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「また通知を見逃した…。」「チーム内で共有するのを忘れてた！」
こんな経験はありませんか？特にMicrosoft SharePointを活用していると、リストへの追加や更新をした後に、チームへの共有が遅れてしまうことがよくありますよね。
でも、手動で通知するのは手間だし、うっかり忘れてしまった！なんてことも…
そこでMicrosoft SharePointのリストにアイテムが追加されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶ仕組みを作る方法をご紹介します。
これなら、チーム全員が素早く情報をキャッチでき、スピーディーな対応が見込めます。通知漏れを防ぎながら、業務の効率もぐっと上がる便利な連携フローを、誰でも簡単に設定できる手順で解説していきます。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
このテンプレートは、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されると、自動でMicrosoft Teamsに通知する仕組みです。
例えば、営業チームが新しい顧客情報をMicrosoft SharePointリストに追加すると、その内容が素早くMicrosoft Teamsの指定チャンネルに投稿されます。
これにより、チームメンバーはスピーディーに情報を把握でき、迅速な対応が見込めるでしょう。
自動通知により、情報共有のスピード向上や確認漏れの防止が期待でき、業務の効率化が期待できそうです。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
2)Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
同様にMicrosoft Teamsも使用するアカウントでログインしてください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめに、こちらのバナーをクリックして【詳細を見る】を押します。
1)テンプレートの紹介ページに移行するので、「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー リストにアイテムが追加・更新されたら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「リストにアイテムが追加・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を候補から入力します。
完了したら、Yoomとの連携を確認するために「テスト」をクリックし、テスト成功後「次へ」をクリックします。
3)次の画面に移行後、実際にMicrosoft SharePointでトリガーとなるイベントを実行しましょう！
その後にYoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
1) 最後に、「アプリと連携する チャネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)画面が切り替わったら、「チームID」「チャネルID」を候補から選択します。
以下のように、通知をしたいチャンネルを設定しましょう！
4)「メッセージ」を入力欄下の注釈を参考に入力しましょう。
こちらに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます！
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました。
「メンション情報」や「添付ファイル情報」は、運用状況に合わせて設定してください。『+ 〇〇を追加』をクリックすると、設定項目を増やすことができます。
MicrosoftTeamsでファイルつきメッセージを送付する方法は、こちらのページを確認してください。
Microsoft Teamsでのメンション方法は、こちらで確認しましょう。
5)設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Microsoft Teamsに通知が届いているか確認しましょう！
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしてください。これで設定完了です！お疲れ様でした！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft SharePointやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Discordに通知をしたり、Boxなどにも追加することができます。
Microsoft Teamsへの通知を自動化したり、Microsoft Teamsのカレンダーに自動的に予定を登録することが可能です。
日々の業務をスムーズに進めるためには、情報共有のスピードがとても大切です。
今回ご紹介したMicrosoft SharePointとMicrosoft Teamsの連携は、リストの更新内容を自動で通知でき、チームの対応力を自然と高めることが期待できます。
手作業での通知やファイル管理に追われるのはもう終わり。ちょっとした設定で、よりスムーズな業務環境を整えてみませんか？
業務効率化の第一歩を、ぜひ今日から始めてみましょう！
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