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名刺管理に時間を取られ、顧客情報の共有が遅れていませんか?
そこでSansan・kintone・Slackを連携すると、業務が効率化できるかもしれません。
本記事では、Sansanに名刺が登録されたら自動的にkintoneに格納し、さらにSlackで通知する方法を解説します。
これにより、名刺情報をスムーズに管理でき、営業活動の迅速化と情報共有の効率化が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Sansanに名刺が登録されたらkintoneに格納しSlackに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
SansanのAPIを利用して登録された名刺情報を取得、kintoneのAPIを利用して登録し、
それをSlackのAPIを用いて通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Sansanに名刺が登録されたら、自動的にkintoneに格納しSlackに通知するフローです。
Sansanとkintone、Slackを連携することで、新しく追加された名刺情報を自動的にkintoneへの格納とSlackに通知がされるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Slackに通知する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、Sansan、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のSansanとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Sansanと検索してください。
下記の項目を設定してください。
注）Sansanは一部有料プランで利用できるアプリです。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
次にkintoneと検索してください。
詳細についてはマイアプリ登録方法を確認し、連携しましょう。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。
続いてSlackと連携します。
下記の画面でサインインしてください。
Sansan・kintone・Slackがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Sansanに名刺が登録されたら、自動的にkintoneに格納しSlackに通知するフローです。
Sansanとkintone、Slackを連携することで、新しく追加された名刺情報を自動的にkintoneへの格納とSlackに通知がされるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Slackに通知する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、Sansan、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「名刺情報が登録されたら」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みましょう。
Sansanで名刺情報を登録したらフローボットに戻り、テストします。
アウトプットに名刺情報が取得できたら保存しましょう。
続いて「名刺情報を登録する」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、データベースの連携をお願いします。
次に進み、下記のように必須項目を設定していきます。
設定が完了したらテストし、成功したら保存します。
続いて「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
メッセージ内容はアウトプットを利用します。
赤枠がアウトプット利用箇所です。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができますね。
メッセージアプリを利用していない場合、メール送信するフローに変更して対応できます。
メールツールはOutlookやGmailなどに設定することが可能です。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
Sansanに名刺が登録されたら、自動的にkintoneに格納しSlackに通知するフローです。
Sansanとkintone、Slackを連携することで、新しく追加された名刺情報を自動的にkintoneへの格納とSlackに通知がされるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Slackに通知する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・kintone、Sansan、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
その他にも、YoomにはSansanを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
名刺画像をSansanだけでなくGoogle Driveにも保管している場合、こちらが便利です。
手動で画像を取得してアップロードする手間が省けます。
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺データの管理でSansanを利用している方
・名刺交換をする機会が多い方
・名刺情報をSansanでデジタル化して管理している方
2.Google Driveでファイル管理を行う方
・部門間のファイル共有でGoogle Driveを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化することができ、営業活動や顧客管理を効率化することができます。
しかし、名刺情報をGoogle Driveに手動でアップロードして他部門のメンバーと共有している場合、対応漏れが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でGoogle Driveにアップロードすることができます。
手動によるアップロード作業を効率化できるため、Google Drive上から常に最新の情報を確認することが可能です。
このフローの後にチャットツールと連携することで、名刺画像のアップロードを任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Sansanで名刺情報が更新されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
こちらはMicrosoft Excelで名刺情報を管理している方に便利です。
登録する名刺情報が増えても、自動化しておくと安心ですね。
■概要
Sansanで名刺情報が更新されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanを業務に活用している方
・集めた名刺の登録業務を担当している方
・画像の読み取りで情報を抽出して登録を行う方
2.Microsoft Excelを活用してデータの蓄積を行なっている方
・シートに情報の蓄積を行い一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは集めた名刺情報の登録作業の円滑化に活用できるツールです。
画像解析で登録した情報に詳細情報を追加し、業務に活用する情報を蓄積できます。
しかしSansanで情報が更新ごとにMicrosoft Excelに手作業で情報追加を行うのは、非効率な働き方を助長する可能性があります。
このフローは、Sansanで情報が更新されたらMicrosoft Excelに自動で登録し、手作業を省いて登録を完了することができます。
自動で登録を行うことでヒューマンエラーのリスク回避にも繋がるため、業務効率化に繋げることができます。
また、フローに分岐のアクションを追加して、条件によって追加の可否を判断することも可能です。
■注意事項
・Sansan、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Sansanで登録されたらGmailでお礼メールを送りGoogle スプレッドシートに記載するフローです。
名刺交換した後、作業が多くお礼メールを送るのが後回しになってしまう方におすすめです。
名刺が登録されたら自動でメール送信し、Google スプレッドシートに名刺情報を転記してくれるので、細かい作業に時間を取られなくなります。
◼️概要
Sansanで登録されたらGmailでお礼メールを送りGoogle スプレットシートに記載するフローです。
名刺を登録したら自動的にメールを送信するので、業務の効率化を図れます。
Google スプレットシートへ自動的に情報追加できるので営業管理も漏れなく行えます。
◼️注意事項
・Sansan、Gmail、Google スプレットシートそれぞれとYoomの連携を行ってください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanで名刺をスキャンすると、自動でkintoneにデータが格納されるため、名刺情報の手動入力が不要になります。
従来、名刺の管理は担当者が手入力し、その後別のシステムに転記したり、社内で共有するためのプロセスが必要でした。
しかし、このフローを自動化することで、データ入力の負担を大幅に削減でき、ヒューマンリソースをより重要な業務に集中させることが可能になります。
例えば、展示会で獲得した名刺をSansanに登録すると、kintoneに自動反映されるため、展示会後に情報をまとめる手間がなくなり、すぐに営業アプローチを開始できます。
名刺管理が個人に依存すると、情報の属人化が発生しやすくなります。
例えば、営業担当者が個別にシステムや紙の名刺ホルダーで管理している場合、その情報は本人が退職したり異動した際に失われる可能性があります。
しかし、Sansanとkintoneを連携することで、名刺情報を会社全体で共有でき、組織の資産として管理できるようになります。
さらに、Slackへの通知を活用することで、チーム全体に名刺情報がタイムリーに伝わり、必要なメンバーがすぐに活用できる環境が整うでしょう。
結果として情報の属人化を防ぎ、チーム全体の情報活用力を向上させることが期待できます。
Sansanに名刺が登録されると、kintoneに自動で格納され、Slackですぐ関係者に通知されます。
これにより、営業やカスタマーサポート担当者はタイムリーに顧客情報を把握し、迅速なアクションを取ることが可能になります。
例えば、展示会で獲得したリードをその日のうちにフォローアップでき、競合他社よりも早くアプローチできることが見込めます。
また、カスタマーサポートの観点からも、顧客の名刺情報がすぐに共有されることで、サポートチームが迅速に対応できる体制が整います。
このように、情報を迅速に活用することで、顧客対応のスピードが向上し、より質の高いサービスを提供できるようになるでしょう。
今回は「Sansanに名刺が登録されたらkintoneに格納しSlackに通知する」フローボットを紹介しました。
Sansan、kintone、Slackを連携することで、名刺情報の管理と共有が一元化され、業務の効率化が期待できます。
また、手作業の削減や情報の属人化防止により、チーム全体で情報を活用し、迅速な顧客対応が可能になるでしょう。
ぜひ、本記事の手順に沿って、Sansan、kintone、Slackの連携を試してみてください。
