・
「Intercomで管理している顧客との会話を、開発チームや営業担当にすぐ共有したい…」
「新しいコンタクト情報を手作業でGmailに転記して通知するのが面倒だし、たまに漏れてしまう…」
このように、カスタマーサポートツールであるIntercomと、ビジネスに必須のGmail間での情報共有に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Intercomでのイベント発生をトリガーに、必要な情報を自動でGmailに通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるかもしれません。
また、情報共有のスピードと正確性を向上させ、より重要な顧客対応や戦略立案に集中できる時間を生み出せそうです！
今回ご紹介するのは、プログラミングの知識がなくても簡単な設定ですぐに実現できます。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">IntercomとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
IntercomとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたIntercom上のアクションに関する通知業務を完全に自動化できます。
例えば、Intercomで新規の会話やコンタクトが作成された際に、その詳細を自動で関係者のGmailアドレスへ送信するといったことが可能になり、手作業による転記の手間や共有漏れのリスクを解消するでしょう。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Intercomで新しい顧客との会話が開始された際に、その会話の概要やリンクを自動で担当者や関連部署へGmailで通知できるため、<span class="mark-yellow">迅速な初期対応やエスカレーションを実現</span>します。
これにより、顧客満足度の向上にも繋がるため、業務の質も上げられるでしょう！
Intercomに新しいコンタクトが登録された際に、その顧客情報を指定のGmailアドレスに自動で通知できます。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">営業担当へのリード通知やマーケティングチームへの情報共有が自動で完了</span>するため、手作業での連絡やCRMへの二重入力といった手間を削減できます。
それでは、実際にIntercomとGmailを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要でIntercomとGmailを連携する方法を解説します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Intercomで新しく会話が作成されたら、Gmailで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アカウント名とアクセストークンを入力してください。
Intercomのマイアプリ登録方法は、こちらを確認しましょう。
これでIntercomのマイアプリ登録ができました。
マイアプリ一覧で、Gmailをクリックします。
「Sign in with Google」を選択しましょう。
連携するアカウントをクリックしてください。
「次へ」を選択します。
「続行」を選択しましょう。
※認証時にGmailへの権限をすべて許可してください。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用して設定を行います。
テンプレートを使用すれば、初心者でも簡単に設定することができます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定していきましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「新しく会話が作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は、以下の点を確認し、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定に進みます。
この設定を通じて、新しく会話が作成された情報をノーコードで取得できるようになります。
それでは設定していきましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
Intercomに移動して、トリガー（新しく会話が作成されたら）を実行してください。
実行後、Yoomに戻り、テストをクリックしましょう。
ここではIntercomの取得した値が空になっていますが、テストが成功したら情報が追加されています。
ここまでできたら、保存してください。
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
ここでは作成されたIntercomの会話情報をGmailで通知する設定を行ないます。
メールの設定を行います。
タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認してください。
Toには会話情報を通知したいメールアドレスを設定してください。
CC・BCCは任意です。
件名を入力します。
本文を設定します。
内容は、Intercomで取得した値を活用しながら作成しましょう！
取得した値は、フローボットが起動する度に変動する値となります。
手入力でIDなどを設定した場合、同じ内容を繰り返しメールで送信することになるので注意してください。
設定後、次へをクリックします。
メール送信のテストの画面でメール内容を確認し、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Gmailでメールが送信できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか、確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
今回はIntercomからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからIntercomへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、メール本文からAIが顧客名や連絡先などの情報を自動で抽出し、Intercomに新しいコンタクトとして登録します。
<span class="mark-yellow">問い合わせメールからのリード情報を手作業で入力する手間を減らすため、迅速かつ正確な顧客データベースの構築</span>をできます。
特定のラベルを持つメールをGmailで受信すると、メールの内容からAIが会社名やドメイン、所在地といった情報を自動で読み取り、Intercomに会社情報として登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">パートナー企業や取引先からの連絡を起点とした情報登録が自動化</span>され、手動でのデータ入力ミスを防ぎながら、効率的にアカウント情報を管理できます。
今回ご紹介した連携以外でも、IntercomやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
新しく会話が作成されたら、チャットツールに通知を送ったり、ドキュメントを自動で作成したりすることが可能です。
また、営業管理ツールやデータベースから顧客管理ツールへコンタクトを登録・更新することも可能です。
手作業での情報転記をなくし、顧客情報の管理を一元化することで、業務効率を向上させます。
受信した内容をトリガーに、プロジェクト管理ツールにタスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりします。
また、特定のキーワードを含むメールを受信したら、スプレッドシートに内容を追加する連携も可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
IntercomとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客対応に関する情報共有や、メールからのリード情報登録といった業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な転記作業から解放され、迅速かつ正確な情報に基づいたコミュニケーションに集中できるため、顧客満足度の向上や営業機会の損失防止といった直接的な成果に繋がりそうです。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：通知メールの内容はどこまで変えられますか？
A：Gmailの本文の内容は自由にカスタマイズ可能なため、通知したい内容を設定してください。
ただし、Intercomの取得した値を活用せずに手動で入力した値は、繰り返し通知されます。
ここで設定した「会話ID」などフローボットが起動する度に変動する値については、取得した値を活用してください！
Q：特定の条件の会話だけを通知できますか？
A：はい！可能です！
分岐のオペレーションを活用することで、特定の条件の会話が開始されたらフローボットが進むように設定することもできます。
例えばIntercomのステータスを分岐の条件として設定可能です。
分岐についてはこちらを確認してください。
※分岐は有料プランでのみ利用可能です。
Q：連携がエラーになった場合はどうなりますか？
A：設定したメールアドレスに通知されます。
Yoomの画面には、アプリ連携が失敗したことが表示されます。
要因として、ログイン情報の入力ミスなどの不備が考えられます。
その際は、画面左側の「マイアプリ」から再度マイアプリ連携を行ってください。
特にIntercomのマイアプリ登録では、クライアントシークレットを取得する作業がありますので、こちらを確認しながら操作してみましょう！
Intercomのマイアプリ登録方法
マイアプリ登録方法およびアプリの再連携を行う場合と方法について
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.webp)
.webp)
