毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する方法

[Yoomとは]

それではここからノーコードツールYoomを使って、「毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する」方法をご説明します。

スケジュールトリガーを使って毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する方法

まず、Yoomのスケジュールトリガーを定めた曜日と時間で起動します。
そして、OutlookのAPIを用いて、あらかじめ作成済みのメッセージをOutlookから送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• ‍Outlookをマイアプリ連携
• Yoomのスケジュールトリガーを起動する設定
• Outlookから送信する設定
• トリガーボタンをONにして、スケジュールトリガーとOutlookの連携動作を確認

ステップ1：Outlookをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

OutlookとYoomの連携

1.ログインするMicrosoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Outlookのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：スケジュールトリガーを起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

「毎日10時に起動」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、下へスクロールしてください。‍

4.トリガーの設定

毎日何時に起動するか設定を行います。
画像では、毎日朝10時に起動する設定となっています。希望がある場合は任意で変更可能なため、時間や日付を指定してください。
設定が完了したら保存を押します。

ステップ4：Outlookから送信する設定

1.アプリと連携する

Outlookのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
下へスクロールします。‍

2.必須項目を設定する

各項目を設定します。

件名や本文は任意の文章を入力してください。

宛先に関しても任意の宛先を入力しましょう。
設定が完了したら次へを押します。

【補足事項】
Yoomのデータコネクト機能を活用することで、他アプリのデータベースから宛先を流用することも可能です。

データコネクトを行うことで、Yoomのデータベースに格納済みのアドレスをクリックで挿入できます。
Yoomのデータコネクトに関してはデータコネクト機能についてをご確認ください。

3.作成メールの確認

次ページへ移行すると画像のように作成したメールの確認画面が表示されます。
テスト送信を行う場合は「テストボタン」をクリックしてください。
※実際にメールが送信されるためご注意ください。

最後に保存をクリックしましょう。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する

Outlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する

新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくせるかもしれません。

Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでカレンダーに登録・更新する

Google スプレッドシートに追加された情報を基にしてOutlookへ予定表を作成することで、手作業を省き業務の進行を円滑にします。

kintoneから1クリックで書類や定型メールを発行しOutlookで送付する

kintone上から直接トリガーを起動させることで定型メールの送付や発行を自動化し、手作業を省くことができます。

Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加し通知する

メール受信した契約書の情報の手動入力が不要になり、kintoneとコミュニケーションツールにスムーズに情報が共有されます。

スケジュールトリガーとOutlookの連携メリットと具体例

メリット1: 業務の負担軽減につながる

今回のアプリ連携を導入すれば、定めた曜日と時間にOutlookから定型メールの自動送信が可能となります。そのため、定型業務にかかる手間や負担が軽減できるはずです。
例えば、時間が定められた定型業務を行う場合、日々のリソース管理が重要になってきます。定型業務を行わなければならないため、その分他の仕事に手を付けられないこともあるでしょう。
今回のアプリ連携を行うことで、このような負担は少なくなる可能性があります。業務の手間も省け、今よりも作業がしやすくなることが見込めます。

メリット2: 社員へのリマインドが可能になる

定めた曜日や時間にOutlookから定型メールを自動送信できるため、リマインドのような用途も可能となるでしょう。
例えば、Outlookを全社で導入している場合、全社員に共有したい内容などを決められた時間に送信することができます。毎日の朝礼のタイミングにメールを送信したり、週締めのデータがある場合は金曜日に注意を促したりなどといった使い方も可能です。
これにより社員が業務を忘れにくくなれば、全体の業務の効率が向上するかもしれません。

メリット3: 送信ミスを回避する

今回のアプリ連携を行うと、定型業務を忘れてしまうミスを回避できるはずです。
例えば、リマインドの用途として決められた曜日や時間にメールを送っている場合、送信を忘れてしまうとリマインドすべき業務に支障が出てしまう可能性があるでしょう。
また、時には多忙により同じ時間に送信できないことがあるはずです。しかし、今回の連携を行えばメールは自動送信できるため、送信漏れなどのミスを防止できるかもしれません。
定型業務を確実に行うためにも有効なアプリ連携ではないでしょうか。

まとめ

今回の連携は今よりも作業しやすい環境をつくる上でもメリットを感じられる可能性があります。毎日決められた時間に行わなければならないメール送信を自動化できれば、メール作成の手間が解消されるはずです。
また、定型業務を行うためのリソースの調整が必要なくなり、業務負担の軽減になるかもしれません。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、気軽にお試しいただけます。ぜひトライアルで使用感を確かめながら、テンプレートを活用してみてください。