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従業員の履歴書をSmartHRに登録する際、「手作業の入力ミスが心配」「業務に時間を取られすぎる」と悩んでいませんか？特に採用後、正確で迅速な従業員情報の登録は重要ですが、手作業だとどうしてもミスや漏れが発生しがちです。
そんな課題を解決するのが、YoomとSmartHRの連携を活用した「履歴書OCR登録フロー」です。このフローでは、履歴書の情報をOCR技術で読み取り、プログラミング不要でSmartHRに自動登録できます
これにより、手間のかかる転記作業が不要になり、情報の正確性も向上も図れます。
さらに、効率的なデータ管理で採用後の業務負担が軽減され、チーム間のスムーズな情報共有が期待できます。本記事では、この便利なフローの具体的な設定方法をわかりやすく解説します。
OCR技術を活用することで、履歴書の情報を自動でデジタル化し、採用後にSmartHRに直接登録できます。これにより、従業員情報を手作業で転記する必要がなくなり、時間と労力の大幅な削減が見込まれます。
特に、入社が集中するタイミングでは、複数の履歴書を効率よく処理し、他の重要な業務にリソースを割ける点が大きなメリットです。例えば、従業員の氏名や連絡先、銀行口座情報などを自動的に取り込むことで、登録作業の負担を軽減しつつ、スピーディな情報管理が期待できます。
OCRを利用したデータ自動入力により、ミスや漏れを防ぎ、従業員情報の正確性の向上につながります。
採用後の履歴書には重要な個人情報が含まれており、誤入力が発生すると給与計算や福利厚生の申請に影響を及ぼすリスクがあります。OCRを活用すれば、例えば銀行口座番号やマイナンバーなど正確性が求められる情報も自動的に読み取り登録できるため、後々の修正作業を削減できます。これにより、信頼性の高い人事データの管理が可能になります。
SmartHRとOCR機能を連携することで、履歴書の内容が迅速にデジタル化され、チーム全体でリアルタイムに共有できます。
採用後、入社オリエンテーションの資料準備や社内ITシステムのアカウント作成に必要な情報が自動登録されることで、各部門の担当者がスムーズに準備を進められるようになります。例えば、総務担当が労務書類を準備する際や、IT部門が社員用メールアカウントを発行する際に、必要な情報がすでに登録されているため、手戻りなく作業を進められる環境を整えることが期待されます。
ここからは、Yoomを使って実際にフローの設定を行っていきます。
今回のフローは「履歴書をOCRで読み取りSmartHRに従業員を登録する」というものです。
大まかな設定の流れは、以下の通りです。
このフローではAIオペレーション(OCR)を使用します。
AIオペレーションは一部有料プランのみで使うことができます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
まずは準備から始めていきましょう。
[Yoomとは]
まずはYoomとSmartHR(OAuth)のマイアプリ連携を行います。
Yoomにログインをしたら、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
「アプリの新規接続」というウィンドウが出てきたら、SmartHRを検索して出てきたアイコンをクリックしましょう。
SmartHRのマイアプリ連携には、サブドメインの入力とSmartHR側での設定が必要です。
また、SmartHRの管理者権限のあるアカウントでのログインが必要なので注意してください。
まずは、SmartHRでYoomのアプリをインストールします。
「連携を始める」→「SmartHRと接続する」をクリックすると、SmartHRへのログインが求められます。
ログインができると、接続完了です。
SmartHRのマイページに戻って、URLからサブドメインを取得してください。
サブドメインの入力ができたら「追加」をクリックすると、マイアプリに追加され、一覧に追加されます。
これでマイアプリ連携の準備は完了です。
マイアプリ連携とともに、フロー設定のテストで使うための履歴書も用意しておきましょう。
今回使用したのは下記のものです。
入力されているものは、仮のもので問題ありません。
準備ができたら、下のバナーからテンプレートをコピーしてフローの設定にうつりましょう。
最初の設定は「履歴書送信フォーム」です。
履歴書を提出する際の入力内容を設定していきます。
テキスト以外にも、プルダウンやチェックボックスでの設定もできるので必要に応じてフォームの入力内容を設定してください。
入力必須の項目の設定も可能です。
また、フォーム提出後の完了画面に表示されるメッセージに設定もしておきましょう。
必要な項目をすべて設定したら「次へ」をクリックしてください。
次のページでは設定したフォームの表示確認とアウトプットの値の手動入力を行います。
通常、上記画像の「取得した値」にはフォームで入力された内容が自動反映されます。
今回のフローでは現段階でフォームの入力ができないので、手動で入力を行ってください。
履歴書添付では、事前準備で用意したものを添付します。
すべて入力したら「保存する」でトリガー設定は完了です。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。
最初のページではタイトルの変更以外に設定は不要なので、そのまま次に進んでください。
次のページでは、履歴書から読み取る内容の設定を行います。
「ファイルの添付方法」はフォームで提出された履歴書を使用するので、上記画像のように設定してください。
「追加で抽出したい項目」デフォルトで読み取るもの以外で必要な情報を入力しておきましょう。
入力ができたら「テスト」をクリックして、添付した履歴書の内容が読み取れるか確認をします。
テストが成功すると、履歴書の内容がアウトプットの項目の横に反映されます。
反映されている内容は、読み取る履歴書の内容によって流動的に変化します。
ここまで確認出来たら「保存する」で履歴書の文字読み取りの設定は完了です。
最後の設定は「従業員の登録」です。
1ページ目では、マイアプリ連携してあるSmartHRのアカウント情報が反映されています。
必要に応じてタイトルを修正し、アカウント情報の確認をしたら次に進んでください。
次に、SmartHRに登録する内容を設定します。
履歴書の読み取りなどで取得したアウトプットを、該当する項目で選択していってください。
すべて入力したら「テスト」をクリックして、SmartHRに情報が追加されるか確認しましょう。
SmartHRに登録ができていれば、Yoomでもアウトプットを取得できています。
ここまで確認出来たら「保存する」ですべての設定は完了です。
トリガーをONにしてフローを開始しましょう。
これで履歴書を読み取って、従業新情報を自動でSmartHRに登録することができます。
設定したテンプレートは以下のものです。
SmartHRで従業員登録時にOneDriveフォルダを自動作成
従業員がSmartHRに登録されると、自動的にOneDriveに個別フォルダを作成するフローです。これにより、従業員ごとのファイル管理が効率化し、手動でのミスを防げます。また、チーム全体での情報共有がスムーズになることが期待できます。
SmartHRとカオナビの連携で従業員管理を効率化
SmartHRに従業員を登録すると、カオナビの従業員管理表にも自動的に追加されるフローです。登録作業の手間を省くだけでなく、データの一元管理による正確性向上が見込まれます。人事業務のスピードアップが期待できます。
SmartHRの従業員削除でChatwork通知を実現
SmartHRから従業員が削除された際に、Chatworkで関係者に通知が届くフローです。人事情報の変更をタイムリーに共有することで、対応漏れの防止が期待できます。削除後のタスク管理にも役立つ可能性があります。
履歴書をOCR技術で読み取り、SmartHRに自動登録するフローは、業務効率化を目指す人事担当者にとって強力なツールです。このフローを実現するYoomなら、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
複雑な手作業から解放され、登録ミスのリスクの軽減につながります。さらに、従業員情報を効率よく管理できる環境が整うでしょう。
Yoomは無料で始められるので、「効率化したい」「正確なデータ管理をしたい」という方に最適です。ぜひYoomに登録して、業務の質をさらに高めてみませんか？
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