【RPA活用】Microsoft TeamsにWebサイトの最新情報を毎日通知する方法とメリット！

連携フローは大きく分けて、以下のプロセスで進行していきます。

・Microsoft Teamsをマイアプリに連携する
・情報取得のスケジュールを設定する
・情報を取得するWebサイトを指定する
・Microsoft Teamsでの通知設定を行う

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すでに登録済みの方は、ログインを行いステップを進めていきましょう。

RPAでWebサイトの最新情報を毎日Microsoft Teamsに自動通知するフローの作り方

ステップ1：Microsoft Teamsをマイアプリ連携

まず初めにYoomにログインをして、マイアプリにMicrosoft Teamsを連携していきます。
マイアプリはログイン後の画面左側にあります。その後「+新規接続」を押してください。

その後の画面にて、Microsoft Teamsを検索しクリックすると、Microsoftアカウントのサインインが求められます。
連携したいMicrosoftアカウントでサインインが完了すると、マイアプリ連携が完了となります。

ステップ2：スケジュールトリガーを設定する

次にスケジュールトリガーを設定していきます。「指定したスケジュールになったら」をクリックし先へ進めていきましょう。

次の画面では、通知する日付や曜日、時間などを細かく設定できます。
今回は画像のように「毎日午前9時」に通知するよう指定しました。
なお、タイトルも任意で編集可能です。適宜設定が完了したら画面下の「保存する」をクリックして設定完了となります。

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なおCronの設定では「10分おきに通知」や「毎月1日と15日と月曜日の0:00に通知」など、より細かく設定することが可能です。
詳しい設定方法はこちらのページにも記載されていますので、ぜひご覧ください。

ステップ3：情報を取得するWebサイトを指定する

次は、最新情報を取得するWebページを指定します。
※「ブラウザを操作する」はサクセスプラン、またはサクセスプランのトライアルでご利用が可能となります。
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「ブラウザを操作する」を利用するための事前準備として、Google Chromeと拡張機能「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」のインストールを行なってください。
その後、拡張機能の設定から「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックし「シークレットモードでの実行を許可する」のトグルを「オン」にしてください。

その後、Yoomのページに戻りブラウザ更新（ページのリロード）を行なって事前準備は完了です。
それでは「ブラウザを操作する」をクリックし設定を進めていきましょう。

初期設定の状態だと「https://lp.yoom.fun/にアクセス」と表示されていますので、こちらをクリックして設定を変更していきましょう。
「対象のURL」には情報を取得したいサイトのURLを入力してください。
「ブラウザで操作を指定」のアクションを行うと、指定して入力したページ内での適用するをアクションを指示できます。
今回は「ページのURLを取得」を指示し、サイト内の最新情報を取得するように設定しました。

クリックした先の画面にて「アクション名」と「対象のURL」が変更できます。
「アクション名」は任意で編集が可能ですので、わかりやすい名称に変更しましょう。

ステップ4：Microsoft Teamsの通知設定

次に「Microsoft Teamsに通知する」をクリックし、アカウントの確認を行なっていきます。

「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」にて、正しいアカウントが選択されているか確認をしてください。
複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されていることがあります。
また、「タイトル」は先ほどと同様に任意で編集が可能ですが、アクションは変更せずに「次へ」を押し、先へ進みましょう。

最後にAPI接続設定を行います。こちらの画面ではMicrosoft TeamsのチームIDとチャネルIDを選択し、自動送信されるメッセージの内容を編集することができます。
通知を送信したいチームIDとチャネルIDが不明な場合は、Microsoft Teamsで確認しておくことをおすすめします。
初期設定の「メッセージ」は、先ほど設定したWebサイトのURLが送信されるようになっておりますが、追加でテキストを入力することも可能です。

ここまでの設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft Teamsのチャネルに送信されるか確認しましょう。
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このような画面が表示されたらテスト成功となります。忘れずに「保存する」をクリックしましょう。

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最後にトリガーをONにし設定完了です。
スケジュールトリガーの場合、起動で起動タイミングを待たずに実際にフローを起動させることも可能です。
これでWebサイトの最新情報が毎日Microsoft Teamsに自動で通知されるようになりました。

Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回紹介したフロー以外にも、YoomにはMicrosoft Teamsを使用した自動化の例がたくさんありますので、厳選した3つの自動化をご紹介します。
他の自動化も導入することで、より一層業務の効率化を図ることができるでしょう。

1. タスク管理の簡略化！

Microsoft TeamsとWrikeを連携し、タスクが作成されたら自動でMicrosoft Teamsに通知が届きます。
これによって、大規模なチームにおけるタスクの可視化や、リーダーの時間削減に繋がります。

2. メッセージの転送を自動化！

Microsoft TeamsとWixを連携し、Wixに受信したメッセージ内容をMicrosoft Teamsに自動転送できます。
これによって、メッセージの確認漏れを防ぎ、手動で行っていた一連の操作が全て自動化され、時間の節約に繋がります。

3. ユーザーの声を可視化！

Microsoft TeamsとLINEを連携し、公式LINEに届いたユーザーのメッセージをMicrosoft Teamsで確認できます。
これによってユーザーの意見を素早くチームに共有できるため、満足度のデータ分析に役立つでしょう。

まとめ

RPA機能とMicrosoft Teamsを連携させ自動化することで、手動作業を削減し、重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
自動化により情報の透明性が高まることで、チーム全体が同じ認識を持ち、ビジネスシーンでの意思決定がしやすくなります。
これにより、業務効率が促進され、素早い情報収集を実現することができそうです。
Yoomに登録し、自動化にチャレンジしてみませんか。