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「Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを併用していて、ファイルの内容を連携させたい」
「Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や議事録の内容を、毎回手作業でGoogle ドキュメントに転記していて手間がかかるし、ミスも起きやすい…」
このように、2つのツール間での手作業による情報連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">SharePointにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってGoogle ドキュメントにテキストとして追加する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
これにより、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能かもしれませんよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます！
ぜひこの機会に導入して、よりスマートな働き方を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントのAPIを連携させることで、Microsoft SharePoint上のファイル情報をトリガーに、Google ドキュメントへ自動でテキストを追加するといった作業の自動化が可能になります。
これまで手作業で行っていたファイル内容の確認や転記といった一連の業務を減らし、業務効率の向上が期待できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書、議事録などの画像・PDFファイルの内容を、都度手作業でGoogle ドキュメントに文字起こししている場合、この連携が役立ちます。
OCR機能によってファイル内のテキストを自動で抽出し、指定したGoogle ドキュメントにテキストを追加するため、<span class="mark-yellow">手作業による転記の手間と時間を削減し、入力ミスを防ぐ</span>ことが可能です。この連携は、OCRによるテキスト抽出処理を含むパターンです。
Microsoft SharePointに格納された長文の報告書や議事録の要点を素早く把握したい、という課題はありませんか？この連携では、OCRでテキスト化した内容をさらにAIが自動で要約し、その結果をGoogle ドキュメントに追記します。
これにより、<span class="mark-yellow">ファイルを開いて長文を読む手間を省き、瞬時に内容の要点を把握できる</span>ため、情報共有や意思決定のスピードアップに繋がります。
この連携では、OCRによるテキスト抽出に加え、AIによる要約処理も自動で行います。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとGoogle ドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとGoogle ドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Google ドキュメント
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントにテキストを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントのマイアプリ連携を行いましょう。左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
【注意事項】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Google ドキュメントを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携するアカウントを選択します。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle ドキュメントが表示されていることを確認しましょう！以上で連携完了です！
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft SharePointでサイト内の指定フォルダでファイルの作成がまだの方は、このタイミングで行いましょう。
例として、「0925テスト」というフォルダ内に「業務委託契約書.pdf」というファイルを作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
先ほどアップロードした「サイトID」と「フォルダID」を候補から選択しましょう。
設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映され、Microsoft SharePointでサイト内の指定フォルダに作成されたファイルの情報が確認できます。ここで取得した値を活用し、この後の設定を進めていきます！
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
料金プラン
「コマンドオペレーション」を選択します。
「分岐条件を指定」はデフォルトで設定されています。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでももちろんOKです！
「分岐対象の取得した値」と「分岐条件」が以下の画像と同じように設定されているか確認してみてくださいね。
今回はMicrosoft SharePointでファイルが作成されたときにフローボットが起動するようにしたいので、「分岐条件」が「作成日時」と「最終更新日時」が等しいときに設定されています。
ここまで確認できたら「保存する」を選択しましょう。
【注意】
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
ファイルの容量制限について
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどアップロードした「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択しましょう。
「アイテムID」は「取得した値」から設定します。
「取得した値」は変数となるので、Microsoft SharePointでサイト内の指定フォルダにファイルが作成される度に毎回新しいデータとなり自動でフローで活用されます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
なお、OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください！
アップロードしたファイルからGoogle ドキュメントに転記するテキストを抽出する設定を行いましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「アクション」は文字数によってタスク数が変わります。
デフォルトでは「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、任意のアクションを選択可能です。
設定できたら次に進んでくださいね。
「ファイルの添付方法」が以下の画像のように設定されているか確認します。
「抽出したい項目」にはデフォルトで「契約当事者,契約金額,契約期間,契約内容(100字程度）」が設定されていますが、目的に合わせて任意の項目を設定しましょう。
今回はデフォルトの項目を抽出するように設定しました！
「使用するAI」と「言語」を選択します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「文末にテキストを追加」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
テキストを追加したいGoogle ドキュメントの作成がまだの方は準備しましょう。
今回は例として「Microsoft SharePoint テスト」というGoogle ドキュメントを作成しました！
先ほど作成したGoogle ドキュメントの「ドキュメントID」を候補から選択しましょう。
「追加するテキスト」を設定しましょう。
手動での固定値の入力や「取得した値」の活用などが可能です！
取得した値の他、テキストを直接入力することもできますが、直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
設定できたら「テスト」を行いましょう。テストに成功すると以下のように表示されます。
「保存する」を選択しましょう。
Google ドキュメントの文末にテキストが追加されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Microsoft SharePointやGoogle ドキュメントのAPIを活用することで、ファイル管理や書類作成といった日常業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Microsoft SharePointを利用した自動化では、契約書やサポート関連の資料管理を効率化できます。例えば、契約締結後にフォルダやファイルを自動作成して格納することで、ドキュメント管理の抜け漏れを防げます。
さらに、他のクラウドストレージなどと連携することで、社内の情報共有をスムーズに進められるのも大きなメリットです！
Google ドキュメントを活用した自動化は、見積書や契約書などの文書作成を効率化するのに有効です。フォームやメール、データベースの情報をもとにドキュメントを自動生成できるため、作業時間を短縮しヒューマンエラーの防止にもつながります。
営業担当者や人事部門など、文書作成業務が多い職種で特に効果を発揮します！
Microsoft SharePointとGoogle ドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル内容のテキスト化や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報共有をより迅速かつ正確に行えるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法はありますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
エラー時の対応方法について
Q：ファイルごとにGoogleドキュメントを新規作成できますか？
A：可能です！「画像・PDFから文字を読み取る」のオペレーション直下にある「+」マークをクリックし、Google ドキュメントの「新しいドキュメントを追加する」オペレーションを追加することで実現可能できます！
下記の画面でGoogle ドキュメントと検索し、「新しいドキュメントを追加する」アクションを設定してください。
🔰基本的なフローボットの作成方法
Q：特定のファイルだけを連携の対象にできますか？
A：可能です！分岐設定をもう一つ追加しましょう。例えば、PDFファイルのみを連携させたい場合、分岐条件を「アイテム名が特定の拡張子(.pdf)を含む場合」に設定することで、実現できます！
まずは「値と等しい{{最終更新日時}}」の直下にある「+」マークをクリックし、分岐設定を追加します。
下記の画面で「分岐」を選択します。
以下の画像と同様に設定しましょう。
「値を含む.pdf」ではなく、「その他」の直下に各アクションがあるので「複製する」を選択しましょう。
「値を含む.pdf」の直下にある「+」を選択することで複製できます。
該当のオペレーションを複製し、不要になったオペレーションは削除しましょう。
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