Sansanの名刺情報をMicrosoft SharePointに自動登録する手順

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：SansanとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Sansanをクリックします。
(3)「Sansanの新規登録」画面から赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力します。
入力が完了したら「追加」をクリックします。
※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(4)次にMicrosoft SharePointの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft SharePointをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにSansanとMicrosoft SharePointが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Sansanの名刺情報が登録された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「名刺情報が登録されたら」をクリックします。

(2)Sansanの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Sansanと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「名刺情報が登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3：Sansanと連携して名刺画像を取得する

(1)次に、Sansanと連携して名刺画像を取得します。
「名刺画像を取得」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Sansanと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「名刺画像を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、名刺IDをアウトプットから選択します。

下へ進み、名刺画像のおもて面・裏面の指定をプルダウンから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Microsoft SharePointと連携してファイルをアップロードする

(1)次に、Microsoft SharePointと連携してファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。

(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、サイトID、ドライブID、格納先フォルダ名、格納先フォルダのアイテムID、ファイル名を直接入力もしくは候補から選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Sansanで名刺画像が登録されたらMicrosoft SharePointにアップする」フローボットの完成です。

SansanとMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもSansanとMicrosoft SharePointを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Sansanで名刺情報が更新されたらGoogle スプレッドシートに追加する

このフローを活用することで、Sansanで更新された情報を自動でGoogle スプレッドシートに登録し、入力作業の削減が期待できます。また、フローの分岐アクションを追加すれば、条件によってデータ追加の可否を設定できます。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する

Google スプレッドシートに情報を追加すると、自動でSansanに名刺データを登録することができます。自動化することで、名刺情報を効率的に登録することが可能となるでしょう。また、コミュニケーションツールと連携することで、名刺情報が登録された際に特定のメンバーに通知ができます。

3.Sansanで登録されたらGmailでお礼メールを送りGoogle スプレッドシートに記載する

Sansanで名刺情報を登録すると、相手にお礼メールを自動で送り、Google スプレッドシートに記載するフローです。自動でメールが送られるため、お礼メールを手動で入力する手間を省くことが期待できます。

さらに、SansanとMicrosoft SharePointを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Sansanを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft SharePointを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

SansanとMicrosoft SharePointの連携は、名刺情報の効率的な管理と活用を可能にし、業務全体の効率を大幅に向上させるソリューションとなりそうですね！
情報の一元管理や自動更新、権限管理による安全な共有、検索性の向上など、多くのメリットがあります。
特に、営業活動や顧客情報を扱う部署にとっては、業務効率や対応力の向上に直結するでしょう。名刺情報を単なる連絡先データとしてではなく、組織全体で有効活用するための基盤として、この連携をぜひ検討してみてください。効率的な情報管理が、チームの競争力をさらに高めてくれるでしょう。