「毎日、決まったWebサイトからCSVをダウンロードするのが面倒…」「アップロードを忘れてしまい、気づいたらデータが古くなっていた！」そんな経験、ありませんか？CSVのダウンロード自体は難しい作業ではないものの、毎回手動で行うのは意外と手間がかかるもの。
特に業務のルーティンになると、「またやらなきゃ…」と感じてしまうことも。
そんな繰り返し作業の負担をぐっと減らしてくれるのが RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション） です。
ブラウザ操作を自動化し、決まったスケジュールでデータを取得してくれるから、「ダウンロードし忘れた！」なんて心配もなし。
さらに Microsoft SharePointと連携 すれば、データの整理もスムーズになり、チームでの共有や分析がもっと効率的に！
「でも、RPAって導入が大変そう…」と思っている方も大丈夫。
今回ご紹介する 「フローボットテンプレート」 を使えば、ノーコードで簡単に設定可能！
この記事では、その設定方法を詳しく解説します。
Microsoft SharePointとRPA機能を活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Microsoft SharePointとRPA機能を活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
ファイル変換を自動化する便利なテンプレート
Microsoft SharePointにDOCファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存したDOCファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。
ファイルのダウンロード、変換、再アップロードといった一連の作業は、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointへのファイル格納をきっかけに、RPAがDOCからPDFへの変換作業を自動で実行します。
手作業による非効率な業務をなくし、ファイル管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePoint上で、DOCからPDFへの変換作業を手動で行っている方
・定型業務の自動化に関心があり、本来の業務に集中したいと考えている方
・RPAを活用して、ファイル形式の変換といった日々の業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Microsoft SharePointにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
■概要
文書管理にMicrosoft SharePointを利用している中で、Wordファイルを一つひとつ手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、そうした定型的なファイル変換作業の自動化を実現します。
Microsoft SharePointの指定フォルダにWordファイルが格納されると、RPA機能が起動し自動でPDFに変換して保存するため、手作業で行っていたファイル変換のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointで文書を管理しており、WordからPDFへの変換を手作業で行っている方
・契約書や請求書など、Wordで作成した書類をPDF化して共有する業務を効率化したい方
・ファイル変換時の保存忘れや、ファイル名のつけ間違いなどのミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Microsoft Teamsでファイルを受信したら、RPAでWordに変換しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで共有されたファイルを、一つひとつ手動でWord形式に変換してMicrosoft SharePointに保存する作業に、手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsでのファイル受信をトリガーとして、RPAが自動でファイルをWordに変換し、指定のMicrosoft SharePointフォルダへ格納する一連のプロセスを自動化できます。
これにより、定型的なファイル管理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとMicrosoft SharePoint間で、ファイルの手作業による変換や移動を行っている方
・ファイルをWordに変換する定型業務の効率化を目指しているチームの担当者の方
・RPAを活用して、ファイル管理業務を自動化したいと考えている情報システム部門の方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでDOCXに変換しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
メールで受信するPDFファイルを手作業でWord形式（DOCX）に変換し、指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFからDOCXへのファイル変換と、Microsoft SharePointへの格納までを自動で完結させることが可能であり、手作業によるファイル変換の手間や保存漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するPDFを手作業でDOCX形式に変換し、手間を感じている方
・ファイル変換から格納までの一連の業務を自動化したい方
・定期的に発生するファイル形式の変換業務において、人的ミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでWordに変換しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
取引先から送られてくるPDFファイルの取り扱いに、手間や時間を取られていませんか。
特に内容を編集したい場合、手作業でPDFを編集可能なWord形式に変換し、リネームして所定のフォルダへ格納するのは、手間がかかる上にミスの原因にもなります。
このワークフローは、Outlookで特定のPDFファイルを受信すると、RPAが自動でWordに変換し、Microsoft SharePointへ格納するため、ファイル変換と管理に関わる一連の作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にPDFを編集可能なWordファイルへ変換しており、手作業をなくしたい方
・OutlookとMicrosoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
・手作業によるファイルの格納ミスや命名規則の間違いを防ぎ、業務を標準化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
OutlookでTXTファイルを受信したら、RPAでCSVファイルに変換しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
