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非常時の安否確認は従業員の情報が正しくなければ正常に行えない可能性があります。「登録されている電話番号に通達したのに返事が返ってこない」なんてことにもなりかねません。
今回紹介する連携をYoomのAIオペレーションを併せて活用するとで、サスケworksに登録した従業員情報がトヨクモ安否確認サービス2にも登録される上、アカウントも自動作成されます。これにより、1アクションで2つのツールに従業員が登録可能になり、手間が削減されるかもしれません。
また、従業員情報の適切な管理体制の実現と緊急時の対応の効率化が期待できます。企業に所属する従業員全員が安心して業務を行える環境を整えることにもつながるでしょう。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
迅速かつ正確な安否確認体制を整えたい方は、ぜひご覧ください。
では、「サスケWorksで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、サスケWorksで従業員情報が登録されたことをサスケWorksのAPIを利用して受け取ります。
その後、YoomのAIオペレーションを活用してテキストを生成し、トヨクモ安否確認サービス2の提供するAPIを用いて、同じ従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
サスケWorksで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースツールを利用して従業員情報を管理している方
・サスケWorksで従業員情報を一元管理している方
・従業員情報を他のツールにも連携して利用する方
2.安否確認ツールを導入している企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入して安否確認を行う企業
・ツール間のデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、災害や緊急時の際に従業員の安否情報を効率的に把握できるツールです。
ただし、従業員情報をデータベースツールで管理している場合、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行う必要があり、時間がかかります。
このテンプレートは、サスケWorksで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録でき、登録作業をシームレスにすることができます。
手動入力の場合だと誤入力や登録漏れが発生する可能性がありますが、トヨクモ安否確認サービス2へのデータ登録は自動化されるため、データの正確性が向上します。
また、安否確認においても常に全従業員の情報が登録された状態のため、確実に実施することが可能です。
■注意事項
・サスケWorks、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
(1)まずはサスケWorksをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からサスケWorksを検索してください。
(2)サスケWorksのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」と「アクセストークン」、「APIキー」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは、サスケWorksの接続が完了しました。
(4)次に、トヨクモ安否確認サービス2のアプリ連携を行います。
サスケWorksのマイアプリ登録と同様に、トヨクモ安否確認サービス2を選択します。
(5)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
サスケWorksで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースツールを利用して従業員情報を管理している方
・サスケWorksで従業員情報を一元管理している方
・従業員情報を他のツールにも連携して利用する方
2.安否確認ツールを導入している企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入して安否確認を行う企業
・ツール間のデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、災害や緊急時の際に従業員の安否情報を効率的に把握できるツールです。
ただし、従業員情報をデータベースツールで管理している場合、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行う必要があり、時間がかかります。
このテンプレートは、サスケWorksで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録でき、登録作業をシームレスにすることができます。
手動入力の場合だと誤入力や登録漏れが発生する可能性がありますが、トヨクモ安否確認サービス2へのデータ登録は自動化されるため、データの正確性が向上します。
また、安否確認においても常に全従業員の情報が登録された状態のため、確実に実施することが可能です。
■注意事項
・サスケWorks、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、サスケWorksのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】サスケWorksで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「レコードが登録されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「アプリキー」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、そのなかから運用に沿った情報を選択できます。
（手動で情報を入力することも可能です。）
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックします。
なお、テストで抽出した内容を取得することで、トヨクモ安否確認サービス2にデータを流用可能です。
につきましてJSON PATHによるアウトプットの取得方法というページを併せてご覧ください。
アウトプットが取得できたら［保存する］をクリックします。
(1)次に、2つ目のステップ「テキストを生成する」をクリックしてください。
(2)次の画面でテキストを生成を活用し、トヨクモ安否確認サービス2でアカウントを発行するためのパスワードを自動生成します。
なお、生成アクションは複数あり、アクションによって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『テキストを生成｜500文字以内（3タスク）』を選択します。
(3)生成AIを利用してテキストを作成するため、「プロンプト」に任意の情報を入力します。
テンプレートを活用しているため既に設定は完了しているため、画像と同じ状態になっているか確認しましょう。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のステップ「ユーザーの追加」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で、「名前」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（以下は、各項目にどの情報を引用するかをわかりやすく記載したものです。）
(4)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
サスケWorksで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースツールを利用して従業員情報を管理している方
