Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する方法

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されればコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開けます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。

ステップ4：Slackのアクションを設定

1) アクションは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
基本的に短い設定がおすすめです。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
チャンネルIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Slackのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　投稿されたファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「投稿されたファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)ファイルのダウンロードリンクを入力します。

アプリが連携出来ているとSlackのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ6：Dropboxのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)ファイルのダウンロードリンクを入力します。
アプリが連携出来ているとSlackのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する】というフローが完成です。

ステップ7: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

SlackやDropboxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもSlackやDropboxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍SlackとDropboxを連携した自動化例

DropboxにファイルがアップロードされたらSlackに通知したり、Dropboxに音声データがアップロードされたら文字起こししてSlackに通知したりする連携も可能です。
また、DropboxにアップロードされたPDFをOCRでテキスト抽出し、要約結果をSlackに通知することもできます。

Slackを活用した自動化例

データベースに情報が登録されたらSlackに通知する

Google スプレッドシートやSalesforceなどに情報が追加されたらSlackに自動で通知します。

Web会議の終了後に会議内容を要約してSlackへ投稿する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、内容を文字起こしして要約し、Slackに自動で通知します。

今日の予定や今日が期日のタスクをSlackに通知する

Googleカレンダーの今日の予定やNotionで期日が今日のタスクなどをSlackに自動で通知します。

Dropboxを活用した自動化例

メールで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

GmailやOutlookで受信したファイルをDropboxに自動でアップロードします。

フォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする

Googleフォームなどで送信されたファイルをDropboxに自動でアップロードします。

顧客管理アプリにレコードが追加されたらDropboxにフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどにレコードが追加されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成します。

SlackとDropboxの連携メリットと具体例

メリット1: 作業の効率化

Slackで送信されたファイルをDropboxに自動的に格納することで、ファイルの保存を自動で行えます。
これにより、社員は保存作業にかける時間を削減し、他の重要な業務に集中しやすくなるのではないでしょうか。
特に、頻繁にファイルを共有するチームでは、大幅な時間短縮が期待でき、業務が効率化しそうですね。
例えば、営業担当者がSlackで見積書や提案書を頻繁に共有する場合、Dropboxへの自動保存を設定すると、重要な資料を手動で整理する手間を省けるはずです。
これにより、クライアントへの対応に、より集中できるのではないでしょうか。

メリット2: 情報の一元管理

Slackで共有されたファイルをDropboxに自動保存することで、情報の一元管理が可能になります。
すべてのファイルが特定のフォルダに自動整理されれば、SlackでもDropboxでも簡単にファイルを見つけることができますよね。
この仕組みにより、書類管理の負担が軽減され、業務全体の効率向上につながるはずです。
例えば、経理チームが月末に経費関連のファイルを整理する場合、DropboxやSlackの検索機能を使うことで、特定の請求書やレシートを見つけやすくなります。
このおかげで、必要なデータの収集が短時間で完了するのではないでしょうか。

メリット3: チーム間でのスムーズな情報共有

ファイルがDropboxに自動保存されることで、必要なファイルに全員がいつでも簡単にアクセスできるようになります。
例えば、プロジェクトの進捗に関するドキュメントや重要なファイルをSlackで共有した際、そのままDropboxに保存されれば、チームメンバーが整理された場所から必要なファイルを素早く取り出せるようになりませんか。
これにより、チーム間でのスムーズな情報共有につながるはずです。

まとめ

この記事では、SlackとDropboxを連携させ、Slackで送信されたファイルを自動的にDropboxに格納する方法をご紹介しました。
この仕組みを導入すれば、日々のファイル管理が効率化され、重要なデータの見落としや紛失防止、そして効率化が期待できます！
また、ファイルが一元管理されることで、チーム内での情報共有がスムーズになり、さらに検索やバックアップの手間も減るはずです。

さらに、Yoomを使用して連携設定を行うことで、初心者でも簡単に自動化を実現できます。
業務効率の向上や時間短縮を目指す方は、ぜひこの機会にSlackとDropboxを活用した自動化を試してみてくださいね！