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現代のビジネスでは、チーム間の情報共有やファイル管理が重要な課題です。
特にファイルのやり取りが頻繁なチームにとって、手動でのファイル保存は手間がかかります。
そこでこのブログでは、Slackで送信されたファイルを自動的にDropboxに格納する方法を解説します。
SlackとDropboxを連携することで、日常業務の効率化を図り、自動化により正確な情報共有が期待できます。
また、ノーコードで設定できる連携方法も解説しますので、参考にしてください。
Slackで送信されたファイルをDropboxに自動的に格納することで、ファイルの保存作業を素早く行えます。
これにより、社員は保存作業にかける時間を削減し、他の重要な業務への集中が期待できます。
特に、頻繁にファイルを共有するチームでは、大幅な時間短縮と作業効率の向上が期待でき、全体の業務効率の向上が見込めます。
また自動化によって、人的エラーの防止も期待できます。
例えば、営業担当者がSlackで見積書や提案書を頻繁に共有する場合、Dropboxへの自動保存を設定すると、重要な資料が手動で整理される手間を省けます。
これにより、見積書を探す時間が削減され、クライアント対応への集中が見込めます。
Slackで共有されたファイルをDropboxに自動保存することで、情報の一元管理が可能になります。
すべてのファイルが特定のフォルダに自動整理されるため、後からのアクセスが容易になり、作業効率の向上が期待できます。
さらに、Dropboxの検索機能を活用すれば、必要なファイルを迅速に見つけられ、再利用もスムーズです。
この仕組みにより、書類管理の負担を軽減し、業務全体の効率向上が見込めます。
例えば、経理チームが月末に経費関連のファイルを整理する場合、Dropboxの検索機能を使うことで、Slackに送信された特定の請求書やレシートを見つけやすくなります。
このおかげで、会計ソフトに必要なデータの収集が短時間での完了が期待できます。
ファイルがDropboxに自動保存されることで、必要なファイルを全員がいつでも簡単にアクセスできるようになります。
例えば、プロジェクトの進捗に関するドキュメントや重要なファイルをSlackで共有した際、そのままDropboxに保存され、チームメンバーが整理された場所から必要なファイルを素早く取り出せるようになります。
これにより、チーム間でのスムーズな情報共有が見込めます。
ここからは、Yoomのテンプレート【Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する】を使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するには、Slackの提供するAPIを利用してファイルのアップロードイベントを検知し、そのファイルデータを取得します。その後、DropboxのAPIを用いて指定のフォルダにファイルをアップロードすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローの手順は以下の通りです。
・SlackとDropboxをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・トリガー、アクションの設定
・最後にトリガーが起動と確認
事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
すでにアカウントを取得している場合はログインしてください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録しましょう。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリSlackとDropboxをそれぞれ検索します。
Slackを選択できたら、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
同様にDropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認しましょう。
こちらのバナーをクリックしてください。
1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されればコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開けます。
「アプリトリガー ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
1) アクションは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
チャンネルIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 投稿されたファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「投稿されたファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)ファイルのダウンロードリンクを入力します。
アプリが連携出来ているとSlackのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)ファイルのダウンロードリンクを入力します。
アプリが連携出来ているとSlackのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもSlackやDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
このテンプレートでは、Dropboxに請求書ファイルが格納された際、自動でSlackに通知できます。
格納されたファイル名や格納日時を含む通知を指定のSlackチャンネルに送信することで、関係者が素早く請求書の追加を確認可能です。
この連携により、ファイル管理の効率化や共有のタイムラグを解消し、業務の迅速化とミス防止が期待できます。
2.添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知し、Dropboxに連携してファイルをアップロードする
このテンプレートでは、添付ファイル付きのメールが届いた際に、自動でSlackに通知を送ると同時に、添付ファイルをDropboxにアップロードすることができます。
Slackの通知にはメールの送信者情報やファイル名を含めることで、関係者がスピーディーに内容を把握することができます。
この連携により、ファイル管理の効率化とメール対応の迅速化を実現し、業務の生産性向上が期待できます。
3.メールに添付されたファイルをDropboxに格納
このテンプレートでは、メールに添付されたファイルを自動でDropboxに格納することができます。
メールの送信者や件名ごとにフォルダを振り分ける設定も可能で、ファイルの整理と検索が簡単になります。
この連携により、手動でのファイル保存の手間を省き、ミスや漏れを防止が見込め、業務効率の向上とスムーズなファイル管理が期待できます。
このブログでは、SlackとDropboxを連携させ、Slackで送信されたファイルを自動的にDropboxに格納する方法を紹介しました。
この仕組みを導入すれば、日々のファイル管理が効率化され、重要なデータの見落としや紛失防止、そして効率化が期待できます
また、ファイルが一元管理されることで、チーム内での情報共有がスムーズになり、さらに検索やバックアップの手間削減も見込めます。
さらに、Yoomというノーコードツールを使用して連携設定をおこなうことで、初心者でも簡単に自動化を実現できます。
業務効率の向上や時間短縮を目指す方は、ぜひこの機会にSlackとDropboxを活用した自動化を試してみてください。
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