・サスケWorksで従業員情報を一元管理している方
・従業員情報を他のツールにも連携して利用する方
2.安否確認ツールを導入している企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入して安否確認を行う企業
・ツール間のデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、災害や緊急時の際に従業員の安否情報を効率的に把握できるツールです。
ただし、従業員情報をデータベースツールで管理している場合、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行う必要があり、時間がかかります。
このテンプレートは、サスケWorksで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録でき、登録作業をシームレスにすることができます。
手動入力の場合だと誤入力や登録漏れが発生する可能性がありますが、トヨクモ安否確認サービス2へのデータ登録は自動化されるため、データの正確性が向上します。
また、安否確認においても常に全従業員の情報が登録された状態のため、確実に実施することが可能です。
■注意事項
・サスケWorks、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にもトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
kintoneで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2にも自動で追加できるため、入力作業の負担軽減につながります。
従業員情報の登録漏れや連絡先の誤入力を防止できるようになるかもしれません。
■概要
kintoneで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を行っている方
・kintoneで従業員情報を一元管理している方
・従業員情報を他のツールに手動で連携している方
2.業務でトヨクモ安否確認サービス2を利用する方
・災害や事故発生時における従業員の安否確認のためにトヨクモ安否確認サービス2を導入している企業
・従業員情報の追加を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、災害や事故発生時に従業員の安否確認をスピーディーに行えるツールです。
しかし、従業員情報をkintoneとトヨクモ安否確認サービス2の両方に追加する必要がある場合、入力作業が二重となり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2にも自動で追加できるため、入力作業の負担を軽減することができます。
従業員情報の登録漏れや連絡先の誤入力も防止できるため、トヨクモ安否確認サービス2へ正確なデータ登録をすることが可能です。
また、トヨクモ安否確認サービス2へのデータ登録がスピーディーに行われることで、確実な安否確認をすることができます。
■注意事項
・kintone、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
安全管理体制の一環としてトヨクモ安否確認サービス2を導入している企業におすすめのフローボットです。
トヨクモ安否確認サービス2へのデータ入力が自動化されることで、管理業務の効率化が期待できます。
■概要
JUST.DBで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務で従業員情報の管理を担当する方
・JUST.DBで従業員情報を一元管理している方
・従業員情報の登録や更新を担当する人事担当者
2.安否確認ツールを導入している企業
・安全管理体制の一環としてトヨクモ安否確認サービス2を導入している企業
・従業員情報の登録作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2を導入することで、災害や緊急時に従業員の安否確認をスピーディーに行うことができます。
しかし、他のツールで管理している従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2に手動で連携している場合、誤入力や登録漏れが発生するリスクを高めます。
このテンプレートは、JUST.DBで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2にも従業員情報を自動で登録することができます。
トヨクモ安否確認サービス2へのデータ入力が自動化されることで、誤入力や登録漏れを防止できるため、管理業務を効率化することが可能です。
また、安否確認の際にも最新の情報を元にできるため、従業員情報の安否を着実に行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRの従業員情報で部署やエリアの更新があると、トヨクモ安否確認サービス2の所属部署を更新するフローボットです。
SmartHRの更新に合わせてシームレスに情報を反映するため、ツール間の整合性を高められる可能性があります。
■概要
従業員の部署異動やエリア変更のたびに、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2の両方で情報を更新する作業は、手間がかかるだけでなく更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されるだけで、その内容が自動でトヨクモ安否確認サービス2に反映されるため、手作業による二重入力の手間やミスをなくし、常に最新の状態で従業員情報を管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2を別々に管理している場合、同じ従業員情報を両方に登録する必要がありますが、登録作業は手間と時間がかかります。
この連携を活用すれば、登録した情報が自動的に反映されるため、登録作業の時短につながるはずです。
例えば、新入社員の情報をサスケWorksに入力するだけで、トヨクモ安否確認サービス2にも自動で追加されるため、登録にかかる作業時間が短縮されることが予想されます。
担当者は空いたリソースを、その他の日常業務に充てられるようになるかもしれません。
登録された連絡先情報に誤りがあると、緊急時の対応が遅れる可能性があります。
サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2を連携すると、双方のツールで情報が同期されるので、誤登録や登録漏れなどのミスを抑えられるかもしれません。
例えば、従業員管理ツールの情報がそのまま安否確認サービスに反映されていれば、「安否確認サービスで登録されている連絡先に繋がらない」といったトラブルをなくせる可能性があります。
緊急連絡網の精度を保つことにもつながるでしょう。
トヨクモ安否確認サービス2へ従業員情報を手動登録する場合、ツールにログインしたり何度もツール同士を行き来するため、作業工数が多くなってしまい負担がかかります。
サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2を連携すれば、登録作業が自動化されるので、手動作業の削減につながります。
例えば、自動化フローにより、従業員の名前や連絡先、住所情報を転記する際のツールの行き来をなくせる可能性があるので、一つのツールの作業だけで登録業務を完結できるようになるはずです。
手動での作業工数が減ることで、担当スタッフの負担軽減にもつながります。
今回紹介したサスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2のアプリ連携を取り入れることで、従業員情報を登録する作業の効率化が見込めます。
作業の自動化により、手作業が削減されるため、担当スタッフの負担を軽減できる可能性があります。
手動登録による誤転記や登録忘れを抑制することで、企業のリスク管理強化へとつなげられるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
