【ノーコードで実現】SansanのデータをGmailに自動的に連携する方法

2. Sansanで名刺情報が更新されたらGmailで通知する

Sansanで名刺情報が更新されたら、Gmailで更新内容などを通知するフローです。
取引先などの最新の情報をスムーズに共有でき、効率的な営業活動をサポートします。

SansanとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくSansanとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSansanとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「Sansanに名刺情報が登録されたらGmailを自動送信する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下です。

• SansanとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Sansanのトリガー設定とGmailのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：SansanとGmailをマイアプリ連携

まずは、SansanとGmailをマイアプリ登録します。
使用するアプリを事前にマイアプリ登録してYoomと連携しておくことで、後の設定がスムーズになります。

Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。

【Sansanのマイアプリ登録】

1. 検索窓でSansanと検索し、アプリ一覧からSansanを選択します。

※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できます。フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、無料トライアル中は使用できるため、ぜひこの機会にお試しください！

2. 任意のアカウント名と、Yoomと連携したいアカウントのアクセストークンを入力します。
※「アクセストークン」は、Sansan管理画面から取得します。「設定＞外部サービス連携設定＞API Key」と進み、APIキーを取得してください。

以上で、Sansanのマイアプリ登録は完了です。

【Gmailのマイアプリ登録】

1. 先ほど同様に検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。

2. 「Sign in with Google」をクリックします。

3. Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。【Yoomにログイン】の画面が表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。

4. 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」欄では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。

以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、お使いのYoom管理画面にテンプレートが自動でコピーされます。以下の画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：Sansanのトリガー設定

1. まずは、フローボットを起動させるためのトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「名刺情報が登録されたら」をクリックしてください。

2. 「Sansanと連携するアカウント情報」ではフローボットで使用したいSansanのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

3. 「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくと良いでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

設定が完了したらテストを行います。テスト用にSansanに実際に名刺情報を登録してください。
※テストなので、仮の会社名や名前（例：「テスト株式会社」「テスト太郎」など）でOKです！

登録後Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。テストが成功すると、Sansanに登録した名刺情報がアウトプットとして取得できます。正しく情報が取得できていることを確認して、「保存する」をクリックして次に進みましょう！

※アウトプットについて
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4：Gmailのアクション設定

1. テンプレートの「メールを送信する」をクリックします。

2. 「Gmailと連携するアカウント情報」では、ステップ1でYoomと連携したGmailアカウントを選択します。

3. 「メール内容」にて、まずは以下を設定します。

• From：メールの送信元となるメールアドレスを入力（未設定の場合はYoomに連携したメールアドレスで送信されます）
• To：送信先となるメールアドレスを入力
  例えば、社内共有に活用したい場合は、共有したい社内のメールアドレスを設定すると良いでしょう。
  顧客へのフォローアップに活用したい場合は、「名刺情報が登録されたら」のトリガー設定時に取得したアウトプットから、「メールアドレス」を選択することで、Sansanの名刺情報に登録したアドレスを引用できます。

4. 次に以下を設定します。

• CC/BCC：To以外で送信したいメールアドレスがある場合は入力
• 差出人の名前：メールの送信者名を入力（未設定の場合はYoomに連携したGmailのメールアドレスが表示されます）
• 件名：メール送信時の件名を入力
  

5. 最後に「本文」を設定します。
「名刺情報が登録されたら」で取得したアウトプットから、「会社名」や「部署名」など、Sansanに登録した名刺の情報を引用できます。

「お世話になります。」など、毎回同じテキストを使用する部分は固定値で入力し、「会社名」や「姓・名」など、Sansanの情報を引用する部分はアウトプットを用いて入力しましょう。

▼ 例：名刺交換のお礼メール ▼

お礼メールだけでなく、社内担当者へ情報共有のための通知としても活用できます！
「To」を社内担当者のメールアドレスに設定し、「件名」「本文」の内容を変更しましょう。

▼ 例：社内通知メール ▼

6. 設定が完了したら「次へ」をクリックして、設定したメール内容を確認します。「テスト」をクリックし、実際にメールを送信してみましょう。
※テストを実行すると、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されます。顧客先などのメールアドレスを「To」に設定している場合は、テスト送信しても問題ないメールアドレスに設定を一旦変更しておきましょう。

7. 「テスト成功」と表示されたら、実際にメールが送信されているか確認してみましょう。

正しく送信されていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です。

‍ステップ5：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了しました。
全ての設定が完了すると、以下のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」にし、実際にフローボットが正常に動作するかをチェックしましょう！

GmailのデータをSansanに連携したい場合

今回はSansanからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからSansanへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

1. Gmailで受信した問い合わせの連絡先をSansanに自動登録する

Gmailで受信した問い合わせの連絡先をSansanに自動登録するフローです。
手動でのデータ入力の手間を削減し、時間を大幅に節約できるでしょう。空いたリソースを他のコアな業務に充てることができ、業務全体の効率アップに期待できます

2. Gmailに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する

Gmailに添付された名刺画像をOCRで解析し、Sansanに自動登録するフローです。
名刺情報を手入力する手間を省きつつ、AI技術を活用することで人為的ミスを防ぎます。これにより、正確な情報で名刺データを管理でき、名刺管理の精度をグッと向上できるでしょう。

SansanやGmailのAPIを使ったその他の自動化例

Gmailとの連携以外でも、SansanのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！

Sansanを使ったその他の便利な自動化例

Sansanで登録された名刺情報を他のデータベースにも登録したり、メールやフォームから取得した顧客情報をもとに自動で名刺を登録することも可能です。また、Sansanに登録された名刺画像を、自動的にクラウドストレージにアップすることもできます！

Gmailを使ったその他の便利な自動化例

Gmailに届いたメールの内容をチャットツールに自動通知したり、データベース上のリストを基にメールを送信することも可能です。また、AIを活用して自動で返信したり、受信したファイルを自動的にクラウドストレージにアップすることもできます！

終わりに 

いかがでしたか？SansanとGmailを連携することで、最新の情報をタイムリーに共有できたり、顧客へのフォローやアプローチをより迅速に対応可能に。業務効率の向上のみならず、コミュニケーションのロスや対応の遅延も防ぎます。
‍Yoomを使えば、プログラミング不要で、誰でも簡単にSansanとGmailの連携を実現できるため、非エンジニアの方も安心！短時間でシンプルな操作のみで実現できるのも、魅力ですよね。

「本当に短時間で設定できるの？」「気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録はたったの30秒で完了！登録後すぐにSansanとGmailの自動連携を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合う最適な連携フローを作ってみてください。

Yoomを活用して、日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
日々の業務をもっとスマートにしたい方は、アプリ連携による業務フローの自動化を、ぜひ取り入れてみてくださいね！