SmartHRとOCRを連携して、履歴書をOCRで読み取りSmartHRに従業員を登録する方法

大まかな設定の流れは、以下の通りです。

• YoomとSmartHRをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをONにする

このフローではAIオペレーション(OCR)を使用します。
AIオペレーションは一部有料プランのみで使うことができます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。

まずは準備から始めていきましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：SmartHR(OAuth)のマイアプリ連携と履歴書の準備

まずはYoomとSmartHR(OAuth)のマイアプリ連携を行います。
Yoomにログインをしたら、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

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「アプリの新規接続」というウィンドウが出てきたら、SmartHRを検索して出てきたアイコンをクリックしましょう。

SmartHRのマイアプリ連携には、サブドメインの入力とSmartHR側での設定が必要です。
また、SmartHRの管理者権限のあるアカウントでのログインが必要なので注意してください。

下記リンク先を確認しながら進めていきましょう。‍

SmartHR(OAuth)のマイアプリ登録方法

まずは、SmartHRでYoomのアプリをインストールします。

「連携を始める」→「SmartHRと接続する」をクリックすると、SmartHRへのログインが求められます。

ログインができると、接続完了です。
SmartHRのマイページに戻って、URLからサブドメインを取得してください。

サブドメインの入力ができたら「追加」をクリックすると、マイアプリに追加され、一覧に追加されます。

これでマイアプリ連携の準備は完了です。

マイアプリ連携とともに、フロー設定のテストで使うための履歴書も用意しておきましょう。
今回使用したのは下記のものです。

入力されているものは、仮のもので問題ありません。
準備ができたら、下のバナーからテンプレートをコピーしてフローの設定にうつりましょう。

ステップ2：トリガーを設定

最初の設定は「履歴書送信フォーム」です。
履歴書を提出する際の入力内容を設定していきます。

テキスト以外にも、プルダウンやチェックボックスでの設定もできるので必要に応じてフォームの入力内容を設定してください。

入力必須の項目の設定も可能です。
また、フォーム提出後の完了画面に表示されるメッセージに設定もしておきましょう。

必要な項目をすべて設定したら「次へ」をクリックしてください。
次のページでは設定したフォームの表示確認とアウトプットの値の手動入力を行います。

通常、上記画像の「取得した値」にはフォームで入力された内容が自動反映されます。
今回のフローでは現段階でフォームの入力ができないので、手動で入力を行ってください。

履歴書添付では、事前準備で用意したものを添付します。

すべて入力したら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：履歴書から文字を読み取るための設定

続いて「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。

最初のページではタイトルの変更以外に設定は不要なので、そのまま次に進んでください。

次のページでは、履歴書から読み取る内容の設定を行います。

「ファイルの添付方法」はフォームで提出された履歴書を使用するので、上記画像のように設定してください。
「追加で抽出したい項目」デフォルトで読み取るもの以外で必要な情報を入力しておきましょう。

入力ができたら「テスト」をクリックして、添付した履歴書の内容が読み取れるか確認をします。

テストが成功すると、履歴書の内容がアウトプットの項目の横に反映されます。
反映されている内容は、読み取る履歴書の内容によって流動的に変化します。

ここまで確認出来たら「保存する」で履歴書の文字読み取りの設定は完了です。

ステップ4：SmartHRで従業員登録をする設定

最後の設定は「従業員の登録」です。

1ページ目では、マイアプリ連携してあるSmartHRのアカウント情報が反映されています。

必要に応じてタイトルを修正し、アカウント情報の確認をしたら次に進んでください。

次に、SmartHRに登録する内容を設定します。

履歴書の読み取りなどで取得したアウトプットを、該当する項目で選択していってください。
すべて入力したら「テスト」をクリックして、SmartHRに情報が追加されるか確認しましょう。

SmartHRに登録ができていれば、Yoomでもアウトプットを取得できています。

ここまで確認出来たら「保存する」ですべての設定は完了です。

トリガーをONにしてフローを開始しましょう。

これで履歴書を読み取って、従業新情報を自動でSmartHRに登録することができます。
設定したテンプレートは以下のものです。

SmartHRとOCR機能を使ったその他の自動化例

SmartHRで従業員登録時にOneDriveフォルダを自動作成

従業員がSmartHRに登録されると、自動的にOneDriveに個別フォルダを作成するフローです。これにより、従業員ごとのファイル管理が効率化し、手動でのミスを防げます。また、チーム全体での情報共有がスムーズになることが期待できます。

SmartHRとカオナビの連携で従業員管理を効率化

SmartHRに従業員を登録すると、カオナビの従業員管理表にも自動的に追加されるフローです。登録作業の手間を省くだけでなく、データの一元管理による正確性向上が見込まれます。人事業務のスピードアップが期待できます。

SmartHRの従業員削除でChatwork通知を実現

SmartHRから従業員が削除された際に、Chatworkで関係者に通知が届くフローです。人事情報の変更をタイムリーに共有することで、対応漏れの防止が期待できます。削除後のタスク管理にも役立つ可能性があります。

まとめ

履歴書をOCR技術で読み取り、SmartHRに自動登録するフローは、業務効率化を目指す人事担当者にとって強力なツールです。このフローを実現するYoomなら、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。

複雑な手作業から解放され、登録ミスのリスクの軽減につながります。さらに、従業員情報を効率よく管理できる環境が整うでしょう。
Yoomは無料で始められるので、「効率化したい」「正確なデータ管理をしたい」という方に最適です。ぜひYoomに登録して、業務の質をさらに高めてみませんか？