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「このファイル、Microsoft Excelに反映できたら楽なのに…」
そんなふうに思うことありませんか？Microsoft SharePointにファイルが格納されたタイミングで、自動的にMicrosoft Excelの一覧にそのファイル情報が追加されていたら、毎回の確認や転記作業が不要になります。業務の中で「ファイルの管理」と「情報の整理」を並行して行う場面は少なくありませんが、それをすべて手作業で行うのはどうしても時間と労力がかかってしまいます。Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを連携することで、そうした“当たり前だった非効率”を自動化して、業務のスピードと精度を向上させることが可能になります。
この記事では、Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを連携してできることや、具体的な設定方法を詳しくご紹介します。誰でも簡単にノーコードで連携可能なので、とりあえず試してみたい方や他の連携について気になっている方も、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelの連携が可能です。YoomにはあらかじめMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをMicrosoft Excelに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Microsoft SharePointでファイルが格納されると、自動でMicrosoft Excelに情報が反映されます。これにより、手動で転記する手間を省き、作業効率の向上が期待できます！また、同じフォーマットで統一されるため、必要な情報が見つけやすくなるでしょう。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft SharePointをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくは以下のサイトをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
(2)Microsoftのサインイン画面が出てきます。使用するアカウントを入力しサインインしましょう！
(3)次に、Microsoft Excelの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Excelをクリックします。
Microsoftのアプリは一度連携すると、その他のMicrosoftアプリはサインインしなくてもYoomの新規接続一覧からクリックするだけで自動で連携されます！
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
(1)Microsoft SharePointで指定のフォルダにファイル作成または更新された際の設定をします。
アプリトリガーの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、サイトID、フォルダIDを候補から選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
情報がアウトプットに反映されればテスト成功です。
「アウトプットってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次にMicrosoft Excelと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)Microsoft Excelの「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。
(3)ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(4)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットから選択します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ下部にある「保存する」をクリックします。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報が追加されているかを確認してみてくださいね！
Microsoft SharePointやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
DocuSignで締結が完了した書類をMicrosoft SharePointに自動保存したり、Slackに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードすることができます。また、Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知することも可能です。
Microsoft Outlookで受信したメールの内容をMicrosoft Excelに自動で追加したり、Gmailで届いたアンケート結果を自動で格納することができます。また、指定した日時にMicrosoft Excelから予算データを取得し、Microsoft Teamsに通知することも可能です。
いかがでしたか？Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを連携すれば、「ファイル情報の転記作業をなくしたい」「常に最新のデータを把握したい」「データ管理のミスを減らしたい」といった課題の解決に役立つはずです。ファイルのアップロードと同時にデータベースが更新されることで、業務のスピードと精度を同時に高められます。
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