定期的に送られてくるTXTファイルを、その都度CSV形式に手作業で変換していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、単純作業であるが故にミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付されたTXTファイルを自動でCSVに変換し、Microsoft SharePointへ格納する一連の業務を自動化できるため、手作業によるファイル変換業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するTXTファイルを、手作業でCSVに変換（convert）している方
・手動でのファイル形式の変換とMicrosoft SharePointへの格納作業に時間を費やしている方
・定型的なデータ処理業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームでMHTMLファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してMicrosoft Sharepointに格納する
試してみる
■概要
Webページを保存したMHTMLファイルや、PDFへの変換など、日常的に発生するファイル変換業務を手作業で行い、手間を感じていることはありませんか。
このワークフローは、Yoomのフォームにファイルが送信されるだけで、RPA機能が自動でPDFファイルに変換し、指定のMicrosoft SharePointに格納します。
面倒なファイル形式の変換と保存作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・PDFへの変換など、ファイル形式の変換作業に時間を取られている方
・Webページの情報をPDF化して、Microsoft SharePointで管理・共有している方
・RPAを活用した業務自動化を推進し、定型業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharepointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールでOXPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しMicrosoft Sharepointに格納する
試してみる
■概要
特定の取引先から送られてくるOXPSファイルを開くために、都度変換ツールを探したり、手作業でPDFに変換したりする業務に手間を感じていませんか？
このワークフローは、メールで受信したOXPSファイルをRPAでPDFファイルに自動変換し、Microsoft SharePointの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化します。
面倒な「oxps to pdf」のファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的に発生するOXPSからPDFへの変換作業を効率化したい方
・メールで受け取ったファイルの管理や格納を自動化したいと考えている方
・Microsoft SharePointを活用しており、ファイル整理を効率的に行いたい方
■注意事項
・Microsoft SharepointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
通知を自動化する便利なテンプレート
Microsoft SharePointに画像ファイルが格納されたら、RPAでPDF化しOutlookで送信する
試してみる
■概要
日々の業務で発生する画像ファイルをPDFに変換し、メールで共有する作業は、単純ながらも手間がかかるのではないでしょうか。
手作業で行うと、ファイルの変換ミスや送り忘れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダに画像が格納されると、自動で`convert image to pdf`の処理を行いOutlookで送信するため、こうした定型業務の負担を減らし、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに保存した画像ファイルを、手作業でPDF化している方
・Outlookを使い、定期的に画像やPDFファイルを関係者に共有している方
・手作業による`convert image to pdf`などのファイル変換業務をなくし、効率化したい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Microsoft SharePointにExcelファイルが格納されたら、RPAでJPGに変換しDiscordに通知する
試してみる
■概要
Excelファイルの内容を画像として共有したい際に、手作業でJPGに変換する手間を感じていませんか。
ファイルを開いてスクリーンショットを撮る、あるいは画像形式でエクスポートするといった一連の操作は、数が増えると業務を圧迫する一因になり得ます。
このワークフローは、Microsoft SharePointにExcelファイルを格納するだけで、自動でJPGに変換しDiscordへ通知します。
手動でExcelをJPGに変換していたプロセスを自動化し、日々の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePoint上のExcelファイルをDiscordで共有しており、変換の手間に悩んでいる方
・日々の定型業務として、手作業でExcelファイルをJPGに変換している方
・ファイル変換や共有のプロセスを自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
[Yoomとは]
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードする設定手順
この自動化では、Yoomのスケジュール設定をトリガーにして動作します。
指定された頻度や日時で、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して、WebサイトからCSVを取得します。
人が通常行う入力や画面遷移を、RPAが代わりに操作する仕組みです。
さらに、データ取得が完了すると、Microsoft SharePoint APIを通じて、指定されたフォルダにデータがアップロードされます。
一般的に、こうした仕組みを実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使えば、知識がなくても簡単に設定可能です。
直感的な操作で、誰でも簡単に設定できます。
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（ブラウザ操作用アカウントとMicrosoft SharePoint）
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガー・ブラウザ操作・アプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
- Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
- Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
- Chrome の拡張機能を追加後、管理画面でシークレットモードの実行を許可してください。
kintone
- CSVを取得するアプリ
- 今回の解説では顧客リストというシーンを想定します。
ステップ1 マイアプリ連携の設定
連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。
ブラウザ操作用アカウント
マイアプリ画面の【ブラウザ操作用アカウント】タブを選択し、+新規接続をクリックします。
