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名刺をデジタル化できるSansanと簡単にファイル共有ができるOneDriveの連携により、名刺情報の管理がより効率的になります。
名刺情報を手動でフォルダに追加をしていた方は、この自動化フローの導入で作業時間の削減と確認作業の負担軽減を実感できるかもしれません。
この記事では、Sansanでの取引先情報の登録と同時にOneDriveに自動でフォルダを作成する方法を紹介します。
・顧客管理を効率化したい営業チーム
・データ整理や標準化の課題を意識している企業
・迅速な情報共有を重視する各チームの責任者
・リモートワークや多拠点運営を取り入れている企業
・SansanとOneDriveを使用しており、それぞれのアプリを連携して業務効率化を図りたい方
取引先データ登録後のフォルダ作成が自動化されることで、スタッフが手動でフォルダを作成する必要がなくなり、日常業務の負担軽減につながります。
例えば、営業サポート担当者が新規顧客ごとにフォルダを作成する手間を省けるため、顧客対応や商談準備に多くの時間を割くことが期待できます。
手動によるフォルダ作成では、入力ミスやフォルダの作り忘れなどのエラーが発生しやすいですが、自動化によりこれらのミスを軽減することにもつながるでしょう。
一例として、登録作業の自動化により、正確なデータ管理が保証されるので、情報の信頼性が増し、取引先との円滑なコミュニケーションが実現するかもしれません。
Sansanでの情報登録後、OneDrive側で取引先フォルダが迅速に作成されるため、担当チームへの情報共有もスムーズになります。
フォルダ作成の進捗状況を確認する作業も削減されるため、作業効率が上がることで余裕が生まれ、チーム間の連携も強化されるかもしれません。
具体例として、Sansan側でA会社の営業担当者Bさんの名刺情報が登録されると、OneDrive側でA会社のフォルダが作成されるため、担当チームのスタッフは早い段階でA会社の情報をそのフォルダに格納することができるでしょう。
[Yoomとは]
では、「Sansanで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
ステップ1：SansanとOneDriveをマイアプリ連携
ステップ2：Sansanのトリガー設定
ステップ3：OneDriveの設定
ステップ4：トリガーONの設定
さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきます。
連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはSansanをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSansanを検索してください。
(2)注釈に沿い、情報を入力します。
「アクセストークン」にはSansan管理画面で「設定 > 外部サービス連携設定 > API Key」と進み、取得したAPIキーを設定してください。
※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
これでSansanの接続ができました。
(3)次にOneDriveのアプリ連携を行います。
Sansanのマイアプリ登録と同様に、OneDriveを選択します。
以下の画面に移行したら、サインインをします。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)コピーしたテンプレートは、Yoomアカウントの画面左側の「マイプロジェクト」で確認できます。
画面を移動した際に保存場所がわからなくなったら、ここを確認しましょう。
それでは、Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Sansanで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」をクリックしてください。
(2)上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
まずは1つ目のトリガーアクションである、「名刺情報が登録されたら」をクリックします。
(3)Sansanと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは「名刺情報が登録されたら」のままにしましょう。
(4)次画面でトリガーの起動間隔を設定していきます。
入力バーをクリックし、プルダウンから設定したい起動間隔を選択してください。
プランによって最短の起動間隔が異なるので、注意が必要です。
(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(1)次はOneDriveのアプリを設定していきます。
2つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックしてください。
(2)連携させたいアカウント情報を追加し「次へ」をクリックします。
(3)注釈に沿って、フォルダを作成したいドライブIDなどの情報を入力して下さい。
前ステップから取得したアウトプットや候補から情報を引用できます。
入力バーをクリックし、展開した内容から該当する情報を選択してください。
(4)必要であればテストを行っていただき、問題なければ「保存」を押下します。
これで設定は完了です。トリガーをONにすることでフローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもSansanを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
名刺情報をkintoneに連携している方におすすめのフローです。新しい名刺情報が自動的にKintoneに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れの削減が期待できます。スピーディな情報連携が可能になります。
Sansanに名刺の情報が登録されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
SansanとOutlookを連携することで、名刺情報に対して自動的にOutlookメールを送付することができるので、顧客への連絡を忘れてしまった、などのトラブルをなくすことができるかもしれません。
Sansanに名刺が登録されたら、自動的にkintoneに情報を格納しSlackに通知するフローです。Sansanとkintone、Slackを連携することで、新しく追加された名刺情報を自動的にkintoneへ格納し、Slackへ迅速に通知されます。
SansanとOneDriveの連携により、名刺情報の管理が効率化され、業務の生産性向上も期待できるでしょう。
また、手動作業の削減とデータの正確な管理が可能となり、スタッフの負担は軽減され、より重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
この連携を活用して、煩雑な情報追加作業を自動化し、作業効率の向上を目指しましょう。
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