SlackとDropboxを連携するメリットと具体例
メリット1:ファイル管理を自動化して効率化しつつ、確認手順も簡易化できる
SlackとDropBoxを自動連携させることで、手作業で行っていたファイル保存を自動保存することが叶います。ファイルの共有や保存の手間が省けるだけでなく、人的ミスによる保存忘れやミスを軽減させることができます。今まで手動で行っていた作業を自動化させることで、本来の業務に集中することができ、業務効率の向上が期待できます。また、添付ファイル付きのメール受信後、Slackにも通知されるのでDropboxを見なくても届いたファイルが確認でき、確認工数の削減に繋がります。例えば、クライアントからのメールのファイルで発注書を受け取った際、自動でDropboxに保存されるため、担当者や他部署への確認が円滑に進みます。情報共有がスムーズに進むことで、業務が滞ることなく進み、業務生産性もアップします。
メリット2:ファイル管理を一元化することで、情報共有の円滑化に繋がる
SlackとDropBoxを自動連携させると、Dropboxの指定フォルダに保存されます。そのため、ファイル整理の手間を省けるだけでなく、ファイル整理や管理が簡素化し、書類を探す際も検索で見つけやすくなります。フォルダを一つに集約することで、他のチームメンバーも書類を確認したい時にすぐに確認することが可能です。また、指定したチームや人に対してSlackでもファイル通知ができるため、ファイル情報の共有がスムーズになり、業務効率が期待できます。例えば、営業担当の方のプレゼン資料を他の担当者の方が確認したい際に、すぐに該当資料を見つけ、内容を確認することができます。ファイルの保管場所を一元化することで、他部署との情報共有が円滑に進みます。
メリット3:重要な情報の見落とし防止に繋がる
添付ファイル付きのメールを受信したら、自動でDropboxに保存を行ってくれるだけでなく、Slackに通知を行ってくれるため、クライアントから重要な資料が届いた際、重要な情報の見落とし軽減に繋がります。通知があるため、契約者などの手続きも忘れることなく行うことができます。例えば、Slackの通知があることで、重要な書類をすぐにチームメンバーに共有されるため、契約書の記入漏れや確認ミスがないように業務を行うことができます。チーム責任者が、他のチームメンバーの重要書類の確認もできるのも魅力です。
まとめ
ファイル管理に手間がかかっていて、本来の業務に集中したいと悩んでいる方、ファイル整理や処理を簡素化できる方法はないかと悩んでいる方に向けて、SlackとDropboxを自動連携して、添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知してDropboxにファイルをアップロードする方法をご紹介しました。手作業でファイルを整理していた時間を削減できるだけでなく、重要な書類の見落とし防止にも繋がり、業務効率向上が期待できます。書類整理担当の方や経理部の方、法務部の契約書を整理している方などにおすすめです。
ぜひ本記事を参考に、SlackやDropboxを自動連携させて、仕事の生産性を向上させ、業務効率化を実現してください。