以下の画面に移行するので、各項目を入力後に追加ボタンをクリックすると、アカウントの追加が完了です。
・ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらのページもチェックしてみてくださいね。
アプリの新規接続
マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓で連携するアプリを入力し、マイアプリ登録を進めてください。
Microsoft SharePoint
検索結果からアプリ名（Microsoft SharePoint）をクリックすると、Microsoft SharePointの連携確認画面に切り替わります。
「次へ」をクリックしてMicrosoftとの連携が完了すると、マイアプリ連携の完了です。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2 フローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
下のバナーの「試してみる」をクリックします。
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトから一覧に格納されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3 スケジュールトリガー「指定したスケジュールになったら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。設定完了の証（水色のランプの点灯）がありますが、設定を確認してみましょう。
(1/1)実行時間の指定
事前設定では、毎月1日の午前9:00に起動するようになっています。
スケジュール設定のすぐ下にあるタブ（日付指定・曜日指定・Cron設定）の切り替えと、各設定でフローのタイミングと頻度をカスタマイズできます。
保存するをクリックして、次に進みましょう。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。
ステップ4 ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。kintoneからCSVを取得する操作を設定します。
(1/1)ブラウザ操作の詳細設定
事前設定でkintoneのアプリにログインから、CSVの取得まで設定されています。この工程は、kintone上でCSVを取得する工程を辿っています。
- 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できるので、まずはkintoneの該当アプリのURLを設定します。
-
「1.Webサイトにアクセス」をクリックして、kintoneのアプリ（今回は顧客リスト）のURLを入力します。
-
「2.IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。アカウントの編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。一番下の「＋アカウントを追加」をクリックしましょう。
- ブラウザ操作のアカウント追加の画面に切り替わるので、kintoneのIDとパスワードを入力して追加ボタンをクリックします。
- kintoneのログイン画面ではIDとパスワードの入力があるので、この情報は必須です。
-
「3.パスワードを入力」をクリックして入力画面を開きましょう。アカウントの欄をクリックすると、追加しておいた情報が表示されるので選択します。これでパスワードの入力は完了です。
- 次以降のアクションでは、kintoneのアプリからCSVをダウンロードする手順になります。（事前設定済みのため、アクションを開くと下のような画面が表示されます。アクション名は任意の値に変更可能です。）
- アプリ画面の右上の3点リーダーからファイルを書き出す手順1つ1つに「クリック」というアクションを追加しています。
- パスワードの設定まで完了したら、Yoom画面下のテストボタンをクリックします。
- アクションのテストが成功すると、CSVが取得できます。
右下の保存するボタンをクリックして、次の設定に進みましょう。
※kintone以外のツールを使うことももちろん可能です。その場合「1.Webサイトにアクセス」以降のアクションをご自身で設定する必要があります。
詳しい設定方法：「ブラウザを操作する」の設定方法
ブラウザ操作：一度消してしまったシークレットウィンドウに再度戻って操作する方法
ステップ5 アプリと連携する「ファイルをアップロード」
テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Microsoft SharePointの任意のフォルダにCSVをアップロードする設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Microsoft SharePointと連携するアカウント情報（連携したいアカウントかを確認）
- アクション
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
移行後の画面で各項目を設定していきましょう。
- サイトID
- 編集欄をクリックするとメニューがポップアップして、候補のサイトIDが表示されます。格納先のフォルダがあるサイトを選択してください。
- ドライブID
- 同じく編集欄をクリックして表示されるメニューの候補からファイル名を選択します。
- 格納先フォルダ名
- フォルダ名を検索するための値を入力します。今回、testというフォルダを指定したいため、「test」と入力しました。
- 格納先フォルダのアイテムID
- 編集欄をクリックして候補を表示させます。csvを格納するフォルダ名を選択するとIDが引用されます。
- ファイル名
- アップロードする際のファイル名を生成します。末尾に.csvを入力しますので、その前の値に拡張子が入らない方がいいでしょう。今回は月初にダウンロードしたファイルのため、編集欄クリック＜メニュー＜日付＜今月初日＜…の中から引用コードを選択しました。2025-02-01.csvというファイルでアップロードされます。
設定が終わったらテストに進みましょう。テストボタンをクリックします。→成功すると、Microsoft SharePointにCSVが保存されます。
→保存するをクリックしましょう。
今回の主な設定は以上です。
ステップ6 アプリトリガーをONにする
全ての工程の設定が終わると、完了画面が表示されます。
テンプレートの左上にあるトグルをONにすると、フローボットが起動します。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました！
今回使用したテンプレートはこちらです。
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Microsoft SharePointやRPA機能を使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやRPA機能を活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Microsoft SharePointを活用した自動化例
タスクやリードなどの登録情報をもとに自動でフォルダを作成したり、AI生成ツールを活用してファイルデータを要約することも可能です。
何度もツールを行き来して操作を行う必要がなくなるため、作業負担の軽減が期待できるでしょう。
