【簡単設定】Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを連携してファイルが格納されたらファイル情報を自動追加する方法

「このファイル、Microsoft Excelに反映できたら楽なのに…」

そんなふうに思うことありませんか？Microsoft SharePointにファイルが格納されたタイミングで、自動的にMicrosoft Excelの一覧にそのファイル情報が追加されていたら、毎回の確認や転記作業が不要になります。業務の中で「ファイルの管理」と「情報の整理」を並行して行う場面は少なくありませんが、それをすべて手作業で行うのはどうしても時間と労力がかかってしまいます。Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを連携することで、そうした“当たり前だった非効率”を自動化して、業務のスピードと精度を向上させることが可能になります。

この記事では、Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを連携してできることや、具体的な設定方法を詳しくご紹介します。誰でも簡単にノーコードで連携可能なので、とりあえず試してみたい方や他の連携について気になっている方も、ぜひ最後までご覧ください！

Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを連携してできること

Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelのAPIを連携すれば、Microsoft SharePointのデータをMicrosoft Excelに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにSlackとOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

Microsoft SharePointとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

▼今回使用するアプリはこちら：Microsoft SharePoint／Microsoft Excel

[Yoomとは]

今回はMicrosoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft SharePointとMicrosoft Excelをマイアプリに連携する
• テンプレートをコピーする
• アプリトリガー設定
• Microsoft Excelと連携し、レコードを追加する
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたび、手作業でMicrosoft Excelの管理台帳にファイル情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをきっかけに、ファイル名やURLといった情報を自動でMicrosoft Excelに追加できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMicrosoft Excelでファイル管理を行っている方
• 手作業によるファイル情報の転記に時間と手間がかかっている方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイル追加をトリガーにExcelへ自動で情報が追加され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のフォルダにファイルが作成されたことを検知するようにします。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を指定のファイル・シートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知を受け取りたいサイトIDやフォルダIDを設定し、特定の場所でのみフローが起動するように指定します。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、情報を追記したいファイルのドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Microsoft SharePointとMicrosoft Excelをマイアプリに連携する

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

https://app.arcade.software/share/FzvXuny14X3AQpoj9h2x

それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携の方法を解説します。
以下Microsoft Excelの登録方法です。（Microsoft SharePointも同様の手順でマイアプリ連携可能です。）

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくは以下のサイトをご確認ください。‍

Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項

連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。

ステップ3：アプリトリガーの設定

(1)Microsoft SharePointで指定のフォルダにファイル作成または更新された際の設定をします。
アプリトリガーの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックします。

(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！

下へ進み、サイトID、フォルダIDを候補から選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

情報がアウトプットに反映されればテスト成功です。
「アウトプットってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！

アウトプットについて

「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！