SansanとHubSpotを連携して、Sansanで名刺情報が登録されたらHubSpotと連携して会社を登録し、内容の確認を依頼する方法

ステップ1：SansanとHubSpotをマイアプリ連携

SansanとHubSpotをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Sansan」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記画面でSansanにログインすると、マイアプリにSansanが追加されます。

「アカウント名」には任意の管理用の値を設定してください。
「アクセストークン」にはSansan管理画面で「設定 > 外部サービス連携設定 > API Key」と進み、取得したAPIキーを設定してください。

※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

これで登録は完了です。同様に、HubSpotも登録してみましょう。

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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「HubSpot」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面の赤枠部分をクリックし、ログインをすればHubSpotのアプリ登録も完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Sansanで名刺情報が登録されたらHubSpotと連携して会社を登録し、内容の確認を依頼する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：トリガーの設定

次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次の画面では、「トリガーの起動間隔」を入力します。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：HubSpotの設定

次に、HubSpotの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次にHubSpotに登録する情報を入力していきます。
下記画面のように、項目の欄をクリックすると選択メニューが表示されるため、前のステップで取得した情報から該当するものを選択してクリックしましょう。

同様に残りの項目も入力していきます。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：承認依頼の設定

次に、承認依頼の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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次に、承認内容を入力していきます。
下記画面のように、「前のステップで取得した情報からのアウトプット」と「任意の文章」を組み合わせて作成します。

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次に、下記の2項目を入力します。
「承認完了条件」と「差し戻し先のオペレーション」は、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので該当するものをクリックしてください。

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最後に「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6：メールの設定

次に、メールの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。

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次に、「メール内容」を入力します。
下記画面のように各項目を任意で入力していきます。

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メールの「本文」は、下記画面のように「前のステップで取得した情報」と「任意の文章」を組み合わせて作成しましょう。
残りの項目も入力した後に、「次へ」をクリックして次に進みます。

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次に、「メールの送信内容」の確認を行います。
確認後、下記画面の赤枠部分をクリックして「テスト」を行います。

その後、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

その他のSansanやHubSpotを使った自動化の例

他にもSansanやHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Sansanに名刺情報が登録されたら、Hubspotにコンタクトを作成するテンプレート

Sansanに登録された名刺情報が自動でHubSpotに連携されるため、手作業によるデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。名刺情報がHubSpotで共有されることで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、営業活動の効率化に繋がります。

2. Sansanの名刺情報が更新されたら、HubSpotのチケットも更新するテンプレート

このフローを活用にすることによって名刺情報の変更が漏れなくHubSpotに反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。最新の情報に基づいた対応が期待できます。

3. Google フォームに登録された情報をSansanに登録するテンプレート

このテンプレートを利用することによって名刺データの件数が多い場合でも、Sansanへのデータ登録はシームレスに行われます。そのため、管理業務の負担を軽減することが期待できるでしょう。

SansanとHubSpotを連携するメリットと具体例

メリット1：名刺情報の手入力作業を削減し、業務効率を向上

名刺管理ツールや会社情報管理ツールなど、複数のアプリを手動で管理していると手間や時間がかかってしまいます。これらの作業は、SansanとHubSpotを連携させることで自動化が可能です。例えば、この自動化でデータ入力に費やしていた時間を新規顧客の開拓や商談準備に充てることができるでしょう。このフローによって社内の作業効率の向上が期待できます。

メリット2：正確な情報共有で、精度の高い営業活動が実現

営業担当者は、名刺情報が正確に共有されることで精度の高い営業活動が可能となります。しかし、これらのタスクを手作業で行なっていると、共有漏れが起きるリスクを伴うでしょう。こういった危険性は、SansanとHubSpotを連携させることで低減が可能です。例えば、展示会やネットワーキングイベントで大量の名刺を交換した際、正確に社外へのアプローチを開始でき、ビジネスチャンスの獲得につながります。この自動化により、名刺情報の漏れのない共有と営業対応の精度向上が見込めます。

メリット3：データの一元管理による情報共有の円滑化

複数のツールを使って名刺情報や会社情報を管理していると、社内への共有プロセスが煩雑になってしまいます。これらの課題は、SansanとHubSpotを連携させることで解決が期待できます。例えば、この連携によって営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポートなどの他部門とも顧客情報を円滑に共有できるでしょう。この自動化により、データの一元管理が可能になり、情報共有のプロセスの円滑化が見込めます。

まとめ

以上、Sansanで名刺情報が登録されたらHubSpotと連携して会社を登録し、内容の確認を依頼する方法をご紹介しました。

ビジネスの現場では、名刺管理と顧客情報の活用が営業活動の成功に直結します。しかし、これらのタスクを手作業で行なっていると、手間や時間がかかるうえに人的ミスのリスクが伴うでしょう。こういった課題は、SansanとHubSpotの連携によって解決が期待できます。この自動化により、作業効率の向上や営業チームの対応精度の向上、データの一元管理の実現といったメリットが見込めます。

本記事参考にして、ぜひお試しください！