Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する方法

ステップ1:Salesforce・Googleカレンダー・Outlookをマイアプリ連携

まずSalesforce、Googleカレンダー、OutlookをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面でSalesforce、Googleカレンダー、Outlookを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Salesforceの場合＞

・ログインすると、マイアプリに登録が完了します。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜Googleカレンダーの場合＞

・アカウントにログインします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Outlookの場合＞

・アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

3.Salesforce、Googleカレンダー、Outlookを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。

ステップ2:トリガーとなるSalesforceの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではSalesforceのリードオブジェクトに情報が登録されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

3.Salesforceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とマイドメインURLを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら保存します。

6.「データベースを操作する レコードを取得する」をクリックします。
※このオペレーションでは、Salesforceのカスタムオブジェクトを取得します。なお、本テンプレートはカスタムオブジェクトに、Googleカレンダーで予定を作成する際に必要な「会議の日にち」「会議の開始時間」「会議の終了時間」が登録されていることが前提となります。日にちは「2021-01-01」、時間は「12:00」という形式になっている必要があります。

7.Salesforceと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

8.マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を設定し、「次へ」をクリックします。
※オブジェクトのAPI参照名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

9.取得したいレコードの条件を下記画像のように設定してテストを行います。
※右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」から「リードID」を設定します。（値は二重括弧で表示されます）

10.テストが成功すると、アウトプットにSalesforceから取得した情報が表示されます。
会議情報が取得されていない場合は、「+取得する値を追加」からJSON PATHを利用して設定し、保存します。

※アウトプットに項目を追加するには、「+取得する値を追加」をクリック後、下記画面の項目名を入力し、保存するカラム名とテストで取得した値を設定して保存します。JSON PATHについて、こちらを確認してください。

ステップ3:Googleカレンダーの設定

次に、Googleカレンダーに予定を追加する設定を行います。

1.「アプリと連携する 予定を作成」をクリックします。

2.Googleカレンダーと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.予定を登録するための設定を行います。
※カレンダーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※Salesforceの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」や「レコードを取得する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストを行い、成功するとGoogleカレンダーに予定が追加され、Google MeetのURLが取得されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Outlookの送信

最後に、Outlookで会議情報を送信する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Outlookと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.メール内容の設定を行います。
※Salesforceの内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」や「レコードを取得する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※Googleカレンダーの内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「予定を作成」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.メールの送信内容を確認してテストを行います。
テストが成功すると、表示されているメールアドレスにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Salesforceでリードが登録されるたび、顧客との会議予定がGoogleカレンダーに登録され、会議URLがOutlookで送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

SalesforceとGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceとGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

Chromeの拡張機能を使い、Salesforceの取引先オブジェクトからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を登録し、Outlookでメールを送信できるテンプレートです。
この連携により、取引先との会議予定の登録が簡易化し、連絡業務の効率化も期待できます。

2.Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録する

Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を自動登録するテンプレートです。
この連携により、Googleカレンダーへの予定の登録漏れを防止でき、スケジュールの精度が向上するでしょう。

3.Salesforceの活動に行動情報が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録する

Salesforceの活動に行動情報が登録されたらGoogleカレンダーに予定を自動登録するテンプレートです。
この連携により、Googleカレンダーへの繰り返し入力を削減でき、担当者の負担軽減につながるでしょう。

Salesforce・Googleカレンダー・Outlookを連携するメリットと具体例

メリット1:会議設定やメール送信時の人的ミスを削減

手動での作業には、ミスが発生するリスクがあります。
会議の日程や送信メールにミスがあれば、顧客に迷惑をかけてしまいます。
SalesforceとGoogleカレンダー、Outlookを連携すれば、予定の登録時やメール送信時の人為的エラーを防止でき、正確なスケジュール管理が可能になるでしょう。
例えば、Salesforceに正確な会議予定を登録しても、Googleカレンダーに転記する際に間違えたり、Outlookでメールを作成する際にミスをしたりしてしまうことがあります。
こうしたミスは、ツール同士の連携することで防止できるため、スケジュール管理の正確性が向上するでしょう。

メリット2:担当者の業務負担軽減

Salesforceにリード情報を登録した後、Googleカレンダーに予定を追加して、Outlookでメールを送信する作業は大変です。
それぞれの作業は単調でも、組み合わさると担当者の負担になります。
3つのツールを連携すれば、Googleカレンダーへの登録とOutlookでのメール送信を自動化でき、担当者の負担を軽減できるでしょう。
例えば、多くの顧客を抱える営業メンバーの場合、既存顧客の対応に追われて新規顧客の対応が遅れてしまうこともあります。
この連携を利用すれば、Salesforceへの登録作業だけで済むため、忙しいメンバーの負担軽減が期待できます。

メリット3:顧客対応の迅速化

手動での登録や連絡作業には時間がかかり、迅速な対応を難しくします。
また、緊急業務が発生すると連絡が後回しになってしまうことがあります。
SalesforceとGoogleカレンダー、Outlookを連携すれば、Salesforceに登録した情報をもとにメールを自動送信でき、顧客対応が迅速化するでしょう。
例えば、手動作業の場合、Salesforceにリード情報を登録した段階で既存顧客の対応が生じると、Googleカレンダーへの追加やOutlookでの連絡が遅くなってしまいます。
もし会議予定が翌日であれば、連絡が遅れることで顧客は不安になるでしょう。
この連携を利用すれば、Salesforceへの登録後、スムーズに連絡できるため、対応が迅速化して顧客満足度も向上するでしょう。

まとめ

Salesforceに登録した情報をもとにGoogleカレンダーに予定を追加し、Outlookでメールを送信する作業は大変です。
手動で行うと担当者の負担になり、ミスが発生するリスクがあります。
さらに、時間がかかることで迅速な顧客対応を難しくなります。
これらの課題は、Salesforce、Googleカレンダー、Outlookを連携し、自動化を取り入れることで解決できるでしょう。
その結果、担当者の負担軽減や人為的ミスの削減、顧客対応の迅速化が期待できます。
SalesforceとGoogleカレンダー、Outlookの連携は、Yoomを利用すればノーコードで実現でき、設定も簡単です。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけですぐに導入できるので、この機会にYoomを使って自動化を試してみてください。