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「毎週のレポート作成のために、Microsoft SharePointリストのデータを手作業でコピー＆ペーストして集計しているが、項目が多くて時間がかかり、入力ミスも発生しやすい...」「集計作業そのものに時間を取られ、本来行うべきデータの分析や次のアクションプランの策定に十分な時間を確保できない...」
このように、Microsoft SharePointのリストデータを用いた定型的な集計業務に多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePoint上のリストデータをスケジュールに合わせて自動で集計し、その結果をチャットツールやMicrosoft Excelなどに自動で反映させる仕組み</span>があれば、データに基づいた迅速な意思決定や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">さまざまな自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointに蓄積されたリストデータを定期的に集計し、その結果を様々なツールに連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
手作業による集計の手間やミスをなくし、効率的なデータ活用を実現しましょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointのリストデータを自動で集計し、その結果をSlackなどのチャットツールに通知する</span>ことができるので、チームメンバーと迅速に情報を共有し、データに基づいたコミュニケーションを活性化できます！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointのリストデータを自動で集計し、その結果をOutlookなどのメールツールで定期的に報告する</span>こともできるので、関係者へのレポート共有を自動化し、報告業務の手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointのリストデータを自動で集計し、その結果をMicrosoft Excelなどのデータベースに自動で追加・更新する</span>ことができるため、手作業でのデータ転記をなくし、常に最新の状態でデータを管理・分析できます。
ここから、指定した日時にMicrosoft SharePointのリストデータを集計し、その結果をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Microsoft SharePointのマイアプリ連携】
Yoomにログインしたあとマイアプリから「新規接続」ボタンをクリックし、検索窓にMicrosoft SharePointと入力します。
続いて、以下のような画面が表示されます。使用するアカウントでログインします。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以上で、Microsoft SharePointの連携が完了です！
【Slackのマイアプリ連携】
続いて、Slackのマイアプリ連携をします。
同様に「マイアプリ」をクリックし、右の「新規接続」を選択します。
検索窓にSlackと入力し、検索結果からSlackを選択します。
投稿先を選択して、「許可する」をクリックしてください。
これで、Slackのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリにMicrosoft SharePointとSlackが表示されていれば、登録完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
ここからは「指定日時にMicrosoft SharePointのリストのデータを集計し、Slackに通知する」フローボットを設定していきます。以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、以下の内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう！
以上で、スケジュールトリガーの設定が完了です！
以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、以下の内容を確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面に遷移したら、必須項目を設定します。
「テスト」をクリックしましょう！アウトプットに表示されたら、「保存する」をクリックします。
※アウトプットについての説明はこちらをご確認ください。
※リスト内の列や列内の詳細情報については、JSONPathを使用して取得してください。取得方法はこちらをご参照ください。
以上で、Microsoft SharePointの設定が完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、タイトルを任意で修正します。
アクションは運用に合わせて、プルダウンより選択してください。
すると、以下の詳細設定の画面に遷移します。
ここでは、後続の設定で使用するために、計算用にデータを整える設定を行います。
「プロンプト」を設定します。入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して入力しましょう！
上記のように、入力できたら「テスト」を押下します。生成結果が表示されたら、保存をしてください。
次の工程に進みましょう！
以下の赤枠をクリックします。
※計算の設定について詳しくはこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を任意で修正します。
「変換タイプ」は、以下のように設定できたら、画面を下にスクロールしましょう。
「計算式」には、前工程で取得した生成結果を引用して設定します。
アウトプットは、入力欄をクリックすると表示されます。
「テスト」をクリックしましょう！アウトプットが表示されたら、「保存する」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう！
次の画面で、以下の内容を確認し、次に進みましょう！
続いて、API接続設定の画面で、必須項目を設定します。
※アウトプットは、入力欄をクリックすると表示されます。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！Slackの画面に移り、通知されたか確認をします。
無事に通知されましたね。お疲れ様でした。
以上が、「指定日時にMicrosoft SharePointのリストのデータを集計し、Slackに通知する」フローボットの設定方法でした。
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
受け取った内容をもとにフォルダ作成やファイル保存を行ったり、ファイル情報を同期することも可能です。
また、AI機能を合わせて活用することで、必要データを最小限の操作で把握できるようになるでしょう。
Microsoft SharePointのリスト集計を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ集計業務の手間を削減し、ヒューマンエラー防止も期待できます。</span>
担当するスタッフは単純作業から解放され、集計されたデータを用いた分析や改善策の立案といったそのほかの業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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