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クラウドサインは、従来の契約プロセスを手軽にデジタル化できる優れたツールです。紙の契約書を印刷する手間や郵送コストを削減し、作業効率の向上に貢献します。
しかし、契約の進行状況を確認するたびにクラウドサインにアクセスする必要があるのは手間と感じることもあるでしょう。
本記事では、クラウドサインとOutlookを連携させるメリットや方法を、具体的な手順を交えて解説します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・クラウドサインとOutlookの連携で、契約プロセス全体を効率化したいと考えている方
・契約完了時の顧客対応やフォローアップメールを自動化したい営業担当の方
・契約情報の通知や連絡を素早く行い、業務のタイムロスを減らしたい方
クラウドサインとOutlookを連携することで、契約後の対応を効率的に進める仕組みを構築できます。契約完了時に自動でメールを送信する機能を活用すれば、後続の作業に必要な手間や時間を減らせるようになるでしょう。
例えば、クラウドサインを使って契約を締結した後、顧客に「契約完了のお知らせ」や「次の手続きに関する案内」を送ることがよくあります。
この作業を手動で行う場合、メールを作成し、内容を確認して送信するまでに一定の時間がかかります。
しかし、クラウドサインとOutlookの連携により、契約完了に合わせて自動でメールを送信できるようになります。
このように、契約後のフローを効率化することで、顧客対応を効率的に進められる環境が整うでしょう。
クラウドサインとOutlookを連携させることで、契約完了時に関連タスクを担当するチームメンバーへ自動的に通知を送信できるようになります。
例えば、契約が完了した際に営業担当者へ「契約内容に基づく次のフォローアップが必要です」という通知を送信し、関連する資料を添付する設定を行うことが可能です。
また、「請求書作成の準備が必要です」というメールを会計部門の担当者に送り、契約書や関連情報を添付することで迅速に共有できるようになります。
タスクの担当者が明確になることで、役割分担が整理され、業務全体の流れが調整しやすくなります。
結果として、関連部門間での情報共有がスムーズになり、社内タスク管理が効率化するかもしれません。
自動化により、社外関係者への情報共有が効率化されることで、連絡漏れや伝達の遅れを防ぐことが期待できます。
例えば、営業部がクラウドサインを使用して契約を締結した際、その契約情報が配送業者や製造委託先などの関係者に自動的に送信されることで、各部門が迅速に対応できる環境が整います。
また、営業担当者が納品契約を締結した際にも、外部の配送業者にも同時に情報が共有されることで、輸送スケジュールの確保が早期に行えるようになり、顧客への納期が守りやすくなる可能性があります。
情報共有が効率化されることで、社外のステークホルダーとの連携がスムーズになるでしょう。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
[Yoomとは]
今回は、【クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信する】というフローを作成します。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・クラウドサインとOutlookをマイアプリ登録
・クラウドサインで書類の締結が完了したら起動するトリガーの設定
・Outlookでメールを送る設定
・テストと確認
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.ログインしたら、マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はクラウドサインとOutlookをそれぞれ検索して、登録していきます。
まず、クラウドサインから登録していきましょう。入力欄にクラウドサインと入力するとクラウドサインのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
追加したいアカウント名とクライアントIDを入力した後、「追加」をクリックしてください。
これでクラウドサインのマイアプリ登録は完了です。
なお、クラウドサインの詳しいマイアプリ登録の方法は、こちらを参照してください。
Microsoft 365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookについても、同じように検索してOutlookのアイコンをクリックします。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、設定を行わなくてもマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントを選択してください。
2.パスワードを入力してください。
入力が終わったらサインインをクリックします。
以上で、クラウドサインとOutlookのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にクラウドサインとOutlookのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.まず、一番上の「書類の締結が完了したら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
クラウドサインと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「書類の締結が完了したら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔をしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
1.フローに戻ります。
「メールを送る」のアイコンをクリックしてください。
2.Outlookと連携するアカウント情報を入力します。
3.メールの内容を設定していきます。
必須項目は、必ず入力してください。
編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
4.メールの送信内容を確認し、内容に問題がなければテストを行ってください。
問題がなければ「保存」をクリックしてください。
5.これで、【クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
プログラミング経験がなくても、Yoomなら簡単に設定が行えます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
このフローを使用すると、kintoneのレコードページから契約書を自動で作成することができるようになります。
これにより、契約書作成のプロセスが効率的になり、他の重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
2.クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackでメッセージを送るフローです。
このテンプレートを使うと、クラウドサインで書類が取り消しまたは却下された場合にSlackへ自動通知を送信できるようになります。
これにより、書類の処理状況をチーム内で共有しやすくなるでしょう。
3.クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
「最新の情報をチーム全員で効率よく共有したい」「更新作業の手間を減らしたい」と考えている方におすすめテンプレートです。
このテンプレートを活用すると、契約完了時に自動でGoogle スプレッドシートに書類の締結日が追加され、データが更新されます。
クラウドサインとOutlookを連携することで、契約完了時にOutlookから自動でメールを送信できるようになりました。
これにより、複数の契約を同時に進めている場合でも、どの契約が完了したのかを一つずつ確認し、メールを送信する手間が省けます。
「専門的な技術が必要なのでは？」と心配している方でも、Yoomなら安心して使えます。
Yoomはノーコードで使えるため、初心者でも簡単に操作できます。
あらかじめ用意されたテンプレートを活用することで、すぐに日常業務へ自動化を取り入れられます。
Yoomを活用して、新しい働き方をスタートしてみませんか？
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