メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する方法

近年はアプリを業務に活用することが、一般的になってきていますね。
社内ツールとして導入しやすいMicrosoftのツールを利用している企業も多いのではないでしょうか。
Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsは、企業内での情報共有とコミュニケーションを円滑にするためにとても便利なツールですが、連携できたらいいなと思うことはありませんか？
そこで今回は、Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsをノーコードで連携して、アップロードされた内容を自動で通知する方法をご紹介します。
プログラミング不要で簡単に連携できるので、ぜひ参考にしてみてください！

Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携するメリット

メリット1: プロジェクト管理の効率化

2つのアプリを連携すると、SharePointにファイルがアップロードされると自動でTeamsに通知が届くようになります。
例えば、プロジェクトのファイルやドキュメントがアップロードされると自動的に通知されるので、チームメンバー全員がプロジェクトの最新情報を即座に把握できるようになります。
最新情報を把握できることで、情報の伝達ミスや遅延が減少し、スムーズなプロジェクトの進行が期待できます。
特に、リモートワークや多拠点での業務を行っている企業では、リアルタイムでの情報共有はとても重要です。

メリット2: ドキュメント管理の一元化

SharePointにアップロードされたドキュメントがTeamsで自動通知されることで、ドキュメント管理がまとめてできるようになります。
どのドキュメントが最新であるかを確認する手間が省けて、必要な情報へ迅速にアクセスできます。
大量のドキュメントを扱う企業やプロジェクトでは、この一元化によって業務効率の大幅な向上が期待できます。

YoomでMicrosoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携

だけど、アプリの連携ってちょっとハードルが高いなと感じませんか。
本来ならMicrosoft SharePointとMicrosoft Teamsという2つのアプリを連携させるには初期設定やシステムの習熟が必要な場合が多くて、設定やトラブルシューティングに時間がかかることがほとんどです。
でも、Yoomを利用すれば、簡単にノーコードでアプリの連携ができちゃうんです！
従来の連携と異なるYoomのメリットって何でしょうか？

・簡単な設定

Yoomは直感的に操作できるデザインなので、プログラミングの知識がなくても簡単に設定ができます。
だから、エンジニアじゃなくても気軽にアプリ連携にチャレンジできるんです。

・柔軟なカスタマイズ

Yoomは多様なテンプレートを提供しています。
テンプレートをコピーすれば最初から作らなくていいので、初心者でも簡単にフローが作成できます。
またフローはユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
連携可能なアプリがたくさんあるので、みなさんの業務フローに最適なアプリ連携を作れます！

Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

まず、Yoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
無料プランからはじめられます。
既にアカウントをお持ちの場合は、ログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
※Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom

‍Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はMicrosoft SharePointとMicrosoft Teams)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

Microsoft SharePointの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Microsoft Teamsの登録をするという流れです。
Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsの詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsのアイコンが表示されたか確認をしてください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する】というフローを作成します。
メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上が期待できます。
また、情報の散逸や作業の重複が減り、生産性の向上も見込めます。

Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

ステップ3: Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsの連携設定

1)テンプレートをコピーしてマイプロジェクトから開きます。
先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてコピーをします。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「メールトリガー　メールが届いたら」をクリックします。

4)任意の受信用アドレスを設定して、「次へ」をクリックします。

5)条件に合致するメールを先ほど設定したアドレスに送信します。
送信後「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。

6)フローに戻ったら、「アプリと連携する　ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

7)アクションは「ファイルをアップロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

8)項目を入力します。
サイトID、ドライブIDは先に連携した候補から選択することが可能です。
格納先フォルダ名は「格納先フォルダのアイテムID」の候補を検索します。
対象となるフォルダがヒットしない場合は、値をフォルダ名の一部に変更することで検索にヒットする場合があります。
格納先フォルダのアイテムIDは格納先フォルダ名を入力し、表示された候補の中から対象のフォルダを選択してください。
ファイル名も先に連携した候補から選択することが可能です。
「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。

9)フローに戻ったら、「アプリと連携する　Microsoft Teamsに通知する」のアイコンをクリックします。

10)実行アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、「次へ」をクリックします。

11)チームIDとチャンネルIDは候補から選択することが可能です。
メッセージは先に連携したアウトプット情報を埋め込みながら入力できます。
入力できたら、「保存」します。

9)これで【メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する】】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

10)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら

まとめ

Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携することで、人的フローによる情報の伝達ミスや遅延が減少し、プロジェクト管理やドキュメント管理の大幅な効率化が期待できます。
通常だと難しい、アプリの連携もYoomを使うことでノーコードで簡単に連携が可能となります。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できますよ！
今回ご紹介した、Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsの連携はもちろん、みなさんの業務にあったアプリ連携にもチャレンジしてみてください！
一緒にさまざまな業務の効率化を進めましょう！