SalesforceとOutlookを連携して、Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信する方法

・SalesforceとOutlookをマイアプリ連携

(1)まずはSalesforceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSalesforceを検索してください。

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(2)Salesforceのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)Salesforceのログイン画面に移行するので、「ユーザー名」、「パスワード」を入力し［ログイン］をクリックしましょう。
これでSalesforceの接続は完了です。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(4)次に、Outlookのアプリ連携を行います。
Salesforceのマイアプリ登録と同様に、Outlookを選択します。

(5)Outlookのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

認証後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Chrome拡張機能を使用したSalesforceの起動設定

(1)まず、Chrome拡張機能を使用したSalesforceのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のアクションである、Chrome拡張機能アイコンの「リード詳細ページから起動」をクリックします。

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(3)上記画像の赤い部分「Chrome拡張機能をこちらからインストール」と記載がされています。
Chrome拡張機能トリガーを使用するために、こちらのページを確認しておきましょう。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしてください。

(4)Chrome拡張機能の設定が完了後、Salesforceと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(5)次の画面で「マイドメインURL」と「起動ページのURLサンプル」の項目に注釈に沿って情報を入力していきます。
入力後は［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。

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なお、このステップでSalesforceに事前に格納されている情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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※拡張機能のインストールは、テンプレートの右上からでも行えます。

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・Outlookで定型メールを作成し送信する設定

(1)最後に、2つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。

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(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、1つ目のステップからメールアドレス情報を引用しています。）

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(4)「本文」に、対象者にメールを送る際のメッセージを入力します。
以下の画面のようにアウトプットも引用できます。

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なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。

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(5)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

SalesforceとOutlookを使ったその他の自動化例

他にもSalesforceとOutlookを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する

リード登録後の一連の業務を自動で完了できるので、担当者の手間を省けます。
短縮できた時間を会議準備に活用できるため、十分な準備を行うことで、生産性向上へとつながるはずです。

Salesforceの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

Salesforceで登録された情報をもとに、自動的にGoogleカレンダーで会議が作成されるため、スケジュール登録の手間を省くことができます。
手動作業が減ることで会議設定がスムーズになり、顧客対応の質向上に寄与します。

SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してOutlookで送付する

Salesforceのカスタムオブジェクトのレコード詳細ページから、Stripeの支払い用リンクを作成し、顧客にOutlookで自動送付するフローボットです。
手動でのデータ転記やリンク作成、メール送信が不要となるため、作業負担の軽減や人的ミス防止につながります。

まとめ

今回紹介したSalesforceとOutlookの連携により、Salesforce側の操作をトリガーにOutlookで定型メールを自動作成し、そのまま送信することができます。
作業が自動化されることで、手作業の削減による時間短縮や作業時のミスを未然に防止できるようになり、業務品質の向上が見込めます。
また、Salesforce側のリード情報をもとに定型メールを作成し相手先に自動送信するため、人の手が介入することなく、正確なデータを管理できるようになるかもしれません。
多くのメリットを取り入れるために、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。