任意のWebサイトの最新情報を毎日Microsoft Teamsに自動通知する方法

[Yoomとは]

連携フローは大きく分けて、以下のプロセスで進行していきます。

• Microsoft Teamsをマイアプリに連携する
• 情報取得のスケジュールを設定する
• 情報を取得するWebサイトを指定する
• Microsoft Teamsでの通知設定を行う

Yoomに登録をしていない方は、こちらから無料登録を行なってください。
すでに登録済みの方は、ログインを行いステップを進めていきましょう。

‍今回は以下のテンプレートを使ってフローを作成します。さっそくコピーしてみましょう！

コピーは済みましたか？
それでは、アプリの連携に進んでいきますね。

RPAでWebサイトの最新情報を毎日Microsoft Teamsに自動通知するフローの作り方

ステップ1：Microsoft Teamsをマイアプリ連携

まず初めにYoomにログインをして、マイアプリにMicrosoft Teamsを連携していきます。
マイアプリはログイン後の画面左側にあります。その後「+新規接続」を押してください。

その後の画面にて、Microsoft Teamsを検索しクリックすると、Microsoftアカウントのサインインが求められます。
連携したいMicrosoftアカウントでサインインが完了すると、マイアプリ連携が完了となります。

ステップ2：スケジュールトリガーを設定する

次にスケジュールトリガーを設定していきます。「指定したスケジュールになったら」をクリックし先へ進めていきましょう。

次の画面では、通知する日付や曜日、時間などを細かく設定できます。
今回は画像のように「毎日午前9時」に通知するよう指定しました。
なお、タイトルも任意で編集可能です。適宜設定が完了したら画面下の「保存する」をクリックして設定完了となります。

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なおCronの設定では「10分おきに通知」や「毎月1日と15日と月曜日の0:00に通知」など、より細かく設定することが可能です。
詳しい設定方法はこちらのページにも記載されていますので、ぜひご覧ください。

ステップ3：情報を取得するWebサイトを指定する

次は、最新情報を取得するWebページを指定します。
※「ブラウザを操作する」はサクセスプラン、またはサクセスプランのトライアルでご利用が可能となります。
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「ブラウザを操作する」を利用するための事前準備として、Google Chromeと拡張機能「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」のインストールを行なってください。
その後、拡張機能の設定から「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックし「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルを「オン」にしてください。

その後、Yoomのページに戻りブラウザ更新（ページのリロード）を行なって事前準備は完了です。
それでは「ブラウザを操作する」をクリックし設定を進めていきましょう。

初期設定の状態だと「https://lp.yoom.fun/にアクセス」と表示されていますので、こちらをクリックして設定を変更していきましょう。
「対象のURL」には情報を取得したいサイトのURLを入力してください。
「ブラウザで操作を指定」のアクションを行うと、指定して入力したページ内での適用するをアクションを指示できます。
今回は「ページのURLを取得」を指示し、サイト内の最新情報を取得するように設定しました。

クリックした先の画面にて「アクション名」と「対象のURL」が変更できます。
「アクション名」は任意で編集が可能ですので、わかりやすい名称に変更しましょう。

ステップ4：Microsoft Teamsの通知設定

次に「Microsoft Teamsに通知する」をクリックし、アカウントの確認を行なっていきます。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」にて、正しいアカウントが選択されているか確認をしてください。
複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されていることがあります。
また、「タイトル」は先ほどと同様に任意で編集が可能ですが、アクションは変更せずに「次へ」を押し、先へ進みましょう。

最後にAPI接続設定を行います。こちらの画面ではMicrosoft TeamsのチームIDとチャネルIDを選択し、自動送信されるメッセージの内容を編集することができます。
通知を送信したいチームIDとチャネルIDが不明な場合は、Microsoft Teamsで確認しておくことをおすすめします。
初期設定の「メッセージ」は、先ほど設定したWebサイトのURLが送信されるようになっておりますが、追加でテキストを入力することも可能です。

ここまでの設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft Teamsのチャネルに送信されるか確認しましょう。
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このような画面が表示されたらテスト成功となります。忘れずに「保存する」をクリックしましょう。

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最後にトリガーをONにし設定完了です。
スケジュールトリガーの場合、起動で起動タイミングを待たずに実際にフローを起動させることも可能です。
これでWebサイトの最新情報が毎日Microsoft Teamsに自動で通知されるようになりました！

RPA機能やMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもRPA機能やMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft Teamsを活用した自動化例

内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する

状況に応じた適切な対応を行うことで、チームの協力体制が強化され、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。

Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版を投稿する

翻訳版を投稿することで、言語の壁を越えて円滑にコミュニケーションを取れるようになるはずです。

ミーティングが終了後、文字起こし・要約しMicrosoft Teamsに通知する

自動で文字起こし・要約するため、議事録作成の手間を削減し、手動作業が不要になると予想されます。

RPAを活用した自動化例

指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしアップロードする

指定スケジュール通りにダウンロード・アップロードが完了するため、作業の漏れや遅れを防ぐことで、データの正確性向上が期待できるでしょう。

ブラウザRPAを用いて自社基幹システムにも登録する

RPAで基幹システムへの登録を自動化することで基幹システムへの転記作業が不要となり、データの信頼性向上が図れます。

RPAを活用してWebサイトの最新情報を毎日Microsoft Teamsに自動通知するメリット

メリット1: 業務効率の向上

手動での情報収集には時間がかかり、担当者の負担も大きいですが、これを自動化することで作業がほぼ不要になり、人的リソースを他の業務に振り分けられるようになるでしょう。
また、正確で迅速な情報共有が可能になるため、タイムリーな意思決定の促進剤となるはずです。
業務にかかる時間やコストの削減が可能となり、より生産的な職場環境を構築することができるかもしれません。

メリット2: データの一貫性と精度の向上

手動での情報収集では担当者ごとに精度や情報の取り扱いがばらつく可能性がありますが、自動化により一貫したデータ収集が実現できる可能性があります。
情報の信頼性が高まると予想されるため、プロジェクト自体の精度向上や分析業務の効率化にも寄与し、ビジネスシーンにおける戦略的な判断がしやすくなりそうです。

まとめ

RPA機能とMicrosoft Teamsを連携させた自動化フローによって情報の透明性が高まることで、チーム全体が同じ認識を持ち、ビジネスシーンでの意思決定がしやすくなります。
日常的に発生する手動作業を削減し、その他の業務に集中できる環境を整えましょう。
これにより、業務効率が促進され、素早い情報収集を実現することができそうです。

この機会にYoomに登録し、自動化にチャレンジしてみませんか。