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近年、リモートワークも増え、ファイルの管理をオンライン上で行う機会も増えています。そんな中で書類やファイルの管理の簡素化や情報共有の円滑化に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。今回は、SlackとDropboxを自動連携して、添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知してDropboxにファイルをアップロードする方法をご紹介しています。手作業でファイルの整理をしている方は、管理を一元化して自動化することで、業務効率の向上が期待できます。また、添付ファイルのメールを受信した時にSlackに通知もされるため、重要な書類の見落としなども防ぐことに繋がります。
[Yoomとは]
ここからノーコードツールYoomを使って、SlackとDropboxを連携して、添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知してDropboxにファイルをアップロードする方法をご説明します。
添付ファイルのメールが届いたら、SlackのAPIを利用して受け取り、添付ファイルのメールを受信したことをSlackに通知し、Dropboxの提供するAPIを用いて、Dropboxの指定のチャンネルに添付ファイルをアップロードすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です。
フロー設定の流れは次の通りです。
Yoomを初めて利用する方は、こちらから無料登録を行いましょう。
Yoomをご利用中の方はログインしてください。
まずはマイアプリ登録を行います。
Yoomにログイン後、SlackとDropboxをマイアプリに連携します。
まずは「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「Slack」を検索してマイアプリ登録をしてください。
メールアドレスを入力して、対象のワークスペースにログインしてください。
次にDropboxのマイアプリ登録です。
以下、メールアドレスを入力して、ログインしてください。
YoomとDropboxを連動させていきます。
マイアプリに「Slack」と「Dropbox」が登録のを確認してみてください。
SlackとDropboxがマイアプリ登録されていたら、設定完了です。
次にフローボットテンプレートを活用して、テンプレートのコピーをしていきます。
下記の「試してみる」をクリックして、フローを作成してださい。
以下の画面が出てきたら、テンプレートのコピーは完了です。
続いて、オペレーション設定を行っていきます。
次にメールトリガーを設定です。
「メールが届いたら」をクリックして、ファイル添付のメールを受信後、指定したアドレスにメールが届くように設定を行っていきます。
次にトリガーメールを受信するアドレスを設定します。
まずはトリガーのメール受信用のメールアドレスを準備しておいてください。
以下、項目を設定します。
「テスト」をクリックして、設定したアドレスにメールが受信されるか確認しましょう。
※Gmailなどで受け取ったメールを転送して、トリガーを起動させることもできます。以下を参考に設定してみてください。
添付ファイルのメールを受信後にSlackに通知するフローを設定していきます。
「ファイルを送る」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
次に、API接続設定を行います。
以下項目を設定します。
メッセージは、以下から設定できます。
次にDropboxのアプリ連携設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックして、添付ファイルを自動保存できる設定を行っていきます。
以下項目の設定を行います。
次にAPI接続設定です。
以下項目をそれぞれ設定します。
ファイル名は以下のようにアウトプットを使って設定ができます。
以上で設定完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の確認をしてみてください。
今回使用したテンプレートは以下です。
他にもSlackとDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるため、いくつか紹介します。
1．Dropboxに音声ファイルが追加されたら、OpenAIで文字起こししSlackに通知するフロー
Dropboxに音声ファイルが追加されたら、OpenAIで文字起こして、Slackに通知してくれます。文字起こししたものを共有してくれるため、スムーズに情報共有を行うことが可能です。
2．Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するフロー
Slackで送信されたファイルをDropboxに自動で格納します。手作業でファイル保存を行っていて、業務効率化を図りたい方におすすめです。
3．Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納するフロー
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新して、Dropboxに自動格納してくれます。
書類整理を簡素化、一元化したいと考えている方におすすめです。
SlackとDropBoxを自動連携させることで、手作業で行っていたファイル保存を自動保存することが叶います。ファイルの共有や保存の手間が省けるだけでなく、人的ミスによる保存忘れやミスを軽減させることができます。今まで手動で行っていた作業を自動化させることで、本来の業務に集中することができ、業務効率の向上が期待できます。また、添付ファイル付きのメール受信後、Slackにも通知されるのでDropboxを見なくても届いたファイルが確認でき、確認工数の削減に繋がります。例えば、クライアントからのメールのファイルで発注書を受け取った際、自動でDropboxに保存されるため、担当者や他部署への確認が円滑に進みます。情報共有がスムーズに進むことで、業務が滞ることなく進み、業務生産性もアップします。
SlackとDropBoxを自動連携させると、Dropboxの指定フォルダに保存されます。そのため、ファイル整理の手間を省けるだけでなく、ファイル整理や管理が簡素化し、書類を探す際も検索で見つけやすくなります。フォルダを一つに集約することで、他のチームメンバーも書類を確認したい時にすぐに確認することが可能です。また、指定したチームや人に対してSlackでもファイル通知ができるため、ファイル情報の共有がスムーズになり、業務効率が期待できます。例えば、営業担当の方のプレゼン資料を他の担当者の方が確認したい際に、すぐに該当資料を見つけ、内容を確認することができます。ファイルの保管場所を一元化することで、他部署との情報共有が円滑に進みます。
添付ファイル付きのメールを受信したら、自動でDropboxに保存を行ってくれるだけでなく、Slackに通知を行ってくれるため、クライアントから重要な資料が届いた際、重要な情報の見落とし軽減に繋がります。通知があるため、契約者などの手続きも忘れることなく行うことができます。例えば、Slackの通知があることで、重要な書類をすぐにチームメンバーに共有されるため、契約書の記入漏れや確認ミスがないように業務を行うことができます。チーム責任者が、他のチームメンバーの重要書類の確認もできるのも魅力です。
ファイル管理に手間がかかっていて、本来の業務に集中したいと悩んでいる方、ファイル整理や処理を簡素化できる方法はないかと悩んでいる方に向けて、SlackとDropboxを自動連携して、添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知してDropboxにファイルをアップロードする方法をご紹介しました。手作業でファイルを整理していた時間を削減できるだけでなく、重要な書類の見落とし防止にも繋がり、業務効率向上が期待できます。書類整理担当の方や経理部の方、法務部の契約書を整理している方などにおすすめです。
ぜひ本記事を参考に、SlackやDropboxを自動連携させて、仕事の生産性を向上させ、業務効率化を実現してください。
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