手動通知はもう不要！Microsoft SharePointのリスト更新をMicrosoft Teamsに自動通知する方法

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
同様にMicrosoft Teamsも使用するアカウントでログインしてください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ1：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　リストにアイテムが追加・更新されたら」をクリックしてみましょう！

ステップ2：Microsoft SharePointのアクションを設定

1) アクションは「リストにアイテムが追加・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

3) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行したら、「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。

ステップ3：Microsoft Teamsのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　チャネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。

アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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これで【Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加後、Microsoft Teamsに通知する】というフローが完成です。

ステップ4: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加後、Outlookに通知する方法

このテンプレートは、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されると、自動でOutlookに通知する仕組みです。
例えば、営業チームが新しい案件をSharePointリストに追加すると、その内容が素早くOutlookの指定メールアドレスに通知されます。
これにより、チームメンバーや関係者はすぐに最新情報を把握でき、適切な対応が見込めます。
また、自動通知により、情報共有の迅速化や重要な更新の見落とし防止が期待でき、業務の効率化が期待できます。

事前準備

1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。

マイアプリ連携

Microsoft SharePointおよびOutlookのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを選択し、使用するアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。

テンプレートをコピー

以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

※以下のステップ1からステップ2までは、先ほどご紹介したフローと同じ手順です。

ステップ1：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　リストにアイテムが追加・更新されたら」をクリックしてみましょう！

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ステップ2：Microsoft SharePointのアクションを設定

1) アクションは「リストにアイテムが追加・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
3) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行したら、「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。

ステップ3：Outlookのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) 必須項目を入力します。

3)メッセージはアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。

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4)「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。

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これで【Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加後、Outlookに通知する】というフローが完成です。

ステップ4: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

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もう一つフローをご紹介します。

メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する方法

このテンプレートは、メールで届いたファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードし、その内容をMicrosoft Teamsに通知する仕組みです。
例えば、取引先から送られてきた契約書のPDFをメールで受信すると、自動的にMicrosoft SharePointの指定フォルダーに保存されます。
また、アップロード完了後素早くMicrosoft Teamsの指定チャンネルに投稿されるため、チームメンバーがすぐに確認・共有できるようになります。
この自動化により、ファイル管理の手間を削減し、情報共有のスピード向上や対応の迅速化が期待できます。

事前準備

1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン

マイアプリ連携

Microsoft SharePointおよびMicrosoft Teamsのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを選択し、使用するアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。

テンプレートをコピー

以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

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ステップ1：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「メールトリガー　メールが届いたら」をクリックしてみましょう！

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ステップ2：メールトリガーの条件を設定

1) 必須事項を入力して、「次へ」をクリックします。

2) 「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ3：Microsoft SharePointのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。

アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ファイルの添付方法は「アウトプットを使用」にて、取得した値を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　Microsoft Teamsに通知する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

メッセージはアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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これで【メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。

ステップ5: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

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Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

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1.フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する

このテンプレートは、フォームに回答があると、自動でMicrosoft SharePointから書類の雛形をダウンロードし、Outlookで送信する仕組みです。
例えば、営業部が新規契約フォームに入力すると、Microsoft SharePointから契約書の雛形が取得され、担当者に自動送信されます。
これにより、書類作成の手間を削減し、業務の迅速化とミスの防止が期待できます。
また、法務部や総務部も素早く情報を把握でき、スムーズな承認フローが見込めます。

2.Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

このテンプレートは、Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointに格納する仕組みです。
例えば、経理部が請求書をメールで受信すると、OCRが会社名や請求日を抽出し、ファイル名を「〇〇株式会社_202402.xlsx」のように自動変更でき、手作業でのリネームや保存ミスを防止が見込まれます。
また、Microsoft SharePointの指定フォルダーに保存されることで、素早いアクセスが見込め、業務効率の向上が期待できます。

3.Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

このテンプレートは、Outlookで受信した添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードする仕組みです。
例えば、総務部が毎月受け取る経費精算書のExcelファイルを、手作業なしでMicrosoft SharePointの「経費管理」フォルダーに保存できます。
これにより、手動でのダウンロード・アップロード作業が不要になり、ファイル管理の効率化や共有の迅速化が期待できます。

まとめ

日々の業務をスムーズに進めるためには、情報共有のスピードがとても大切です。
今回ご紹介したMicrosoft SharePointとMicrosoft Teamsの連携は、リストの更新内容を自動で通知でき、チームの対応力を自然と高めることが期待できます。
さらに、Outlookと組み合わせてメールの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動保存する仕組みを取り入れれば、より効率的な業務フローが見込めます。
手作業での通知やファイル管理に追われるのはもう終わり。
ちょっとした設定で、よりスムーズな業務環境を整えてみませんか？
業務効率化の第一歩を、ぜひ今日から始めてみましょう！