サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2を連携して、サスケWorksで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する方法

・サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ連携

(1)まずはサスケWorksをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からサスケWorksを検索してください。

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(2)サスケWorksのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「アカウント名」と「アクセストークン」、「APIキー」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは、サスケWorksの接続が完了しました。

(4)次に、トヨクモ安否確認サービス2のアプリ連携を行います。
サスケWorksのマイアプリ登録と同様に、トヨクモ安否確認サービス2を選択します。

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(5)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・サスケWorksの起動設定

(1)まず、サスケWorksのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】サスケWorksで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「レコードが登録されたら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。

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(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「アプリキー」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、そのなかから運用に沿った情報を選択できます。
（手動で情報を入力することも可能です。）

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックします。
なお、テストで抽出した内容を取得することで、トヨクモ安否確認サービス2にデータを流用可能です。
につきましてJSON PATHによるアウトプットの取得方法というページを併せてご覧ください。

アウトプットが取得できたら［保存する］をクリックします。

・テキストを生成するAIオペレーションの設定

(1)次に、2つ目のステップ「テキストを生成する」をクリックしてください。

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(2)次の画面でテキストを生成を活用し、トヨクモ安否確認サービス2でアカウントを発行するためのパスワードを自動生成します。
なお、生成アクションは複数あり、アクションによって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『テキストを生成｜500文字以内（3タスク）』を選択します。

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(3)生成AIを利用してテキストを作成するため、「プロンプト」に任意の情報を入力します。
テンプレートを活用しているため既に設定は完了しているため、画像と同じ状態になっているか確認しましょう。

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(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・従業員情報を登録するトヨクモ安否確認サービス2の設定

(1)最後に、3つ目のステップ「ユーザーの追加」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で、「名前」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（以下は、各項目にどの情報を引用するかをわかりやすく記載したものです。）

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(4)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

トヨクモ安否確認サービス2を使ったその他の自動化例

他にもトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

kintoneで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する

kintoneで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2にも自動で追加できるため、入力作業の負担軽減につながります。
従業員情報の登録漏れや連絡先の誤入力を防止できるようになるかもしれません。

JUST.DBで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録する

安全管理体制の一環としてトヨクモ安否確認サービス2を導入している企業におすすめのフローボットです。
トヨクモ安否確認サービス2へのデータ入力が自動化されることで、管理業務の効率化が期待できます。

SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する

SmartHRの従業員情報で部署やエリアの更新があると、トヨクモ安否確認サービス2の所属部署を更新するフローボットです。
SmartHRの更新に合わせてシームレスに情報を反映するため、ツール間の整合性を高められる可能性があります。‍

サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2の連携メリットと具体例

1.登録作業の時間を短縮できる

サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2を別々に管理している場合、同じ従業員情報を両方に登録する必要がありますが、登録作業は手間と時間がかかります。
この連携を活用すれば、登録した情報が自動的に反映されるため、登録作業の時短につながるはずです。
例えば、新入社員の情報をサスケWorksに入力するだけで、トヨクモ安否確認サービス2にも自動で追加されるため、登録にかかる作業時間が短縮されることが予想されます。
担当者は空いたリソースを、その他の日常業務に充てられるようになるかもしれません。

2.情報の登録ミスを抑えられる

登録された連絡先情報に誤りがあると、緊急時の対応が遅れる可能性があります。
サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2を連携すると、双方のツールで情報が同期されるので、誤登録や登録漏れなどのミスを抑えられるかもしれません。
例えば、従業員管理ツールの情報がそのまま安否確認サービスに反映されていれば、「安否確認サービスで登録されている連絡先に繋がらない」といったトラブルをなくせる可能性があります。
緊急連絡網の精度を保つことにもつながるでしょう。

3.登録作業の負担を軽減できる

トヨクモ安否確認サービス2へ従業員情報を手動登録する場合、ツールにログインしたり何度もツール同士を行き来するため、作業工数が多くなってしまい負担がかかります。
サスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2を連携すれば、登録作業が自動化されるので、手動作業の削減につながります。
例えば、自動化フローにより、従業員の名前や連絡先、住所情報を転記する際のツールの行き来をなくせる可能性があるので、一つのツールの作業だけで登録業務を完結できるようになるはずです。
手動での作業工数が減ることで、担当スタッフの負担軽減にもつながります。

まとめ

今回紹介したサスケWorksとトヨクモ安否確認サービス2のアプリ連携を取り入れることで、従業員情報を登録する作業の効率化が見込めます。
作業の自動化により、手作業が削減されるため、担当スタッフの負担を軽減できる可能性があります。
手動登録による誤転記や登録忘れを抑制することで、企業のリスク管理強化へとつなげられるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。