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「名刺をSansanで管理しているけど、社内共有が追いつかない…」
「せっかくSansanに登録したのに、活用できていない気がする…」
そんなお悩みはありませんか？スムーズな営業活動のためにも、名刺情報は迅速に共有したいものです。
そこで便利なのが、SansanとGmailの連携！
たとえば、名刺情報をもとにメールを自動送信したり、名刺情報の更新・登録を自動通知することが可能になります。手作業での転記や通知の手間を減らし、情報共有のスピードをアップ！業務効率化はもちろん、顧客とのコミュニケーションもスムーズになるでしょう。
本記事では、ノーコードでSansanとGmailを連携する手順を詳しく解説します。
ぜひ最後までチェックして、データ管理や情報共有を効率化する参考にしてみてくださいね！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にSansanとGmailの連携が可能です。
YoomにはあらかじめSansanとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識がなくても、登録するだけですぐ連携できます。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」からスタートしましょう！
■概要
Sansanに名刺情報が登録されたらGmailを自動送信するフローです。
SansanとGmailを連携することで、登録情報が自動的にGmailに連携されるため、顧客や社内への連絡漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Sansan、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SansanとGmailをAPI連携すれば、SansanのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さずに、自動的に実施できます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成すれば、すぐにSansanとGmailを連携できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Sansanに名刺情報が登録されたら、Gmailで登録情報やフォローアップメールを自動送信するフローです。
たとえば、名刺交換後の顧客へのフォローアップや、社内共有を自動化することができ、効率的な顧客対応や社内共有に期待できます。
■概要
Sansanに名刺情報が登録されたらGmailを自動送信するフローです。
SansanとGmailを連携することで、登録情報が自動的にGmailに連携されるため、顧客や社内への連絡漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Sansan、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanで名刺情報が更新されたら、Gmailで更新内容などを通知するフローです。
取引先などの最新の情報をスムーズに共有でき、効率的な営業活動をサポートします。
■概要
Sansanで管理している名刺情報は重要な資産ですが、情報が更新された際に手動で確認し、関係者に共有する作業は手間がかかる上に、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Sansanで名刺情報が更新されたタイミングをきっかけに、Gmailで関係者に自動で通知を送ることができます。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそくSansanとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSansanとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Sansanに名刺情報が登録されたらGmailを自動送信する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Sansanに名刺情報が登録されたらGmailを自動送信するフローです。
SansanとGmailを連携することで、登録情報が自動的にGmailに連携されるため、顧客や社内への連絡漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Sansan、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まずは、SansanとGmailをマイアプリ登録します。
使用するアプリを事前にマイアプリ登録してYoomと連携しておくことで、後の設定がスムーズになります。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
【Sansanのマイアプリ登録】
1. 検索窓でSansanと検索し、アプリ一覧からSansanを選択します。
※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できます。フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、無料トライアル中は使用できるため、ぜひこの機会にお試しください！
2. 任意のアカウント名と、Yoomと連携したいアカウントのアクセストークンを入力します。
※「アクセストークン」は、Sansan管理画面から取得します。「設定＞外部サービス連携設定＞API Key」と進み、APIキーを取得してください。
以上で、Sansanのマイアプリ登録は完了です。
【Gmailのマイアプリ登録】
1. 先ほど同様に検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。
2. 「Sign in with Google」をクリックします。
3. Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。【Yoomにログイン】の画面が表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。
4. 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」欄では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Sansanに名刺情報が登録されたらGmailを自動送信するフローです。
SansanとGmailを連携することで、登録情報が自動的にGmailに連携されるため、顧客や社内への連絡漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Sansan、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリックすると、お使いのYoom管理画面にテンプレートが自動でコピーされます。以下の画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう。
1. まずは、フローボットを起動させるためのトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「名刺情報が登録されたら」をクリックしてください。
2. 「Sansanと連携するアカウント情報」ではフローボットで使用したいSansanのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
3. 「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくと良いでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
設定が完了したらテストを行います。テスト用にSansanに実際に名刺情報を登録してください。
※テストなので、仮の会社名や名前（例：「テスト株式会社」「テスト太郎」など）でOKです！
登録後Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。テストが成功すると、Sansanに登録した名刺情報がアウトプットとして取得できます。正しく情報が取得できていることを確認して、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
※アウトプットについて
