【ラクラク設定】Microsoft SharePointのデータをOneDriveに自動的に連携する方法

Microsoft SharePointとOneDriveの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくMicrosoft SharePointとOneDriveを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとOneDriveの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのリンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はMicrosoft SharePointにコンタクトが登録されたら、OneDriveにデータを連携するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Microsoft SharePointとOneDriveをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft SharePointのトリガー設定とOneDriveのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：Microsoft SharePointとOneDriveをマイアプリ連携

Microsoft SharePointとOneDriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Microsoft SharePointにファイルを作成しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを作成しました。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointを選択します。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

3.続いてOneDriveをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。

検索窓に「OneDrive」と入力し、検索結果からOneDriveを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

マイアプリにMicrosoft SharePointとOneDriveが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OneDriveへファイルをアップロードする」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。

2.表示された画面で必須項目を入力します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「サイトID」「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

ステップ4：Microsoft SharePointのファイルダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：OneDriveのファイルアップロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしてください。

表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「格納先フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

※設定が完了すると、以下画像のようにOneDriveにファイルがアップロードされます。

OneDriveのデータをMicrosoft SharePointに連携したい場合 

今回はMicrosoft SharePointからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOneDriveからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

OneDriveでファイルが作成されたらMicrosoft  SharePointにファイルをアップロードする

OneDriveとMicrosoft SharePointを日常的に使用しており、手動でのファイル転送に時間を取られている場合などにおすすめのフローです。

OneDriveでファイルが作成されたら承認後にMicrosoft SharePointへファイルをアップロードする

ファイルの承認プロセスを短くしたり、効率化したい場合には、ぜひこちらのフローを導入してみませんか？

Microsoft SharePointやOneDriveのAPIを使ったその他の自動化例

Microsoft SharePointやOneDriveのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Microsoft SharePointを使った自動化例

メールや表計算ツール、チャットルール、データベースの内容を自動でフォルダ作成できます。他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！

OneDriveを使った自動化例

ファイルのアップロードや保存、ファイルの作成の他、他ツールのデータをファイルと紐づける自動化なども実現できます！

終わりに

いかがでしたか？Microsoft SharePointとOneDriveを連携することで、ファイルの同期・両ツールへの自動アップロードなどが自動化できることがお分かりいただけたかと思います！
両ツールを往来しながら同じファイルをアップロードし直す必要がなくなる他、「どちらに何のファイルをアップロードしたのかわからなくなる！」といったパニックも減らせるかもしれませんよね。
結果として、ファイル管理が快適に行えるようになる可能性が高まるでしょう！

また、今回のようなアプリ連携は、<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に実現可能です！</span>
設定もシンプルで、すぐに自動化の効果を実感できますよ。気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。

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