Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用する中で、SharePointに格納したファイルの内容を手作業でドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加・更新されると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、指定のGoogle ドキュメントへテキストとして追記します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、効率的なドキュメント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFや画像ファイルの内容をGoogle ドキュメントに手入力で転記している方 SharePointとGoogle Docsを連携させ、書類内容のテキスト化と集約を自動化したいと考えている方 紙媒体をスキャンして保存したデータの、効率的なテキスト活用方法を探している業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
指定フォルダにファイルを格納するだけで自動でテキストが抽出・追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストなどの転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のドキュメントに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいサイトやフォルダを任意で指定してください Google ドキュメントのアクション設定では、テキストを追加したい対象のドキュメントと、OCRで抽出したどのテキスト情報を追加するかを任意で設定してください ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用していて、ファイルの内容を連携させたい」
もし、SharePointにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってGoogle ドキュメントにテキストとして追加する仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
これにより、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能かもしれませんよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointとGoogle ドキュメントを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用する中で、SharePointに格納したファイルの内容を手作業でドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加・更新されると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、指定のGoogle ドキュメントへテキストとして追記します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、効率的なドキュメント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFや画像ファイルの内容をGoogle ドキュメントに手入力で転記している方 SharePointとGoogle Docsを連携させ、書類内容のテキスト化と集約を自動化したいと考えている方 紙媒体をスキャンして保存したデータの、効率的なテキスト活用方法を探している業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
指定フォルダにファイルを格納するだけで自動でテキストが抽出・追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストなどの転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のドキュメントに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいサイトやフォルダを任意で指定してください Google ドキュメントのアクション設定では、テキストを追加したい対象のドキュメントと、OCRで抽出したどのテキスト情報を追加するかを任意で設定してください ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを連携してできること
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントのAPIを連携させることで、Microsoft SharePoint上のファイル情報をトリガーに、Google ドキュメントへ自動でテキストを追加するといった作業の自動化が可能になります。
これまで手作業で行っていたファイル内容の確認や転記といった一連の業務を減らし、業務効率の向上が期待できます。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書、議事録などの画像・PDFファイルの内容を、都度手作業でGoogle ドキュメントに文字起こししている場合、この連携が役立ちます。
OCR機能によってファイル内のテキストを自動で抽出し、指定したGoogle ドキュメントにテキストを追加するため、手作業による転記の手間と時間を削減し、入力ミスを防ぐ ことが可能です。この連携は、OCRによるテキスト抽出処理を含むパターンです。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用する中で、SharePointに格納したファイルの内容を手作業でドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加・更新されると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、指定のGoogle ドキュメントへテキストとして追記します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、効率的なドキュメント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFや画像ファイルの内容をGoogle ドキュメントに手入力で転記している方 SharePointとGoogle Docsを連携させ、書類内容のテキスト化と集約を自動化したいと考えている方 紙媒体をスキャンして保存したデータの、効率的なテキスト活用方法を探している業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
指定フォルダにファイルを格納するだけで自動でテキストが抽出・追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストなどの転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のドキュメントに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいサイトやフォルダを任意で指定してください Google ドキュメントのアクション設定では、テキストを追加したい対象のドキュメントと、OCRで抽出したどのテキスト情報を追加するかを任意で設定してください ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する
Microsoft SharePointに格納された長文の報告書や議事録の要点を素早く把握したい、という課題はありませんか？この連携では、OCRでテキスト化した内容をさらにAIが自動で要約し、その結果をGoogle ドキュメントに追記します。
これにより、ファイルを開いて長文を読む手間を省き、瞬時に内容の要点を把握できる ため、情報共有や意思決定のスピードアップに繋がります。
この連携では、OCRによるテキスト抽出に加え、AIによる要約処理も自動で行います。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに格納した画像ファイルやPDFの内容を確認し、その要約をGoogle ドキュメントに手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointに保存したファイルの情報をGoogle ドキュメントで管理している方 画像化された書類など、テキスト化されていない情報の転記や要約作業に手間を感じている方 Microsoft SharePointとGoogle ドキュメント間の連携を自動化し、手作業による情報入力をなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルが追加されるだけでOCRでの読み取りからAIでの要約、転記までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。 Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。 AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の形式で要約します。 最後に、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが要約した内容を対象のドキュメントに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションで、ファイル内のどの情報を抽出対象とするか任意で設定してください。 AI機能の「要約する」アクションで、要約後の文字数や要約の形式などを任意で設定してください。 Google ドキュメントにテキストを追加するアクションで、出力する内容に含める情報を任意で設定してください。 ■注意事項
OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとGoogle ドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint Google ドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する」フローを作成していきます！
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Microsoft SharePointのトリガー設定および各アクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用する中で、SharePointに格納したファイルの内容を手作業でドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加・更新されると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、指定のGoogle ドキュメントへテキストとして追記します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、効率的なドキュメント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFや画像ファイルの内容をGoogle ドキュメントに手入力で転記している方 SharePointとGoogle Docsを連携させ、書類内容のテキスト化と集約を自動化したいと考えている方 紙媒体をスキャンして保存したデータの、効率的なテキスト活用方法を探している業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
指定フォルダにファイルを格納するだけで自動でテキストが抽出・追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストなどの転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のドキュメントに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいサイトやフォルダを任意で指定してください Google ドキュメントのアクション設定では、テキストを追加したい対象のドキュメントと、OCRで抽出したどのテキスト情報を追加するかを任意で設定してください ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ連携 【注意事項】 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
Google ドキュメントとYoomのマイアプリ連携 「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Google ドキュメントを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携するアカウントを選択します。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle ドキュメントが表示されていることを確認しましょう！以上で連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。バナーの「試してみる」を選択してください。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用する中で、SharePointに格納したファイルの内容を手作業でドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが追加・更新されると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、指定のGoogle ドキュメントへテキストとして追記します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、効率的なドキュメント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上のPDFや画像ファイルの内容をGoogle ドキュメントに手入力で転記している方 SharePointとGoogle Docsを連携させ、書類内容のテキスト化と集約を自動化したいと考えている方 紙媒体をスキャンして保存したデータの、効率的なテキスト活用方法を探している業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
指定フォルダにファイルを格納するだけで自動でテキストが抽出・追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストなどの転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のドキュメントに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいサイトやフォルダを任意で指定してください Google ドキュメントのアクション設定では、テキストを追加したい対象のドキュメントと、OCRで抽出したどのテキスト情報を追加するかを任意で設定してください ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
ステップ3：Microsoft SharePoint｜ファイル作成または更新トリガー設定
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft SharePointでサイト内の指定フォルダでファイルの作成がまだの方は、このタイミングで行いましょう。
トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
先ほどアップロードした「サイトID」と「フォルダID」を候補から選択しましょう。
設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。取得した値
「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：分岐条件を指定する
【注意】 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。料金プラン
「コマンドオペレーション」を選択します。
「分岐条件を指定」はデフォルトで設定されています。
今回はMicrosoft SharePointでファイルが作成されたときにフローボットが起動するようにしたいので、「分岐条件」が「作成日時」と「最終更新日時」が等しいときに設定されています。
ここまで確認できたら「保存する」を選択しましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする
【注意】 ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどアップロードした「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択しましょう。
「アイテムID」は「取得した値」から設定します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ6：OCRで画像・PDFから文字を読み取る
【注意】 YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
OCRでの文字の抽出方法
アップロードしたファイルからGoogle ドキュメントに転記するテキストを抽出する設定を行いましょう。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「アクション」は文字数によってタスク数が変わります。
4,000文字以内→5タスク
8,000文字以内→10タスク
12,000文字以内→15タスク
デフォルトでは「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、任意のアクションを選択可能です。
「ファイルの添付方法」が以下の画像のように設定されているか確認します。
「抽出したい項目」にはデフォルトで「契約当事者,契約金額,契約期間,契約内容(100字程度）」が設定されていますが、目的に合わせて任意の項目を設定しましょう。
「使用するAI」と「言語」を選択します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ7：Google ドキュメントで文末にテキストを追加する
「文末にテキストを追加」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
