※こちらの記事で紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
現代のビジネスでは、チーム間の情報共有やファイル管理が重要な課題ではないでしょうか。
特にファイルのやり取りが頻繁なチームにとって、手動でのファイル保存は手間がかかりますよね。
そこでこの記事では、Slackで送信されたファイルを自動的にDropboxに格納する方法を解説します。
SlackとDropboxを連携することで、日常業務の効率化を図り、正確な情報共有が可能になるはずです。
ノーコードで設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- Slackで頻繁にファイルをやり取りし、ファイル保存の手間削減したい方
- Dropboxでのファイル管理をもっと効率化したい方
- チーム間での情報共有をスムーズにしたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する
試してみる
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するフローです。
[Yoomとは]
ここからは、Yoomのテンプレート【Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する】を使って設定をしていきます。
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する方法
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するには、Slackの提供するAPIを利用してファイルのアップロードイベントを検知し、そのファイルデータを取得します。その後、DropboxのAPIを用いて指定のフォルダにファイルをアップロードすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローの手順は以下の通りです。
- SlackとDropboxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー、アクションの設定
- 最後にトリガーが起動と確認
事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
すでにアカウントを取得している場合はログインしてください。
ステップ1：SlackとDropboxをマイアプリ連携
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録しましょう。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリSlackとDropboxをそれぞれ検索します。
Slackを選択できたら、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
同様にDropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認しましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
こちらのバナーをクリックしてください。
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する
試してみる
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するフローです。
1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されればコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開けます。
ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
ステップ4：Slackのアクションを設定
1) アクションは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
基本的に短い設定がおすすめです。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
チャンネルIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Slackのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 投稿されたファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「投稿されたファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)ファイルのダウンロードリンクを入力します。
アプリが連携出来ているとSlackのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ6：Dropboxのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)ファイルをアップロードする設定をします。
アプリが連携出来ているとSlackのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する】というフローが完成です。
ステップ7: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する
試してみる
Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するフローです。
SlackやDropboxを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもSlackやDropboxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
SlackとDropboxを連携した自動化例
DropboxにファイルがアップロードされたらSlackに通知したり、Dropboxに音声データがアップロードされたら文字起こししてSlackに通知したりする連携も可能です。
また、DropboxにアップロードされたPDFをOCRでテキスト抽出し、要約結果をSlackに通知することもできます。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知するフローです。
音声ファイルの管理と共有をスムーズに行う業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに音声データを頻繁に保存している方
音声データの内容の共有に時間がかかっているチームの方
・音声データの文字起こし作業を行う方
文字起こしを自動化したいと考えている方
・Slackを業務に活用している方
チームコミュニケーションを効率化したいと考えているビジネスリーダーの方
・業務ワークフローを最適化したいと考えている方
日常のタスクを自動化したいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxにファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
「DropboxにファイルがアップロードされたらSlackに通知する」フローはDropboxとSlackの連携を活用し、ファイル共有とチームコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
新しいファイルがDropboxに追加されるたびにSlackへ通知が届くため、チームメンバー全員が最新の情報を素早く把握できます。
これにより情報共有のタイムラグを解消しチーム連携の強化と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に使用しており、ファイル共有の効率化を図りたい方
・Slackを活用してチームコミュニケーションを強化したい管理者やチームリーダー
・ファイルのアップロード時に即座に通知を受け取りたいプロジェクトマネージャー
・さまざまなSaaSアプリを連携させて業務を自動化したいIT担当者
・手動での通知に時間を取られているビジネスパーソン
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
DropboxにアップロードされたPDFをOCRでテキスト抽出し、要約結果をSlackに通知する
試してみる
■概要
DropboxにアップロードされたPDFを自動的にOCRでテキスト抽出し、その内容を要約した結果をSlackに通知する業務ワークフローです。
これによりPDFの内容確認や共有作業を効率化し、チーム全体の情報共有をスムーズに行えます。
結果として手動での作業を減らすことができ、時間と労力を節約できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用し、PDFファイルを多く扱うビジネスユーザーの方
・PDFの内容を素早く確認し、チームと共有したい方
・手動でのテキスト抽出や要約に時間を取られている業務担当者の方
・Slackを活用して効率的にチームコミュニケーションを図りたい方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackを活用した自動化例
データベースに情報が登録されたらSlackに通知する
Google スプレッドシートやSalesforceなどに情報が追加されたらSlackに自動で通知します。
Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知
試してみる
Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、指定のSlackチャンネルに通知します。
Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知
試してみる
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Web会議の終了後に会議内容を要約してSlackへ投稿する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、内容を文字起こしして要約し、Slackに自動で通知します。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Slackに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をSlackに通知するフローです。
Google Meet終了後に会議内容を要約してSlackへ投稿する
試してみる
■概要
「Google Meet終了後に会議内容を要約してSlackへ投稿する」フローは、オンライン会議の記録と共有を効率化する業務ワークフローです。
Google Meetでの会議が終了すると、Yoomが自動的に会議の音声をテキスト化し、AIによる要約を生成、その内容をSlackの指定チャンネルへ自動投稿します。
これにより、会議の内容を簡単にチーム全体で共有でき、情報の漏れや重複を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用し、会議内容の共有に手間を感じているビジネスパーソン
・Slackを活用してチーム内の情報共有を円滑にしたいと考えているマネージャー
・会議後の議事録作成に時間を割きたくないと考えている社員
・リモートワーク環境でのコミュニケーション効率を向上させたい企業
・情報の一元管理を図り、チーム全体の生産性を高めたい方
■注意事項
・Google Meet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今日の予定や今日が期日のタスクをSlackに通知する
Googleカレンダーの今日の予定やNotionで期日が今日のタスクなどをSlackに自動で通知します。
毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しSlackに通知する
試してみる
■概要
毎朝、今日の予定を確認するためにGoogleカレンダーを開き、チームに共有するためにSlackへ手入力する作業は、日々の小さな手間ではないでしょうか。この単純な繰り返し作業は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にGoogleカレンダーからその日の予定を自動で取得しSlackへ通知できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとSlackで予定を共有しており、手作業での転記に非効率を感じている方
・チームメンバーの予定共有を円滑にし、全体の生産性を向上させたいと考えているチームリーダーの方
・毎日のルーティンワークを自動化し、より重要なコア業務に集中する時間を確保したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaで期日が今日までのタスクをSlackに通知する
試してみる
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得して、Slackに通知するフローです。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でSlackに通知する
試してみる
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でSlackに通知するフローです。
Dropboxを活用した自動化例
メールで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
GmailやOutlookで受信したファイルをDropboxに自動でアップロードします。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
Googleフォームなどで送信されたファイルをDropboxに自動でアップロードします。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
・ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
・GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納する
試してみる
■概要
フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納するフローです。
提出されたファイルの管理と承認プロセスを自動化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを多用しているチーム
・お問い合わせフォームや申請フォームから多くのファイルが送信されており、その管理に手間を感じている方
・承認プロセスを効率化したい管理者
・承認依頼の送信が手作業で煩雑になっているため、自動化で作業をスムーズにしたい方
・Dropboxを活用している企業
・ファイルの一元管理をDropboxで行っており、他のアプリと連携して業務を効率化したい方
・業務の自動化に興味がある方
・Yoomを利用して業務ワークフローを自動化し、日常業務の効率化を目指している方
■注意事項
・DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」ワークフローは、オンラインフォームからアップロードされたファイルを自動的にDropboxに保管する仕組みです。
ワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルを自動的にDropboxに保存し、整理整頓が簡単になります。
業務ワークフローの自動化で、時間と労力を大幅に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを頻繁に利用し、アップロードされたファイルの管理に手間を感じている方
・Dropboxを既に業務で活用しており、データの一元管理を目指しているチーム
・業務ワークフローの自動化を通じて、作業効率を向上させたいと考えているビジネスオーナー
・フォームからのデータを安全かつ整理された形で保存したいと望んでいるIT担当者
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
顧客管理アプリにレコードが追加されたらDropboxにフォルダを作成する
SalesforceやHubSpotなどにレコードが追加されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成します。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらDropboxに取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらDropboxに取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
SlackとDropboxの連携メリットと具体例
メリット1: 作業の効率化
Slackで送信されたファイルをDropboxに自動的に格納することで、ファイルの保存を自動で行えます。
これにより、社員は保存作業にかける時間を削減し、他の重要な業務に集中しやすくなるのではないでしょうか。
特に、頻繁にファイルを共有するチームでは、大幅な時間短縮が期待でき、業務が効率化しそうですね。
例えば、営業担当者がSlackで見積書や提案書を頻繁に共有する場合、Dropboxへの自動保存を設定すると、重要な資料を手動で整理する手間を省けるはずです。
これにより、クライアントへの対応に、より集中できるのではないでしょうか。
メリット2: 情報の一元管理
Slackで共有されたファイルをDropboxに自動保存することで、情報の一元管理が可能になります。
すべてのファイルが特定のフォルダに自動整理されれば、SlackでもDropboxでも簡単にファイルを見つけることができますよね。
この仕組みにより、書類管理の負担が軽減され、業務全体の効率向上につながるはずです。
例えば、経理チームが月末に経費関連のファイルを整理する場合、DropboxやSlackの検索機能を使うことで、特定の請求書やレシートを見つけやすくなります。
このおかげで、必要なデータの収集が短時間で完了するのではないでしょうか。
メリット3: チーム間でのスムーズな情報共有
ファイルがDropboxに自動保存されることで、必要なファイルに全員がいつでも簡単にアクセスできるようになります。
例えば、プロジェクトの進捗に関するドキュメントや重要なファイルをSlackで共有した際、そのままDropboxに保存されれば、チームメンバーが整理された場所から必要なファイルを素早く取り出せるようになりませんか。
これにより、チーム間でのスムーズな情報共有につながるはずです。
まとめ
この記事では、SlackとDropboxを連携させ、Slackで送信されたファイルを自動的にDropboxに格納する方法をご紹介しました。
この仕組みを導入すれば、日々のファイル管理が効率化され、重要なデータの見落としや紛失防止、そして効率化が期待できます！
また、ファイルが一元管理されることで、チーム内での情報共有がスムーズになり、さらに検索やバックアップの手間も減るはずです。
さらに、Yoomを使用して連携設定を行うことで、初心者でも簡単に自動化を実現できます。
業務効率の向上や時間短縮を目指す方は、ぜひこの機会にSlackとDropboxを活用した自動化を試してみてくださいね！
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