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
1. テンプレートの「メールを送信する」をクリックします。
2. 「Gmailと連携するアカウント情報」では、ステップ1でYoomと連携したGmailアカウントを選択します。
3. 「メール内容」にて、まずは以下を設定します。
4. 次に以下を設定します。
5. 最後に「本文」を設定します。
「名刺情報が登録されたら」で取得したアウトプットから、「会社名」や「部署名」など、Sansanに登録した名刺の情報を引用できます。
「お世話になります。」など、毎回同じテキストを使用する部分は固定値で入力し、「会社名」や「姓・名」など、Sansanの情報を引用する部分はアウトプットを用いて入力しましょう。
▼ 例：名刺交換のお礼メール ▼
お礼メールだけでなく、社内担当者へ情報共有のための通知としても活用できます！
「To」を社内担当者のメールアドレスに設定し、「件名」「本文」の内容を変更しましょう。
▼ 例：社内通知メール ▼
6. 設定が完了したら「次へ」をクリックして、設定したメール内容を確認します。「テスト」をクリックし、実際にメールを送信してみましょう。
※テストを実行すると、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されます。顧客先などのメールアドレスを「To」に設定している場合は、テスト送信しても問題ないメールアドレスに設定を一旦変更しておきましょう。
7. 「テスト成功」と表示されたら、実際にメールが送信されているか確認してみましょう。
正しく送信されていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了しました。
全ての設定が完了すると、以下のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」にし、実際にフローボットが正常に動作するかをチェックしましょう！
今回はSansanからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからSansanへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで受信した問い合わせの連絡先をSansanに自動登録するフローです。
手動でのデータ入力の手間を削減し、時間を大幅に節約できるでしょう。空いたリソースを他のコアな業務に充てることができ、業務全体の効率アップに期待できます
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受け取った連絡先情報を手作業でSansanに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで顧客情報を誤って登録してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にAIが自動で連絡先情報を抽出してSansanへ登録するため、こうした課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailに添付された名刺画像をOCRで解析し、Sansanに自動登録するフローです。
名刺情報を手入力する手間を省きつつ、AI技術を活用することで人為的ミスを防ぎます。これにより、正確な情報で名刺データを管理でき、名刺管理の精度をグッと向上できるでしょう。
■概要
オンラインでの名刺交換が増える中、画像で受け取った名刺情報を手作業で顧客管理システムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った名刺画像付きのメールをトリガーにOCR機能で情報を自動で読み取り、Sansanへ登録することが可能です。面倒な手入力をなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailとの連携以外でも、SansanのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！
Sansanで登録された名刺情報を他のデータベースにも登録したり、メールやフォームから取得した顧客情報をもとに自動で名刺を登録することも可能です。また、Sansanに登録された名刺画像を、自動的にクラウドストレージにアップすることもできます！
■概要
Googleフォームに登録された情報をSansanに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.フォーム運用を担当している方
・顧客向けのアンケートや問い合わせ用のフォームをGoogleフォームで運用している方
2.CRMツールで顧客データを管理している方
・Sansanを活用して顧客データを一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームはビジネスニーズに合わせてフォームを作成することができ、データ収集の効率化に役立ちます。
また、対面での名刺交換が難しい状況においてGoogleフォームを活用することで、場所を問わず連絡先の交換や収集をすることができます。
しかし、収集した名刺データをSansanに手動で登録している場合、1件ずつ手動で登録するのは時間がかかり非効率的です。
このテンプレートを利用することで、名刺データの件数が多い場合でも、Sansanへのデータ登録はシームレスに行われるため、管理業務の負担を軽減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Sansanにも手動で情報を入力していませんか。こうした繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録されると、その情報が自動でSansanにも追加されます。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、顧客情報管理の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺データの管理でSansanを利用している方
・名刺交換をする機会が多い方
・名刺情報をSansanでデジタル化して管理している方
2.Google Driveでファイル管理を行う方
・部門間のファイル共有でGoogle Driveを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化することができ、営業活動や顧客管理を効率化することができます。
しかし、名刺情報をGoogle Driveに手動でアップロードして他部門のメンバーと共有している場合、対応漏れが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でGoogle Driveにアップロードすることができます。
手動によるアップロード作業を効率化できるため、Google Drive上から常に最新の情報を確認することが可能です。
このフローの後にチャットツールと連携することで、名刺画像のアップロードを任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailに届いたメールの内容をチャットツールに自動通知したり、データベース上のリストを基にメールを送信することも可能です。また、AIを活用して自動で返信したり、受信したファイルを自動的にクラウドストレージにアップすることもできます！
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？SansanとGmailを連携することで、最新の情報をタイムリーに共有できたり、顧客へのフォローやアプローチをより迅速に対応可能に。業務効率の向上のみならず、コミュニケーションのロスや対応の遅延も防ぎます。
Yoomを使えば、プログラミング不要で、誰でも簡単にSansanとGmailの連携を実現できるため、非エンジニアの方も安心！短時間でシンプルな操作のみで実現できるのも、魅力ですよね。
「本当に短時間で設定できるの？」「気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了！登録後すぐにSansanとGmailの自動連携を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合う最適な連携フローを作ってみてください。
Yoomを活用して、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
日々の業務をもっとスマートにしたい方は、アプリ連携による業務フローの自動化を、ぜひ取り入れてみてくださいね！