テキストを追加したいGoogle ドキュメントの作成がまだの方は準備しましょう。
先ほど作成したGoogle ドキュメントの「ドキュメントID」を候補から選択しましょう。
「追加するテキスト」を設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。テストに成功すると以下のように表示されます。
Google ドキュメントの文末にテキストが追加されました！
ステップ8：トリガーをONにする
設定完了です！
Microsoft SharePointやGoogle ドキュメントのAPIを使ったその他の自動化例 Microsoft SharePointやGoogle ドキュメントのAPIを活用することで、ファイル管理や書類作成といった日常業務をスムーズに効率化できます。
Microsoft SharePointを使った自動化例 Microsoft SharePointを利用した自動化では、契約書やサポート関連の資料管理を効率化できます。例えば、契約締結後にフォルダやファイルを自動作成して格納することで、ドキュメント管理の抜け漏れを防げます。社内の情報共有をスムーズに進められるのも大きなメリットです！
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、OneDriveでも作成する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとOneDriveを併用する中で、同じフォルダを両方のサービスで作成・管理する作業に手間を感じていませんか。片方でフォルダを作成した後に、もう片方でも手作業で作成するプロセスは、時間がかかるだけでなく作業漏れのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
SharePointとOneDriveでファイルを管理しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方 チーム共有用のMicrosoft SharePointと個人用のOneDriveで、フォルダ構成を同期させたいと考えている方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointでフォルダを作成するだけで、自動でOneDriveにも反映されるため、これまでフォルダ管理に費やしていた作業時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや重複作成といったヒューマンエラーを防ぎ、Microsoft SharePointとOneDrive間の正確なデータ同期の維持に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとOneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォルダが新規で作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Microsoft SharePointで作成された情報を元にフォルダを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたい任意のサイトIDとフォルダIDを設定してください OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成先のドライブIDと親フォルダIDを任意で設定します。また、フォルダ名は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したフォルダ名を変数として埋め込むことも可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに行を自動で挿入する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイル情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成されるとファイル名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、効率的なファイル管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで作成したファイルの管理台帳を手作業で更新している方 チームで共有するファイルの管理状況をGoogle スプレッドシートで可視化したい方 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の属人化を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なファイル管理台帳を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、取得したファイル情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、実行条件を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、レコードを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、各項目には固定値やSharePointから取得したファイル名などの変数を設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft SharePointを使用してファイルの格納を行なっている方
・プロジェクトごとにフォルダ作成し情報を保管している総務担当者
2.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客の問い合わせ内容や進捗状況の管理に使用している担当者
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskを使用して顧客サポートを行うことで、あらゆる問い合わせを一元管理することができ確実な業務進行ができます。
Zendeskのチケットの作成と同時にMicrosoft SharePointにフォルダ作成を行いたいと考える方にこのフローは有益です。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。 kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。 ■注意事項
kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google ドキュメントを使った自動化例 Google ドキュメントを活用した自動化は、見積書や契約書などの文書作成を効率化するのに有効です。フォームやメール、データベースの情報をもとにドキュメントを自動生成できるため、作業時間を短縮しヒューマンエラーの防止にもつながります。 営業担当者や人事部門など、文書作成業務が多い職種で特に効果を発揮します！
Gmailで受信した履歴書の内容をもとにGoogle ドキュメントで書類を発行する
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■概要
採用候補者からGmailで履歴書を受け取るたびに、添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業で別の書類に転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付された履歴書からOCRで情報を自動抽出し、Google ドキュメントで書類を自動発行するため、採用業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った履歴書をもとに、手作業で書類を作成している採用担当者の方 Google ドキュメントを活用した書類作成業務の効率化を検討している方 採用フローにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
履歴書メールの受信から書類発行までが自動化されるため、手作業での情報転記や書類作成に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信したメールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。 さらに、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、抽出した情報をもとに書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「作成した書類を送る」アクションで、完成した書類を指定のアドレスにメールで送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルから抽出したい項目（氏名、連絡先など）を任意で設定できます。 書類を発行する機能では、ベースとなるGoogle ドキュメントのテンプレートを任意に指定でき、OCRで読み取った情報を差し込む箇所なども設定可能です。 Gmailで書類を送付するアクションでは、送信先のアドレスや件名、本文を自由に設定でき、本文にはOCRで取得した氏名などを変数として差し込むことも可能です。 ■注意事項
・GmailとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogleドキュメントに追加する
