毎日決められた時間に決められたタスクをこなさなければならない場合、事前の準備やリソースの管理が大切です。
そのため、時間に追われてしまったり、業務を中断する必要が出てくることもあるのではないでしょうか。
今回はこのようなお悩みを解決すべく、毎日決められた時間にメール送信を自動で行えるアプリ連携を紹介します。
Outlookを活用した定期的なメール送信が自動化可能なため、業務負担を軽減し、尚且つ効率の向上を図りたい方におすすめです。ぜひご活用ください。
Outlookを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
Outlookを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
送信を自動化する便利なテンプレート
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
毎月の月末タイミングで起動して、月末日であれば、Outlookでメールを送信するフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
指定の時間に自動的にOutlookでメールを送信する
試してみる
毎日指定した時間に自動的にOutlookでメールを送信するフローです。
毎日9時に起動して、Outlookメールを送付する
試してみる
指定した時間に自動的に起動して、Outlookでメールを送信するフローです。
転記を自動化する便利なテンプレート
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する
試してみる
Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知するフローです。
返信を自動化する便利な自動化テンプレート
Outlookの特定件名のメールにGmailで自動返信する
試してみる
■概要
「Outlookの特定件名のメールにGmailで自動返信する」フローは、Outlookで受信した特定の件名を持つメールを自動的に検出し、Gmailを使って迅速に返信する業務ワークフローです。
メール対応の手間を減らし、効率的かつ一貫したコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで特定の件名のメールに迅速に対応したいビジネスユーザーの方
・Gmailを利用して自動返信機能を設定し、メール管理を効率化したい担当者の方
・Yoomを活用してメールワークフローを自動化し、業務プロセスを改善したい経営者の方
・日常的に大量のメールを扱い、自動化による時間節約を図りたい事務担当者の方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
更新を自動化する便利なテンプレート
Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する」フローは、メール管理の効率化とデータ整理を実現する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを受信し、重要なメールの振り分けに時間を取られているビジネスパーソン
・メールの重要度ごとにMicrosoft Excelで管理したいが、手作業に手間がかかっている事務担当者
・メール管理とデータ整理を自動化し、業務の効率化を図りたい中小企業の経営者
・AIを活用してメールの重要度を正確に判別し、業務プロセスを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
それではここからノーコードツールYoomを使って、「毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する」方法をご説明します。
スケジュールトリガーを使って毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する方法
今回作る自動化フローは、ある一定の曜日や時間になると、あらかじめ作成済みのメッセージをOutlookから自動的に送信できるというもの。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- Outlookをマイアプリ連携
- Yoomのスケジュールトリガーを起動する設定
- Outlookから送信する設定
- トリガーボタンをONにして、スケジュールトリガーとOutlookの連携動作を確認
ステップ1：Outlookをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
OutlookとYoomの連携
1.ログインするMicrosoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
以下の画面でOutlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。下記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください
1.下記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、下記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーを起動する設定
１.アプリトリガーを選択
タイトルを任意で設定し、下へスクロールしてください。
次に赤枠の「毎日10時に起動」をクリックします。
2.トリガーの設定
毎日何時に起動するか設定を行います。
画像では、毎日朝10時に起動する設定となっています。希望がある場合は任意で変更可能なため、時間や日付を指定してください。
設定が完了したら保存を押します。
※スケジュールトリガーの設定でお困りの方はこちらの記事をご参照ください
ステップ4：Outlookから送信する設定
1.アプリと連携する
Outlookのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
下へスクロールします。
2.必須項目を設定する
各項目を設定します。
件名や本文は任意の文章を入力してください。
宛先に関しても任意の宛先を入力しましょう。
（実際にメールが送信されるため、ご自身のメールアドレスをおすすめします。）
設定が完了したら次へを押します。
【補足事項】
Yoomのデータコネクト機能を活用することで、他アプリのデータベースから宛先を流用することも可能です。
※データコネクトを行うことで、Yoomのデータベースに格納済みのアドレスをクリックで挿入できます。
Yoomのデータコネクトに関してはデータコネクト機能についてをご確認ください。
3.作成メールの確認
次ページへ移行すると画像のように作成したメールの確認画面が表示されます。
テスト送信を行う場合は「テストボタン」をクリックしてください。
※実際にメールが送信されるためご注意ください。
最後に保存をクリックしましょう。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、下記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
設定お疲れさまでした！
Outlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Yoomデータベースでレコードが更新されたらOutlookでメールを送る
試してみる
レコードが更新されたら、そのレコード情報を用いてOutlook経由でメールを送信します。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。
Salesforceの商談ステージが更新されたらOutlookの予定表に自動的に予定を追加する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談ステージが更新されたらOutlookの予定表に自動的に予定を追加する」ワークフローは、営業プロセスの効率化を図る業務ワークフローです。
営業チームは重要なタスクやミーティングを見逃すことなく、スムーズに業務を進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
・Outlookの予定表を効率的に運用したいと考えているチームリーダーの方
・商談の進捗に応じて自動的にスケジュールを管理したい営業マネージャーの方
・手動での予定追加に時間を取られている営業チームのメンバー
■注意事項
・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信するフローです。
ご紹介したテンプレート以外にも、Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
まとめ
今回の連携は今よりも作業しやすい環境をつくる上でもメリットを感じられる可能性があります。毎日決められた時間に行わなければならないメール送信を自動化できれば、メール作成の手間が解消されるはずです。
また、定型業務を行うためのリソースの調整が必要なくなり、業務負担の軽減になるかもしれません。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、気軽にお試しいただけます。ぜひトライアルで使用感を確かめながら、テンプレートを活用してみてください。
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