BubbleでThingが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Slackに通知する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Slackに通知する」ワークフローは、承認作業の自動化を実現します。
Microsoft SharePointへのファイル追加時に承認依頼と通知がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル管理や情報共有を行っている方
・Microsoft SharePointに格納された重要書類や申請書の承認プロセスを効率化したい方
・担当者による承認が必要なファイルの管理に時間がかかっていると感じている方
・ファイル承認後、チーム全体へスピーディに進捗状況を知らせたい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを導入し、業務連絡や通知を集約したい企業・チーム
・承認フローや進捗報告のプロセスを簡素化し、チームの作業負担を軽減したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackののそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されたらGeminiで要約し通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに日々蓄積される議事録や報告書の内容を、都度開いて確認するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイル追加をきっかけに、Geminiが自動で内容を要約し、Microsoft Teamsへ通知するものです。
GeminiとSharePointを連携させることで、ドキュメントの確認作業を効率化し、チーム内での迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに保存されたファイルの確認や、チームへの共有に手間を感じている方
・GeminiとSharePointを連携させ、ドキュメントの要約作成といった定型業務を自動化したい方
・Microsoft Teamsを活用しており、よりスムーズで効果的な情報共有の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Gemini、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Microsoft SharePointに画像ファイルが格納されたら、RPAでPDF化しOutlookで送信する
試してみる
■概要
日々の業務で発生する画像ファイルをPDFに変換し、メールで共有する作業は、単純ながらも手間がかかるのではないでしょうか。
手作業で行うと、ファイルの変換ミスや送り忘れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダに画像が格納されると、自動で`convert image to pdf`の処理を行いOutlookで送信するため、こうした定型業務の負担を減らし、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに保存した画像ファイルを、手作業でPDF化している方
・Outlookを使い、定期的に画像やPDFファイルを関係者に共有している方
・手作業による`convert image to pdf`などのファイル変換業務をなくし、効率化したい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Salesforceでリードが登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Salesforceでリードが登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダ作成作業の効率化に寄与します。
自動で会社ごとのフォルダを作成できるため、業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して顧客管理を行っている方
・Salesforceにリードが登録されるたびにフォルダを迅速に作成したいと考えている方
・SalesforceとMicrosoft SharePointを連携させて業務効率を向上させたいと考えている方
・Microsoft SharePointを使用してドキュメント管理を行っている方
・資料やドキュメントの整理をスピーディに行いたいと考えている方
■注意事項
・SalesforceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
RPA機能を活用した自動化例
Yoomのスケジュールトリガー機能を活用して特定の情報を取得後に関係者に自動通知したり、管理データを自動で取得してフォームツールに送信することもできます。
手作業が削減されることで、その他のコア業務にかける時間を増やせそうですね。
Airtableの情報を基幹システムに登録するフローです。
毎日Webサイトの情報を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
毎日Webサイトの情報を取得してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Microsoft Excel上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
試してみる
Microsoft Excel上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信するフローです。
■注意事項
・Microsoft ExcelとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
毎日、為替情報をRPAで取得しX（Twitter）に自動でポストを投稿する
試してみる
毎日、為替情報をRPAで取得しX（Twitter）に自動でポストを投稿するフローです。
Dropboxに画像が保存されたら、RPA経由で圧縮して別フォルダに格納する
試してみる
■概要
Dropboxに画像が保存されたら、RPA経由で圧縮して別フォルダに格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Dropboxに画像を保存している方
・日常的にDropboxを使用して画像ファイルを管理しているが、ファイルの圧縮や整理が面倒だと感じている方
・画像ファイルを効率的に圧縮して別フォルダに自動的に整理したいと考えている方
2. 圧縮ファイルを活用して作業の効率化を図りたい方
・画像ファイルの容量が大きく、スペースの問題で悩んでいる方
・手動でファイルを圧縮する手間を省き、自動で圧縮・保存処理を行いたい方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
「データ、もう取得した？」のやりとりをゼロにして、もっとスムーズにデータ活用を！
CSVのダウンロードやアップロードは、一つひとつは簡単でも、毎日のルーティンになると意外と手間がかかるもの。
さらに取得のタイミングがバラバラだと、「どれが最新版？」とチーム内で混乱することも。
Yoomのフローボットテンプレートを活用すれば、決まったスケジュールでWebサイトからCSVを取得し、Microsoft SharePointに自動格納。
ノーコードで導入できるから、誰でも簡単にスタートできます！
「ダウンロード忘れ」や「データのバラつき」によるストレスをなくして、もっと快適な業務環境をつくってみませんか？
では、またお会いしましょう！
