サスケWorksとスケジュールトリガーを連携して、指定日時にサスケWorksの空の項目を検知し、メールを送付する方法

ステップ1:サスケWorksをマイアプリ連携

まず、サスケWorksをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、サスケWorksを検索して選択します。

3.アカウント名、アクセストークン、APIキーを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

4.テンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:Yoomのスケジュールトリガーの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではYoomのスケジュールトリガーを利用し、指定のスケジュールになるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】指定したスケジュール時点で、サスケWorksの特定の項目が空の場合は、担当者へメールを送付する」をクリックします。
※タイトルは続く画面で任意に変更できます。

2.「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックします。

3.フローボットを起動させるスケジュールを設定して保存します。
※スケジュールトリガーの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

ステップ3:サスケWorksの設定

次に、サスケWorksの情報を取得する設定を行います。

1.「アプリと連携する カスタムリストのレコードを取得」をクリックします。

2.サスケWorksと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.アプリキーとカスタムリストを設定してテストを行います。
※アプリキーとカスタムリストは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。アプリやカスタムリストがない場合は、下記画像のように候補は表示されません。

4.テストが成功したら、アウトプットに取得した項目を追加して保存します。
※取得した項目の追加方法は、こちらを確認してください。

ステップ4:メールの設定

最後に、特定の項目が空欄の場合にメールを送信する設定を行います。

1.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

2.分岐対象のアウトプットと分岐条件を設定して保存します。
※分岐対象のアウトプットは、オペレーションに「カスタムリストのレコードを取得」、アウトプットに空欄を検知したい項目を設定します。
※分岐条件の左枠は、アウトプットが反映されます。

3.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

4.メール内容を設定します。
※各項目は、定型内容を直接入力できます。サスケWorksの内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「カスタムリストのレコードを取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

5.メールの送信内容を確認してテストを行います。
テストが成功すると指定したアドレスにメールが送信されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、指定したスケジュール時点で、サスケWorksの特定の項目が空の場合は、担当者へメールが送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

サスケWorksを使ったその他の自動化例

他にもサスケWorksを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.サスケWorksに登録された情報をLINE WORKSに通知する

サスケWorksに登録された情報をLINE WORKSに自動通知するテンプレートです。
この連携により、通知作業が自動化され、情報共有の円滑化が期待できます。

2.サスケWorksに追加されたキーワードで口コミをGoogle検索し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する

サスケWorksに追加されたキーワードで口コミをGoogle検索し、結果をGoogle スプレッドシートに追加するテンプレートです。
この連携により、手動の口コミ調査や登録作業を減らし、業務効率の向上が期待できます。

3.サスケWorksに登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する

サスケWorksに登録された従業員に、Garoonやサイボウズ Officeのアカウントを自動で付与するテンプレートです。
この連携により、手動の作業を減らし、アカウントの発行漏れを防止できます。

サスケWorksとスケジュールトリガーを連携するメリットと具体例

メリット1:入力漏れの自動検知によるデータ精度向上

手動での作業には、ミスが発生するリスクがあります。
サスケWorksで管理する項目の登録が漏れると、関係部門が業務を進められなくなることがあります。
サスケWorksとYoomのスケジュールトリガーを連携して入力漏れを自動検知すれば、データ精度が向上するでしょう。
例えば、営業チームがサスケWorksに登録した内容をもとに経理チームが書類を作成する場合、登録漏れがあると業務を進められなくなってしまいます。
この連携を利用すれば、期限前に入力漏れを自動検知することでデータを修正でき、経理チームはスムーズに業務を進められるでしょう。

メリット2:定期的なデータチェックの負担軽減

上司は、部下の状況を把握するために、データの定期的なチェックが必要になります。
部下の人数や案件の数が多ければ、確認作業で入力漏れを探すのは大変です。
サスケWorksとYoomのスケジュールトリガーを連携すれば、入力漏れを自動で通知してくれるため、確認作業の負担を軽減できるでしょう。
例えば、多くの部下を抱える営業チームのリーダーの場合、サスケWorksのデータを確認するだけで手間と時間がかかります。
この連携を利用すれば、入力漏れを担当者に自動で通知できるため、リーダーの負担軽減が期待できます。

メリット3:コミュニケーションコストの削減

データに入力漏れがあると、確認作業や修正ｎ依頼が必要になります。
こうしたコミュニケーションにも時間がかかるため、余計なコストが発生してしまいます。
サスケWorksとYoomのスケジュールトリガーを連携し、入力漏れを自動通知すれば、コミュニケーションコストを削減できるでしょう。
例えば、カスタマーサポートのメンバーがサスケWorksに登録した内容をもとに営業チームが顧客にアプローチする場合、必要な項目の入力が漏れてしまうと確認作業が必要になります。
この自動化を利用すれば、入力漏れが自動通知されるため、部門間での確認作業を削減できるでしょう。

まとめ

サスケWorksの登録漏れに担当者が気づけないことがあります。
また、管理職が入力漏れをチェックする場合、確認作業が負担になるうえ、気づかなければ関係者との不要な確認作業が発生してしまいます。
これらの課題は、サスケWorksとYoomのスケジュールトリガー、メール機能を連携することで解決できるでしょう。
これにより、データ精度の向上や管理職の負担軽減、コミュニケーションコストの削減が期待できます。
この自動化は、Yoomを使うことでノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるため、この機会にYoomを使った自動化を試してみてください。