SlackとDropboxを連携して、Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する方法

‍事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
すでにアカウントを取得している場合はログインしてください。

ステップ1：SlackとDropboxをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録しましょう。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリSlackとDropboxをそれぞれ検索します。

Slackを選択できたら、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。

同様にDropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認しましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックしてください。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されればコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開けます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。

ステップ4：Slackのアクションを設定

1) アクションは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
チャンネルIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Slackのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　投稿されたファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「投稿されたファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)ファイルのダウンロードリンクを入力します。

アプリが連携出来ているとSlackのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ6：Dropboxのアクションを設定

‍1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)ファイルのダウンロードリンクを入力します。
アプリが連携出来ているとSlackのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Slackで送信されたファイルをDropboxに格納する】というフローが完成です。

ステップ7: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Slack・Dropboxを使ったその他の自動化例

他にもSlackやDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
このテンプレートでは、Dropboxに請求書ファイルが格納された際、自動でSlackに通知できます。
格納されたファイル名や格納日時を含む通知を指定のSlackチャンネルに送信することで、関係者が素早く請求書の追加を確認可能です。
この連携により、ファイル管理の効率化や共有のタイムラグを解消し、業務の迅速化とミス防止が期待できます。

2.添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知し、Dropboxに連携してファイルをアップロードする
このテンプレートでは、添付ファイル付きのメールが届いた際に、自動でSlackに通知を送ると同時に、添付ファイルをDropboxにアップロードすることができます。
Slackの通知にはメールの送信者情報やファイル名を含めることで、関係者がスピーディーに内容を把握することができます。
この連携により、ファイル管理の効率化とメール対応の迅速化を実現し、業務の生産性向上が期待できます。

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3.メールに添付されたファイルをDropboxに格納
このテンプレートでは、メールに添付されたファイルを自動でDropboxに格納することができます。
メールの送信者や件名ごとにフォルダを振り分ける設定も可能で、ファイルの整理と検索が簡単になります。
この連携により、手動でのファイル保存の手間を省き、ミスや漏れを防止が見込め、業務効率の向上とスムーズなファイル管理が期待できます。

まとめ

このブログでは、SlackとDropboxを連携させ、Slackで送信されたファイルを自動的にDropboxに格納する方法を紹介しました。
この仕組みを導入すれば、日々のファイル管理が効率化され、重要なデータの見落としや紛失防止、そして効率化が期待できます
また、ファイルが一元管理されることで、チーム内での情報共有がスムーズになり、さらに検索やバックアップの手間削減も見込めます。
さらに、Yoomというノーコードツールを使用して連携設定をおこなうことで、初心者でも簡単に自動化を実現できます。
業務効率の向上や時間短縮を目指す方は、ぜひこの機会にSlackとDropboxを活用した自動化を試してみてください。