット情報をもとに関係者が業務を進める場合、登録担当者には素早い情報の反映が求められます。
もしチケット情報の登録にタイムラグが生じれば、関係部署の業務を妨げてしまいます。
Re:lationとMicrosoft Excelを連携すれば、チケット情報が円滑に反映され、タイムラグ解消につながるでしょう。
例えば、Microsoft Excelに集約されたチケット情報を基にデータ分析を行うチームの場合、チケット情報の登録にタイムラグが生じると新しいデータによる分析ができません。
しかし、連携により自動でチケット情報が反映されれば、分析チームは最新データによる分析が可能になるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Re:lationで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelに追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Re:lationで新しいチケットが作成されたことをRe:lationのAPIを利用して受け取り、Microsoft Excelが提供するAPIを用いてMicrosoft Excelにデータを追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、Re:lationとMicrosoft ExcelをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Re:lationとMicrosoft Excelを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Re:lationの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Microsoft Excelの場合＞
・サインインをして、「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Re:lationとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではRe:lationで新しいチケットが作成されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Re:lationで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 新たにチケットが作成されたら」をクリックします。
3.Re:lationと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、サブドメイン、受信箱IDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。チケット情報をすぐ反映させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※受信箱IDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.テストが成功すると、アウトプットに取得したRe:lationの情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
1.「アプリと連携する チケットの詳細情報を取得」をクリックします。
2.Re:lationと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.サブドメイン、受信箱ID、チケットIDを設定し、テストを行います。
※受信箱IDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※チケットIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「新たにチケットが作成されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、アウトプットにチケット情報の詳細が表示されます。
問題がなければ保存します。
最後に、Re:lationから取得したチケット情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
2.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.チケット情報を登録するMicrosoft Excelの情報を設定し、「次へ」をクリックします。
※ドライブID、アイテムID、シート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※各設定の詳細は、こちらのヘルプページでも解説しています。
※今回は、テスト用に下記シートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になっています。
4.チケット情報を登録するMicrosoft Excelの各項目の設定をし、テストを行います。
※各項目は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「チケットの詳細情報を取得」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、チケットごとに変わる内容を動的に反映できます。
5.テストが成功すると、Microsoft Excelにデータが追加されます。
問題がなければ保存します。
6.トリガーをONにすると、Re:lationで新しいチケットが作成されるたび、Microsoft Excelに自動で追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもRe:lationを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Re:lationで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
Re:lationで新しいチケットが作成されたことを、Microsoft Teamsに自動通知できます。
この連携により通知漏れを防止でき、正確な報告プロセスが実現するでしょう。
2.Re:lationで新しいチケットが作成されたらSlackに通知する
Re:lationで新しいチケットが作成されたことを、Slackに自動通知できます。
この連携により、手動での通知作業を削減でき、担当者の業務効率が向上するでしょう。
3.Re:lationでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してChatworkに通知する
Re:lationでチケットが作成されたときに、回答内容をDifyで作成し、Chatworkに通知するプロセスを自動化できます。
この連携により、回答内容を作成する手間と時間を削減でき、担当スタッフの負担軽減が期待できます。
Re:lationとMicrosoft Excelを連携すると、チケット情報の登録作業を自動化できます。
これにより、手動登録にかかる手間と時間を削減し、登録時のヒューマンエラーを防止できます。
さらに、円滑なチケット情報反映により、タイムラグの解消も期待できるでしょう。
Re:lationとMicrosoft Excelの連携は、Yoomを使えばノーコードで実現可能です。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで簡単に導入できるため、この機会に自社の業務プロセスを自動化してみてください。
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