Sansan・kintone・Slackを連携して、Sansanに名刺が登録されたらkintoneに格納しSlackに通知する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のSansanとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Sansanと検索してください。
下記の項目を設定してください。

注）Sansanは一部有料プランで利用できるアプリです。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

次にkintoneと検索してください。
詳細についてはマイアプリ登録方法を確認し、連携しましょう。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。

続いてSlackと連携します。
下記の画面でサインインしてください。

Sansan・kintone・Slackがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• 名刺情報を転記できるkintoneアプリ。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「名刺情報が登録されたら」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みましょう。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

Sansanで名刺情報を登録したらフローボットに戻り、テストします。
アウトプットに名刺情報が取得できたら保存しましょう。

続いて「名刺情報を登録する」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、データベースの連携をお願いします。

次に進み、下記のように必須項目を設定していきます。

設定が完了したらテストし、成功したら保存します。

続いて「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。

メッセージ内容はアウトプットを利用します。
赤枠がアウトプット利用箇所です。

こちらもテストし、成功したら保存します。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

フローボットが完了した通知を受け取る

こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができますね。

メールを送る

メッセージアプリを利用していない場合、メール送信するフローに変更して対応できます。
メールツールはOutlookやGmailなどに設定することが可能です。

今回使用したフローボットはこちら↓

Sansanを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはSansanを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。

名刺画像をSansanだけでなくGoogle Driveにも保管している場合、こちらが便利です。
手動で画像を取得してアップロードする手間が省けます。

2.Sansanで名刺情報が更新されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。

こちらはMicrosoft Excelで名刺情報を管理している方に便利です。
登録する名刺情報が増えても、自動化しておくと安心ですね。

3.Sansanで登録されたらGmailでお礼メールを送りGoogle スプレッドシートに記載するフローです。

名刺交換した後、作業が多くお礼メールを送るのが後回しになってしまう方におすすめです。
名刺が登録されたら自動でメール送信し、Google スプレッドシートに名刺情報を転記してくれるので、細かい作業に時間を取られなくなります。

Sansanとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1：手作業の削減

Sansanで名刺をスキャンすると、自動でkintoneにデータが格納されるため、名刺情報の手動入力が不要になります。
従来、名刺の管理は担当者が手入力し、その後別のシステムに転記したり、社内で共有するためのプロセスが必要でした。
しかし、このフローを自動化することで、データ入力の負担を大幅に削減でき、ヒューマンリソースをより重要な業務に集中させることが可能になります。
例えば、展示会で獲得した名刺をSansanに登録すると、kintoneに自動反映されるため、展示会後に情報をまとめる手間がなくなり、すぐに営業アプローチを開始できます。

メリット2：情報の属人化防止

名刺管理が個人に依存すると、情報の属人化が発生しやすくなります。
例えば、営業担当者が個別にシステムや紙の名刺ホルダーで管理している場合、その情報は本人が退職したり異動した際に失われる可能性があります。
しかし、Sansanとkintoneを連携することで、名刺情報を会社全体で共有でき、組織の資産として管理できるようになります。
さらに、Slackへの通知を活用することで、チーム全体に名刺情報がタイムリーに伝わり、必要なメンバーがすぐに活用できる環境が整うでしょう。
結果として情報の属人化を防ぎ、チーム全体の情報活用力を向上させることが期待できます。

メリット3：顧客対応のスピード向上

Sansanに名刺が登録されると、kintoneに自動で格納され、Slackですぐ関係者に通知されます。
これにより、営業やカスタマーサポート担当者はタイムリーに顧客情報を把握し、迅速なアクションを取ることが可能になります。
例えば、展示会で獲得したリードをその日のうちにフォローアップでき、競合他社よりも早くアプローチできることが見込めます。
また、カスタマーサポートの観点からも、顧客の名刺情報がすぐに共有されることで、サポートチームが迅速に対応できる体制が整います。
このように、情報を迅速に活用することで、顧客対応のスピードが向上し、より質の高いサービスを提供できるようになるでしょう。

まとめ

今回は「Sansanに名刺が登録されたらkintoneに格納しSlackに通知する」フローボットを紹介しました。
Sansan、kintone、Slackを連携することで、名刺情報の管理と共有が一元化され、業務の効率化が期待できます。
また、手作業の削減や情報の属人化防止により、チーム全体で情報を活用し、迅速な顧客対応が可能になるでしょう。

ぜひ、本記事の手順に沿って、Sansan、kintone、Slackの連携を試してみてください。