クラウドサイン契約後にOutlookで自動送信する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・クラウドサインとOutlookをマイアプリ登録
・クラウドサインで書類の締結が完了したら起動するトリガーの設定
・Outlookでメールを送る設定
・テストと確認

ステップ1:クラウドサインとOutlookとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.ログインしたら、マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はクラウドサインとOutlookをそれぞれ検索して、登録していきます。

クラウドサインのマイアプリ登録

まず、クラウドサインから登録していきましょう。入力欄にクラウドサインと入力するとクラウドサインのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
追加したいアカウント名とクライアントIDを入力した後、「追加」をクリックしてください。
これでクラウドサインのマイアプリ登録は完了です。
なお、クラウドサインの詳しいマイアプリ登録の方法は、こちらを参照してください。

Outlookのマイアプリ登録

Microsoft 365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Outlookについても、同じように検索してOutlookのアイコンをクリックします。

1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、設定を行わなくてもマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントを選択してください。

2.パスワードを入力してください。
入力が終わったらサインインをクリックします。

以上で、クラウドサインとOutlookのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にクラウドサインとOutlookのアイコンが表示されているか確認してください。

‍

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:クラウドサインで書類の締結が完了したら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「書類の締結が完了したら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
クラウドサインと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「書類の締結が完了したら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔をしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Outlookでメールを送る設定

1.フローに戻ります。
「メールを送る」のアイコンをクリックしてください。

2.Outlookと連携するアカウント情報を入力します。

3.メールの内容を設定していきます。
必須項目は、必ず入力してください。
編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

4.メールの送信内容を確認し、内容に問題がなければテストを行ってください。
問題がなければ「保存」をクリックしてください。

5.これで、【クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

プログラミング経験がなくても、Yoomなら簡単に設定が行えます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

クラウドサインを使ったその他の自動化例

他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
このフローを使用すると、kintoneのレコードページから契約書を自動で作成することができるようになります。
これにより、契約書作成のプロセスが効率的になり、他の重要な業務に集中しやすくなるでしょう。

2.クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackでメッセージを送るフローです。
‍このテンプレートを使うと、クラウドサインで書類が取り消しまたは却下された場合にSlackへ自動通知を送信できるようになります。
これにより、書類の処理状況をチーム内で共有しやすくなるでしょう。

3.クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
‍「最新の情報をチーム全員で効率よく共有したい」「更新作業の手間を減らしたい」と考えている方におすすめテンプレートです。
このテンプレートを活用すると、契約完了時に自動でGoogle スプレッドシートに書類の締結日が追加され、データが更新されます。

まとめ

クラウドサインとOutlookを連携することで、契約完了時にOutlookから自動でメールを送信できるようになりました。
これにより、複数の契約を同時に進めている場合でも、どの契約が完了したのかを一つずつ確認し、メールを送信する手間が省けます。
「専門的な技術が必要なのでは？」と心配している方でも、Yoomなら安心して使えます。
Yoomはノーコードで使えるため、初心者でも簡単に操作できます。
あらかじめ用意されたテンプレートを活用することで、すぐに日常業務へ自動化を取り入れられます。
Yoomを活用して、新しい働き方をスタートしてみませんか？