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■概要
Google Driveに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でテキストに起こしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取ってGoogleドキュメントにテキストを追加できるため、これらの課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFの内容を手作業で転記している方 書類のデジタル化に伴うOCR処理やデータ入力の効率化を検討している方 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーにOCR処理からテキスト追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。 手作業によるデータ入力のプロセスをなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveの「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 オペレーションの分岐機能で、追加されたファイルがPDF形式である場合のみ後続の処理に進むように設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、追加されたPDFファイルをダウンロードします。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイルの中から特定の項目のみを抽出するよう設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを読み取るといった設定が可能です。 Googleドキュメントのオペレーションでは、読み取ったテキストを追加するドキュメントを任意で指定してください。 ■注意事項
Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
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■概要
Google カレンダーで会議の予定を作成した後、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で準備していませんか？この作業は繰り返し発生するため手間がかかり、都度フォーマットを整えるなどの非効率が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Google カレンダーに予定が作成されると同時に、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で生成され、こうした準備の手間を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google カレンダーでの予定作成後、手動で議事録用のドキュメントを作成している方 会議準備の効率化を図り、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方 定型的なドキュメント作成業務を自動化し、チームの生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google カレンダーに予定が入ると自動でドキュメントが作成されるため、これまで手作業で行っていた準備時間を短縮することができます。 手作業によるドキュメントの作成漏れや、タイトル・フォーマットの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google カレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle カレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、カレンダーの予定情報からドキュメントのタイトルや本文などを生成するようデータを変換します。 その後、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、前のステップで生成した内容でドキュメントを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成したドキュメントのURLなどを予定の説明欄に追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能によるデータ変換では、ドキュメントに含めたい内容を自由に設定できます。固定の文章に加え、Google カレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を変数として埋め込むことが可能です。 Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、予定の件名を使ったり、特定の接頭辞を付けたりと、任意の内容にカスタマイズできます。 Google カレンダーの予定を更新する際、説明欄に作成したGoogle ドキュメントのURLを埋め込むなど、記載内容を自由に変更できます。 ■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを手作業で確認し、内容を転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローではGoogleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、指定のGoogleドキュメントにその内容を追記するためデータ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容を手作業で転記している方 OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務の効率化を進めたい担当者の方 Googleドキュメントへの情報集約を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームで受け取ったファイルの内容を目視で確認し、手入力する作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を向上させることが可能です。 ■フローボットの流れ
Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、添付ファイルの情報を含む回答を取得します。 Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルをダウンロードします。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームは、実際の運用に合わせて質問項目や回答形式を任意で設定してください。 OCR機能では、画像ファイルからテキストとして抽出したい項目を自由に指定できます。 Googleドキュメントのオペレーションでは、テキストを追記したい対象のドキュメントを任意で選択してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客に関連するデータを一元管理することでチーム内へ情報共有をスムーズに行うい、業務進行を円滑にするツールです。
このフローを活用すると、Googleドキュメントにあらかじめ作成した雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成データをメールで送付することができます。
まとめ
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル内容のテキスト化や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報共有をより迅速かつ正確に行えるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能ですぜひ こちら から無料登録 して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法はありますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
Q：ファイルごとにGoogleドキュメントを新規作成できますか？
A：可能です！「画像・PDFから文字を読み取る」のオペレーション直下にある「+」マークをクリックし、Google ドキュメントの「新しいドキュメントを追加する」オペレーションを追加することで実現可能できます！
下記の画面でGoogle ドキュメントと検索し、「新しいドキュメントを追加する」アクションを設定してください。基本的なフローボットの作成方法
Q：特定のファイルだけを連携の対象にできますか？
A：可能です！分岐設定をもう一つ追加しましょう。例えば、PDFファイルのみを連携させたい場合、分岐条件を「アイテム名が特定の拡張子(.pdf)を含む場合」に設定することで、実現できます！
下記の画面で「分岐」を選択します。
以下の画像と同様に設定しましょう。
「値を含む.pdf」ではなく、「その他」の直下に各アクションがあるので「複製する」を選択しましょう。
「値を含む.pdf」の直下にある「+」を選択することで複製できます。
該当のオペレーションを複製し、不要になったオペレーションは削除しましょう。
