SalesforceとDropboxの連携でファイル管理を自動化する！

ステップ1：SalesforceとDropboxをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

※Salesforceは一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
対象外のプランではフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
無料トライアルでできることと開始方法について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

今回は、【Salesforceでステータスが変更されたらファイルをDropboxに保存する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。

・テンプレートをコピー
・Salesforceで「カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というトリガーを作成する
・次にSalesforceで「レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」を設定する
・その後、Salesforceで「最新のコンテンツバージョンIDを取得」を設定する
・さらにSalesforceで「ファイルをダウンロード」を設定する
・最後にDropboxで「ファイルのアップロード」を設定する

‍ステップ2： テンプレートの選択とコピー

1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションを設定します。
タイトルや詳細は、クリックで編集できるので、適宜変更してください。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。

ステップ4：Salesforceのアクションを設定①

1) アクションは「カスタムオブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択して、必須項目をすべて入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
※起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

ステップ5：Salesforceのアクション設定②

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」のアイコンをクリックします。

2)  アクションは「レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須項目をすべて入力します。
レコードIDはステップ5-3)と同様にSalesforceのアウトプット情報を活用して入力します。
候補から{{レコードID}}を選択し、入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

ステップ6：Salesforceのアクションを設定③

1) フローに戻り、「アプリと連携する　最新のコンテンツバージョンIDを取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「アプリと連携する　最新のコンテンツバージョンIDを取得」を選択し、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目をすべて入力します。
コンテンツIDはステップ5-3)と同様にSalesforceのアウトプット情報を活用して入力します。
候補から{{コンテンツIDの一覧}}を選択し、入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

ステップ7：Salesforceのアクションを設定④

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「アプリと連携する　ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目をすべて入力します。
コンテンツバージョンIDはステップ5-3)と同様にSalesforceのアウトプット情報を活用して入力します。
候補から{{コンテンツバージョンID}}を選択し、入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

ステップ8：Dropboxのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「アプリと連携する　ファイルをアップロードする」を選択し、「次へ」をクリックします。

3) 必須項目をすべて入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

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これで【Salesforceでステータスが変更されたらファイルをDropboxに保存する】というフローが完成です。

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ステップ9: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Salesforce・Dropboxを使ったその他の自動化例

他にもYoomには、SalesforceやDropboxを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1.Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
このテンプレートは、Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加できるため、手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率化が見込めます。
また、異なるチーム間での情報共有もスピーディーに行うことができ、進捗状況や課題分析をスムーズに行うことも期待できます。

2.SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
このテンプレートは、、SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたら自動的にMicrosoft Excelのデータベースに必要な情報が追加されます。
これにより、担当者は手作業での入力作業から解放され、ToDoの処理や顧客対応など、より重要な業務に集中する時間の確保が期待できます。

3.Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを送信する
このテンプレートは、取引先責任者のイベントに応じて自動的にGmailから定型メールが送信されるため、担当者は手作業での送信作業を行う必要がなく、業務効率の向上が期待できます。
また、人的ミスのリスクが軽減され、より丁寧かつ正確な顧客対応が見込めます。

まとめ

Salesforceでのステータス変更に合わせてDropboxにファイルを自動保存するフローは、手動作業が不要になり、ミスを防止できるだけでなく、チーム内での素早い情報共有が期待できます。
また、手動作業を減らし、重要な業務に集中できる環境を整えることで、生産性の向上が見込めます。

今回紹介したYoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、誰でもアプリ連携を手軽に導入できます。
日常業務をよりスムーズに進め、チーム全体の生産性を高めたい方にとって、ぜひ活用したい便利な自動化ツールです。
このブログを参考に、アプリ連携にチャレンジしてみてください。